Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn
phòng công ty cpctgt hải phòng
3.1 Định hớng chung
Hiện đại hoá công tác quản lý trong doanh nghiệp nói chung cùng với việc nâng
cao hiệu quả quản lý trong văn phòng nói riêng, cải tiến và nâng cấp cơ sở vật chất
trong hoạt động của văn phòng chính là mục tiêu mà các doanh nghiệp trong và
ngoài nớc luôn đặt ra trong mọi thời kỳ phát triển.
Điểm yếu nhất của văn phòng nớc ta hiện nay là hoạt động văn phòng mang tính
thụ động, bị động rất cao. Chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ, sự vụ lấn
át, chức năng thụ động xử lý thông tin. Do vậy, yêu cầu xây dựng để đổi mới văn
phòng theo hớng hiện đại là rất cấp bách.
Việc tổ chức hoạt động bộ máy quản lý ở văn phòng của Công ty CPCTGT Hải
Phòng hiện nay, bên cạnh các mặt mạnh còn tồn tại không ít những hạn chế. Qua
tìm hiểu và nghiên cứu thực tế, em xin mạnh dạn đề xuất một số biện pháp nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động Văn phòng tại Công ty.
Trớc hết, định hớng chung để đa ra giải pháp cho phòng Tổ chức - Hành chính
của Công ty nh sau:
3.1.1 Đầu t vào nâng cao chất lợng nhân sự
Lao động là yếu tố năng động linh hoạt trong sản xuất, thực hiện tốt quản lý lao
động trong sản xuất là sẽ đi đến thành công. Muốn vậy, chúng ta phải đầu t nâng
cao chất lợng nhân sự hiệu quả trong văn phòng. Nhân viên làm việc trong văn
phòng phải đảm bảo ngày càng hoàn thiện các tiêu chí sau:
+ Nhiệt tình, tâm huyết với nghề nghiệp.Bình tĩnh, sáng suốt xử lý thông tin.
+ Sáng tạo, năng động trong cơ chế mới.Luôn phát huy đợc nếp sống văn hoá
trong giao tiếp cộng đồng, có lối sống lành mạnh, tôn trọng quy chế cộng đồng.
+ Làm việc có khoa học.Tiết kiệm thời gian.
1
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P

thực tế, có quyết định kịp thời nhất.
- Việc thực hiện các công việc trong văn phòng phải dựa trên qui chế hoạt động
chung, qui trình tiêu chuẩn cho việc quản lý của các công ty.
2
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
2
2
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
3.1.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc
Hiện nay Nhà nớc đã không ngừng cải tiến, đổi mới công tác thủ tục hành chính
trên mọi lĩnh vực nhằm đảm bảo lợi ích cho ngời dân, tránh bao liêu, cửa quyền.
Chính vì thế mọi doanh nghiệp đã và đang cải cách, đổi mới, đơn giản hoá các thủ
tục hành chính nhng vẫn đảm bảo pháp luật chung của Nhà nớc và nội quy, qui chế
của công ty.
3.1.5 Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc và ứng dụng Công nghệ thông tin trong
quản lý.
Trang thiết bị là công cụ đắc lực hỗ trợ cho văn phòng. Hiện nay, doanh nghiệp
muốn đứng vững trên thị trờng thì việc đầu t mua sắm trang thiết bị là cần thiết.
Trong khả năng của mình, các doanh nghiệp nên có sự đầu t đúng đắn về trang thiết
bị nhằm đáp ứng đủ nhu cầu của công việc, không bị lãng phí mà vẫn đạt mục tiêu
đề ra.
Nói chung, trang thiết bị tơng đối hiện đại sẽ tạo ra môi trờng làm việc khoa học,
văn minh, lịch sự, giảm thiểu lao động thủ công, tăng năng suất lao động mà còn
nâng cao đợc sức khoẻ của cán bộ nhân viên để họ làm việc ổn định, lâu dài, yêu
nghề, sáng tạo.
- Việc đa CNTT vào trong lĩnh vực quản lý đang trở thành xu thế chung và các
phần mềm quản lý đang đợc ứng dụng triệt để nhằm khai thác những lợi ích mà
CNTT mang lại.

tuổi đời...
- Tổ chức phân tích, đánh giá từng công việc về mức độ phức tạp và số lợng.
- Xem xét thực tế công việc mà từng cá nhân, bộ phận đã phù hợp hay cha,
nếu cha phù hợp thì tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc đó yêu
cầu hoặc bố trí công việc khác phù hợp hơn.
Cần biết chính xác về năng lực làm việc của từng ngời và giao công việc cho
đúng ngời đúng việc phù hợp với năng lực của họ. Từ đó, tạo điều kiện cho cán bộ
nhân viên trong văn phòng say mê với công việc của mình và họ phấn khởi làm việc.
Chú ý giúp đỡ họ thờng xuyên nâng cao về mặt chuyên môn, khoa học kỹ thuật trong
quá trình làm việc.Tạo điều kiện thuận lợi, tăng cờng cơ sở vật chất kỹ thuật hiện
đại.Việc bố trí nhân sự sao cho linh hoạt để không tạo ra khoảng trống trong quá
trình làm việc, đảm bảo phát triển về quy mô cũng nh trong điều kiện cần thiết bố trí
quá trình hoạt động của văn phòng phải có tính liên tục, căn cứ vào bố trí ngời. Giao
việc rõ ràng cho từng nhân viên để gắn trách nhiệm với công việc. Bố trí nhân sự phải
căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận để bố trí nhân viên cho thích hợp.
4
Sinh viên: Hoàng Thị Thu Hiền Lớp: QT 901P
4
4
Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng
Công ty
Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng
+ Quản lý nhân sự trong văn phòng:
Cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên
chặt chẽ. Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác, áp
dụng nghiêm túc, thờng xuyên các hình thức khen thởng khi họ hoàn thành nhiệm
vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của
đơn vị. Đồng thời sử dụng các hình thức cảnh cáo, kỷ luật khi họ vi phạm nội quy,
quy chế chung và riêng, đảm bảo tính nghiêm minh trong văn phòng.
Bổ sung, hoàn thiện các nội quy, quy định và lề lối làm việc trong cơ quan, chỉ