LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Đề tài khóa luận “Hoạt động tổ chức các chuyến đi
công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext” là đề tài do chính tôi thực
hiện. Tôi không sao chép bất kỳ thông tin, tài liệu nào không rõ nguồn gốc.
Nếu có vi phạm, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.

1


LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời gian thực hiện Đề tài khóa luận, tôi đã nhận được nhiều
sự giúp đỡ từ thầy cô, gia đình, bạn bè và đặc biệt từ giảng viên trực tiếp
hướng dẫn tôi hoàn thiện Đề tài khóa luận.
Với lòng biết ơn sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn Ths. Hoàng Văn
Thanh đã tận tình hướng dẫn, góp ý và truyền đạt cho tôi những kiến thức cần
thiết để tôi hoàn thành Đề tài khóa luận của mình.
Đồng thời tôi cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, các cô khoa Quản
trị văn phòng và các thầy cô Trung tâm thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã nhiệt tình góp ý và cung cấp thông tin hỗ trợ tôi hoàn thiện Đề tài khóa
luận này.
Trong quá trình thực hiện Đề tài khóa luận, do trình độ nghiên cứu còn
nhiều hạn chế nên Đề tài không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Tôi rất mong nhận
được những ý kiến đóng góp của các thầy cô và bạn đọc để Đề tài khóa luận
được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

2


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN


5.

Cơ sở phương pháp luận

3

6.

Giả thuyết khoa học

4

7.

Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn

4

8.

Cấu trúc đề tài khóa luận

4

PHẦN NỘI DUNG

6

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC


24

2.1.

24

Sơ lược về Công ty Cổ phần Ominext

2.1.1. Lịch sử hình thành

24

2.1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh

24

2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext

28

2.2.

35

Thực trạng hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác
3


2.2.1. Nhận thức của nhân viên Văn phòng trong hoạt động tổ chức chuyến đi

2.3.3. Nguyên nhân

61

Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN
ĐI CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN OMINEXT 64
3.1.

Đối với Trưởng phòng và các cấp quản lý

64

3.1.1. Tạo môi trường làm việc thoải mái, tránh gây áp lực cho nhân viên
64
3.1.2. Tuyển dụng thêm các nhân viên

65

3.1.3. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý

67

3.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên
69
3.1.5. Bố trí tài chính, đầu tư cơ sở vật chất

71

3.2.


Bảng 2.1. Bảng thống kê số chuyến đi công tác của Ban lãnh đạo, các cấp
quản lý và các nhân viên tại Công ty Cổ phần Ominxext năm 2017

35

Bảng 2.2. Bảng đánh giá tầm quan trọng của hoạt động tổ chức các chuyến đi
công tác tại Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext

37

Bảng 2.3. Bảng đánh giá mong muốn thực hiện công việc của các nhân viên
tại Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext

38

Bảng 2.4. Bảng khảo sát suy nghĩ của nhân viên tại Văn phòng Công ty Cổ
phần Ominext trong việc tổ chức các chuyến đi công tác

39

Bảng 2.5. Khảo sát mức độ đánh giá của các Trưởng phòng, cấp quản lý và
các nhân viên tham gia các chuyến đi công tác đối với công tác chuẩn bị của
Văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác

41

Bảng 2.6. Bảng Khảo sát mức độ bị phê bình, khiển trách của nhân viên Văn
phòng trong quá trình chuẩn bị các chuyến đi công tác

41

Bảng 2.11. Bảng khảo sát những nhiệm vụ chưa được thực hiện tốt trong quá
trình thực hiện các công việc được giao sau khi các chuyến đi kết thúc của
các nhân viên Phòng HC-NS Công ty Cổ phần Ominext

55

Bảng 2.12. Bảng Khảo sát đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ của
Phòng HC-NS sau chuyến đi công tác của các nhân viên phòng ban khác
tại Công ty Cổ phần Ominext

56

Biểu đồ 2.1. Biểu đồ thể hiện số chuyến đi công tác qua các tháng trong năm
2017 của Công ty Cổ phần Ominext

35

6


DANH MỤC VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Chữ được viết tăt

ATLĐ

An toàn lao động

BHLĐ

PHẦN MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

Chúng ta đang sống trong một xã hội phát triển, cùng với đó là sự cạnh
tranh, quy luật đào thải được đẩy lên mạnh mẽ. Để duy trì sự phát triển ổn
định và hạn chế những sai phạm về quy trình hoạt động, đòi hỏi phải có sự
hợp tác, phối hợp, hỗ trợ giữa các cá nhân, đơn vị trong cơ quan, tổ chức. Do
đó, công tác kiểm tra, theo dõi tình hình hoạt động của đơn vị luôn được các
cơ quan, tổ chức đặc biệt coi trọng. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, yêu cầu
việc thực hiện các chuyến đi công tác ở mỗi cơ quan phải được diễn ra một
cách thường xuyên và hiệu quả.
Tổ chức chuyến đi công tác là hoạt động vô cùng quan trọng. Nó là
điều kiện cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán và kí kết hợp đồng giữa
các đối tác hay giải quyết tình trạng bất ổn của các cơ quan. Bởi vậy, công tác
chuẩn bị các chuyến đi công tác không hề đơn giản và phải giao cho một đơn
vị chức năng chuyên môn trong cơ quan đảm nhiệm. Từ đó, Văn phòng là bộ
phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo, vừa đảm nhận chức năng tham
mưu, tổng hợp, vừa phụ trách hậu cần của cơ quan, tổ chức.
Việc tổ chức các chuyến đi công tác là một trong những nhiệm vụ hàng
đầu được ban lãnh đạo giao phó, buộc văn phòng phải có trách nhiệm xây
dựng và tổ chức các chuyến đi công tác của cơ quan theo đúng yêu cầu của
ban lãnh đạo. Trong quá trình học tập và nghiên cứu, tôi nhận thấy, Văn
phòng Công ty Cổ phần Ominext đã có những nỗ lực và cố gắng không ngừng
trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho Ban lãnh đạo và các cấp quản
lý và nhân viên Công ty. Chính vì vậy, tôi đã quyết định chọn đề tài “Hoạt
động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần
Ominext”. Hy vọng Đề tài không chỉ giúp Văn phòng Công ty nói riêng mà
các văn phòng của các doanh nghiệp khác có cái nhìn toàn diện về hoạt động

đi sâu vào những hoạt động của văn phòng trong việc xây dựng chuyến đi
công tác cho các công ty. Trên tinh thần thần kế thừa và phát huy những mặt
tích cực của các công trình nghiên cứu trước, tôi đã tìm hiểu và nghiên cứu
đề tài: “Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ
9


phần Ominext”.
3.

Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu hoạt động tổ chức chuyến đi công tác
của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext.
Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Nghiên cứu về khái niệm văn phòng và hoạt động tổ chức chuyến đi
công tác của các công ty
- Tìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn
phòng Công ty Ominext
- Nghiên cứu và đề ra giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các
chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Ominext.
4.

Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn
phòng Công ty Cổ phần Ominext.
Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Ominext.
Thời gian nghiên cứu: Năm 2017-2018
5.

Nếu các nhân viên Văn phòng của Công ty Cổ phần Ominext thực hiện
tốt hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Công ty, sẽ tạo thành công
cho các chuyến đi công tác của Công ty.
7.

Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn

Ý nghĩa lý luận: Đề tài góp phần làm phong phú hơn hệ thống lý luận
về văn phòng và hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phòng
trong các công ty
Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài góp phần đánh giá hoạt động tổ chức các
chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext và đưa ra những
giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn
phòng Công ty Cổ phần Ominext. Đồng thời là tài liệu tham khảo cho các cá
nhân quan tâm đến văn phòng và hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức
các chuyến đi công tác cho các công ty.
8.

Cấu trúc đề tài khóa luận

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của đề tài được kết cấu thành
3 chương như sau:
Chương 1 Những vấn đề lý luận về hoạt động tổ chức chuyến đi công
tác
11


Chương 2 Thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn
phòng Công ty Cổ phần Ominext
Chương 3 Giải pháp nâng cao hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của

như thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục
vụ hậu cần đảm bảo các diều kiện cần thiết cho hoạt động của cơ quan.[6]
Các cách hiểu trên đều có khía cạnh đúng nhưng nó chỉ phản ánh trên
một phương diện nhất định của thuật ngữ “văn phòng”. Để đưa ra một định
13


nghĩa chính xác và đầy đủ về văn phòng chúng ta cần xem xét toàn diện
những hoạt động diễn ra tại văn phòng trong các cơ quan, tổ chức.
Ở đầu vào, theo quan điểm hệ thống, văn phòng bao gồm các hoạt động
trợ giúp lãnh đạo, tổ chức quản lý và sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên
các lĩnh vực chính trị, kinh tế, hành chính...theo các phương án sử dụng khác
nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Như vậy ở đầu vào việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông
tin cần thiết để đề ra các quyết định chính xác là một trong những đặc thù của
công tác văn phòng.[6;8]
Ở đầu ra, văn phòng thực hiện những hoạt động phân phối, chuyển tài,
thu thập và xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo
yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động sẽ góp phần hoàn thiện từng bước
công tác tổ chức điều hành thông tin trong từng đơn vị nhằm nâng cao hiệu
quả khai thác sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan, tổ
chức.[6;8]
Từ đó, để công tác văn phòng đạt được kết quản cần có những điều
kiện sau đây:
Thứ nhất, bộ máy văn phòng phải được tổ chức phù hợp. Ở các cơ
quan, đơn vị có quy mô lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy văn phòng cần có đầy
đủ các bộ phận với số lượng các nhân viên cần thiết để thực thi mọi hoạt động
của văn phòng, đáp ứng đầy đủ mọi hoạt động chung của cơ quan. Nhưng đối
với các tổ chức có quy mô nhỏ và các hoạt động mang tính thuần nhất, đơn lẻ
thì bộ máy văn phòng có thể gọn hơn mức tối thiểu. Ở đây từng nhân viên có

thực thể và tổ chức với tính cách là một hoạt động.
Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức với tính cách là một thực thể.
Một trong những định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc đó là: “Tổ chức nói
mở rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có
một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là
thuộc tính bản thân các sự vật”. Đồng thời, theo gốc Hy Lạp ‘Organon’ nghĩa
15


là ‘hài hòa’, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại
bản chất thích nghi với sự sống”. Hai định nghĩa này bao quát cả phần tự
nhiên và xã hội loài người. Từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài
người cũng đồng thời xuất hiện. Và tổ chức ấy không ngừng hoàn thiện, phát
triển nhân loại như ngày nay. Đó là nghĩa rộng, còn theo nghĩa hẹp, tổ chức là
một tập thể của con người tập hợp lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc
mục tiêu cụ thể.[4;2]
Như vậy khi xem xét “tổ chức” trên tính cách là một thực thể, “tổ chức”
chính là một đơn vị xã hội, bao gồm những thành viên cùng gia nhập vào đơn
vị xã hội đó để hoàn thành mục tiêu chung và mục tiêu cá nhân.
Vậy nếu xét “tổ chức” trên tính cách là một hoạt động thì sao?
Theo Chester I. Barnard: “tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay
nhiều người kết hợp với nhau, hợp tác và thỏa thuận một cách chính thức để
phối hợp nhằm hoàn thành mục tiêu chung”. Đồng thời, Theo Harold Koontz,
Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các
hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho
một người quản lý với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều
kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.[11]
Từ những quan niệm của các tác giả khác nhau, chúng ta có thể hiểu tổ
chức trên phương diện một hoạt động, đó là các hoạt động cần thiết để xác
định cơ cấu, bộ máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với

kiểm tra, hướng dẫn cơ sở...từ trung ương đến địa phương. Mỗi chuyến đi
mang lại hiệu quả trên nhiều phương diện, do đó các chuyến đi công tác yêu
cầu phải được tổ chức một cách chu đáo.
Mục đích chuyến đi công tác: Mỗi chuyến đi công tác bao giờ cũng gắn
với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức. Đồng thời nhằm
một mục đích cụ thể giải quyết những công việc đã được hoạch định trong
chương trình kế hoạch công tác. Tùy theo chức năng nhiệm vụ của mỗi cơ
quan mà chuyến đi công tác có thể là giải quyết công việc, thiết lập mối quan
17


hệ, nghiên cứu thị trường, kiểm tra đối tượng quản lý, đi tham quan, ký kết
hợp đồng, dự hội nghị, hội thảo…và đôi khi còn giải quyết những nhiệm vụ
đột nhiên diễn ra nhằm thực hiện những hoạt động mang tính chất đối ngoại
của cơ quan, tổ chức.[3;19]
Phạm vi chuyến đi công tác: Nước ta đang bước vào thời kỳ công
nghiệp hóa, hiện đại hóa nhằm đưa Việt Nam trở thành nước công nghiệp văn
minh hiện đại. Vì thế sự giao lưu quốc tế và hợp tác hữu nghị giữa các quốc
gia trên thế giới đang phát triển rất mạnh. Cho nên việc đi công tác của mỗi
cơ quan không chỉ giới hạn trong phạm vi quốc gia mà còn mở rộng ra phạm
vi quốc tế. Phạm vi chuyến đi công tác của mỗi cơ quan được xác định trên
các cơ sở như: Khả năng thiết lập mối quan hệ của cơ quan, quy mô, đặc thù,
chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức đó.
Phạm vi chuyến đi công tác ở mỗi cơ quan không giống nhau. Với các
cơ quan Nhà nước ở Trung ương chuyến đi công tác thường diễn ra trong
phạm vi toàn quốc trên cơ sở các yêu cầu của hoạt động quản lý, còn với các
công ty, xí nghiệp, đơn vị kinh tế… việc thực hiện chuyến đi công tác phụ
thuộc vào tiềm lực của doanh nghiệp và các quy định khung pháp lý do Nhà
nước quy định.[3;20]
* Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phòng

1.3.

Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác
Thực hiện các chuyến đi công tác là một công việc chiếm nhiều thời

gian của các cấp quản lý và các nhà lãnh đạo trong công ty. Có những chuyến
công tác mang tính chất định kỳ, thường xuyến nhưng cũng có những chuyến
công tác mang tính chất đột xuất. Tất cả đều phải đảm bảo cho chuyến công
tác đạt được mục tiêu đề ra. Để làm được điều đó, đòi hỏi không có sự sai sót
trong các khâu chuẩn bị và thực hiện chuyến đi.[7;163] Vì vậy, bộ phận văn
phòng cần phải nắm được những công việc chuẩn bị và tổ chức cho các
chuyến đi công tác như sau:
(A) Xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến đi công tác:
Xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến đi công tác là việc thiết kế và
xác định mục đích, yêu cầu của chuyến đi; nội dung của chuyên đi, bao gồm:
19


thời gian bắt đầu và kết thúc chuyến đi; địa điểm công tác; số lượng người
tham gia; phương tiện đi lại; lịch trình chuyến đi và liệt kê các cuộc gặp gỡ,
trao đổi, tọa đàm trong chuyến đi công tác để đảm bảo sự rõ ràng, hợp lý cho
chương trình qua bản kế hoạch chi tiết. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của
văn phòng trong mỗi doanh nghiệp. Do đó cần được xây dựng một cách chi
tiết cẩn thận để chủ động bao quát hết tất cả công việc phòng tránh sai sót có
thể xảy ra. Bao gồm các nội dung:
- Xác định mục đích, yêu cầu cho chuyến đi:
Xác định mục đích, yêu cầu cho chuyến đi là việc rất quan trọng để
định hướng, điều chỉnh các nhiệm vụ trong quá trình tổ chức và sắp xếp công
việc trong chuyến đi công tác.
Tùy vào nhiệm vụ của chuyến đi, văn phòng xác định mục đích cho phù

phòng xác định rõ thời gian và địa điểm di chuyển đến từng địa điểm trong đó
có các cuộc hẹn nào, đia điểm ăn uống, nghỉ ngơi...như thế nào. Với lịch trình
cuộc hẹn, văn phòng liệt kê cụ thể, thống nhất với lịch trình di chuyển về thời
gian, địa điểm cho từng cuộc hẹn, tránh trùng lặp cuộc hẹn và địa điểm với
các cuộc hẹn khác.
(5) Liệt kê các cuộc gặp gỡ, tọa đàm: Trong những chuyến đi công tác,
các nhà lãnh đạo thường xuyên gặp gỡ, trao đổi, tọa đàm với đối tác liên quan
đến mục đích của chuyến đi. Tuy nhiên cũng có những cuộc gặp nằm ngoài
mục đích chính của chuyến đi. Trong những trường hợp như vậy, nếu đó là
cuộc gặp quan trọng liên quan đến hoạt động đối ngoại của công ty, cá nhân
tham gia chuyến đi cần đề xuất với lãnh đạo và trao đổi với bộ phận văn
phòng để thêm vào kế hoạch chi tiết các cuộc gặp gỡ đó. Còn với những
trường hợp không quan trọng và không liên quan đến công việc, các cá nhân
tham gia chuyến đi công tác tự sắp xếp không làm ảnh hưởng đến mục tiêu
chuyến đi và kế hoạch của bộ phận văn phòng đã đề ra. Do vậy, để liệt kê
chính xác các cuộc gặp gỡ của các lãnh đạo, các cấp quản lý, nhân viên...tham
gia chuyến đi công tác, văn phòng phải dựa vào lịch trình của chuyến đi đó.
21


- Xác định kinh phí chuyến đi:
Xác định kinh phí cho chuyến đi dựa vào những yếu tố như: Thời gian
công tác, số lượng người tham gia, phương tiện đi lại, giải quyết thủ tục hành
chính, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, kinh phí ăn uống, sinh hoạt...và rất nhiều
những yếu tố khác phụ thuộc vào mục đích của chuyến đi. Việc xác định kinh
phí đòi hòi các cá nhân khi thực hiện cần phải cân nhắc, tính toán và trao đổi
với phòng ban khác và người tham gia công tác để xác định kinh phí chính
xác và hợp lý nhất.
- Xác định cá nhân, phòng ban thực hiện và phối hợp thực hiện:
Việc xác định các cá nhân, phòng ban thực hiện và phối hợp thực hiện

này. Việc thông báo quá sớm hay quá muộn đều có khả năng ảnh hưởng đến
sự phối hợp giữa hai bên. Trong trường hợp chuyến đi bị hủy bỏ, hoặc thay
đổi một số nội dung sau khi đã liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, văn phòng
có trách nhiệm thông báo cho kịp thời cho các cơ quan, cá nhân tiếp nhận.
Khi liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi, văn phòng phải đảm bảo yêu cầu về
thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời, bao gồm các nội dung như: mục đích
chuyến đi, nội dung công việc, thành phần tham gia, thời gian làm việc, các
cuộc găp gỡ, trao đổi...[12;198]
Việc liên hệ với nơi tiếp nhận chuyến đi công tác cần được thực hiện
linh hoạt, văn phòng nên chú ý đến công việc này tránh xảy ra những tình
huống không mong muốn ảnh hưởng đến sự hợp tác của cơ quan mình và đơn
vị tiếp nhận chuyến đi công tác.
- Chuẩn bị giấy tờ, tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính trước
chuyến đi công tác:
Để chuyến đi công tác được diễn ra đúng kế hoạch một cách nhanh
chóng và hiệu quả, bộ phận văn phòng có trách nhiệm chuẩn bị giấy tờ, tài
liệu và giải quyết các thủ tục hành chính theo đúng kế hoạch. Ngoài những
giấy tờ liên quan đến mục đích chuyến đi, văn phòng phải chuẩn bị thêm
những giấy tờ cần thiết trong quá trình di chuyển và hoạt động của cá nhân,
23


đơn vị tham gia chuyến đi công tác. Với những chuyến đi hợp tác, ký kết hợp
đồng hay tham gia hội thảo, tọa đàm của lãnh đạo, văn phòng cần chuyển bị
hợp đồng, tài liệu, bài phát biểu...một cách chu đáo. Nội dung của tài liệu,
giấy tờ cần có sự phối hợp của văn phòng và các bộ phận chức năng, đối với
chuyến đi đặc biệt quan trọng cần có sự trợ giúp của các chuyên gia, các cố
vấn để xây dựng nội dung bài phát biểu cho lãnh đạo. Bên cạnh đó, một số
chuyến đi cũng cần có những tài liệu tham khảo như: các văn bản quy phạm
pháp luật thuộc các lĩnh vực chuyên môn, các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ và

thuê xe riêng; di chuyến đến địa điểm công tác bằng đường không, đường bộ
hay đường thủy. Nhân viên văn phòng phải nắm được đầy đủ và chính xác các
thông tin, các phương tiện giao thông nơi đoàn đến công tác như:
+ Chế độ tiêu chuẩn các thành viên trong đoàn. Có thể thực hiện theo
các văn bản quy định của Bộ Tài chính hoặc các cơ quan, tổ chức, quy định
riêng của công ty
+ Bảng giờ đi, đến của từng loại phương tiện
+ Giá vé cụ thể
+ Độ dài quãng đường...
Trong quá trình chuẩn bị, nhân viên văn phòng được giao nhiệm vụ cần
kiểm tra đầy đủ vé xe, thời gian, ghế ngồi...thông báo cho các đơn vị liên
quan để mọi người có thời gian chuẩn bị, chủ động trước khi di chuyển. Đặc
biệt với phương tiện đi lại bằng máy bay, nhân viên văn phòng cần chú ý một
số vấn đề sau: Khi đặt vé máy bay, cán bộ văn phòng phải lựa chọn hãng bay,
và cả thời gian bay phù hợp. Khi chọn chuyến bay, nhân viên văn phòng cần
cân nhắc hai vấn đề: lãnh đạo và các cá nhân, đơn vị thích đi máy bay của
hãng nào và cần những tiện nghi như thế nào. Ví dụ trên chuyến bay đường
dài có thể lãnh đạo muốn một vị trí thoải mái, từ đó lựa chọn chỗ ngồi phù
hợp nhất.[6;165]
Bên cạnh đó, nhân viên văn phòng cần tìm hiểu kỹ quy định về hành lý
25