BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
…………/…………

BỘ NỘI VỤ
…………/…………

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
LƢƠNG XUÂN HÙNG
HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CHỨNG THỰC
Ở CẤP XÃ – TỪ THỰC TIỄNTHÀNH PHỐ BUÔN MA THUỘT,
TỈNH ĐẮK LẮK

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG
Chuyên ngành: Quản lý công
Mã số: 60 34 04 03

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. NGUYỄN VĂN HẬU

ĐẮK LẮK – NĂM 2017


LỜI CẢM ƠN
Em xin trân trọng cản ơn Ban Giám đốc Học viện, các khoa, ban,
Khoa Sau đại học, các Thầy, Cô giáo Học viện hành chính, Học viện hành
chính Phân viện Tây Nguyên đã tận tình giảng dạy và giúp đỡ em trong thời
gian qua và tạo điều kiện để em hoàn thành chương trình cao học. Đặc biệt
em xin gửi lời biết ơn sâu sắc tới PGS.TS. Nguyễn Văn Hậu đã tận tình
hướng dẫn em hoàn thành luận văn cao học này.
Em xin chân thành cảm ơn cơ quan, đồng nghiệp, bạn bè và gia đình
đã hết lòng giúp đỡ, tạo điều kiện, động viên em trong quá trình học tập,
nghiên cứu và thực hiện luận văn này.


Tòa án nhân dân tối cao

7. VKSNDTC

Viện kiểm sát nhân dân tối cao


DANH MỤC CÁC BẢNG
2.1 Các đơn vị hành chính cấp xã của thành phố Buôn Ma Thuột
2.2 Thực trạng công tác chứng thực tại thành phố Buôn Ma Thuột
2.3 Số liệu trả kết quả các loại giấy tờ và dịch vụ tại bộ phận một cửa
cấp xã trên địa bàn thành phố Buôn Ma Thuột
2.4 Đội ngũ cán bộ tư pháp cấp xã trên địa bàn thành phố Buôn Ma
Thuột

ii


MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cảm ơn
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các bảng
Mục lục
Trang
MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1
1. Lý do chọn đề tài ......................................................................................... 1
2. Tình hình nghiên cứu của đề tài .................................................................. 2
3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn ........................................................... 5

3.1. Cơ sở chính trị, pháp lý và xã hội cần được quán triệt trong việc hoàn
thiện công tác quản lý nhà nước về chứng thực ..............................................68
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng
thực ở cấp xã ...........................................................................................................76
Kết luận chương 3 ........................................................................................ ...89
Kết luận ........................................................................................................ ...90
Phụ lục .......................................................................................................... ...97

iv


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Thực tế cuộc sống cho thấy, ngày nay công dân, tổ chức cần rất nhiều
loại giấy tờ phục vụ cho các giao dịch của mình, không chỉ một bản của mỗi
loại mà thường cùng lúc cần rất nhiều bản mỗi loại giấy tờ: học sinh cần làm
nhiều bộ hồ sơ để cùng lúc đăng ký thi vào nhiều trường, cử nhân cùng lúc
cần làm nhiều bộ hồ sơ để xin việc ở nhiều công sở hay doanh nghiệp, các
doanh nghiệp cùng lúc cần nhiều bộ hồ sơ để tham gia vào nhiều quan hệ thị
trường…. Mặt khác, với mỗi đối tượng nhận hồ sơ, giấy tờ thì yêu cầu về số
lượng, chủng loại các giấy tờ là không giống nhau. Do vậy, có thể thấy nhu
cầu chứng thực sẽ ngày càng gia tăng. Chứng thực là một nhu cầu tất yếu của
cuộc sống; xuất phát từ nhu cầu giao dịch của công dân, của tổ chức và của
chính Nhà nước. Nhu cầu này ngày càng tăng lên do sự mở rộng và phát triển
các quan hệ pháp luật. Nhằm đáp ứng nhu cầu tất yếu của cuộc sống và từng
bước hoàn thiện nhà nước về chứng thực, nhà nước đã chú trọng ban hành
nhiều văn bản để điều chỉnh vấn đề này. Hệ thống các văn bản quản lý nhà
nước đã thực hiện tốt việc thông tin, truyền đạt các quyết định quản lý,
phương tiện kiểm tra, theo dõi hoạt động của bộ máy lãnh đạo và quản lý,
công cụ xây dựng hệ thống pháp luật, hướng dẫn thực hiện. Sau hơn hai mươi

Quản lý công.
2. Tình hình nghiên cứu đề tài
Công trình đầu tiên đề cập về hoạt động công chứng, chứng thực có thể
kể tới là “những điều cần biết về công chứng nhà nước”, Nhà xuất bản
chính trị quốc gia, Hà Nội năm 1992 của tác giả Nguyễn Văn Yểu và Dương
Đình Thành; “Giới thiệu vài nét về xây dựng và hoàn thiện công chứng nhà
nước ở thành phố Hà Nội”, đăng trên tạp chí Thông tin khoa học pháp lý, Bộ
tư pháp, năm 1995. Hai công trình này có vai trò như cuốn cẩm nang giới
thiệu về hoạt động công chứng nhà nước nói chung với nhiệm vụ trọng tâm
của các phòng công chứng nhà nước thuộc UBND cấp tỉnh.
Đề cập sâu hơn về hoạt động công chứng, chứng thực ở khía cạnh khác,
có công trình “Những vấn đề lý luận và thực tiễn trong việc xác định phạm

2


vi, nội dung hành vi công chứng, chứng thực và giá trị pháp lý của văn bản
công chứng, chứng thực ở nước ta hiện nay” của tác giả Đặng Văn Khanh,
luận án tiến sỹ Luật học. Tác giả đã có những luận giải sâu sắc về bản chất và
sự khác nhau của hai hoạt động công chứng và chứng thực xuất phát từ thẩm
quyền thực hiện các hoạt động này; tương ứng là phạm vi của mỗi hoạt động
và giá trị pháp lý của văn bản công chứng; chứng thực, qua đó đề xuất các
giải pháp hoàn thiện về quy định pháp luật.
Về vấn đề quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực,
công trình đầu tiên có thể kể đến là luận văn thạc sỹ Luật học: “Quản lý nhà
nước về công chứng, chứng thực; công chứng nhà nước, những vấn đề lý
luận và thực tiễn ở nước ta” của tác giả Trần Ngọc Nga, (Hà Nội năm
1996). Có thể nói đây là một trong những công trình khoa học đầu tiên nghiên
cứu một cách có hệ thống về vấn đề quản lý nhà nước đối với hoạt động công
chứng và chứng thực dưới góc độ luật học. Trong luận văn của mình, bên

dân, tổ chức; phản ánh thực tiễn thực hiện chứng thực trên địa bàn huyện Quỳ
Hợp thông qua bảng số liệu tổng hợp tình hình chứng thực, đặc biệt là sự
khảo sát thông qua điều tra xã hội học đối với cán bộ, công chức người thực
hiện dịch vụ chứng thực; trên cơ sở những tồn tại, hạn chế, khóa luận cũng đề
xuất những nhóm giải pháp mang tính chất vĩ mô áp dụng trên phạm vi toàn
quốc, cũng như những tác động đối với thực tiễn ở huyện Quỳ Hợp. Lấy
phạm vi không gian là huyện Quỳ Hợp, luận văn đã dành khoảng một nửa nội
dung để đề cập tới hoạt động chứng thực ở cấp xã theo Nghị định số
79/2007/NĐ-CP. Như vậy có thể nói đây là một công trình nghiên cứu khá
sớm về hoạt động chứng thực ở cấp xã.
Luận văn thạc sỹ quản lý hành chính công với đề tài “Quản lý nhà
nước về công chứng, chứng thực trên địa bàn cấp quận” của tác giả Phan
Hùng Nam (Học viện Hành Chính, Hà Nội năm 2008). Tiếp cận vấn đề theo
góc độ của hoạt động quản lý nhà nước, luận văn lấy thực tiễn từ hoạt động
công chứng, chứng thực ở cấp quận trên địa bàn thành phố Hà Nội làm không
gian khảo sát. Tôi nhận thấy, bên cạnh việc đề cập những nội dung mang tính
lý luận về công chứng, chứng thực, tác giả Phan Hùng Nam đã rất thành công

4


trong việc đề cập những vấn đề lý luận về quản lý nhà nước về công chứng,
chứng thực với tư cách là một hoạt động quản lý nhà nước trên lĩnh vực hành
chính tư pháp. Luận văn của tác giả Ngô Sỹ Trung với nội dung “Quản lý
nhà nước về chứng thực hiện nay - Qua nghiên cứu thực tiễn trên địa bàn
thành phố Hà Nội”. Luận văn đi sâu vào việc phân tích hoạt động chứng
thực và nôi dung quản lý nhà nước về chứng thực theo tinh thần của Nghị
định số 79/2007/NĐ-CP; nêu lên thực trạng và thách thức trong quản lý nhà
nước đối với hoạt động chứng thực của chính quyền và ngành tư pháp thành
phố Hà Nội, từ đó đề xuất những giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ

Đối tương nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý
nhà nước về chứng thực qua thực tiễn thực hiện ở cấp xã.
Phạm vi nghiên cứu: Hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực
qua thực tiễn thực hiện tại UBND các xã trên địa bàn thành phố Buôn Ma
Thuột, tỉnh Đắk Lắk.
5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn
Phương pháp luận: Luận văn được thực hiện dựa trên cơ sở vận dụng
phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác Lê nin, các tư tưởng, quan điểm của Đảng và pháp luật của nhà nước và định
hướng cải cách tư pháp đến năm 2020.
Phương pháp nghiên cứu của luận văn: Phương pháp phân tích, tổng hợp,
so sánh, thống kê. Mỗi phương pháp nghiên cứu được vận dụng linh hoạt,
đóng vai trò riêng giúp tác giả có cái nhìn khách quan, nhiều chiều, đầy đủ
hơn về vấn đề nghiên cứu.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
Ý nghĩa lý luận: Đây là công trình nghiên cứu một cách có hệ thống
hoá và làm rõ một số vấn đề lý luận về hệ thống văn bản quy phạm pháp luật
trong lĩnh vực chứng thực, khi được hoàn thiện luận văn sẽ đóng vai trò thiết
thực vào việc hoàn thiện hệ thống quản lý nhà nước về chứng thực.
Thực tiễn của luận văn: Các giải pháp đưa ra có thể được áp dụng để
hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực chứng thực

6


qua việc phân tích, đánh giá từ đó khuyến nghị một số giải pháp để hoàn thiện
hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực này.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục,
luận văn được kết cấu thành 3 chương bao gồm:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống văn bản quản lý nhà nước về

nghĩa, để hiểu rõ hơn khái niệm này, cần hiểu về các định nghĩa khác nhau
của khoa học pháp lý nước ta qua các thời kỳ, cũng như cách định nghĩa khác
nhau của khoa học pháp lý nước ngoài.
- Quan niệm của khoa học pháp lý nước ngoài:
Từ góc độ luật học, qua tham khảo một số tài liệu pháp lý nước ngoài
có thể thấy, trong khoa học pháp lý một số nước cũng có những khái niệm
tương đương với khái niệm “chứng thực” trong tiếng Việt.

8


Tại Thụy Sĩ có quy định về hoạt động công chứng và chứng thực. Theo
quy định Luật công chứng và chứng thực ngày 30.08.2011 của bang Aargau,
Thụy Sĩ điều chỉnh việc công chứng và chứng thực trong phạm vi của bang
Aargau. Tại Điều 2 khoản 3 Luật công chứng của Thụy Sĩ: “Việc chứng thực
áp dụng đối với chữ ký, bản sao chụp, trích lục, sao chép hoặc bản dịch”. Mặc
dù Luật của Thụy Sĩ chưa tách riêng thành Luật công chứng, Luật chứng thực
nhưng cũng đã có quy định điều chỉnh về chứng thực.
Theo quy định của Luật công chứng Cộng hoà liên bang Đức ngày
28/9/1969 tại chương III có quy định các việc công chứng khác, điều chỉnh về
chứng thực. Cụ thể tại Khoản 1, Điều 42 quy định chứng thực bản sao: “Khi
chứng thực bản sao một văn bản cần xác định đó là bản chính”. Tại Điều 39
Luật này cũng quy định về chứng thực đơn giản: Khi chứng thực chữ ký, dấu
vân tay, tên hãng cũng như khi chứng thực thời điểm xuất trình giấy tờ cá
nhân, chứng thực việc đã vào sổ đăng ký hoặc chứng thực các bản sao lục và
các văn bản đơn giản khác thì chỉ cần một văn bản công chứng thay vì biên
bản công chứng, trong đó có chữ ký, dấu niêm phong và ghi rõ ngày, nơi lập,
văn bản công chứng là đủ.
Tại khoản 1, 2, 3 Điều 40 của Luật này quy định về chứng thực chữ ký:
Một chữ ký chỉ được chứng thực bởi công chứng viên biết chữ ký hoặc lấy

viên phải yêu cầu đương sự ký vào đơn từ, giấy tờ và ghi chứng thực theo
mẫu.
+ Nghị định số 31/CP đã giao cho UBND thực hiện việc chứng thực:
Uỷ ban nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh chứng thực các việc do pháp
luật quy định và chứng thực bản sao giấy tờ từ bản chính, trừ các việc được
quy định tại khoản 1, 2 Điều 18 của Nghị định này Uỷ ban nhân dân xã,
phường, thị trấn chứng thực việc từ chối nhận di sản, chứng thực di chúc và
các việc khác do pháp luật quy định.
+ Nghị định số 75/2000/NĐ-CP là văn bản đầu tiên đưa ra khái niệm
“chứng thực” là gì: Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã
xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các
giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của
Nghị định này”.

10


+ Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ về cấp
bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không
có khái niệm chung về “chứng thực” mà chỉ đưa ra khái niệm về chứng thực
bản sao, chứng thực chữ ký: “Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ
quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của Nghị định này căn
cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”; “Chứng thực
chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định tại Điều 5 của
Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người
đã yêu cầu chứng thực”.
- Khái niệm “chứng thực” trong pháp luật hiện hành
Theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Chứng thực bản sao từ bản chính là
việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ
vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính. "Chứng thực chữ

mình, bên cạnh sự có mặt tương đối đầy đủ và có chất lượng của hệ thống các
thể chế về chứng thực, cơ chế vận hành của bộ máy quản lý nhà nước cần
đảm bảo các yếu tố về cơ sở vật chất, nhân sự, tài chính cũng như đảm bảo
quá trình kiểm tra, thanh tra, giám sát và xử lý vi phạm được thực hiện kịp
thời có hiệu quả.
Hệ thống các thao tác, hoạt động đó của nhà nước phải nhằm hướng tới
các mục tiêu sau:
- Thứ nhất, phát triển đội ngũ công chức thực hiện chứng thực đảm bảo
về số lượng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có bản lĩnh chính trị vững vàng,
tinh thần chịu trách nhiệm cá nhân trước pháp luật về thực hiện chứng thực.
- Thứ hai, minh bạch hóa, đơn giản hóa các thủ tục chứng thực, nhằm
phục vụ tốt hơn cho nhu cầu chứng thực của công dân, tổ chức.
- Thứ ba, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về chứng thực.
Từ những nhận thức trên có thể đưa ra khái niệm về quản lý nhà nước
về chứng thực như sau:
Quản lý nhà nước về chứng thực là tổng thể các biện pháp tác động có
tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực nhà nước tới hoạt động chứng thực,
điều chỉnh hành vi của các chủ thể tham gia chứng thực tuân theo những quy
định pháp luật nhằm nâng cao chất lượng chứng thực, đáp ứng nhu cầu ngày
càng cao về an toàn pháp lý trong giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại...,
phục vụ đắc lực cho công cuộc phát triển kinh tế, cải cách hành chính, cải

13


cách tư pháp và hội nhập quốc tế, được thực hiện bởi các cơ quan hành chính
nhà nước và đảm bảo thực hiện bởi quyền lực nhà nước.
1.1.3. Nội dung quản lý nhà nước về chứng thực
Quản lý nhà nước về chứng thực được quy định tại chương II Nghị
định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng,

hợp đồng, giao dịch; điều 2, khoản 11 Nghị định số 93/2008 ngày 22 tháng 8
năm 2008 quy định chức năng, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ tư pháp
và điều 2, khoản 14 Nghị định số 22/2013/NĐ-CP của Chính phủ: Quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp.
Bộ ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ tư pháp trong việc
hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra, thanh tra về công tác chứng thực tại các Cơ
quan đại diện; Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho viên chức ngoại
giao, viên chức lãnh sự làm công tác chứng thực tại các Cơ quan đại diện;
Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực của các Cơ
quan đại diện gửi Bộ Tư pháp để tổng hợp; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử
lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền.
Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ trong phạm vi nhiệm
vụ quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ tư pháp trong việc
thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực. Cơ quan đại diện thực hiện quản
lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa bàn, có nhiệm vụ, quyền hạn sau
đây: Thực hiện các việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện
theo quy định tại Nghị định này; Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng thực;
Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến
chứng thực theo thẩm quyền; Hằng năm, tổng hợp tình hình và thống kê số
liệu về chứng thực báo cáo Bộ Ngoại giao theo quy định.
Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao làm công tác chứng thực có
trách nhiệm giúp Cơ quan đại diện thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các
Điểm a, b và d Khoản 2 Điều này.
Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi là
Ủy ban nhân cấp tỉnh) thực hiện việc quản lý nhà nước về chứng thực. Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa
phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Tổ chức triển khai thực hiện văn

15



16


việc chứng thực thuộc thẩm quyền của Phòng Tư pháp theo quy định của
Nghị định này. Trưởng Phòng Tư pháp, Phó Trưởng Phòng Tư pháp phải
thông báo mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.
Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực
trong địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Thực hiện các việc chứng
thực thuộc thẩm quyền của Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định tại Nghị
định này; Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định
của pháp luật về chứng thực; Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính hợp
đồng, giao dịch đã được chứng thực; Lưu trữ sổ chứng thực, Văn bản chứng
thực; Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm hành chính liên quan
đến chứng thực theo thẩm quyền; Định kỳ 6 tháng và hằng năm, tổng hợp tình
hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Ủy ban nhân dân cấp huyện
theo quy định. Công chức Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện
các nhiệm vụ quy định tại các Điểm a, b, c, d và e Khoản này. Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp xã, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã phải thông báo
mẫu chữ ký khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.
1.2. Khái niệm và các kiểu hệ thống văn bản quản lý nhà nƣớc về chứng
thực
1.2.1. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước về chứng thực
Trong hoạt động quản lý nhà nước, văn bản là phương tiện, công cụ,
đồng thời là sản phẩm quan trọng. Văn bản có nhiều cách hiểu khác nhau.
Theo nghĩa rộng: Văn bản chính là vật mang tin và nó phải được ghi
bằng ký hiệu ngôn ngữ (vật đó có thể là giấy, gỗ…nhưng tin thì không phải là
một ký hiệu bất kì. Trong sử liệu học, vật mang tin chính là kênh thông tin, ký
hiệu ngôn ngữ là dùng để tái hiện lại lời nói, do đó mỗi dân tộc, mỗi quốc gia
có các ký hiệu khác nhau) [48].

- Văn bản quản lý nhà nước về chứng thực được hình thành trong hoạt
động quản lý nhà nước về chứng thực, do các cơ quan nhà nước là chủ thể
quản lý nhà nước về chứng thực ban hành để thực thi thẩm quyền theo luật
định.

18


- Là phương tiện ghi lại và truyền đạt quyết định quản lý nhà nước và
thông tin quản lý liên quan đến chứng thực.
- Nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nhà nước giữa các cơ quan
nhà nước với nhau hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công
dân trong lĩnh vực chứng thực.
- Thẩm quyền, thủ tục ban hành và thể thức do luật định và quy chế hoạt
động của cơ quan.
- Được đảm bảo thi hành bằng các biện pháp khác nhau, kể cả cưỡng chế
nhà nước.
1.2.2. Khái niệm hệ thống văn bản quản lý nhà nước về chứng thực
1.2.2.1. Khái niệm hệ thống
Lao động quản lý là lao động với thông tin. Thông tin vừa là đối tượng
vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý. Thông tin phục vụ quản lý, lãnh đạo
luôn đòi hỏi tính thống nhất, đồng bộ. Nhưng thông tin lại được hình thành từ
nhiều văn bản khác nhau nên thực tế không tránh khỏi sự trùng lặp, chồng
chéo, mâu thuẫn. Vì vậy để văn bản đảm đương tốt vai trò cung cấp thông tin
thì phải tổ chức tốt hệ thống văn bản quản lý, có như vậy thông tin quản lý
mới khoa học, thống nhất, đầy đủ và đáp ứng nhu cầu thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan tổ chức [48].
Về bản chất thế giới sự vật, tự nhiên đều mang tính hệ thống. Tuy nhiên,
các hoạt động xã hội do con người tạo ra nhiều khi mang tính chủ quan, chưa
có hệ thống. Việc nghiên cứu hệ thống là cách tiếp cận khoa học giúp khắc