những lý luận cơ bản về kế hoạch trong doanh nghiệp
Lập kế hoạch là xuất phát điểm của quá trình quản trị, bởi nó gắn liền
với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai. Trong
quản lý chúng ta biết rằng có bốn chức năng cơ bản đó là lập kế hoạch, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra. Trong đó lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và
trọng yếu đối với tất cả các nhà quản trị ở mọi cấp trong doanh nghiệp, vì dựa
vào nó mà các nhà quản trị mới xác định được các chức năng còn lại khác
nhằm bảo đảm tính đạt được các mục tiêu đề ra.
I.Tổng quan về kế hoạch
1. Khái niệm
Cũng như mọi phạm trù quản lý khác, đối với công tác lập kế hoạch cũng
có rất nhiều các quan điểm khác nhau từ trước đến nay. Mỗi cách tiếp cận có
thể đều xem xét kế hoạch dưới các góc độ riêng, quan niệm riêng. Nhưng tất cả
đều cố gắng biểu hiện đúng bản chất của phạm trù quản lý này.Tuy nhiên
chúng ta cũng chỉ xem xét một số quan điểm chủ yếu cơ bản.
+ Với cách tiếp cận theo quá trình cho rằng:
Kế hoạch sản xuất kinh doanh là quả trình liên tục xoáy trông ốc với
chất lượng ngày càng tăng kể từ khi chuẩn bị xây dựng cho tới lúc chuẩn bị tổ
chức thực hiện kế hoạch nhằm đưa hoạt động của doanh nghiệp theo đúng
mục tiêu đã định.
Theo STEYNER thì: “công tác lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ
việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch
chi tiết để đát được mục tiêu. Nó cho phép thiết lập các quyết định các quyết
định khả thi và nó bao gồm chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết
định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa”
Theo cách tiếp cận này, khái niệm hiện tượng, tương lai tính liên tục của
quá trình, sự gắn bó của hàng loạt các quyết định để đạt được mong muốn đều
đã được thể hiện
Công tác lập kế hoạch chiến lược là một trạng thái lý tưởng đó là sự suy nghĩ
về sự tiến triển của doanh nghiệp, về những gì mong muốn và cách thức thực
hiện chúng. Nó đóng góp vào quá trình thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp.
đem lại không ít những khó khăn, hạn chế, các mối đe doạ cho nền kinh tế. Đó
chính là những cuộc khủng hoảng thừa thiếu, tình trạng độc quyền, sự tự phát
….Gây ra sự mất ổn định cho nền kinh tế, làm lãng phí nguồn lực, phân hoá
giàu nghèo và quan trọng nữa chính là sự ô nhiễm môi trường trầm trọng đe
doạ đến cuộc sống của toàn bộ nhân dân thế giới. Khi hoà mình vào cơ chế thị
trường chúng ta phải tuân theo những quy luật của nó. Các ông chủ doanh
nghiệp khi muốn kinh doanh phải chấp nhận độ mạo hiểm nào đó để kỳ vọng
vào lợi nhuận thu được trong tương lai. Vậy phải làm gì để kinh doanh có hiệu
quả? Việc đầu tiên cho bất kỳ một tổ chức nào đó là phải lập kế hoạch. Bởi lập
kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động, làm giảm sự tác động của những
thay đổi, tránh được sự lãng phí dư thừa và thiết lập nên những tiêu chuẩn
thuận tiện cho công tác kiểm tra. Lập kế hoạch sẽ mang lại cho các doanh
nghiệp những vai trò sau:
*Kế hoạch là công cụ đắc lực trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên
trong một doanh nghiệp .
Lập kế hoạch cho biết hướng đi của doanh nghiệp. Khi tất cả những
người có liên quan biết được doanh nghiệp sẽ đi đâu và họ sẽ phải đóng góp
những gì để đạt được mục tiêu đó thì đương nhiên họ sẽ phối hợp, hợp tác
với nhau và làm việc mốt cách có tổ chức. Thiếu kế hoạch, quỹ đạo đi tới
mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là đường ziczăc phi hiệu suất.
*Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn của doanh nghiệp
Sự bất định và thay đổi làm cho việc lập kế hoạch trở thành tất yếu.
Giống như một nhà hàng hải không chỉ lập trình cho mình một lần rồi quên
nó đi, một người kinh doanh không thể lập một kế hoạch sản xuất kinh
doanh và dừng lại ở đó. Tương lai rất ít khi chắc chắn, tương lai càng xa thì
kết quả của quyết định mà ta cần phải xem xét sẽ càng kém chắc chắn. Một
uỷ viên quản trị kinh doanh có thể thấy hoàn toàn chắc chắn rằng: Trong
tháng tới các đơn đặt hàng, các chi phí sản xuất, năng suất lao động, sản
lượng dự trữ tiền mặt sẵn có và các yếu tố khác của môi trường kinh doanh
sẽ ở một mức độ xác định. Song một đám cháy, một cuộc bãi công không biết
Khi lập kế hoạch hoặc những người quản lý phải nhìn về phía trước,
dự toán những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như ngoài môi
trường cân nhắc ảnh hưởng của chúng và đưa ra những phản ứng đối phó
thích hợp.
*Lập kế hoạch làm giảm được sự chồng chéo những hoạt động lãng phí :
Hiển nhiên là khi mục tiêu và những phương tiện đã rõ ràng thì
những yếu tố phi hiệu suất cũng được bộc lộ. Việc lập kế hoạch sẽ được cực
tiểu hoá chi phí vì nó chủ động vào các hoạt động hiệu qủa và phù hợp.
Kế hoạch thay thế cho sự hoạt động manh mún, kế hoạch không được
phối hợp bằng sự nỗ lực có định hướng chung, thay thế những phương án xét
vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ lưỡng. Đặc biệt ở phạm vi cơ
sở sản xuất tác dụng của việc lập kế hoạch càng rõ nét. Không một ai đã từng
ngắm nhìn bộ phận lắp ráp ô tô trong một nhà máy lớn mà lại không có ấn
tượng về cách thức mà các biện pháp khác nhau được hình thành từ các dây
chuyền ghép nối với nhau. Từ hệ thống băng tải chính hình thành ra thân xe và
các bộ phận khác nhau được hình thành từ các dây chuyền khác. Động cơ, bộ
truyền lực và các phụ kiện được đặt vào chỗ một cách chính xác, đúng vào thời
điểm đã định. Quá trình này đòi hỏi phải có một kế hoạch sâu rộng và chi ly mà
nếu thiếu chúng việc sản xuất ô tô sẽ rối loạn và tốn kém quá mức.
*Lập kế hoạch thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác
kiểm tra.
Một tổ chức không có kế hoạch giống như một khúc gỗ trôi nổi trên dòng
sông thời gian. Nếu một tổ chức không rõ là phải đạt tới cái gì và đạt tới bằng
cách nào thì đương nhiên là không thể xác định được liệu nó có thực hiện được
mục tiêu hay chưa và cũng không thể thực hiện được những biện pháp điều
chỉnh kịp thời khi có nhiều lệch lạc xảy ra. Vì vậy, không có kế hoạch thì cũng
không có cả kiểm tra.
Như vậy, vai trò của lập kế hoạch là rất quan trọng. Bất kỳ một tổ chức
hay cá nhân nào nếu không lập kế hoạch cho cá nhân hay tổ chức mình thì khó
có thể đi tới mục tiêu một cách có hiệu quả cao. Điều này cũng được thực tiễn
3. Hệ thống kế hoạch trong các doanh nghiệp
Có rất nhiều tiêu thức để phân chia kế hoạch ra làm nhiều loại kế hoạch
khác nhau.
3.1. Theo mức độ tổng quát
Được thể hiện trong sơ đồ sau:
Đường lối – Sứ mệnh
Sơ đồ 1: Sơ đồ các cấp độ kế hoạch
3.1.1. Sứ mệnh
Là bức thông điệp thể hiện lý do tồn tại của tổ chức, nó trả lời cho câu
hỏi: tổ chức tồn tại vì mục đích gì? Sứ mệnh bao gồm:
- Sứ mệnh được công bố: thông báo cho mọi người một cách công khai, thông
qua thị trường để doanh nghiệp đạt được mục tiêu, nó được thể hiện thông
qua các khẩu hiệu, các triết lý kinh doanh ngắn gọn:
- Sứ mệnh không được công bố: thể hiện lợi ích tối cao của doanh nghiệp.
Xu hướng chung ngày nay là cố gắng làm cho hai loại sứ mệnh này xích lại
gần nhau. Sứ mệnh là cơ sở đầu tiên để xác định mục tiêu chiến lược của hệ
thống và nó cũng là cơ sở để xác định phương thức hành động cơ bản của tổ
chức.
3.1.2. Kế hoạch chiến lược
Là kế hoạch ở cấp độ toàn bộ doanh nghiệp, thiết lập nên những mục
tiêu chung của doanh nghiệp và vị trí của nó đối với môi trường. Nó do các nhà
Các kế hoạch tác nghiệp
Xây dựng một lần, sử
dụng nhiều lần
- Chính sách
- Thủ tục
- Quy tắc
Xây dựng một lần, sử
Chính sách đưa ra những phạm vi hay những giới hạn cho phép mà các quyết
định có thể dao động trong đó. Ví dụ: Chính sách “mức lương hấp dẫn có nhiều
cơ hội để phát triển tài năng”, chính sách: “khuyến khích mọi thành viên trong
tổ chức đóng góp những ý kiến về mọi lĩnh vực cho ban quản trị” sẽ cho phép
những tiềm năng sáng tạo của các nhân viên được bộc lộ, nâng cao tinh thần
trách nhiệm của họ. Và vì thế, những khiếm khuyết của tổ chức có thể được
phát hiện kịp thời…
Chính sách có tác dụng làm giảm sự giám sát chặt chẽ, chúng cũng là
những bước thông điệp về những giá trị trong một tổ chức. Những chính sách
thông thoáng là bức thông điệp cho thấy sự tin tưởng lẫn nhau giữa các thành
viên và đòi hỏi họ tham gia vào quá trình quản trị. Ngược lại, chính sách chặt
chẽ để ít khe hở cho sự sáng tạo khi ra quyết định, là bức thông điệp về sự tin
tưởng không cao. Chúng làm giảm sự mềm dẻo của cả tổ chức và cá nhân.
(2) Các thủ tục: là những kế hoạch thiết lập phương pháp điều hành cụ thể,
trong những tình huống cụ thể ở từng bộ phận của doanh nghiệp. Các thủ tục
bao gồm một chuỗi những hoạt động cần thiết theo thứ tự thời gian. Thông
thường, thủ tục cho biết các bước thứ tự để tiến hành những công việc cụ thể
nào đó như thủ tục tuyển nhân viên mới của một công ty, thủ tục nhận trả tiền
bằng check của một cửa hàng…
(3)Các quy tắc: các quy tắc giải thích rõ những hành động được phép hoặc
không được phép. Các quy tắc gắn liền với các thủ tục theo nghĩa chúng hướng
dẫn hành động mà không ấn định trình tự thời gian.
Chính sách, thủ tục, quy tắc là những công cụ hỗ trợ cho việc phối hợp và
chỉ đạo các thành viên trong tổ chức.
3.2. Theo thời gian
*Kế hoạch dài hạn: là kế hoạch kéo dà hơn 5 năm nhằm xác định các lĩnh vực
hoạt động mà tổ chức sẽ tham gia, xác định các mục tiêu chính sách, giải pháp
dài hạn về tài chính, đầu tư, nghiên cứu phát triển, con người… do cấp quản lý
cấp cao lập, mang tính tập trung cao và linh hoạt.
* Kế hoạch trung hạn: thường từ 2 đến 3 năm nhằm phác thảo các chính sách,
tuy vậy, kế hoạch chiến lược nhấn mạnh bức tranh tổng thể và dài hạn hơn
trong khi kế hoạch tác nghiệp phần lớn là những kế hoạch ngắn hạn.
4. Những yếu tố biến đổi trong lập kế hoạch
4.1. Cấp quản lý
Lập kế hoạch có nhiều loại như vậy nhưng không phải bất kỳ một doanh
nghiệp, một tổ chức nào cũng đều lập tất cả các loại kế hoạch. Điều này nó còn
phụ thuộc vào một số yếu tố, được thể hiện trong sơ đồ 2:
Những người quản trị cấp cao
quan
Những nh quà ản trị cấp trung
Những nh quà ản trị cấp thấp
Lập kế hoạch chiến lược
Lập kế hoạch tác nghiệp
Sơ đồ đã minh hoạ mối quan hệ giữa cấp quản lý trong một doanh
nghiệp với các loại kế hoạch được lập ra. Cấp quản lý càng cao thì việc lập kế
hoạch càng mang tính chiến lược. Kế hoạch tác nghiệp chiếm ưu thế trong
công tác lập kế hoạch của các nhà quản lý cấp trung và cấp thấp, trong khi
những nỗ lực lập kế hoạch của những người quản lý cấp cao ở các doanh
nghiệp lớn chủ yếu mang tính chiến lược. Trong các doanh nghiệp nhỏ, người
chủ sở hữu vừa là người quản trị thường kiêm cả hai.
4.2. Chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp
hình tăng chín suy
kết quả thành trưởng muồi thoái
kinh doanh
Thời gian
Sơ đồ 3: Các kế hoạch với chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp
Có 4 giai đoạn trong chu kỳ sống và chu kỳ kinh doanh mà doanh nghiệp
trải qua là hình thành, tăng trưởng, chín muồi và suy thoái. Việc lập kế hoạch
không đồng nhất qua các giai đoạn như được thể hiện trong sơ đồ 3. Độ dài và
tính cụ thể của các kế hoạch là khác nhau qua các giai đoạn khác nhau.
Công tác nghiên cứu v dà ự báo
Xác định mục tiêu kế hoạch
Phát triển các tiền đề
Xác định các phương án
Lựa chọn phương án tối ưu
Quyết định v thà ể chế hoá kế hoạch
Sơ đồ 5: Quá trình lập kế hoạch
Việc nghiên cứu về quá trình lập kế hoạch là một vấn đề hết sức quan
trọng vì từ quá trình này giúp cho các nhà quản lý trong mọi lĩnh vực từ một
công việc vĩ mô như xây dựng một nhà máy hay tiếp đó là những công việc ở
tầm vĩ mô như việc phát triển sản xuất kinh doanh ở các doanh nghiệp thì đều
phải lập một kế hoạch cho quá trình sản xuất đó. Vì những kế hoạch nhỏ
thường đơn giản hơn những kế hoạch lớn nhưng không vì thế mà các nhà
quản lý bỏ quên hay không lập kế hoạch cho quá trình thực thi công việc nhỏ.
Nếu một nhà quản lý nào không thực thi theo phương pháp này thì khi
tiến hành công việc có phát sinh những biến cố xảy ra sẽ rất khó giải quyết vì
không có kế hoạch dự kiến trước. Điều rõ ràng là một người lãnh đạo sáng
suốt sẽ không dùng khoảng thời gian 100USD chỉ ra một quyết định trị giá 50
xu. Nhưng điều này sẽ làm ra giật mình khi thấy khoảng thời gian đáng giá 50
xu lại được dùng để làm ra một quyết định liên quan đến hàng triệu USD.
1.Khẳng định kế hoạch bậc cao hơn
Khi lập bất cứ một kế hoạch nào cũng cần phải khẳng định kế hoạch bậc
cao hơn. Kế hoạch hàng năm có kế hoạch bậc cao hơn là kế hoạch trung bạ (2-
3 năm) và kế hoạch chiến lược. Mục đích của việc khẳng định này là để bảo
Copyright: Tài liệu đại học ©