ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
______________________

Triệu Văn Cường

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ
NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC

HÀ NỘI - 2004


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
______________________

Triệu Văn Cường

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ
NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CHUYÊN NGÀNH : LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC
MÃ SỐ : 5.10.02

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
LƯU TRỮ HỌC VÀ TƯ LIỆU HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC


tôi tư liệu và góp ý rất nhiều trong khi viết luận văn này.
Cảm ơn gia đình-những người thân thương nhất của tôi, các bạn bè
đồng nghiệp đã ủng hộ, động viên tôi cả về vật chất và tinh thần để tôi
có thể hoàn thành luận văn này.
Hà Nội, ngày 17 tháng 7 năm 2004
Triệu Văn Cường


MỤC LỤC

Trang

Mục lục ......................................................................................... 1
Bảng
các
chữ
viết
tắt 3
..................................................................
Phần mở đầu ..............................................................................
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................

2. Mục

tiêu

và

phạm


...........................................................

6. Lịch

sử

nghiên

cứu

vấn

đề 8

sử

dụng 9

........................................................

7. Các

nguồn

tư

liệu

được


bản

quản

lý

nhà

nước 14

........................................................

1.1.3. Văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ .................... 21
1.2. Các nguyên tắc, yêu cầu bảo đảm chất lượng văn bản 25
quản lý nhà nước về công tác lưu trữ
.....................................


1.2.1. Các nguyên tắc bảo đảm chất lượng văn bản quản lý nhà 25
nước
về
công
tác
lưu
trữ
............................................................

1.2.2. Các yêu cầu về bảo đảm chất lượng văn bản quản lý nhà 27
nước
về

nước về công tác lưu trữ từ 1981 đến nay 46
.............................

2.5. Nhận xét và đánh giá về hệ thống văn bản quản lý nhà
nước
về
công
tác
lưu
trữ
hiện
nay 63
...........................................

Chương Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công
3. tác lưu trữ và các biện pháp thúc đẩy việc hoàn thiện...... 67
3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công
tác lưu trữ ..................................................................................... 68
3.1.1. Các loại văn bản qui phạm pháp luật và hướng dẫn
nghiệp
vụ
lưu
trữ 68
.........................................................................

3.1.2. Xây dựng Luật lưu trữ để hoàn thiện hệ thống văn bản
quản lý nhà nước về công tác lưu trữ 76


......................................

môn nghiệp vụ phục vụ công tác soạn thảo văn bản quản
lý
nhà
nước
về
công
tác
lưu
trữ 93
...............................................

3.2.6. Tuyên truyền phổ biến quán triệt luật pháp lưu trữ .............
Phần kết luận .............................................................................
Tài liệu tham khảo ...................................................................
Phụ lục .........................................................................................

96
99
104
111


BẢNG CÁC CHỮ VIẾT TẮT

CNXH

Chủ nghĩa xã hội

CNTT


TLLTQG

Tài liệu lưu trữ quốc gia

TTLTQG

Trung tâm lưu trữ quốc gia

THCN

Trung học chuyên nghiệp

TW

Trung ương

UBHC

Uỷ ban hành chính

UBND

Uỷ ban nhân dân

UBNN

Uỷ ban nhà nước

VNDCCH


chỉnh. Năm 1982 Uỷ ban Thường vụ Quốc hội đã thông qua Pháp lệnh
Bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia, năm 1997 Thủ tướng Chính phủ ban


hành Chỉ thị 726/TTg về tăng cường chỉ đạo công tác lưu trữ trong thời
gian tới, năm 1998 Bộ Trưởng Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là
Bộ Nội vụ) ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức
lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp, năm 2001 Uỷ ban Thường vụ
Quốc hội thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia sửa đổi và thay thế Pháp
lệnh 1982 và rất nhiều văn bản quản lý khác về công tác lưu trữ. Đến
nay đã có hệ thống tổ chức lưu trữ tương đối hoàn chỉnh từ Trung ương
đến địa phương và qui trình nghiệp vụ lưu trữ khá hoàn chỉnh.
Tuy nhiên, do hoàn cảnh lịch sử, trong nhiều năm liền việc quản lý
công tác lưu trữ gặp nhiều khó khăn. Công tác lưu trữ trong nhiều năm
không được coi trọng, không được phát triển ngang tầm với sự phát triển
chung của đất nước. Hệ thống tổ chức lưu trữ chưa thật hoàn chỉnh, chưa
được đầu tư thích đáng, nghiệp vụ lưu trữ còn rất yếu kém ở nhiều nơi,
chưa thống nhất được qui trình chuẩn, thể hiện rõ nhất là ở khối tài liệu
ở cơ quan Đảng và Nhà nước. Hệ thống văn bản qui phạm pháp luật còn
chồng chéo rất nhiều. Nguyên nhân là cơ sở pháp lý cho công tác lưu trữ
chưa đầy đủ, đó là hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu
trữ không đồng bộ và thống nhất. Trong nhiều năm chỉ đạo vĩ mô cũng
như cụ thể về công tác lưu trữ chưa được chú ý và quan tâm, nặng về vụ
việc. Thể hiện là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành một số văn
bản hướng dẫn nghiệp vụ, chưa có chiến lược phát triển ngành. Tuy rằng
sau khi có Chỉ thị 726/TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ
đạo công tác lưu trữ trong thời gian tới, Cục Lưu trữ Nhà nước đã đầu tư
xây dựng đề tài cấp nhà nước Qui hoạch tổng thể cơ sở vật chất-kỹ thuật
bảo quản tài liệu lưu trữ quốc gia đến năm 2010 song việc áp dụng vào


thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ có nghĩa phải
nghiên cứu cấu trúc, nội dung, qui trình xây dựng và ban hành văn bản
của hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. Nhưng do
điều kiện thời gian, khuôn khổ của luận văn thạc sĩ nên chúng tôi chỉ đi
sâu vào nghiên cứu hoàn thiện cấu trúc của hệ thống văn bản quản lý nhà
nước về công tác lưu trữ. Nội dung và qui trình xây dựng có đề cập đến
nhưng chỉ để làm rõ thêm cấu trúc.

3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là hệ thống văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ
như Hiến pháp, các luật liên quan, pháp lệnh, các văn bản qui phạm pháp
luật khác, các văn bản do cơ quan quản lý lưu trữ ban hành và tập trung
vào những nội dung nghiên cứu sau:
- Nghiên cứu hệ thống văn bản qui phạm pháp luật, văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ lưu trữ từ năm 1945 đến nay;
- Nghiên cứu tình hình vận dụng văn bản qui phạm pháp luật, văn
bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan lưu, tổ chức lưu trữ;
- Nghiên cứu các nguyên tắc, phương pháp hoàn thiện văn bản quản
lý ngành lưu trữ trong yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Nhiệm vụ nghiên cứu trọng tâm của đề tài tập trung vào các vấn đề:


- Nghiên cứu lý luận, phương pháp luận xây dựng hệ thống văn bản
quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ. Nghiên cứu sự cần thiết xây dựng hệ
thống văn bản quản lý và chỉ đạo công tác lưu trữ;
- Nghiên cứu thực trạng hệ thống văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ ở
nước ta trong thời gian qua;
- Nghiên cứu đề xuất biện pháp hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo
công tác lưu trữ trong thời gian tới, mô hình hệ thống văn bản quản lý

nhất đề tài “Cơ sở khoa học để xây dựng luật lưu trữ” của nhóm tác giả
do tiến sĩ Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm và được nghiệm thu vào đầu
năm 2003 có giá trị lớn trong việc nghiên cứu khoa học xây dựng cơ sở
lý luận khoa học để xây dựng Luật Lưu trữ. Đề tài này đã nêu được tính
cấp thiết khoa học của luật lưu trữ đối với sự phát triển của công tác lưu
trữ. Tuy nhiên đề tài cũng đi sâu vào nghiên cứu việc cần thiết phải xây
dựng Luật Lưu trữ chứ không nghiên cứu việc xây dựng hệ thống văn bản
quy phạm pháp luật và văn bản chỉ đạo nghiệp vụ công tác lưu trữ. Trong
tình hình hiện nay khi đất nước đang chuyển mình, chúng ta đang tập
trung xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa thì việc xây dựng
hệ thống pháp luật hoàn chỉnh giúp cho ngành hoạt động thực sự cần thiết
và có ý nghĩa to lớn. Do vậy đề tài mà các tác giả nghiên cứu trong luận
văn này có ý nghĩa thực tiễn đối với công tác lưu trữ, nhất là trong hoàn


cảnh hiện nay công tác lưu trữ đang cần phải được đầu tư phát triển hơn
nữa.
7. Các nguồn tư liệu được sử dụng
Để thực hiện đề tài này, các nguồn tư liệu được sử dung bao gồm:
Các văn kiện của Đảng và Nhà nước về công tác công văn giấy tờ
và công tác lưu trữ từ năm 1945 đến nay, kể cả các văn bản về các lĩnh
vực khác có đề cập đến công tác ban hành văn bản và quản lý hồ sơ lưu
trữ. Các văn bản qui phạm pháp luật như: Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu
trữ 1982, Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, các nghị định hướng
dẫn các pháp lệnh, các thông tư , các quyết định…
Các giáo trình, tập bài giảng về văn thư lưu trữ sử dụng giảng dạy ở
Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng-Trường Đại học Khoa học Xã
hội và Nhân văn.
Các báo cáo về công tác lưu trữ của các cơ quan trung ương, địa
phương và các đơn vị trong ngành lưu trữ.

bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ


Nội dung của chương này nêu nên tính cấp thiết phải hoàn thiện hệ
thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. Phân tích đánh giá
các khái niệm, chức năng, vai trò của các loại văn bản và đưa ra các
nguyên tắc các phương pháp làm cơ sở xây dựng các biện pháp nhằm
thúc đẩy việc hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác
lưu trữ. Các biện pháp sẽ được nêu trong chương 3 là chương quan trọng
nhất của đề tài này.
Chương 2: Tình hình xây dựng, ban hành văn bản qui phạm
pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ ở nước ta từ 1945 đến
nay
Chương này nêu bức tranh tổng quan về hệ thống văn bản qui phạm
pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ ở nước ta từ 1945 đến nay,
đánh giá thực trạng hệ thống văn bản hiện nay để thấy được tính cấp
thiết cần phải hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo công tác lưu trữ. Để
có được bức tranh tổng quan về thực trạng của hệ thống thì cần thiết phải
nêu được tình hình ban hành văn bản qua các thời kỳ, phân tích những
ưu và nhược điểm của nó để làm cơ sở cho những giải pháp sau này, chú
trọng đến tình hình xây dựng và ban hành văn bản hiện nay.
Chương 3: Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về
công tác lưu trữ và các biện pháp thúc đẩy việc hoàn thiện
Đây là chương quan trọng nhất của đề tài. Từ những cơ sở lý luận,
phương pháp luận và tình hình xây dựng, ban hành văn bản pháp luật lưu
trữ thời gian qua đã được phân tích ở chương 1 và 2 chúng tôi sẽ đưa ra
những biện pháp nhằm hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về


công tác lưu trữ với mục đích giúp cho ngành lưu trữ phát triển và hoạt

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.

Tạ Hữu Ánh, “Công tác hành chính văn phòng trong cơ quan
nhà nước”, Nxb Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2002.

2.

Bộ Nội vụ, “Luật Tổ chức Chính phủ và các văn bản hướng dẫn
thi hành”, Nxb Thống kê, Hà Nội, 2004.

3.

Bộ Nội vụ, Tờ trình về việc ban hành Sắc lệnh về giữ gìn bí mật
quốc gia, 1950, Trung tâm lưu trữ quốc gia III, Phông Phủ
Thủ tướng, Hồ sơ 934.

4.

Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương
Đình Quyền, “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, Nxb
Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990.

5.

Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hoà, “Công văn số
01 ngày 8/9/1945”, Lưu trữ Việt Nam, (4), tr.23-24, 2000.

6.


11.

Cục Lưu trữ Nhà nước, “Báo cáo về công tác văn thư lưu trữ từ
năm 1967 đến năm 2000 và nhiệm vụ phương hướng đến
năm 2002”, Tư liệu Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,
2001.

12.

Cục Lưu trữ Nhà nước, “Báo cáo 5 năm thực hiện Chỉ thị
726/TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường chỉ đạo
công tác lưu trữ trong thời gian tới và 01 năm thi hành
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia”, Tư liệu Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước, 2002.

13.

Cục Lưu trữ Nhà nước, “Báo cáo quá trình xây dựng và trưởng
thành trong 40 năm qua của Cục Lưu trữ Nhà nước
(4/5/1962 - 4/5/2002)”, Tư liệu Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước, 2002.

14.

Cục Lưu trữ Nhà nước, “Báo cáo của các Bộ, ngành Trung
ương về tổng kết 5 năm thực hiện Chỉ thị 726/TTg”, Tư liệu
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

15.

Nội, 2002.

20.

Cục Lưu trữ Nhà nước, “Những văn kiện chủ yếu của Đảng và
Nhà nước về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu
trữ”, Hà Nội, 1982.

21.

Cục Lưu trữ Nhà nước, “Phát huy thành tích 30 năm thực hiện
đổi mới nâng cao chất lượng công tác văn thư-lưu trữ”,
Lưu trữ Việt Nam, (3), tr.1-2, Hà Nội, 1992.

22.

Cục Lưu trữ Nhà nước, “Sách chỉ dẫn các phông lưu trữ thời kỳ
thuộc địa”, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội, 1995.

23.

Cục Lưu trữ Nhà nước, “Phát huy thành tích, khắc phục khó khăn,
quyết tâm đẩy mạnh xây dựng ngành lưu trữ Việt Nam”, Tài
liệu nghiên cứu công tác lưu trữ (2), tr.1-5, Hà Nội, 1967.

24.

Cục Lưu trữ Nhà nước, “Kế hoạch phát triển ngành lưu trữ 5
năm 2001 - 2005”, Hà Nội, 2000.


Nguyễn Xuân Hoà, “Mấy ý kiến về quản lý tài liệu lưu trữ Quốc
phòng”, Lưu trữ Việt Nam, (3), tr.9-12, Hà Nội, 1998.

31.

Vũ Dương Hoan, “25 năm xây dựng và phát triển ngành lưu trữ
Việt Nam”, Văn thư-Lưu trữ, (3), tr.1-7, Hà Nội, 1997.

32.

Vũ Dương Hoan, “Ngành lưu trữ với việc bảo vệ an toàn tài
liệu trong thời kỳ chiến tranh phá hoại của đế quốc Mỹ”,
Lưu trữ Việt Nam, (2), (3), Hà Nội, 2001.

33.

Vũ Dương Hoan, “Những ngày đầu xây dựng công tác lưu trữ ở
miền Nam”, Lưu trữ Việt Nam, (6), tr.169-172, Hà Nội,
2001.

34.

Học viện Hành chính quốc gia, “Giáo trình về quản lý hành
chính văn phòng”, Tập 2, Hà Nội, 1994.

35.

Học viện Hành chính quốc gia, “Giáo trình về quản lý hành
chính nhà nước”, Tập 1, Hà Nội, 1996.



Hiến pháp nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992
(sửa đổi), Luật Tổ chức Quốc hội năm 2001, Luật Tổ chức
Chính phủ năm 2001, Luật Tổ chức Toà án nhân dân năm
2002, Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2002, Nxb
Chính trị quốc gia, Hà Nội, 2002.

42.

Dương Văn Khảm, “Công tác lưu trữ nhà nước và xây dựng hệ
thống cơ quan lưu trữ Trung ương và địa phương”, Tổ chức
Nhà nước, (8), 2002.

43.

Dương Văn Khảm (chủ nhiệm), “Cơ sở khoa học để xây dựng
luật lưu trữ”, Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành, Tư
liệu Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

44.

Nghị định 527/TTg ngày 02 tháng 11 năm 1957 của Thủ tướng
Chính phủ ban hành bản Điều lệ qui định chế độ chung về
công văn giấy tờ ở các cơ quan, Tư liệu Cục Văn thư và


Lưu trữ nhà nước.
45.

Lê nin, Toàn tập, Tập 45, Nxb Chính trị quốc gia.

trị văn phòng, 1999.

52.

Nguyễn Minh Phương, “Những kết quả chủ yếu trong 35 năm
hoạt động khoa học công nghệ của Cục Lưu trữ Nhà nước”,
Lưu trữ Việt Nam, (3), tr.8-11, 1997.

53.

Nguyễn Minh Phương, “Một số suy nghĩ bước đầu về ứng dụng
luật pháp lưu trữ nước ngoài để xây dựng luật pháp lưu trữ
Việt Nam”, Kỷ yếu Hội thảo khoa học lưu trữ học và quản
trị văn phòng lần thứ 2, Trường Đại học Khoa học Xã hội
và Nhân văn, Hà Nội, 2001.

54.

Vũ Công Quảng, “Cơ sở khoa học để phân loại tài liệu lưu trữ