THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI
CÔNG TY TNHH BÁN LẺ FPT
3.1. Kế toán quá trình mua hàng
3.1.1. Phương thức mua hàng
Hàng hoá được mua vào dưới hình thức mua lẻ, được thực hiện theo
nhiều hình thức: đặt hàng qua mail cho PM (có thể gọi điện thoại trước), đặt
hàng trực tiếp với nhà phân phối, mua trực tiếp từ nhà phân phối.
Quy trình mua hàng được thực hiện qua các bước như sau:
- Xác định nhu cầu mua hàng và lập kế hoạch mua hàng
- Xem xét và phê duyệt kế hoach mua hàng
- Tìm kiếm, đánh giá lựa chọn nhà phân phối
- Ký kết hợp đồng
- Đặt hàng
- Nhận và kiểm tra hàng hoá
- Thanh toán đơn hàng
Số tiền hàng mua được thanh toán trên cơ sở hoá đơn và hợp đồng ký kết bằng
cách : trả chậm, trả trước ( tạm ứng, đặt cọc… ), trả ngay hoặc bù trừ. Mỗi
một phương thức mua hàng đều liên quan tới những thoả thuận về địa điểm,
cách thức, trách nhiệm giao nhận hàng và thanh toán chi trả tiền hàng cũng
như các chi phí khác liên quan.
Do hàng hoá đều là mua ngoài, vì vậy giá nhập kho là giá thực tế của
hàng hoá mua vào:
Giá trị
hàng
mua vào
=
Giá mua ghi trên
hóa đơn (chưa
bao gồm VAT)
+
CP thu

đốc kinh doanh sẽ xem xét kế hoạch mua hàng. Sau khi được tổng giám đốc
phê duyệt sẽ tiến hành mua hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh.
Khi mua hàng kế toán nhận hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho để làm cơ
sở nhập số liệu vào máy về số hàng nhập kho.
Ví dụ : Ngày 4/5/2009, công ty nhận một nghiệp vụ mua hàng. Việc nhập đơn
hàng vào máy được thực hiện như sau :
Đường dẫn: Purchasing -> Purchase Orders ->Purchase Orders
Nhập thông tin chung :
PO,Rev = 006659- 040509
Supplier[Select] = Công ty TNHH Phân phối FPT
Site[Select]= PT NOI BO
Ship-To[Select] = FRT HN
Bill-To[Select] = FRT HN
Currency :VNĐ (mặc định)
Nhập thông tin chi tiết
Item[Select]
Type= Goods
Quantity ( số lượng )
Price ( giá )
Save
Để theo dõi hàng hoá :
Đường dẫn : Chọn GL Report  GL 0201  sổ chi tiết TK  TK 156
Biểu số 1.8
Tập đoàn FPT
Công ty TNHH Bán lẻ FPT
SỔ CHI TIẾT
Tài khoản : 1561
Mã tài khoản
Dư đầu kỳ
Ngày

1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18668706 18668706 VND 1
Xuất hàng theo SO số 12851 -
45
TH
0 0 0
16.599.44
0
1561000000 55.106.081.692 50.647.271.793 1/3/2008 1/3/2008 18667923 18667923 VND 1
Xuất hàng theo SO số 12848 -
45TH 0 0 0
14.427.51
0
3. C ộng ph át sinh 8.411.189.990
9.044.564.
768
Tháng 3 n ăm 2008
3.2. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá
3.2.1. Phương thức tiêu thụ và thanh toán áp dụng tại công ty
Công ty bán hàng dưới 2 hình thức : bán hàng tại Store và bán hàng liên
Store.
Bán hàng tại Store là hình thức bán hàng trực tiếp ngay tại cửa hàng ( Shop ).
Nhân viên bán hàng Giới thiệu khách hàng về thông tin sản phẩm, chương
trình khuyến mại (nếu có). Khi khách hàng đồng ý mua sản phẩm. Nhân viên
bán hàng xác nhận thông tin giao dịch với khách hàng. Nhân viên bán hàng
thu tiền và chuyển cho kế toán.
Bán hàng liên Store : Trường hợp khách hàng mua hàng ở TP/Tỉnh này nhưng
muốn giao hàng (tặng) cho một người khác ở TP/Tỉnh khác. Nhân viên bán
hàng (bên bán) sẽ xác định nhu cầu khách hàng về sản phẩm, thông tin người
nhận hàng (Tên, địa chỉ, Tel…) và kiểm tra khả năng đáp ứng tại nơi giao
hàng (Sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng). Sau đó, nhân viên bán hàng

- Bảng kê hàng hoá bán ra
- Phiếu xuất kho
- Giấy đề nghị xuất hàng
Đầu ra của quá trình bán hàng là hóa đơn GTGT, được thực hiện bởi kế toán
bán hàng.
Ví dụ : Ngày 29 tháng 12 năm 2008 công ty có nghiệp vụ bán hàng tại
showroom của công ty, quy trình bán hàng được thực hiên như sau :
- Nhân viên bán hàng đón tiếp khách hàng và giới thiệu 1 số các chủng loại
của mặt hàng khách hàng đó muốn mua, giới thiệu giá cả sau đó thống nhất
về giá cả sản phẩm cho khách
- Ký kết các văn bản cần thiết, đầu ra của quá trình này là hợp đồng bán
hàng và các chứng từ khác (nếu có)
- Tìm kiếm các thông tin khách hàng trên hệ thống để kiểm tra xem đã có mã
khách hàng này chưa, sau đó thông tin về khách hang sẽ được tự động lưu
trên hệ thống.
- Nhập các thông tin cần thiết như: ngày đặt hàng, tên khách hàng, phương
thức thanh toán, bảng giá mặt hàng...
- Nhân viên bán hàng thực hiện kiểm tra lượng hàng tồn kho
- Nhân viên bán hàng thực hiện ghi nhận đơn hàng sau đó chuyển sang kế
toán bán hàng
Kế toán bán hàng thực hiện các công việc sau:
- Ghi nhận đơn hàng do nhân viên bán hàng đem tới, các thủ tục như sau:
- Đường dẫn: Orders, Returns> Sales order
[Tab] Main
Customer(khách hàng), khách lẻ Laptop 45 Thái Hà, sau đó hệ thống sẽ tự
cập nhật :
Order type ( kiểu bán hàng ) - < 15.1.1.1.5014.19011101.1101 >

Price List( bảng giá) - < Bảng giá FRTHN - VND >


hàng) 0114300000– kho hàng bán 45 Thái Hà.
Sau đó, thực hiện thao tác chọn vị trí kho hàng và in hóa đơn
[Tab] Order Information
[Button] Acction
Chọn Reservation
Sub Inventory: 0114300000
Locator : 941
Reservation Qty: <1>
[Button] Print : Để in hóa đơn
* Bán Hàng trực tuyến trên qua trang Web của công ty
- Khách hàng truy cập vào trang web có địa chỉ : http://www.vimua.com tham
khảo về mặt hàng và giá cả của sản phẩm cần mua.
- Khách hàng xem tên sản phẩm cần mua sau đó click vào sản phẩm trên màn
hình để xem đầy đủ tính năng và giá cả cũng như khuyến mại cho sản phẩm
đó hoặc có thể dùng tính năng tìm kiếm để tìm nhanh sản phẩm mình cần mua
chính xác.
- Nếu khách hàng quyết định mua sản phẩm đó thì sẽ click vào phần “ mua
ngay ” sản phẩm đó trên trang web, bên cạnh cửa sổ màn hình đang có hình
ảnh về sản phẩm.
- Mặc cả trực tuyến với các tư vấn viên ( nhân viên bán hàng online ) của công
ty qua cửa sổ chat tại trang web.