ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC

NGUYỄN THỊ HẢI

DẠY HỌC TẠO LẬP VĂN BẢN HÀNH CHÍNH-CÔNG VỤ
TRONG CHƢƠNG TRÌNH TRUNG HỌC CƠ SỞ
THEO LÍ THUYẾT GIAO TIẾP

LUẬN VĂN THẠC SĨ SƢ PHẠM NGỮ VĂN

HÀ NỘI - 2018


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC

NGUYỄN THỊ HẢI

DẠY HỌC TẠO LẬP VĂN BẢN HÀNH CHÍNH-CÔNG VỤ
TRONG CHƢƠNG TRÌNH TRUNG HỌC CƠ SỞ
THEO LÍ THUYẾT GIAO TIẾP

LUẬN VĂN THẠC SĨ SƢ PHẠM NGỮ VĂN
CHUYÊN NGHÀNH: LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP DẠY HỌC
(BỘ MÔN NGỮ VĂN)
Mã số: 8140111

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS.TS. Lê Thời Tân

HÀ NỘI - 2018


i


DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

ĐC

Đối chứng

GV

Giáo viên

HC-CV

Hành chính-công vụ

HS

Học sinh

Nxb

Nhà xuất bản

PCHC-CV


VBHC

Văn bản hành chính

VBHC-CV

Văn bản hành chính-công vụ

VPHC-CV

Văn phong hành chính-công vụ

ii


MỤC LỤC
Trang
Lời cảm ơn .......................................................................................................i
Danh mục các chữ viết tắt................................................................................ii
Danh mục các bảng ..........................................................................................v iv
Danh mục biểu đồ ............................................................................................
vi
MỞ ĐẦU .........................................................................................................1
Chƣơng 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA VIỆC DẠY
HỌC TẠO LẬP VĂN BẢN HÀNH CHÍNH-CÔNG VỤ TRONG
CHƢƠNG TRÌNH TRUNG HỌC CƠ SỞ THEO LÍ THUYẾT
14
GIAO TIẾP ................................................................................................................
1.1. Cơ sở lí luận ..............................................................................................

48
2.2. Hoạt động dạy học tạo lập văn bản hành chính-công vụ trong
chương trình trung học cơ sở theo lí thuyết giao tiếp ......................................
50
iii


2.2.1. Lựa chọn sử dụng các phương pháp dạy học ........................................
50
2.2.2. Lựa chọn sử dụng các hình thức tổ chức dạy học .................................
59
2.2.3. Lựa chọn sử dụng các kĩ thuật dạy học .................................................
62
Tiểu kết chương 2 ............................................................................................
67
68
Chƣơng 3: THỰC NGHIỆM SƢ PHẠM ....................................................
3.1. Mục đích của thực nghiệm sư phạm .........................................................
68
3.2. Việc chuẩn bị thực nghiệm sư phạm ........................................................
70
3.2.1. Biện soạn tài liệu thực nghiệm .............................................................
70
3.2.2. Đối tượng và địa bàn thực nghiệm ........................................................
70
3.2.3. Xây dựng kế hoạch dạy học thực nghiệm và tổ chức tập huấn
cho giáo viên dạy học thực nghiệm .................................................................
71
3.3. Tổ chức thực nghiệm sư phạm .................................................................
73


DANH MỤC CÁC BẢNG
Trang
Bảng 1.1. Địa điểm, số lượng giáo viên tham gia phỏng vấn .........................35
Bảng 1.2. Kết quả phỏng vấn giáo viên ...........................................................35
Bảng 1.3. Địa điểm, số lượng học sinh tham gia phỏng vấn ...........................39
Bảng 1.4. Kết quả phỏng vấn học sinh ............................................................39
Bảng 3.1. Kết quả dạy thực nghiệm đối chứng ..............................................98
Bảng 3.2. Kết quả dạy thực nghiệm ................................................................98

v


DANH MỤC BIỂU ĐỒ
Trang
Biểu đồ 3.1. Tổng hợp kết quả thực nghiệm ...................................................99

vi


MỞ ĐẦU
1. Lí do chọn đề tài
1.1. Văn bản hành chính-công vụ là phương tiện giao tiếp quan trọng trong
các cơ quan quản lí nhà nước; là nội dung dạy học trong chương trình
trung học cơ sở
Văn bản hành chính-công vụ (VBHC-CV) là những văn bản do các cơ
quan trong hệ thống bộ máy nhà nước ban hành để thực hiện chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn được nhà nước giao. Bên cạnh đó, VBHC-CV còn là
phương tiện để người dân bày tỏ chính kiến của mình đối với các chế định
pháp luật. Các văn bản được soạn thảo nhằm nhiều mục đích khác nhau trong

thay đổi phù hợp với tinh thần tích hợp và những yêu cầu công nghiệp hóa,
hiện đại hóa đất nước. Theo tinh thần này, phần TLV đã chú ý cân đối nội
dung, hướng tới tính toàn diện và gắn với thực tiễn đời sống nhằm tạo năng
lực tự đọc, viết thành thạo cho học sinh (HS).
1.3. Vấn đề phương pháp dạy học nhằm nâng cao chất lượng dạy học tạo
lập văn bản đang thu hút được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm
Từ trước đến nay người ta bàn rất nhiều về phương pháp dạy học (PPDH)
làm văn ở phổ thông: phương pháp giao tiếp, phương pháp vận động, phương
pháp tích cực hóa hoạt động học tập của HS... Trong đó đặc biệt nhấn mạnh đến
phương pháp giao tiếp. Phương pháp giao tiếp ngày càng được thể hiện dưới
những hình thức đa dạng khác nhau. Thực tế cho thấy kết quả của một giờ làm
văn không chỉ cho HS nắm được nội dung bài học theo lí thuyết suông mà còn
phải biết ứng dụng vào các hoạt động giao tiếp trong thực tiễn học tập và công
tác. Vì vậy, kể từ khi lí thuyết giao tiếp được đưa vào trong PPDH thì kết quả
dạy làm văn đã đạt được những bước tiến đáng kể so với trước đó.
Tuy nhiên, dạy học tạo lập VBHC-CV trong chương trình THCS theo lí
thuyết giao tiếp là một trong những nội dung dạy học chưa được nói đến.
1.4. Thực trạng dạy, học của giáo viên và học sinh khi triển khai dạy học
tạo lập văn bản hành chính-công vụ còn nhiều vấn đề đáng bàn
Văn bản hành chính-công vụ được đưa vào chương trình Ngữ văn
THCS trong khi trước đó lí luận dạy học văn chưa từng đặt vấn đề PPDH về
2


VBHC-CV. Do vậy, cả người dạy và người học đều không tránh khỏi những
khó khăn khi thực hiện.
Về phía giáo viên (GV), nhiều GV vẫn dạy học theo lối mòn cũ: chủ
yếu sử dụng phương pháp thuyết trình, nặng về những kiến thức hàn lâm, coi
nhẹ việc sử dụng các PPDH hiện đại hỗ trợ, thiếu tính linh hoạt khi dạy học.
Nhiều GV còn thụ động, dựa chủ yếu vào sách thiết kế bài giảng hoặc giáo án

ngữ chung để giao tiếp. Tiếng Việt được thừa nhận là ngôn ngữ chung của quốc
gia và có ý nghĩa rất quan trọng đối với việc phát triển nền văn hóa dân tộc từ
hàng ngàn năm nay và được sử dụng rộng rãi trong việc truyền bá văn minh, cũng
như các hoạt động xã hội và quản lí nhà nước. Sự hình thành, phát triển của văn
bản hành chính (VBHC) Việt Nam có thể được chia làm hai giai đoạn.
* Giai đoạn trước Cách mạng Tháng Tám năm 1945
Chữ Hán được dùng để ghi chép lịch sử, văn học và quản lí nhà nước. Do
giao lưu kinh tế, văn hóa, xâm lược, đô hộ, thống trị, đồng hóa, chữ Hán được coi
là chữ viết chính thống của nhiều quốc gia, dân tộc, trong đó có Việt Nam. Trải
qua hơn nghìn năm Bắc thuộc, chữ Hán trở thành chữ viết chính thức của nhà
nước phong kiến và nhân dân Việt Nam. Người làm quan phải biết chữ Hán, các
văn tự và bài thi được viết bằng chữ Hán. Trong VBHC, hầu hết các triều đại
phong kiến đều sử dụng chữ Hán là chữ chính thức. Tình hình đó kéo dài cho đến
năm 1945. Bên cạnh chữ Hán, chữ Nôm cũng được sử dụng, nhưng chưa bao giờ
được công nhận là văn tự chính thức của quốc gia. Từ khi thực dân Pháp xâm lược
Việt Nam, tiếng Pháp cùng với chữ Hán là ngôn ngữ dùng để soạn thảo văn bản
do thực dân Pháp và chính quyền tay sai ban hành. Văn bản soạn thảo bằng tiếng
Pháp được xác định là bản chính-bản gốc, có giá trị pháp lí cao nhất trong hoạt
động quản lí của nhà nước thực dân phong kiến.
Các triều đại Việt Nam rất coi trọng việc soạn thảo văn bản và sử dụng
các VBHC để quản lí xã hội. Việc soạn thảo văn bản trở thành môn thi bắt buộc
để chọn người hiền tài giúp nước. Từ thời vua Lê Thái Tông, các kì thi hương
đều quy định thí sinh phải nộp quyển các bài chế, chiếu, biểu theo chủ đề quan
trường quy định. Nếu không hoàn thành bài thi theo yêu cầu thì không đỗ và
không được bổ nhiệm làm quan. Cha ông ta rất quan tâm đào tạo quan chức nhà
4


nước, trong đó có việc nâng cao trình độ soạn thảo VBHC. Luật pháp nhà nước
phong kiến Việt Nam quy định rất chặt chẽ việc soạn thảo văn bản và phạt tội

năm 1992, Bộ trưởng Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ra Thông tư số 33/BT
“Hướng dẫn về hình thức văn bản và việc ban hành văn bản của các cơ quan
hành chính nhà nước”. Ngày 01 tháng 4 năm 1998, Văn phòng Chính phủ có
công văn số 1145/VPCP-HC “V/v mẫu trình bày văn bản quản lí nhà nước”.
Năm 1998, Quốc hội thông qua “Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật”
(sửa đổi, bổ sung năm 2002). Ngày 8 tháng 4 năm 2004, Chính phủ ban hành
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP “Về công tác văn thư”. Năm 2004, Quốc hội
thông qua “Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân
và ủy ban nhân dân”. Năm 2008, Quốc hội ban hành “Luật ban hành văn bản
quy phạm pháp luật”. Ngày 08 tháng 02 năm 2010, Chính phủ ban hành Nghị
định số: 09/2010/NQ-CP sửa đổi bổ sung Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư lưu trữ. Năm 2011
cho đến nay thực hiện theo Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011
của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày VBHC.
Như vậy, trong lĩnh vực soạn thảo văn bản, nhà nước thường xuyên tăng
cường chỉ đạo nhằm đưa công tác soạn thảo, ban hành, quản lí, sử dụng, xử lí
VBHC trở thành nền nếp, thống nhất, khoa học, đúng thẩm quyền, thủ tục, quy
trình. Văn bản hành chính ngày càng hoàn chỉnh về mặt thể thức, bảo đảm tính
pháp lí; ngôn ngữ, văn phong có tính chuẩn mực ngày càng cao.
2.2. Lịch sử nghiên cứu văn bản hành chính Việt Nam
Văn bản hành chính ra đời luôn gắn liền với công cuộc quản lí nhà nước.
Tuy nhiên, việc nghiên cứu về VBHC tiếng Việt dưới góc độ ngôn ngữ học thì
chỉ mới xuất hiện khoảng mấy thập niên gần đây. Vấn đề chủ yếu được nói đến
trong một số giáo trình phong cách học tiếng Việt dùng để dạy học cho sinh viên
các trường đại học, cao đẳng và trung học chuyên nghiệp. Nhưng Do đặc thù là
công trình nghiên cứu chung về phong cách học tiếng Việt nên số trang viết đề
cập đến PCHC-CV còn khá khiêm tốn, việc khái quát những đặc điểm ngôn ngữ
trong VBHC chỉ mang tính giản lược. Có thể kể đến các công trình sau:
6




Năm 2000, Hữu Đạt cũng luận bàn đến ngôn ngữ trong VBHC. Tác giả
gọi là Phong cách hành chính hoặc Phong cách hành chính sự vụ "[22, tr.139].
Ông cho rằng, ngôn ngữ trong VBHC hoạt động nhằm thực hiện chức năng
thông báo là chủ yếu. Và nói đến Phong cách hành chính là nói đến tính phi
biểu cảm; tính hệ thống, đồng bộ và thống nhất; tính ngắn gọn, súc tích
và không đa nghĩa; tính trang trọng và tính quốc tế; tính quy ước và tính khả
biến theo thời gian.
Năm 2002, giáo trình Phong cách học và đặc điểm tu từ tiếng Việt của
tác giả Cù Đình Tú được tái bản cũng góp phần hoàn thiện hệ thống lí luận
chung về phong cách học.
Nghiên cứu có tính chất chuyên sâu về quá trình tạo lập VBHC, có
tác giả Nguyễn Văn Thâm với công trình Soạn thảo và xử lí văn bản quản lí
nhà nước (xuất bản lần đầu năm 1992 và được tái bản năm 2001, 2003), ông
là người có đóng góp đáng kể trong việc xây dựng một hệ thống lí thuyết
nhằm định hướng cho công tác soạn thảo và xử lí VBHC. Tác giả đề cập đến
các khía cạnh như: Lịch sử hình thành VBHC Việt Nam, ngôn ngữ văn phong
và quy trình soạn thảo VBHC. Sau đó hàng loạt các tài liệu hướng dẫn kĩ
thuật soạn thảo VBHC ra đời.
Nhìn chung, cách thức tạo lập VBHC hầu như chỉ được nói đến với tư
cách là một vấn đề trong các giáo trình về phong cách học nên số trang viết về
tạo lập VBHC còn khá khiêm tốn, còn rất ít công trình nghiên cứu mang tính
chất chuyên sâu. Một số công trình chuyên sâu cũng chỉ dừng lại ở phạm vi
nghiên cứu kĩ thuật soạn thảo VBHC nói chung. Chưa có công trình nào nghiên
cứu về dạy học tạo lập VBHC-CV trong nhà trường phổ thông. Đây là vấn đề
hoàn toàn mới, chưa có một tác giả nào đề cập đến. Trong khi đó, nghiên cứu
dạy học tạo lập VBHC-CV là vấn đề rất thiết thực đối với chương trình THCS.
2.3. Dạy học tạo lập văn bản hành chính theo lí thuyết giao tiếp
Có nhiều bài viết, bài nghiên cứu về phương pháp PPDH theo lí thuyết

lập, sáng tạo, chủ động suy nghĩ của học sinh trong việc học làm văn. Tính chủ
động, sáng tạo này được thể hiện rõ thông qua dấu ấn chủ quan của các em
trong việc tạo lập văn bản” [47, tr.27]. Như vậy, một bài làm văn đúng yêu cầu
9


về nội dung, văn phong đòi hỏi HS phải phát huy được tính chủ động sáng tạo.
Cho nên người dạy muốn làm được điều đó, cần phải hướng HS vào hoạt động
giao tiếp cụ thể. Chính hoạt động giao tiếp là điều kiện cần thiết để HS phát
huy tính chủ động, tích cực, sáng tạo và bộc lộ tư duy của các em. Với nội
dung dạy học tạo lập VBHC-CV thì đó chính là việc GV phải để cho HS được
làm ra văn bản có tính khả thi trong cuộc sống. Và đó cũng là chỉ dẫn quan
trọng để dạy học tạo lập VBHC-CV trong chương trình THCS.
Bên cạnh những nghiên cứu của các tác giả trên, có một số luận văn
đã nghiên cứu về việc vận dụng lí thuyết hoạt động giao tiếp vào dạy học
cho HS. Luận văn “Dạy học bài phong cách ngôn ngữ báo chí ở lớp 11
trung học phổ thông theo quan điểm giao tiếp” của Nguyễn Văn Lương
[36] đã nghiên cứu về quá trình hoạt động dạy và học bài phong cách ngôn
ngữ báo chí theo hướng giao tiếp ở GV và HS. Từ đó, tác giả đề xuất quy
trình, cách thức tổ chức hoạt động dạy học theo quan điểm giao tiếp và thử
nghiệm vận dụng vào thực tế khi tiến hành dạy học bài phong cách ngôn
ngữ báo chí thuộc phần Tiếng Việt ở lớp 11 trung học phổ thông. Luận văn
đã góp phần giải quyết một trong những vấn đề trọng tâm của việc đổi mới
PPDH Ngữ Văn hiện nay.
Luận văn “Dạy học ngữ pháp tiếng Việt cho sinh viên Lào tại Học viện
An ninh nhân dân theo lí thuyết giao tiếp” của Tống Thị Hảo [26] đã dựa trên
kết quả nghiên cứu lí luận về giao tiếp và dạy học theo quan điểm giao tiếp
với những ưu điểm, bản chất, đặc tính của nó và từ thực tiễn giảng dạy sinh
viên Lào, luận văn đưa ra những định hướng dạy học cụ thể và thiết kế các
quy trình dạy học cho các bài học về ngữ pháp câu tiếng Việt theo lí thuyết

VBHC-CV trong chương trình THCS theo lí thuyết giao tiếp. Dẫn liệu văn bản
sử dụng trước hết từ bộ Sách giáo khoa (SGK) Ngữ văn bậc THCS được biên
soạn theo Chương THCS ban hành kèm theo Quyết định số: 03/2002/QĐBGD&ĐT, ngày 24 tháng 01 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Do đặc thù của vấn đề nghiên cứu và để hoàn thành nhiệm vụ nghiên
cứu và đạt được mục đích đề ra, trong luận văn này chúng tôi sử dụng những
phương pháp nghiên cứu sau đây:
11


5.1. Phương pháp phân tích, tổng hợp
Phương pháp này giúp chúng tôi tìm hiểu các tài liệu lí luận về một số quan
điểm, PPDH tạo lập văn bản nói chung và quan điểm dạy học tạo lập VBHC-CV
trong chương trình THCS theo lí thuyết giao tiếp nói riêng.
5.2. Phương pháp điều tra khảo sát
Chúng tôi sử dụng phương pháp này nhằm tiếp xúc, tìm tòi, điều tra
thực tế dạy và học làm văn trong nhà trường THCS. Phương pháp điều tra
khảo sát được chúng tôi tiến hành từ hai phía. Về phía GV, chúng tôi tiến
hành phỏng vấn, dự giờ, thăm lớp thuộc 3 trường: Trường THCS Cổ Đông,
THCS Sơn Đông, THCS Trung Sơn Trầm cùng địa bàn thị xã Sơn Tây,
thành phố Hà Nội để tìm hiểu những thuận lợi, khó khăn của chương trình
giảng dạy cũng như việc tiếp thu thực hành tạo lập VBHC-CV của HS. Về
phía HS, chúng tôi cũng khảo sát bài làm của HS lớp 7, chấm và đánh giá
các em trên các phương diện: kiến thức về đối tượng, phương pháp, kĩ năng
tạo lập VBHC-CV. Trên cơ sở đó làm cơ sở thực tiễn cho việc đề xuất biệp
pháp, kĩ thuật, hình thức tổ chức dạy học tạo lập VBHC-CV trong chương
trình THCS theo lí thuyết giao tiếp.
5.3. Phương pháp thực nghiệm sư phạm
Được sử dụng nhằm làm rõ tính khả thi và hiệu quả của các phương pháp
và kĩ thuật dạy học tạo lập VBHC-CV trong chương trình THCS theo lí thuyết

7. Cấu trúc luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và khuyến nghị, tài liệu tham khảo, phụ
lục, nội dung chính của luận văn được cấu trúc thành 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lí luận và thực tiễn của việc dạy học tạo lập VBHC-CV
trong chương trình THCS theo lí thuyết giao tiếp
- Chương 2: Tổ chức dạy học tạo lập VBHC-CV trong chương trình
THCS theo lí thuyết giao tiếp
- Chương 3: Thực nghiệm sư phạm (Lớp 7: Cụ thể là bài “Văn bản đề
nghị”; “Văn bản báo cáo” và “Luyện tập làm văn bản đề nghị và báo cáo”-SGK
Ngữ văn lớp 7-Dành cho HS THCS)

13


CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN CỦA VIỆC DẠY HỌC TẠO LẬP
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH-CÔNG VỤ TRONG CHƢƠNG TRÌNH
TRUNG HỌC CƠ SỞ THEO LÍ THUYẾT GIAO TIẾP
1.1. Cơ sở lí luận
1.1.1. Văn bản hành chính-công vụ
1.1.1.1. Khái niệm văn bản
Xã hội loài người được hình thành, tồn tại và phát triển là nhờ có hoạt
động giao tiếp. Đó là sự trao đổi thông tin, nhận thức, tư tưởng, tình cảm; bày
tỏ mối quan hệ, cách ứng xử, thái độ của con người với con người và tất cả
các vấn đề giao tiếp khác.
Để thực hiện được hoạt động giao tiếp, con người phải nhờ vào phương
tiện quan trọng nhất là ngôn ngữ. Tuy nhiên, việc sử dụng ngôn ngữ nói lại có
nhiều hạn chế về không gian và thời gian. Để khắc phục nhược điểm đó, chữ
viết ra đời. Ngôn ngữ tồn tại dưới dạng chữ viết chính là văn bản. Một sản
phẩm được gọi là văn bản không phụ thuộc vào câu chữ của nó. Nó thường

nhiệm pháp lí đối với người vi phạm pháp luật, được ban hành trên cơ sở
quyết định chung và quyết định quy phạm của cơ quan cấp trên hoặc của
chính cơ quan ban hành.
Văn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu được trong các
hoạt động tác nghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế,
chính trị, xã hội. Mặc dù có tầm quan trọng và giá trị pháp lí thấp hơn các
văn bản quy phạm pháp luật nhưng VBHC là cơ sở thực tiễn cho các cơ
quan nhà nước có thẩm quyền điều chỉnh sửa đổi hoặc ban hành văn bản
quy phạm pháp luật.
Theo các tác giả SGK Ngữ văn 7: “Văn bản hành chính là loại văn bản
thường dùng để truyền đạt những nội dung và yêu cầu nào đó từ cấp trên
xuống hoặc bày tỏ những ý kiến, nguyện vọng của cá nhân hay tập thể tới các
cơ quan và người có quyền hạn để giải quyết.” [17, tr.107].
Như vậy, đặc điểm của VBHC nói chung đó là văn bản tác nghiệp hành
chính chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số các loại văn bản cần thiết phải soạn thảo,
15


ban hành của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội. Chủ
thể ban hành VBHC là các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã
hội với thẩm quyền và chức năng rất khác nhau trong hệ thống các cơ quan
quản lí và các tổ chức xã hội. Nội dung truyền đạt của VBHC chủ yếu là thông
tin quản lí mang tính hai chiều: theo chiều dọc từ trên xuống (các văn bản cấp
trên chuyển xuống cấp dưới) và từ dưới lên (các văn bản từ cấp dưới chuyển
lên cấp trên); theo chiều ngang gồm các văn bản trao đổi giữa các cơ quan
ngang cấp, ngang quyền. Ngôn ngữ và văn phong trong VBHC vừa mang tính
chất khách quan, trực tiếp, cụ thể, rõ ràng; vừa mang tính ngắn gọn, chính xác,
đầy đủ. Việc sử dụng các thuật ngữ mang tính điển hình và tiêu chuẩn hóa cao,
cách thức diễn đạt trong sáng, mạch lạc và logic thể hiện đúng mối quan hệ
giữa chủ thể ban hành văn bản và đối tượng tiếp nhận văn bản.

văn bản; giúp cho việc tăng năng suất và chất lượng soạn thảo văn bản, tính
được những sai sót trong quá trình soạn thảo văn bản; giúp thuận lợi cho việc lập
hồ sơ, sắp xếp tài liệu trong công tác văn thư, lưu trữ.
Tính khuôn mẫu còn giúp cho việc thực hiện văn bản dễ tiếp nhận nội dung
thông tin, biết chỗ nào là quan trọng cần chú ý, chỗ nào có thể lướt qua; giúp
người soạn thảo đỡ tốn công sức đồng thời giúp người đọc dễ lĩnh hội văn bản.
Một VBHC-CV được soạn thảo đúng thể thức là một trong những yếu tố
quyết định hiệu lực pháp lí của văn bản.
Tính nghiêm túc, trang trọng và lịch sự, văn bản là phương tiện giao
tiếp, là phát ngôn chính thức của các cơ quan nhằm ban hành mệnh lệnh hoặc
giải quyết công việc. Ngôn ngữ trong VBHC-CV phải hết sức nghiêm túc, đó
là ngôn ngữ của lí trí. Và tính nghiêm túc được coi như là dấu hiệu đặc biệt
của VBHC-CV. Vì thế, thể thức của một văn bản khẳng định tính nghiêm túc
của một văn bản. Sự tùy tiện thay đổi hình thức của văn bản là điều không thể
cho phép, nó làm mất đi tính nghiêm túc, và mất đi tính hiệu lực của văn bản.
Về phương diện sử dụng ngôn ngữ, tính nghiêm túc vốn là thuộc tính của
ngôn ngữ sách vở, đi ngược lại với tính cảm xúc, tính bình giá chủ quan vốn là
những thuộc tính của ngôn ngữ hằng ngày. Tính lịch sự trong VBHC-CV phản
ánh trình độ văn hóa trong giao tiếp của cơ quan nhà nước, của tổ chức với
17