Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
THC TRNG V CễNG TC VN PHềNG TI CễNG TY TNHH MTV
TNG CễNG TY CNTT NAM TRIU
2.1. Tng quan v Tng cụng ty CNTT Nam Triu
2.1.1. Gii thiu chung
Tng cụng ty CNTT Nam Triu (Tng cụng ty VINASHIN Nam Triu) l
doanh nghip Nh nc do Tp on CNTT Vit Nam (Tp on kinh t
VINASHIN) u t 100% vn iu l. Tng cụng ty c thnh lp theo Quyt
nh s 1061/Q-CT ngy 18 thỏng 04 nm 2007 ca Ch tch HQT Tp on
CNTT Vit Nam trờn c s t chc li, chuyn i t Cụng ty CNTT Nam Triu.
- Tờn ting Vit: Tng cụng ty CNTT Nam Triu.
- Tờn giao dch quc t: Nam Trieu Shipbuilding Industry Corporation.
- Tờn vit tt: Nasico.
- Tr s chớnh: thụn Nghi, xó Tam Hng, huyn Thu Nguyờn, TP Hi Phũng.
- S in thoi: 031.3775533.
- Fax: 031.3875135.
- Email:
- Website: http:// www.nasico.com.vn
2.1.2. Quỏ trỡnh hỡnh thnh v phỏt trin
Ngy 01/01/1966 Cụng trng úng thuyn bin - tin thõn ca Cụng ty
CNTT Nam Triu ra i. Qua nhiu ln i tờn; b sung thờm nhiu chc nng,
nhim v mi, n nay Cụng ty CNTT Nam Triu ó tr thnh mt trong nhng
n v hng u ca ngnh Cụng nghip tu thu Vit Nam.
Lch s 43 nm phỏt trin ca Cụng ty c chia lm 3 giai on:
Thi k 1: 1966-1975
Trong bi cnh cuc chin tranh phỏ hoi ca M ngy cng m rng v ỏc
lit Cụng trng úng thuyn bin - tin thõn ca Cụng ty CNTT Nam Triu ngy
nay - ra i vi nhim v tip nhn tu ỏnh cỏ ca B Thu sn sa cha v
hoỏn ci thnh tu vn ti, lp mỏy v sa cha cỏc loi tu núi trờn.
n thỏng 11/1966 Cụng trng úng thuyn bin c i tờn thnh Xng

tranh trờn th trng sa cha tu bin. Cng vo thi gian ny nh mỏy ó thnh
lp vn phũng i din ti nh s 7B Hong Vn Th, Hi Phũng; sa sang h
thng giao thụng trong mt bng nh mỏy. n v ó tip nhn thờm Xớ nghip sa
cha tu bin trc thuc Cụng ty Cung ng v Dch v hng hi I - tin thõn ca
Cụng ty Sa cha tu bin Nam Triu.V cng t ú nh mỏy c b sung mt
s cỏn b ch cht cú nhiu kinh nghim v nng lc iu hnh.
Thi k 3: t 1996 n nay
Ngy 01/10/1996 Cụng ty CNTT Nam Triu chớnh thc tr thnh thnh viờn
ca Tng cụng ty Cụng nghip tu thu Vit Nam.
Cụng ty CNTT Nam Triu ó u t ỳng hng cho c s h tng, trang
thit b mỏy múc mi, ng b phc v tt cho vic thi cụng úng mi cỏc tu
cú trng ti ln. i ng cỏn b k thut v cụng nhõn cụng ty ó tng bc
trng thnh vt bc. V th v uy tớn ca Cụng ty ngy cng c khng nh
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
22
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
trờn trng quc t. Cụng ty tip tc ký thờm nhiu hp ng úng tu mi cho
Cng ho liờn bang c, H Lan v thc hin cỏc d ỏn úng tu xut khu.
Vi hng i chin lc bn vng t u t chiu sõu i mi thit b, cụng
ngh n phỏt trin ngun nhõn lc, trỡnh sn xut ca Cụng ty CNTT Nam
Triu ó thay i v cht, to ra nhiu dũng sn phm cht lng cao. Khụng ch
dng li ú Cụng ty CNTT Nam Triu ó khụng ngng i lờn trong vic tỡm
kim bn hng, xng ỏng l mt trong nhng con chim u n ca Vinashin. ú
l vic ký c hp ng úng mi seri tu 700 TEU cho Cng ho Liờn bang
c v seri tu 56200 DWT cho Nht.
Trong nhng nm gn õy, phc v cho vic m rng v phỏt trin sn
xut Cụng ty ó tuyn dng mi hng nghỡn cụng nhõn vo lm vic. Ngun lc
con ngi thng xuyờn c bi dng v nõng cao ó giỳp cho Cụng ty trong

Tu ch s lan Lash.
Tu ch container n 3.000 TEU.
Tu ch ụ tụ cú sc cha n 6.900 chic.
Kho ni cha xut du 150.000 tn.
Cỏc loi v tu phi kim loi.
Cỏc sn phm c khớ khỏc v vt liu úng tu
Sn xut que hn, vt liu hn, thộp tm úng tu thụng dng, lp rỏp v sn
xut ng c diesel, ch to thit b nõng, mỏy cụng c phc v cho ngnh cụng
nghip tu thu.
o to v xut khu lao ng
Sn phm sa cha
Sa cha, hoỏn ci cỏc loi tu cú trng ti n 150.000 tn.
Cỏc loi tu hng n 5.000 DWT.
Cỏc loi tu kộo y ven bin.
Tu khỏch chy sụng, ven bin.
T vn cỏc cụng trỡnh xõy dng
tu, trin tu v tu n 50.000 tn.
Cu tu, cng sụng v cng bin.
Nh xng v cỏc nh mỏy úng tu v cỏc ngnh cụng nghip khỏc.
Nh cao tng, khỏch sn.
Sn phm vn ti sụng v bin
Hng ri, hng bỏch húa, container.
Cỏc dch v vn ti a phng thc, dch v hng hi, dch v thuyn bin.
2.2. C cu t chc ca Tng cụng ty CNTT Nam Triu
2.2.1. S c cu t chc
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
4
4
Tổng Giám đốc

ca Tng cụng ty, m bo thi cụng ỳng tin , cht lng v t hiu qu cao nht.
- Kim soỏt hot ng ỏnh giỏ ni b.
- Theo dừi vic thc hin cỏc hot ng khc phc phũng nga ci tin cho
Tng cụng ty.
- Phờ duyt cỏc bin phỏp t chc thi cụng, bin phỏp an ton thuc lnh vc
c phõn cụng.
* Phú Tng giỏm c kinh doanh
- Chu trỏch nhim trc Tng giỏm c v ch o, iu hnh cụng tỏc k
hoch v th trng; ch o iu hnh lnh vc xut nhp khu vt t, thit b phc
v sn xut.
- Chu trỏch nhim trc Tng giỏm c trong vic tỡm i tỏc liờn doanh liờn
kt, theo dừi, ch o, kim tra hot ng ca liờn doanh, liờn kt ny.
* Phú Tng giỏm c k thut
- Chu trỏch nhim trc Tng giỏm c v ch o iu hnh cụng tỏc qun
lý k thut, qun lý cht lng sn phm ca cụng ty.
- Phờ duyt cỏc quy trỡnh thit k cụng ngh, thit k hon cụng v cỏc bin
phỏp t chc thi cụng thuc lnh vc c phõn cụng.
- Chu trỏch nhim trc Tng giỏm c v cụng tỏc qun lý v u t mi
trang thit b mỏy múc ni b, cụng tỏc nghiờn cu khoa hc k thut, ng dng
thit b, cụng ngh hin i tiờn tin vo sn xut.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
6
6
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Chu trỏch nhim v vic giỏm sỏt cụng tỏc xõy dng c bn, cụng tỏc o
to, bi dng nõng cao trỡnh cho i ng cụng nhõn k thut.
* Phú Tng giỏm c ni chớnh

tr cụng n theo ỳng quy nh.
* Phũng T chc - Tin lng
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
7
7
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Chc nng: Tham mu cho Tng giỏm c Tng cụng ty trong lnh vc: t
chc, tin lng, nhõn s, o to, bi dng v thc hin chớnh sỏch i vi
CBCNV.
- Nhim v: Phũng T chc - Tin lng cú cỏc nhim v sau:
V cụng tỏc t chc:
+ Tham mu cho lónh o Tng cụng ty xõy dng c cu t chc b mỏy sn
xut kinh doanh, chc nng, nhim v, mi quan h lm vic ca cỏc n v trong
Tng cụng ty v cỏc n v thnh viờn.
+ Tham mu cho lónh o Tng cụng ty tin hnh phõn cp, phõn cụng qun
lý t chc, lao ng v o to CBCNV.
+ Xõy dng iu l, quy ch t chc hot ng ca Tng cụng ty.
V cụng tỏc tin lng:
+ Xõy dng k hoch lao ng tin lng hng nm trỡnh Tng giỏm c
Cụng ty phờ duyt v t chc thc hin.
+ T chc xõy dng nh mc lao ng tng hp trỡnh Tng cụng ty duyt v
cụng b nh mc lao ng chi tit.
+
Tham mu v quy ch phõn phi thu nhp, m bo ỳng chớnh sỏch tin lng.
V cụng tỏc qun lý nhõn s v o to:
+ Xõy dng, quy hoch k hoch tip nhn, o to, bi dng cỏn b, cụng
nhõn trong ton Tng cụng ty.

+ Kim tra, giỏm sỏt tt c cỏc khõu ca quỏ trỡnh sn xut, th nghim.
Nghim thu cht lng sn phm v hon thnh cỏc h s k thut bn giao sn phm.
+ Thc hin vic kim tra quỏ trỡnh hot ng ca sn phm trong thi gian
bo hnh, ra cỏc bin phỏp khc phc s c.
* Phũng iu sn xut
- Chc nng
Tham mu cho Tng giỏm c Tng cụng ty v cụng tỏc t chc sn xut.
- Nhim v:
+ Lp k hoch, phng ỏn thi cụng v tin thi cụng cho tng sn phm
trờn c s hp ng kinh t, hng mc ban u v cỏc quy trỡnh cụng ngh do
Phũng Thit k cụng ngh lp.
+ Trc tip t chc, iu hnh hot ng ca tt c cỏc b phn trong quỏ
trỡnh thi cụng. Hng dn v kim soỏt cỏc quy trỡnh k thut, quy trỡnh cụng
ngh; xut kp thi cỏc vng mc phỏt sinh Tng giỏm c gii quyt.
+ Trc tip iu ng cỏc phng tin, mỏy múc, thit b phc v cho thi
cụng sn phm.
* Phũng Vt t
- Chc nng: Tham mu cho Tng giỏm c Tng cụng ty v cụng tỏc qun
lý, mua v bỏn vt t, thit b mỏy múc.
- Nhim v
+ Xõy dng, trỡnh Tng giỏm c duyt k hoch cung ng vt t, chng loi
vt t, ngun cung cp v giỏ mua.
+ T chc nhp kho, bo qun v cp phỏt cho cỏc n v s dng.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
9
9
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu

- Chc nng: Tham mu cho Tng giỏm c trong lnh vc bo v quõn s v
phũng chng chỏy n.
- Nhim v
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
10
10
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
+ m bo an ninh trt t 24/24 h trờn a bn Tng cụng ty.
+ m bo an ton phũng chng chỏy n trờn a bn Tng cụng ty.
+ Tham gia hun luyn quõn d b a phng v thc hin s iu ng khi
cú yờu cu ca c quan quõn s Huyn.
* Phũng Thi ua - Vn th
- Chc nng: l n v chuyờn mụn thuc Tng cụng ty cú chc nng tham
mu giỳp Tng giỏm c t chc thc hin cụng tỏc thi ua, khen thng, phong
tro vn ngh, th dc th thao trong ton Tng cụng ty, khai thỏc, duy trỡ, nõng
cao i sng vn hoỏ tinh thn cho CB-CNV.
- Nhim v:
+ Tham mu giỳp Tng giỏm c c th hoỏ cỏc ch trng, chớnh sỏch ca
ng, phỏp lut ca nh nc v cụng tỏc thi ua khen thng trong ton Tng
cụng ty.
+ Thc hin nhim v thng trc Hi ng thi ua - Khen thng ca Tng
cụng ty.
+ Xõy dng chng trỡnh, k hoch, ni dung thi ua khen thng cho tng
thi k v tng lnh vc.
* Ban thi cụng d ỏn
- Chc nng
+ L c quan u mi ch huy - quan h - trao i thụng tin v bỏo cỏo ton b

* Phũng Thớ nghim
- Chc nng: Tham mu cho Tng giỏm c v cụng tỏc thớ nghim, kim
nh vt liu.
- Nhim v
+ Qun lý v s dng cú hiu qu cỏc mỏy múc, thit b phc v cho cụng tỏc
th nghim.
+ Qun lý cỏc h s, ti liu cú liờn quan, gi bớ mt v cụng ngh sn xut.
+ Phõn tớch, xỏc nh cỏc ch tiờu c lý, thnh phn hoỏ hc nguyờn vt liu
trong v ngoi Tng cụng ty.
+ Nghiờn cu, ng dng cỏc tin b khoa hc k thut phc v cho cụng tỏc
thớ nghim.
* Phũng khỏm a khoa
- Tip nhn cỏc bnh nhõn l CBCNV thuc Tng cụng ty chuyn n cp
cu, khỏm cha bnh ni, ngoi trỳ; phi hp vi cỏc n v khỏc trong Tng cụng
ty khi cú yờu cu tr giỳp v y t v cỏc cụng vic khỏc thuc nhim v ca mỡnh.
- T chc khỏm cha bnh theo th y t.
- Thc hin cụng tỏc dõn s, k hoch hoỏ gia ỡnh, phũng chng dch bnh,
v sinh lao ng trong Tng cụng ty.
- T chc khỏm sc kho tuyn dng, nh k v chng nhn m au theo quy
nh ca Phỏp lut.
- Phi hp vi t chc giỏm nh y khoa xỏc nh mc thng tt, suy
gim sc kho ca ngi lao ng ca Tng cụng ty khi b tai nn lao ng hay
bnh ngh nghip
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
12
12
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu

- Tng cụng ty cú v trớ a lý thun li c v ng st, ng b v ng
thu. Hi Phũng cũn l trung tõm cụng nghip v úng tu, ch to mỏy, gia cụng
c khớ ca Quc gia v ang trờn phỏt trin mnh m. õy l mụi trng
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
13
13
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
thun li cho Tng cụng ty CNTT Nam Triu sn xut v phỏt trin theo ỳng
chc nng kinh doanh c B quy nh.
- Cựng vi s trng thnh v ln mnh ca ngnh Cụng nghip tu thu Vit
Nam, sn phm v uy tớn ca Tng cụng ty CNTT Nam Triu ngy cng c
khng nh trờn trng quc t.
- Tng cụng ty cú lc lng lao ng tr, nng ng, nhit huyt, luụn tin
tng, ng h chin lc xõy dng v phỏt trin Tng cụng ty tr thnh mt trong
nhng n v ch lc ca Tp on CNTT Vit Nam.
- K t khi c thnh lp, Tng cụng ty khụng ngng ci tin nõng cao nng
lc sn xut. Mt bng nh xng c xõy dng ngy cng khang trang, h thng
thit b cụng ngh c u t mua sm hin i, i ng k s, cụng nhõn liờn tc
c o to trong v ngoi nc tip thu khoa hc cụng ngh tiờn tin. c
bit ỏp ng nhu cu ngy cng cao ca khỏch hng, t nm 2003 Tng cụng ty
ó cho trin khai h thng Qun lý cht lng theo tiờu chun ISO 9001:2000.
2.3.2. Khú khn
- Vit Nam ó chớnh thc tr thnh thnh viờn th 150 ca T chc Thng
mi th gii WTO v l thnh viờn khụng thng trc ca Hi ng bo an Liờn
hp quc. Vic gia nhp cỏc t chc, hi nhp vo nn kinh t th gii bờn cnh
vic em li nhiu c hi mi thỡ iu ú cng gõy khụng ớt khú khn, thỏch thc
cho Tng cụng ty trong iu kin kinh doanh hin nay. Bi vỡ trc bi cnh ú

Resort, khỏch sn San Hụ bói bin Xuõn Thnh - H Tnh, khỏch sn ba sao
Qung Bỡnh.
Bờn cnh ú cụng ty cũn thc hin cỏc d ỏn thuc chng trỡnh khoa hc
cụng ngh cp nh nc nhm nõng cao t l ni a hoỏ ca ngnh, ng thi gión
tin cỏc d ỏn cũn li trờn c s m bo vic u t xõy dng hiu qu v phự
hp vi tỡnh hỡnh sn xut chung ca c nc.
2.4.2. Chin lc phỏt trin
Tng cụng ty CNTT Nam Triu s hon thnh u t v a vo hot ng tt
c cỏc d ỏn trong giai on trc; nghiờn cu kh nng u t nõng cp cho mt
s cụng ty cú tim nng nh: úng mi, sa cha tu bin ti Hi Phũng, Qung
Ninh, Nghi Sn, Vn ti bin, Cụng nghip ph tr, Cụng nghip ỳc, ch to thit
b tu thu.
Tng cụng ty CNTT Nam Triu s tin hnh nghiờn cu kh nng u t, liờn
kt sang cỏc lnh vc sn xut, kinh doanh dch v khỏc: ti chớnh, Thng mi-
Du lch - Dch v, giỏo dc o to, nuụi trng v ch bin thc phm sch.Thc
hin k hoch u t phỏt trin, m rng quy mụ, nõng cao nng lc sn xut kinh doanh.
Phn u thc hin cỏc ch tiờu k hoch sn xut kinh doanh do Tp on
giao n 2010 v 2015. Thu nhp bỡnh quõn t t 6-8 triu ng/ ngi/ thỏng.
Giỏ tr tng sn lng thc hin hng nm t 9000 t ng. S lao ng t
20.000 ngi.
2.4.3. Tỡnh hỡnh thc hin cỏc ch tiờu kinh t
Bng 2.1: Cỏc ch tiờu kinh t c bn
(Ngun: Bỏo cỏo thnh tớch nm 2008)
STT Cỏc ch tiờu VT Nm 2006 Nm 2007 Nm 2008
1 Tng giỏ tr sn lng Tr. 1.170.389 2.068.815 3.888.890
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
15
15
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n

03 vo cui thỏng 01/2009; bn giao tu 53.000T s 04 vo cui thỏng 03/2009; d
kin hon thnh a vo khai thỏc 8.000T trong quý I/2009 v trin khai úng
ni 14.000T; hon thin 2 tu ch container 700TEU s 01, 02, hn thu thnh
cụng tu 700TEU s 03; h thu kho ni cha xut du FSO5 cho Tp don Du
khớ quc gia Vit Nam vo ngy 14/01/2009 v t ky tu ch 6900 ụ tụ cho ch
tu Na Uy.
c s quan tõm, ch o ca cỏc cp lónh o, s n lc ca tp th lónh
o v ngi lao ng, Tng Cụng ty CNTT Nam Triu ó vt qua mi khú
khn, hon thnh xut sc nhim v c giao. Tng giỏ tr sn lng nm 2008
ca Tng cụng ty l 3.888.890 triu ng, t 109,8% k hoch nm do Tp on
CNTT Vit Nam giao.
Trong hai thỏng u nm 2009, Tng cụng ty t 800 t ng giỏ tr sn
lng, hng ti mc tiờu hon thnh 5.600 t ng giỏ tr sn xut trong nm
2009. Tng cụng ty tp trung vo cỏc sn phm trng im nh: kho cha xut du
trờn bin FSO5 trng ti 150.000T, cỏc tu hng 53.000T, tu ch 6.900 ụ tụ, tu
ch container, tu hng 56.000T phc v ni a v xut khu.
Cỏc n v thuc Tng cụng ty hng ng t phỏt ng phong tro sn xut,
hon thin v bn giao kho ni cha xut du trờn bin cho ch tu vo thỏng 5;
bn giao tu ch du 13.500T, tu container 700 TEU, tu ch s lan Lash vo quý
2, quý 3 nm nay. ng thi hon thin, a vo khai thỏc ni 8.000T, xung
nc tu ch ụ tụ, tu hng 53.000T s 6, tu ch container 700 TEU s 4 v tu
hng 56.000T s 1; ct tụn úng mi tu ch ụ tụ s 3, kho ni FSO6, ni
14.000T, sa cha 100 tu trong v ngoi lung.
2.5. Thc trng cụng tỏc vn phũng ti Tng cụng ty CNTT Nam Triu
2.5.1. C cu t chc b mỏy vn phũng
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
17
17
CHÁNH VĂN PHÒNG

- Gii quyt ton b cụng vic c Tng giỏm c u quyn.
* Phú chỏnh 1: Phú chỏnh vn phũng 1chu trỏch nhim qun lý:
- H thng tin hc bao gm mỏy vi tớnh v cỏc thit b liờn quan.
- H thng tng i ni b, xut cỏc bin phỏp x lý.
- H thng mỏy chiu ti cỏc phũng hp.
- H thng camera giỏm sỏt.
- Lp h s cho cỏc thit b tin hc vin thụng trong Tng cụng ty.
- Kim tra, ký cỏc biờn bn nghim thu, ký nhỏy cỏc chng t thanh quyt
toỏn liờn quan n cung cp, sa cha, lp t h thng tin hc v vin thụng.
- Chu trỏch nhim trc Ban lónh o Tng cụng ty v Chỏnh vn phũng v
cỏc cụng vic c phõn cụng.
* Phú chỏnh 2: Phú chỏnh vn phũng 2 chu trỏch nhim:
- Ký biu bỏo cỏo lao ng hng ngy.
- Ph trỏch cụng tỏc trang trớ phc v cỏc cuc hp, hi ngh
- Qun lý cỏc phũng lm vic, phũng hp, hi trng do vn phũng qun lý
(gm c ti sn).
- Ph trỏch qun lý quỏn bar, cng tin.
-
Ký nhỏy nhng chng t phc v cho phũng hp, hi trng, quỏn bar, cng tin.
- Giỳp Chỏnh vn phũng qun lý t tp v.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
19
19
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Chu trỏch nhim trc Ban lónh o Tng cụng ty v Chỏnh vn phũng v
cỏc cụng vic c phõn cụng.
* Phú chỏnh 3: Phú chỏnh vn phũng 3 chu trỏch nhim:

- Lm th tc tm ng, thanh toỏn lng cho vn phũng.
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
20
20
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
- Son tho hp ng kinh t v mt s vn bn c phõn cụng.
- Trc tng i in thoi.
* T tp v
- Lm cụng tỏc v sinh phũng lm vic, phũng hp, khu v sinh, cụng tỏc
tp v ti snh, ti cõy cnh.
- Lm th tc thanh toỏn cho cỏc phũng hp; th tc ng v chi tip khỏch ca
Tng cụng ty.
* Chuyờn viờn k thut
- Sa cha, lp mi, khc phc s c cỏc thit b ni b.
- m bo cung ng y , kp thi h thng trang thit b, mỏy múc theo
yờu cu cụng vic ca cỏc b phn v cỏc phũng ban.
- xut vi Chỏnh vn phũng gii quyt cỏc vn cú liờn quan n cụng
vic c phõn cụng.
* Nhõn viờn phc v
- Ph trỏch õm thanh hi trng, phũng hp, quỏn bar; quay phim, chp nh.
- Phõn phỏt bỏo cho cỏc n v.
- Lm cụng tỏc khỏnh tit.
- Qun lý, lu tr phim nh ca Tng cụng ty.
- Lm thờm mt s cụng vic khỏc ca vn phũng khi cn.
* T nc lc
- Lm cụng tỏc sn xut nc ung tinh khit, cung cp nc ung cho cỏc
n v.

riờng. Vic b trớ ny s to iu kin thun li khi Chỏnh vn phũng, phú chỏnh
vn phũng phi tip nhng v khỏch quan trng.
- Phú chỏnh vn phũng 1 c b trớ lm vic chung vi cỏc nhõn viờn ti dóy
nh 2 tng. Mụ hỡnh phũng lm vic chung s giỳp Phú chỏnh vn phũng kim tra,
ụn c nhõn viờn ca mỡnh, hn ch c tỡnh trng mt tp trung trong khi lm
vic ca nhõn viờn.
- Quy vn th c b trớ ngay ti ca ra vo.
- Phũng lm vic ca nhõn viờn c thit k theo mụ hỡnh phũng lm vic
chung. Cỏch b trớ ny to hiu qu lm vic theo nhúm ca nhõn viờn, c bit khi
khi lng cụng vic quỏ nhiu, cn cú s giỳp gii quyt nhanh chúng hn.
ng thi vn phũng Tng cụng ty s m bo tớnh cht liờn hon hn, lm vic s
hiu qu v khoa hc hn. Nhng cỏch b trớ vn phũng ny cng lm nhõn viờn b
phõn tỏn khi cú khỏch n phũng, nhõn viờn cú th núi chuyn riờng trong khi lm vic.
- Ni lu tr ti liu v ni lm vic ca nhõn viờn trc tng i cht hp,
thiu ỏnh sỏng. Vi c thự cụng vic l m bo h thng thụng tin liờn lc c
thụng sut trong Tng cụng ty nờn cỏch b trớ ny ó cú nh hng khụng nh ti
hiu qu lm vic ca nhõn viờn.
2.5.2.2. Trang thit b ca vn phũng
Vn phũng l mt b phn ca h thng qun lý ú cú cỏc CBNV c o
to v cỏc nghip v vn phũng; thc hin nhim v thu thp, x lý, lu tr v
truyn t thụng tin phc v cho cụng tỏc qun lý, iu hnh t chc. Chớnh vỡ vy
vic trang b thit b vn phũng l mt trong nhng yu t h tr cho vic gii
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
22
22
Mét sè gi¶i ph¸p c¬ b¶n nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng t¸c v¨n
phßng t¹i
C«ng ty TNHH MTV Tæng c«ng ty CNTT Nam TriÖu
quyết công việc được thuận lợi hơn. Máy móc, thiết bị hiện đại sẽ giúp cho năng

2.5.2.3. Mụi trng lm vic
Ban lónh o Tng cụng ty nhn thc c sc mnh tp th v con ngi l
yu t thỳc y s phỏt trin ca Tng cụng ty nờn ó to mi iu kin tt nht
CBCNV cú th lm vic t hiu qu tt cao, phỏt huy c nng lc ca mi cỏ
nhõn: trang b cỏc phn mm tiờn tin phc v cho cụng vic (phn mm Napa cho
vic thit k chnh trn tuyn hỡnh, phn mm Cadmatic phc v cho vic thit k
b trớ trang thit b tu thu); thng xuyờn c CBNV i hc tp v chuyn giao
cụng ngh cỏc nc phỏt trin; to iu kin cho cỏc k s, c nhõn kinh t tham
gia cỏc khoỏ o to vn bng 2 chuyờn ngnh k thut v qun lý
Bờn cnh ú Tng cụng ty cng khụng ngng chm lo i sng cho ngi lao
ng. Tng cụng ty cú h thng nh n c trang b sch p, i th tin n v
b trớ xe ca a ún CBCNV, cú ch u tiờn vi lao ng n
Sinh viên: Phạm Thị Thu Thảo
Lớp: QT 901P
24
24
Một số giải pháp cơ bản nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại
Công ty TNHH MTV Tổng công ty CNTT Nam Triệu
Hng nm, Tng cụng ty t chc cho tt c CBCNV i du lch vi tng chi
phớ t 1.2 n 2.2 t/ nm; t chc tng qu cho hc sinh nghốo vt khú l con
em CBNV trong Tng cụng ty
2.5.3. Thc trng v cụng tỏc vn phũng ca Tng cụng ty
2.5.3.1. Cụng tỏc tham mu
Tham mu l mt hot ng xut hin t rt sm trong i sng xó hi. Cụng
tỏc tham mu cú mt tt c cỏc lnh vc v nú cú ý ngha c bit quan trng
trong hot ng qun lý iu hnh ca cỏc cp qun tr.
Cụng tỏc tham mu ra i mang tớnh tt yu khỏch quan. Bi l t c
hiu qu cao trong lónh o, qun lý, iu hnh ũi hi cỏc nh qun lý phi cú
mt mi lỳc, mi ni v phi tinh thụng trờn nhiu lnh vc. ng thi nh qun