QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐỐI VỚI MỘT SỐ
KHOẢN MỤC.
1. kiểm soát nội bộ đối với khoản mục vốn bằng tiền.
Vốn bằng tiền tại tổng công ty bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ có tại két
của tổng công ty, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển.
Vốn bằng tiền là khoản mục có ảnh hưởng và chịu ảnh hưởng đến nhiều
khoản mục khác như doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác
trong doanh nghiệp. Đồng thời đây cũng là khoản mục thường xuyên xảy ra
các gian lận và sai sót. Do nắm bắt được khả năng xảy ra các sai phạm đối với
khoản mục này nên tổng công ty luôn coi trọng công tác kiểm soát đối với
khoản mục này, đặc biệt là trong công tác kế toán.
Nhìn chung, ở tổng công ty công tác kiểm soát đối với khoản mục vốn
bằng tiền tương đối chặt chẽ, khoản mục này được quản lý bởi đội ngũ nhân
viên kế toán có năng lực, trình độ, có tinh thần trách nhiệm và có tính liêm
chính cao trong công việc. Quá trình luân chuyển chứng từ luôn được kiểm
soát thông qua việc kiểm tra các tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ, so sánh số
liệu trên các phiếu thu, chi, giấy báo nợ, giấy báo có với các chứng từ gốc nên
việc kiểm soát đối với khoản mục này diễn ra thường xuyên. Mặt khác, các
nghiệp vụ về quỹ luôn được áp dụng triệt để nguyên tắc phê chuẩn uỷ quyền,
nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
1.1. Kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền.
Do là một tổng công ty lớn với nhiều đơn vị thành viên do đó nguồn tiền
thu tiền của tổng công ty chủ yếu là từ các đơn vị thành viên gửi lên và chủ yếu
được thực hiện qua ngân hàng. Nghiệp vụ này được kiểm soát bằng các động
tác tự động trong quá trình lập và luân chuyển chứng từ, đặc biệt là việc kiểm
tra của kế toán trưởng trong việc ghi sổ nhật ký thu, sổ quỹ.
Khi nghiệp vụ thu tiền phát sinh thì chứng từ gốc luôn được kiểm tra và
việc lập phiếu thu được thực hiện dựa trên các chứng từ gốc này.
Các phiếu thu được đánh số liên tục và tính liên tục này được kiểm tra
một cách kỹ lưỡng nhằm tránh tình trạng gian lận.
Các nghiệp vụ thu tiền được ghi vào sổ chi tiết và sổ tổng hợp một cách

Các chứng từ đượcđánh số liên tục nhằm tránh gian lận phát sinh.
Các nghiệp vụ chi thường được thanh toán qua ngân hàng. Khi nghiệp vụ
phát sinh, người có nhu cầu chi viết giấy đề nghi cắt séc nêu rõ lý do cắt séc có
đầy đủ chữ ký của phụ trách bộ phận, giấy đề nghi cắt séc được chuyển cho kế
toán trưởng và tổng giám đốc ký duyệt và chỉ khi thấy thực sự có nhu cầu chi
và số tiền phù hợp với nhu cầu thì kế toán trưởng và tổng giám đốc mới ký vào
chứng từ. Các nghiệp vụ này được kế toán đối chiếu hàng tháng với ngân hàng.
Thủ tục chi quỹ và luân chuyển chứng từ.
Ngươì có nhu cầu chi
Kế toán VBT
TGĐ
Kế toán trưởng
Thủ quỹ
Kế toán VBT
Nghiệp vụ thu tiền
Lập phiếu chi
Duyệt phiếu chi
Chi tiền tại quỹ
Phân loại và ghi sổ
Lưu trữ bảo quản chứng từ
Như vậy mọi nghiệp vụ chi đều được phê chuẩn hợp lý và chứng từ chi
được kiểm tra trong suốt quá trình luân chuyển, hạn chế sai sót phát sinh.
1.3. Công tác bảo quản, quản lý và kiểm kê tiền.
Tiền mặt tại tổng công ty được bảo quản tập trung tại quỹ của tổng
công ty. Tổng công ty có một ket duy nhất và được đặt tại một phòng riêng và
được quản lý bởi thủ quỹ.
Việc thu, chi được thực hiện tại tổng công ty. Khi thu hoặc chi tiền, người
nộp tiền hoặc người có nhu cầu chi tiền phải xuất trình đầy đủ giấy tờ cần
thiết cho thủ quỹ, sau khi kiểm tra song thủ quỹ mới thực hiện việc thu, chi.
Định kỳ công tác kiểm kê được thực hiện để đối chiếu với sổ sách, đánh giá

phê duyệt việc đầu tư, mua sắm này.
Hội đồng quản trị sau khi xem xet nhu cầu của tổng công ty, nếu đồng ý,
chủ tịch hội đồng quản trị ra quyết định phê duyệt kế hoạch.
Sau khi có quyết định của tổng công ty, việc đầu tư, mua sắm được giao cho
phòng đầu tư xây dựng. Phòng này sẽ thực hiện công việc mua sắm.
Các tàI sản mua về sẽ được phòng kỹ thuật kiểm tra các thông số kỹ thuật sau
đó mới bàn giao cho bộ phận sử dụng.
Quy trình mua sắm, đầu tư tài sản cố định và luân chuyển chứng tư.
2.2. Kiểm soát nội bộ trong công tác thanh lý, nhượng bán tài sản cố định.Phòng
đầu tư xây dựng
Chủ tịch hội đồng quản trị
Phòng đầu tư xây dựng
Chủ tịch hội đồng quản trị
Kế toán TSCĐ
Lập tờ trình
Quyết định của TGĐ
Mua sắm bàn giao
Quyết định tăng tài sản
Ghi sổ
Lưu trữ bảo quản chứng từ
Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, các đơn
vị thành viên lập tờ trình xin thanh lý gửi lên tổng giám đốc tổng công ty, sau
khi tổng giám xem xét và ký duyệt sẽ gủi lên chủ tịch hội đồng quản trị.
Sau khi được chấp nhận cho thanh lý, tổng công ty sẽ thành lập hội đồng thanh
lý tài sản cố định. Hội đồng thanh lý sau khi thực hiện việc thanh lý lập biên
bản thanh lý tài sản cố định có tổng giám đốc và kế toán trưởng ký. Sau khi
việc thanh lý được hoàn tất thì tổng công ty sẽ có công văn gửi hội đồng quản
trị quyết định giảm tài sản cố định.
Sau khi nhận được quyết định giảm tài sản cố định của hội đồng quản trị thì
toàn bộ chứng từ thanh lý, nhượng bán sẽ được chuyển cho phòng kế toán để

hệ thống kiểm soát nội bộ vẫn còn thiếu một số yếu tố căn bản song công
tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại tổng công ty cũng đã đạt được một số
mục tiêu mà cơ bản là bảo vệ tài sản của đơn vị do:
- Ban tổng giám đốc tổng công ty đặc biệt là tổng giám đốc đã thực sự có
những phẩm chất cần thiết của một nhà quản lý, đó là đạo đức cá nhân,
năng lực tổ chức và khả năng chuyên môn. Tổng giám đốc năng động
quyết đoán, liem chính và coi công tác kiểm tra, kiểm soát như là một
nhân tố ảnh hưởng quan trọng của tổng công ty và luôn khuyến khích
các hoạt động này.
- Tổng công ty có một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ, có trách
nhiệm trong công việc, có phẩm chất đạo đức và liêm chính, có năng lực
thực sự. Đặc biệt là đội ngũ nhân viên kế toán, họ có trình độ nghiệp vụ
và luôn coi trọng đạo đức nghề nghiệp.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của tổng công ty khá hợp lý, phù hợp với
quy mô của tổng công ty, các bộ phận được phân cấp và phân công rõ
ràng, mỗi phòng ban đều có nhiệm vụ kiểm soát các hoạt động liên quan
đến lĩnh vực mình phụ trách.
- Công tác kế hoạch được thực hiện chặt chẽ, cả kế hoạch tổng thể và kế
hoạch riêng cho từng lĩnh vực, từng bộ phận, từng khâu thu thập thông
tin để đưa ra kế hoạch đến khâu kiểm soát thực hiện kế hoạch, các dự
toán được lập theo đúng quy định của nhà nước.
- Chính sách nhân sự đã thực sự lôi kéo được cán bộ công nhân viên trong
tổng công ty tự giác và nhiệt tình trong công việc, phát huy được khả
năng của nhân viên, tạo điều kiện thuận lợi cho họ làm việc và huy động
được họ vào quá trình kiểm soát.
- Công tác kế toán ở tổng công ty được tổ chức gọn nhẹ, do áp dụng kế
toán máy nên đã giải phóng được lao động kế toán khỏi công việc ghi
chép nhan chán do vậy công tác kế toán đạt hiệu quả cao, đảm bảo cung
cấp thông tin kịp thời cho tổng giám đốc và những đối tượng cần thông
tin khác. Các nghiệp vụ kế toán được tổ chức chặt chẽ nên công tác kiểm