Báo cáo thực tập
LỜI NÓI ĐẦU
Trên thương trường, bất kể hoạt động kinh doanh nào của bạn với đối tác bên ngoài
cũng đều được thể hiện thông qua hợp đồng. Đây chính là ràng buộc pháp lý về nghĩa
vụ của các bên trong kinh doanh.Khá nhiều các tranh chấp kinh doanh ngày nay đều
xuất phát từ những bất cập của hợp đồng.Nhiều công ty, tập đoàn lớn trên toàn thế giới
đã tổ chức bộ phận pháp lý riêng để xem xét, đánh giá và tư vấn cho mình trước khi ký
kết các hợp đồng. Nhiều chuyên gia kinh tế từng đặt câu hỏi: Đâu là yếu tố quan trọng
nhất của một thương vụ làm ăn? Phần lớn câu trả lời nhận được là: tính chặt chẽ và hình
thức của hợp đồng. Do vậy, quá trình soạn thảo và ký kết hợp đồng luôn được thực hiện
rất chặt chẽ, có nhiều chữ ký của các nhân viên tham gia vào việc soạn thảo hợp đồng”.
Mỗi hợp đồng sẽ là cơ sở tạo thành các yếu tố liên quan, từ đó thiết lập các quan hệ kinh
doanh giữa các đối tác như nhân lực, khách hàng, nhà thầu, chi phí, quyền lợi và trách
nhiệm… Xây dựng được mẫu hợp đồng chuẩn sẽ giúp công ty tập trung quản lý vào các
vấn đề thiết yếu. Muốn vậy, trước tiên, các công ty phải xác định rõ mối quan hệ làm ăn,
sau đó là xác định những điều khoản và nội dung thiết yếu của mối quan hệ kinh doanh
đó, chẳng hạn như quyền và trách nhiệm của các bên, bồi thường như thế nào khi có
thiệt hại xảy ra…Những bản dự thảo hợp đồng tạm trong quá trình lên kế hoạch kinh
doanh sẽ đảm bảo cho công ty sớm nhận diện và xử lý kịp thời các vấn đề thiết yếu có
thể bị bỏ qua. Hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai chủ thể có trụ sở kinh doanh đặt tại
các quốc gia khác nhau được coi là hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế. Hợp đồng mua
bán hàng hóa quốc tế có rủi ro rất lớn. Để ngăn ngừa hạn chế rủi ro. Doanh nghiệp cần
xây dựng một hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế hợp pháp, đầy đủ và chi tiết.
Chính vì vậy mà em đã chọn đề tài: quy trình ký kết và thực hiện hợp đồng thương
mại quốc tế của công ty TNHH 1 thành viên TM-DV dầu khí biển.
Báo cáo thực tập của em gồm 3 phần chính:
Phần I: Khái quát về công ty TNHH 1 thành viên TM-DV dầu khí biển.
Phần II: Ký kết và thực hiện hợp đồng trong quy trình dịch vụ cung ứng vật tư thiết bị
của công ty.
Phần III: Kết luận.
Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của thầy Nguyễn Duy Quang cùng các

DẦU KHÍ BIỂN
A.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY
Tên Công ty viết bằng tiếng Việt : CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG
MẠI VÀ DỊCH VỤ DẦU KHÍ BIỂN
Tên Công ty viết bằng tiếng nước ngoài : PETROLEUM OFFSHORE TRADING AND
SERVICES COMPANY LIMITED
Tên Công ty viết tắt: POTS Co., Ltd.
Địa điểm trụ sở chính: Tòa nhà PetroVietnam Tower, Số 1-5 Lê Duẩn, Phường Bến
Nghé, Quận 1, TP.HCM
Điện thoại: 84.8.3910 6666 Fax: 84.8.3910 6868
Email:

1.Quá trình thành lập:
- Ngày 21 tháng 07 năm 1997, Chi nhánh Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí tại Tp.
HCM được thành lập với chức năng chủ yếu: cung cấp các loại hình dịch vụ chuyên
ngành Dầu khí (cung cấp vật tư thiết bị, dịch vụ hậu cần, giao nhận hàng hóa, xuất nhập
cảnh, dịch vụ văn phòng…); thay mặt Công ty tại địa bàn TP.HCM.
- Tháng 04 năm 2007, sau khi Công ty Dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí chuyển đổi sang mô
hình Tổng Công ty cổ phần, Chi nhánh tại Tp. HCM được thành lập mới trở thành Công
ty TNHH Một thành viên Thương mại và Dịch vụ Dầu khí Biển và tiếp tục thực hiện
chức năng kinh doanh, đồng thời phát triển thêm loại hình dịch vụ mới – Quản lý và cho
thuê cao ốc văn phòng.
- Tháng 09/2009, Công ty TNHH Một thành viên Thương mại và Dịch vụ Dầu khí
Biển được chuyển nhượng từ Tổng Công ty Cổ phần dịch vụ Kỹ thuật Dầu khí (PTSC)
sang Tổng Công ty Cổ phần Dịch vụ Tổng hợp Dầu khí (PETROSETCO) – tiếp tục duy
trì và phát triển toàn bộ các nhiệm vụ kinh doanh sẵn có.
2. Mục tiêu của Công ty : giữ vững vị trí là một trong những đơn vị đứng đầu trong lĩnh
vực cung ứng các dịch vụ chuyên ngành Dầu khí tại Việt Nam.
3.Chức năng – Nhiệm vụ:
Công ty TNHH một thành viên thương mại và Dịch vụ Dầu khí Biển có chức năng kinh

+ Ống chống, cần khoan, đường ống dẫn dầu và khí, thiết bị đầu giếng, dụng cụ kiểm
tra ống, Sắt thép các loại phục vụ công tác xây dựng các công trình Dầu khí ngoài
khơi. + Bơm, van các loại, chi tiết nối các loại, cáp các loại; dụng cụ, thiết bị cho hệ
thống thủy lực, dụng cụ gia công cơ khí và đo kiểm, …
+ Máy phát điện, vật tư, thiết bị điện và tự động hóa, thiết bị PCCC, …
+ Vật tư thiết bị hàng hải, thiết bị cứu sinh, máy và phụ tùng tàu các loại, …
+ Hóa phẩm khoan , khai thác và phục vụ chế biến sản phẩm Dầu khí .
• Dịch vụ hậu cần: khai thuê hải quan, giao nhận, vận chuyển hàng hóa, giấy tờ xuất
nhập cảnh, đổi ca …
• Dịch vụ quản lý, kinh doanh cao ốc văn phòng: Tòa nhà PetroVietnam Tower và
các cao ốc văn phòng thuộc các đơn vị trong và ngoài ngành Dầu khí.
• Những thành tích đã đạt được trong các năm vừa qua, thành tích trong năm 2009
6.Các hình thức khen thưởng đã được ghi nhận:
- Huân chương lao động hạng III năm 2005.
- Bằng khen của Thủ Tướng Chính phủ năm 2000, 2008.
- Bằng khen của Tổng Công ty Dầu khí Việt Nam và Tập đoàn Dầu khí Việt Nam
cácnăm 1998, 1999,2001 2002, 2003, 2004, 2005, 2006, 2007, 2009.
- Bằng khen của Công đoàn ngành Dầu khí năm 1997, 1998, 1999, 2000, 2004,
2006, 2008, 2009.
- Bằng khen của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam năm 2001, 2002, 2003, 2005.
7.Định hướng/Mục tiêu phát triển trong năm 2010:
- Đa dạng hóa các loạihình dịch vụ với hướng tăng tỷ trọng dịch vụ để mang lại tỷ
suất lợi nhuận cao; phát triển theo hướng tăng hàm lượng dịch vụ và kỹ thuật trong
việc cung cấp vật tư thiết bị cho các Công ty Dầu và các nhà thầuDầu khí.
- Giữ vững và mở rộng thị phần các mặt hàng truyền thống như sắt thép, cần khoan,
ống chống, vật tư thiết bị tự động hóa, vật tư thiết bị hàng hải,…; đồng thời phát triển
các mặt hàng mớibên cạnh các mặt hàng truyền thống.
- Mở rộng thị trường tới các khách hàng trong và ngoài ngành Dầu khí.
- Đảm bảo vị trí hàng đầu của công ty trong lĩnh vực cung cấp các dịch vụ chuyên
ngành bằng khả năng cung cấp các sản phẩm chất lượngcao, đa dạng, toàn diện, đáp

1.7
0
69
4.343
618.740
122%
25.122
20.639
71
6.784
535.381
105%
15.211
17.919
109
8,100
537.579
103%
42.843
23
30
11
12,199
421.557
104%
41.237
25.705
116
15,962
6

phạm vi qui định.
SƠ ĐỐ TỔ CHỨC NHÂN SỰ PHÒNG THƯƠNG MẠI
TRƯỞNG PHÒNG
PHÓ PHÒNG
9
Báo cáo thực tập
PHẦN II:
KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG TRONG QUY TRÌNH DỊCH VỤ
CUNG ỨNG VẬT TƯ THIẾT BỊ CỦA CÔNG TY
A.Khái quát về soạn thảo hợp đồng thương mại quốc tế :
Xác định chủ thể giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:
1. Khi giao kết, tham gia bất kỳ một hợp đồng nào, điều đầu tiên mà các bên phải kiểm
tra đó chính là đối tác giao kết, tham gia và thực hiện hợp đồng.
1.1. Bên bán và bên mua
TỔ VTTB
KHOAN VÀ
KHAI THÁC
TỔ
TRƯỞNG
NHÂN VIÊN
THƯƠNG
MẠI
TỔ VTTB
HÀNG HẢI
TỔ
TRƯỞNG
NHÂNVIÊN
THƯƠNG
MẠI
TỔ

Hiện tượng này thường gây ra hậu quả:
a) Các bên không thiện chí có thể rũ bỏ, đùn đẩy trách nhiệm;
b) Hợp đồng rất có thể bị tuyên bố vô hiệu;
c) Việc xác định tư cách đương sự khi có tranh chấp xảy ra là rất khó khăn
Vi phạm về thẩm quyền ký kết hợp đồng cũng là một hiện tượng rất phổ biến. Pháp luật
các nước đều đưa ra nguyên tắc chung rằng người đại diện theo pháp luật của pháp nhân
có thầm quyền ký kết hợp đồng. Rất nhiều doanh nghiệp cho rằng giám đốc là người đại
diện theo pháp luật. Cách hiểu này không đúng cho mọi trường hợp. Ví dụ các công ty
Singapore thường có một ban giám đốc gồm rất nhiều giám đốc. Vậy ai có quyền ký hợp
đồng?Một hiện tượng khác, mặc dù rất dễ phát hiện nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn chủ
quan bỏ qua. Đó là trường hợp phó giám đốc, trưởng phòng, giám đốc kinh doanh, thậm
chí nhân viên kinh doanh ký hợp đồng...nhưng không có văn bản ủy quyền hợp lệ.
"Đối tác ma"cũng là vấn đề nhiều doanh nghiệp mắc phải, ký kết hợp đồng xong xuôi,
chuyển hàng/chuyển tiền rồi thì mới ngã ngửa ra là đối tác không có thật.
Vì vậy, để tránh những rủi ro đáng tiếc về tư cách chủ thể, các doanh nghiệp nên:
• Kiểm tra kỹ tư cách chủ thể của đối tác giao kết hợp đồng. Trong nhiều trường hợp
cần yêu cầu đối tác chuyển bộ hồ sơ pháp lý của đối tác để thẩm tra. Cẩn trọng hơn
có thể đề nghị bên thứ ba tham gia thẩm tra.
• Trong trường hợp bên bán/bên mua đích thực không trực tiếp ký hợp đồng thì cần
phải làm rõ lý do họ không trực tiếp ký, việc không ký trực tiếp có phù hợp với luật
áp dụng không, nếu chấp nhận việc ký kết qua ủy quyền thì cần yêu cầu văn bản ủy
quyền hợp lệ, đồng thời làm rõ quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của bên ủy quyền và
bên nhận ủy quyền.
• Về người có thẩm quyền ký kết hợp đồng: Cần kiểm tra xem ai có quyền ký kết hợp
đồng.
Trong nhiều trường hợp , hợp đồng đang được thực hiện thì một phần hoặc toàn bộ
quyền và nghĩa vụ của một bên trong hợp đồng được chuyển cho bên thứ ba. Ví dụ:
Công ty A (Singapore) ký hợp đồng mua 100 tấn cá basa của công ty B (Việt Nam), điều
kiện CIF – cảng Singapore, A là bên trực tiếp nhận hàng, hàng đang trên đường vận
chuyển đến Singapore thì A chuyển thư lệnh đến B yêu cầu giao hàng cho Công ty C,

quốc tế thừa nhận các dạng tồn tại sau đây của dữ liệu như là văn bản:
1) Bản fax;
2) Điện tín, điện toán;
3) Tài liệu mềm (tồn tại ở dạng file điện tử như email,...)
2.2. Các phương thức giao kết hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:
1) Giao kết trực tiếp: Theo phương thức này hai bên sẽ chuẩn bị một bản hợp đồng có
đầy đủ nội dung và hai bên cùng ký trực tiếp vào hợp đồng. Phương thức này có tính an
toàn cao nhất nhưng lại không tiện dụng vì hai đối tác ở hai quốc gia khác nhau không
phải lúc nào cũng gặp được nhau để ký kết.
2) Chào hàng và chấp nhận chào hàng: Đây là phương thức phổ biến nhất trong thương
mại quốc tế. Bên bán có thể gửi cho bên mua một thư chào hàng (offer), bên mua có thể
gửi cho bên bán một lệnh đặt hàng (order). Trong một thời hạn hợp lý, bên nhận chào
hàng sẽ gửi thư xác nhận về việc chấp nhận chào hàng/lệnh đặt hàng hoặc không. Khi
12
Báo cáo thực tập
bên chào hàng/đặt hàng nhận được chấp nhận chào hàng/lệnh đặt hàng thì coi như hợp
đồng được giao kết. Các thư giao dịch này có thể được gửi qua fax, email hoặc phương
tiện liên lạc khác. Các doanh nghiệp cần lưu ý, dù giao kết theo hình thức chào hàng và
chấp nhận chào hàng, các nội dung tối thiểu của một hợp đồng mua bán hàng hóa phải
đầy đủ: Tên, địa chỉ của các bên; hàng hóa, số lượng, chất lượng, qui cách, giá cả,
phương thức thanh toán, thời gian giao giao hàng. Trong thư chào hàng/lệnh đặt hàng
nên ghi thời hạn trả lời chào hàng/lệnh đặt hàng.
Các đối tác làm ăn lâu dài nên sử dụng phương thức giao kết trực tiếp để ký một hợp
đồng mua bán hàng hóa chung qui định đầy đủ các vấn đề để áp dụng chung cho tất cả
các giao dịch. Mỗi giao dịch đơn lẻ sẽ áp dụng phương thức chào hàng – chấp nhận chào
hàng.
3. Chọn luật trong hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế:
Trong quan hệ mua bán hàng hóa quốc tế, luật pháp và thực tiễn đều ghi nhận các bên có
quyền lựa chọn luật áp dụng. Luật áp dụng mà các bên lựa chọn có thể là luật quốc gia,
điều ước quốc tế và tập quán thương mại quốc tế. Luật áp dụng bổ khuyết những vấn đề

bên tham gia các hợp đồng cùng loại trong lĩnh vực thương mại cụ thể có liên quan".
Nếu các bên không có thỏa thuận khác trong hợp đồng thì qui phạm tùy nghi sẽ được áp
dụng. Còn đối với qui phạm hướng dẫn, các bên có quyền làm theo hoặc không làm
theo.
Điều 49 của Công ước Viên 1980 là một ví dụ điển hình của qui phạm hướng dẫn: "Bên
mua có thể tuyên bố hợp đồng bị hủy bỏ:
(a). Nếu việc bên bán không thực hiện bất kỳ nghĩa vụ nào của mình theo hợp đồng hoặc
theo Công ước này tạo ra một vi phạm nghiêm trọng trong hợp đồng; hoặc (b). Trong
trường hợp nếu bên bán không giao hàng trong thời hạn bổ sung do bên mua ấn định
theo khoản 1 Điều 47 hoặc tuyên bố rằng bên bán sẽ không giao hàng trong thời hạn ấn
định đó".
Do đó, các bên cần nghiên cứu kỹ Công ước Viên 1980 trước khi thống nhất lựa chọn
Công ước này làm luật điều chỉnh, để bảo đảm các thỏa thuận trong hợp đồng của các
bên không trái với luật áp dụng, nếu không sẽ bị vô hiệu một phần hoặc toàn bộ.
3.3. Giá trị hiệu lực của tập quán thương mại quốc tế và một số sai lầm cần tránh
Tập quán thương mại quốc tế áp dụng cho hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế chủ yếu
là:
1) Incoterms 2000.
2) Tập quán khu vực như: Điều kiện thương mại theo UCC (áp dụng đối với khu vực
Bắc Mỹ).
3) UCP 600.
4) Một số tập quán Thương mại Quốc tế khác.
Đối với các hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế mà một bên là doanh nghiệp Việt Nam
thì tập quán quốc tế sẽ chỉ có hiệu lực áp dụng nếu được các bên lựa chọn và ghi nhận rõ
ràng trong hợp đồng.
Trong thực tiễn áp dụng tập quán thương mại quốc tế, các bên thường mắc những sai sót
sau:
1) Không ghi rõ tập quán áp dụng.
Ví dụ: "Các bên thừa nhận rằng tập quán thương mại quốc tế sẽ điều chỉnh hợp đồng
này". Hoặc "Bên bán đồng ý bán và bên mua đồng ý mua 1.000 tấn đạm Urê theo điều

- Nên lựa chọn nguồn luật mà mình quen thuộc nhất.
- Cần phải nghiên cứu kỹ nguồn luật áp dụng để bảo đảm việc chọn luật đạt được những
mục đích có lợi cho mình hoặc ít nhất không làm mất đi lợi thế hoặc gây tổn hại cho
mình.
B.Kí kết và thực hiện hợp đồng trong qui trình dịch vụ cung ứng vật tư thiết bị
của công ty:
Một số định nghĩa:
- Nhà cung ứng: là nhà sản xuất và/hoặc Hãng cung cấp và/hoặc Đại lý chỉ định của
nhà sản xuất chuyên cung cấp vật tư, thiết bị.
- Đơn hàng: là toàn bộ các hồ sơ gọi chào hàng được nhận từ khách hàng theo đường
công văn chính thức hoặc do văn phòng Vũng Tàu chuyển tới hoặc do các nhân viên
phòng thương mại trực tiếp thu thập từ khách hàng.
- Thư gọi chào hàng: là toàn bộ các công va3wn và hồ sơ được gửi tới các nhà sản
xuất và cung cấp để yêu cầu chào hàng.
15
Báo cáo thực tập
- Chào hàng: là toàn bộ các công vănvà hồ sơ kỹ thuật/ thương mại gửi từ các nhà sản
xuất và cung cấp để chào hàng.
- Hồ sơ đấu thầu; là toàn bộ các công văn, hồ sơ kỹ thuật và thương mại được gửi đi
từ phòng thương mại tới khách hàng để tham gia đấu thầu.
- Hợp đồng đầu ra: là toàn bộ các hợp đồng mua bán giữa Công ty và khách hàng dựa
trên cơ sở các hồ sơ đấu thầu.
- Hợp đồng đầu vào: là toàn bộ các hợp đồng kinh tế giữa Công ty và bên cung cấp
dựa trên cơ sở các chào hàng.
Từ viết tắt:
- Công ty : công ty TNHH một thành viên TM-DV dầu khí biển
- BGĐ : Ban giám đốc công ty
- P.TM : Phòng thương mại
- HĐ : hợp đồng
- NCC : nhà cung cấp

16
Tiếp nhận đơn hàng
Lưu hồ sơ
Từ
chối
Báo cáo thực tập
1.ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG ỨNG:
- Định kì mỗi năm/lần phòng TM lập “danh sách nhà cung ứng” gửi lên ban giám
đốc công ty phê duyệt theo Mẫu biểu MB-QT-TM-01-01
- Việc chọn nhà cung ứng để tiến hành gọi chào hàng căn cứ vào danh sách nhà cung
ứng đã được BGĐ công ty phê duyệt.
- Trong trường hợp nhà cung ứng mới chưa có trong danh sách thì phải được các tổ/cá
nhân trong phòng thương mại bổ sung cập nhật vào danh sách.
- Danh sách nhà cung ứng đã được phê duyệt kỳ trước và các nhà cung ứng mới được
cập nhật phải được định kỳ mỗi năm/lần đánh giá lại. Việc đánh giá lại dựa theo các
số liệu liên quan đến nhà cung ứng Mẫu biểu MB-QT-TM-01-01.
DANH MỤC CÁC KHÁCH HÀNG CÔNG TY TNHH TM&DV DẦU KHÍ
BIỂN ĐÃ VÀ ĐANG CUNG CẤP DỊCH VỤ MUA SẮM
17
Báo cáo thực tập

STT TÊN KHÁCH HÀNG
1 VIETSOPETRO
2 FINA
3 OMV VIETNAM
4 JVPC (Japan Vietnam Gas Co)
5 PVGC (Petro Vietnam Gas Co)
6 PETRONAS CARIGALI VIETNAM
7 BP STATOIL
8 HOANG LONG J.O.C

phụ trách đồng thời tiếp tục cập nhật các thông tin liên quan vào Phiếu theo dõi đơn
hàng MB-QT-TM-01-02 gồm:
• Thời hạn nộp thầu
• Thông tin về người theo dõi đơn hàng tại các bộ phận kỹ thuật và thương mại/kế
hoạch của Khách hàng(nếu có)
3.GỌI CHÀO HÀNG:
- Căn cứ vào danh sách nhà cung ứng đã được BGĐ phê duyệt (hoặc danh sách nhà
cung ứng mới cập nhật), nhân viên thương mại được phân công sẽ gửi các thư gọi
chào hàng cho các nhà cung cấp(trừ trường hợp tên hãng sản xuất được chỉ định từ
khách hàng hoặc hãng sản xuất do công ty làm đại lý – thư gọi chào hàng sẽ được
gửi bằng fax hoặc e-mail.
- Nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng chịu trách nhiệm trực tiếp liên lạc và nhận chào
hàng từ các nhà cung cấp.
19
Báo cáo thực tập
- Nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng phải cập nhật tiếp tục các thông tin liên quan tới
việc gọi chào hàng và chào hàng nhận được từ các nhà cung cấp vào Phiếu theo dõi
đơn hàng MB-QT-TM-01-02.
4.CHUẨN BỊ VÀ NỘP HỒ SƠ ĐẤU THẦU:
- Sau khi nhận được chào hàng từ các nhà cung cấp, nhân viên P.TM phụ trách đơn
hàng tiến hành đánh giá lựa chọn cung cấp theo “bảng lựa chọn nhà cung cấp-
MB-QT-TM-01-03 “để lựa chọn nhà cung cấp đạt yêu cầu.Việc đánh giá nhà cung
cấp này được tiến hành theo từng đơn hàng.
- Nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng chuẩn bị các tài liệu liên quan và chịu trách
nhiệm trực tiếp về phần chào thầu kỹ thuật.
5.KẾT QUẢ THẦU:
- Kết quả trúng thầu do khách hàng thông báo trực tiếp hay từ VPĐD phải được xác
định sớm và chính xác để ký kết hợp đồng đầu vào được tiến hành trong thời gian
nhanh nhất tạo lợi thế về thời hạn giao hàng.
- Các tổ chuyên môn có trách nhiệm báo cáo lãnh đạo Phòng về kết quả đấu thầu.

• Số hợp đồng, giá trị
• Ngày ký kết
• Ngày giao hàng
• Điều kiện giao hàng
• Điều kiện thanh toán
• Trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hóa (nếu có)
• Hợp đồng vận chuyển hàng hóa (nếu có)
6.3. Báo cáo và đề xuất ký kết hợp đồng:
Trên cơ sở kết quả đàm phán hợp đồng đầu vào, đầu ra nhân viên Tổ hợp đồng sẽ tổng
kết hiệu quả kinh tế của đơn hàng và làm công văn báo cáo đề xuất lên Lãnh đạo
Phòng, công ty ký kết hợp đồng.
6.4. Giao nhận hàng hóa:
21
Báo cáo thực tập
6.4.1. Nhận hàng hóa:
- Trước khi đến hạn giao hàng của NCC, Tổ hợp đồng phải theo dõi, nhắc nhở, đôn
đốc NCC cập nhật tình hình giao hàng để có thể chuẩn bị các hồ sơ chứng từ nhập
khẩu.
6.4.1.1. Hàng hóa nhập khẩu:
- Sau khi nhận được thông báo về việc NCC giao hàng và chứng từ, Tổ hợp đồng sẽ
hoàn chỉnh các hồ sơ cần thiết để chuyển cho P. Dịch vụ thực hiện nhập khẩu hàng
hóa theo phiếu yêu cầu hỗ trợ dịch vụ MB-QT-TM-01-04. Đồng thời thông báo
cho nhân viên P.TM phụ trách đơn hàng để cùng phối hợp thực hiện.
- P.DV tiến hành các thủ tục nhập khẩu hàng hóa và thông báo kịp thời tới P.TM về
các khó khăn phát sinh trong quá trình nhận/nhập khẩu hàng để phối hợp giải quyết.
- Sau khi hoàn tất thủ tục nhập khẩu hàng hóa, P.DV gửi cho P.TM Phiếu giao nhận
hàng hóa (consignment note) –MB-QT-DV-01-04 trong đó ghi nhận rõ tình trạng
giao nhận hàng hóa. Tổ hợp đồng ký nhận việc tiếp nhận thông báo.
6.4.1.2. Hàng hóa trong nước:
- Sau khi nhận được thông báo về giao hàng và chứng từ từ NCC, Tổ hợp đồng sẽ

phục để tránh lập lại các sai sót này, lãnh đạo phòng lập phiếu yêu cầu khắc phục
MB-QT-HT-04-01.
- Sau khi tiến hành giao hàng, VPĐD hoặc nhân viên P.TM se lập biên bản giao nhận
hàng (theo mẫu của khách hàng hoặc theo mẫu công ty) có chữ ký xác nhận của hai
bên được gửi về tổ hợp đồng để tiến hành các thủ tục yêu cầu P.KT phát hóa đơn
yêu cầu khách hàng thanh toán cũng như để lưu hồ sơ.
6.5. Thanh toán:
6.5.1. Thanh toán cho nhà cung cấp:
- Tổ hợp đồng sẽ tập hợp đầy đủ chứng từ theo quy định của hợp đồng đầu vào để
trình Ban lãnh đạo Công ty và chuyển P.Kế toán tiến hành thanh toán cho NCC.
6.5.2. Đề nghị khách hàng thanh toán:
Căn cứ quy định trong hợp đồng đầu ra, Tổ hợp đồng cũng sẽ tập hợp đầy đủ chứng từ
để chuyển P.KT yêu cầu phát hóa đơn cho khách hàng.
Các giao dịch nội bộ giữa P.Thương mại- P.Dịch vụ-P.Kế toán được thực hiện thông
qua “phiếu yêu cầu công tác”-MB-QT-TM-01-06.
23
Báo cáo thực tập
- P.Kế toán phát hành hóa đơn cho khách hàng và theo dõi chặt chẽ tình hình thanh
toán để thông báo kịp thời cho Tổ hợp đồng về các vướng mắc phát sinh trong thời
gian nhanh nhất.
Toàn bộ tiến trình giao nhận và thanh toán kể trên phải được Tổ hợp đồng lưu lại hồ
sơ để hoàn chỉnh toàn bộ hồ sơ của một đơn hàng.

Các mẫu biểu sử dụng trong quá trình ký kết hợp đồng
POTS MB-QT-TM-01-08
Ban hành ngày 01/04/2010
BẢNG THEO DÕI TÌNH HÌNH THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
No. Vol.
No.
Sales Contract

Purchase contract
Purchase
contract
Contract
number
Signing
date
Contract
value
Amount Curr.
Sales
term
Payment term Reminder Contract delivery
date
LC T/T Statu
s
ETD ETA
Actual
delivery
date
Insurance P.Bond
NOT
LATER
THAN
Actual
issuing date
Extension of delivery VSP’s PIC PTSC’s
PIC
Remarks
25