Tự chế chương trình quản lý văn bản bằng Excel
Thứ năm, 3/7/2008, 23:04 GMT+7
Để quản lí văn bản và công văn của mình một các chuyên chuyên nghiệp, bạn có thể mua một phần
mềm phục vụ nhu cầu của mình hay tự mình thiết kế chương trình Quản lý văn bản đi và đến bằng
Excel với một hàm đơn giản
Bước 1: Tạo thư mục Quan ly van ban và thư mục chứa dữ liệu
- Tại ổ C, bạn tạo thư mục có tên là Quan ly van ban.
- Tạo tiếp 2 thư mục con là Cong van di 2008 và thư mục Cong van den 2008 trong thư mục Quan ly van
ban vừa tạo
Bước 2: Tạo Giao diện và các Sheet Cong van di, Cong van den
Khởi động Excel và tạo nội dung như hình dưới đây, và lưu lại với tên Danh muc tra tim.xls trong thư mục
Quan ly van ban. Đổi tên các Sheet là Danh muc chinh, Van ban di, Van ban den.

Bước 3: Tạo các dấu định vị từ tháng 1 đến tháng 12 cho Sheet Cong van di và Cong van den
- Tại ô có tọa độ A6, bạn gõ T1 (ký hiệu của dấu định vị Tháng 1). Tại ô B6, bạn đổ màu vào để nhớ ô này
bắt đầu là tháng 1.

- Tại ô có tọa độ A9, bạn gõ T2 (Ký hiệu của dấu định vị Tháng 2). Tại ô B9, bạn đổ màu vào để nhớ ô này
bắt đầu là tháng 2, bạn cứ để cách ra vài ô và tạo dấu định vị rồi đổ màu đánh dấu cho các tháng tiếp theo
đến hết tháng 12.
- Đặt con trỏ vào ô 1001 và gõ vào công thức =COUNTA(B6:B1000) và ấn Enter. Hàm này có tác dụng sẽ
tự động đếm số văn bản nhập vào, ở đây tôi áp dụng cho cơ quan trong 1 năm làm ra dưới 1000 văn bản.
- Tại ô có tọa độ B2, bạn gõ Số công văn hiện là.
- Tại ô có tọa độ B3, bạn gõ công thức =B1001. Hàm này sẽ lấy kết quả để cho ta biết số công văn đi hiện
là bao nhiêu để đỡ phải tìm. Tiếp theo, bạn đặt tên cho dấu định vị từ T1 đến T12 bằng cách như sau:
- Đặt con trỏ vào ô có tọa độ A6 có dấu định vị là T1, nháy vào Insert\Name\Define, trong ô Names in
workbook, bạn gõ T1a, nháy vào Add và bấm OK.
- Đặt con trỏ vào có tọa độ A9 có dấu định vị là T2, nháy vào Insert\Name\Define, trong ô Names in
workbook, bạn gõ T2a, nháy vào Add và bấm OK.

Bạn cứ làm như thế cho đến hết 12 tháng để tạo dấu định vị cho các tháng.

- Trong mục Short date sample, bạn chọn dd:MM:yyyy, nháy Apply rồi OK 2 lần.
- Đối với Sheet Cong van den, bạn cũng làm tương tự, tuy nhiên nếu muốn mở nội dung văn bản đến bạn
cần trang bị một máy scan để quét các trang văn bản và lưu lại ở định dạng PDF.
Với một hàm đơn giản và cách làm trên, bạn có thể tạo cho mình được chương trình quản lý công văn đi,
đến trong vòng 30 phút mà không phải tốn kinh phí lại mang phong cách riêng của mình.
DƯƠNG MẠNH HÙNG (Hà Nội)