Luận văn tốt nghiệp
Một số Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quy trình tổ
chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty XNK
Intimex
3.1 Định hớng phát triển của công ty trong thời gian tới
3.1.1 Thuận lợi và khó khăn của công ty.
Năm 2004 công ty Công ty XNK Intimex đã phấn đấu thực hiện kế hoạch trong
tình hình bối cảnh thế giới, khu vực và Việt Nam có những thuận lợi và khó khăn
nhất định:
Thuận lợi:
Trong xu thế toàn cầu hóa, tình hình kinh tế thế giới trong năm 2004 diễn ra
nhiều biến động, xu thế hợp tác đồng thời cạnh tranh gay gắt vẫn ngày càng thể
hiện rõ nét và ảnh hởng lớn tới sự phát triển của các quốc gia.
Tại Việt Nam, trong thời kỳ đổi mới do Đảng ta khởi xớng và lãnh đạo, tình
hình chính trị ổn định, nền kinh tế nhiều thành phần đợc khuyến khích phát triển
năng động với kinh tế khu vực và trên thế giới. Đồng thời, Chính phủ và bộ Thơng
mại tiếp tục có những chính sách hợp lý và kịp thời thúc đẩy sản xuất phát triển,
khuyến khích tăng cờng xuất khẩu hàng hoá dã hỗ trợ tích cực cho hoạt động sản
xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong nớc, trong đó có Công ty XNK
Intimex.
Trong bối cảnh đó, công ty đã chủ động xây dựng chiến lợc phát triển và kế
hoạch kinh doanh phù hợp, nỗ lực phấn đấu để thực hiện các mục tiêu đã đề ra.
Những năm qua, công ty đã xây dựng đợc uy tín lớn đối với các cơ quan quản lý,
các ngân hàng, các bạn hàng trong và ngoài nớc, Thơng hiệu INTIMEX đã trở nên
quen thuộc, có uy tín lớn đối với bạn hàng và ngời tiêu dùng. Nhờ đó, công ty đã
nhận đợc sự ủng hộ về chính sách, về tài chính và những mối quan hệ gắn bó trong
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
1
1
Luận văn tốt nghiệp
kinh doanh. Ngoài ra, công ty đã áp dụng nhiều phơng thức kinh doanh linh hoạt,

lớn nhất mà công ty đang gặp phải là hạn chế về vốn và các thủ tục hành chính
phức tạp liên quan đến đầu t. Trong khi một số sự án đầu t của cy đang bớc vào
giai đoạn phải trả nợ gốc và lãi vay thì nguồn vốn u đã đang rất hạn hẹp, giải
ngân vốn chậm., thủ tục rờm rà các thủ tục hàng chính liên quan đến đầu t nh
xin đất, quy hoạch xây dựng, đền bù giải phóng mặt bằng, vay vốn u đãi tuy đã đ-
ợc cải tiến nhng vẫn còn nặng nề với chi phí lớn làm tiến độ thực hiện và hiệu quả
của các dự án đầu t bị giảm đáng kể. Ngoài ra, cuối năm 2004, các ngân hàng đều
tiến hành thắt chặt cơ chế và tăng lãi suất cho vay làm căng thẳng và khó khăn về
vốn kinh doanh đối với các doanh nghiệp.
3.1.2 Phơng hớng, nhiệm vụ, kế hoạch của công ty:
Ph ơng h ớng nhiệm vụ, kế hoạch của công ty
Năm 2005 là năm có những chuyển biến cơ bản và quan trọng trong quá trình
26 năm xây dựng và trởng thành của công ty. Kết quả hoạt động và công tác chuẩn
bị chuyển đổi mô hình hoạt động và cổ phần hoá trong những năm 2005 có ý nghĩa
then chốt đối với toàn bộ các hoạt động của công ty trong những năm tới.
Phát huy những thành quả đã đạt đợc trong năm 2004, năm 2005 Công ty XNK
Intimex đã đề ra các định hớng cơ bản là: tiếp tục phát triển toàn diện các hoạt
động kinh doanh một cách có hiệu quả và tăng trởng bền vững; nhanh chóng đa
vào sử dụng và khai thác có hiệu quả các dự án, công trình đầu t, đẩy nhanh tiến độ
và nâng cao trách nhiệm quản lý đối với các dự án đang triển khai. Nâng cao hơn
nữa chất lợng hoạt động kinh doanh, lấy mục tiêu an toàn hiệu quả là trên hết, cải
thiện một bớc đời sống của CBCNV trong công ty, chủ động chuẩn bị đầy đủ các
điều kiện để chuyển đổi mô hình và cổ phần hoá các đơn vị trực thuộc và công ty
theo lộ trình 2005.
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
3
3
Luận văn tốt nghiệp
Tập thể CBCNV Công ty XNK Intimex sẽ cố gắng hoàn thành và hoàn thành v-
ợt mức các chỉ tiêu kế hoạch Bộ giao cho công ty năm 2005 nh sau:

5
Luận văn tốt nghiệp
- Tiếp tục củng cố và mở rộng thị trờng xuất khẩu: Bên cạnh những thị trờng
truyền thống, tiếp tục tìm thêm những bạn hàng mới. Tuỳ theo từng mặt hàng xuất
khẩu, công ty đặt ra trọng tâm thị trờng phát triển cho phù hợp, trong đó đặc biệt
quan tâm đến các thị trờng tiềm năng nh Trung Quốc, EU. Chú trọng hơn nữa các
hoạt động xúc tiến thơng mại do Bộ Thơng Mại và các cơ quan hữu quan tổ chức,
tham gia hội chợ, thắt chặt mối quan hệ với các hiệp hội trong và ngoài nớc
nhằm tìm kiếm đối tác cũng nh tập hợp và xử lý thông tin phục vụ cho công tác
điều hành sản xuất kinh doanh.
- Hoàn thiện về mặt tổ chức: Công tác kiện toàn bộ máy tổ chức cán bộ đã đợc
công ty tiến hành trong 6 năm qua, đồng thời tiến hành xem xét, bố trí sắp xếp và
luân chuyển cán bộ khi chuyển đổi mô hình tổ chức. Đồng thời giải quyết các chế
độ chính sách đối với ngời lao động dôi d do chuyển đổi mô hình tổ chức và cổ
phần hoá. Cơ chế quản lý điều hành của công ty cũng đợc tích cực nghiên cứu cải
tiến nhằm phát huy hơn nữa quyền tự chủ của các đơn vị, phòng kinh doanh, đồng
thời nhằm đảm bảo quản lý chặt chẽ theo quy định của nhà nớc, tuyệt đối không để
xảy ra thất thoát tài sản, tiền vốn... Nghiên cứu việc cải cách chế độ tiền lơng, đặc
biệt là việc trả lơng vòng hai nhằm khuyến khích ngời lao động làm việc với năng
suất và hiệu quả cao hơn, gắn quyền lợi với nghĩa vụ cụ thể của từng ngời lao động
ở từng vị trí công tác. Tiến hành đào tạo và đào tạo lại đội ngũ cán bộ quản lý, cán
bộ kinh doanh để thực hiện tốt nhiệm vụ đợc giao, thích ứng với các phơng thức
kinh doanh đa dạng và quá trình đổi mới của công ty.
- Tích cực khẩn trơng thực hiện tốt tiến trình cổ phần hoá doanh nghiệp theo
chỉ đạo của Bộ Thơng mại. Phổ biến cơ chế chính sách của Nhà nớc đến toàn thể
đội ngũ CBCNV, soát xét, đánh giá và xử lý công nợ, tiến hành hoàn chỉnh các thủ
tục hồ sơ và định giá tải sản ... là công việc mà Công ty bắt buộc phải thực hiện để
tiến hành cổ phần hoá Công ty vào năm 2005.
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
6

Luận văn tốt nghiệp
có nhiều giải pháp nhng có một giải pháp vô cùng quan trọng đó là liên kết ba nhà:
nhà cung cấp nhà xuất khẩu nhà nhập khẩu.
Hiện nay Công ty có nhiều đối tác quan hệ thờng xuyên: Về phía Nhà cung cấp
có các Công ty Hoàng Long (Đồng Nai), Vĩnh Hiệp (Gia Lai), Hoa Trang (Gia
Lai). Về phía nhà nhập khẩu có các Công ty Golden Waves. Co, LTD (Jordan),
Atlantic Ecora (Thụy Sĩ), Ziolopex (Poland)... Nếu Công ty Nhà xuất khẩu liên
kết chặt chẽ với hai nhà trên sẽ tạo đợc sự tin tởng ở nhà cung cấp cũng nh Nhà
nhập khẩu. Hàng xuất khẩu sẽ đợc đảm bảo hơn về chất lợng cũng nh số lợng và
thời gian giao hàng (vì nhà cung cấp đứng cùng phía với Công ty nhà xuất
khẩu). Giá cả cũng đợc xây dựng hợp lý.
Công ty tham gia đầu t với các nhà cung cấp xây dựng các cơ sở chế biến, hệ
thống kho tàng bảo quản. Nh vậy sẽ chủ động trong nguồn hàng, đảm bảo đợc thời
gian giao hàng, nhất là tránh đợc bị động hàng ở thời điểm trái vụ.
Nếu Công ty liên kết đợc với nhà nhập khẩu thì việc giao hàng và thanh toán sẽ
dễ dàng và nhanh chóng tức là quay vòng vốn sẽ nhanh (vì nhà nhập khẩu đứng về
phía Công ty)
Liên kết đợc ba nhà đồng nghĩa với việc có thể chủ động trong việc lập các kế
hoạch bao bì, đóng gói, vận chuyển, thuê container, thuê bến bãi... xác định chính
xác thời gian giao hàng.
3.2.2. Khâu kiểm tra hàng trớc khi xuất khẩu.
Nh chúng ta đã biết mặt hàng nông sản là những mặt hàng có ảnh hởng trực tiếp
đến sức khoẻ của ngời tiêu dùng do vậy các yêu cầu về chất lợng và an toàn thực
phẩm là rất cao. Đặc biệt là trong điều kiện hiện nay khi kinh tế ngày càng phát
triển, nhu cầu của con ngời ngày càng cao thì yêu cầu về vệ sinh an toàn thực
phẩm cũng ngày càng cao hơn. Trong nội dung của các hợp đồng mua bán hàng
nông sản thờng yêu cầu các chứng từ liên quan đến giấy chứng nhận xuất xứ, GSP
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
8
8

dẫn tiêu chuẩn chất lợng... Trớc khi hàng đợc thông quan, mọi sai sót về chất lợng
nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm, đồng thời chịu mọi phí tổn do sai sót gây ra.
Để chất lợng hàng hoá đợc kiểm tra nhanh chóng, chính xác, có độ tin cậy cao,
Công ty chọn các nhà cung cấp là các đối tác quen thuộc, có uy tín, nhất là những
đơn vị có đầy đủ thiết bị để kiểm tra.
Đặc thù của hàng nông sản xuất khẩu là có nhiều tiêu chuẩn riêng nh kiểm dịch,
tẩy trùng, mức độ bức xạ ion, mức độ sử dụng thuốc trừ sâu... Cán bộ nghiệp vụ
của Công ty phải đi liên hệ làm các xét nghiệm đó. Nếu xét nghiệm để sai sót thì
nơi xét nghiệm phải chịu trách nhiệm và chịu mọi phí tổn do sai sót đó gây ra.
Một đặc thù nữa của hàng nông sản xuất khẩu là chất lợng có thể thay đổi trong
quá trình vận chuyển và do thời gian, ví dụ nh hàng bị mốc, độ ẩm tăng... Tìm
nguyên nhân và quy trách nhiệm tình trạng này là rất khó, chỉ có thể hạn chế thiệt
hại mà Công ty phải chịu bằng một số biện pháp sau:
- Bao bì phù hợp và đảm bảo chất lợng. Sử dụng container để khi vận
chuyển không gây h hỏng hàng hoá.
- Sử dụng các kỹ thuật chống ẩm, diệt mốc...
- Kiểm tra xếp đặt hàng hoá trên phơng tiện vận chuyển.
- Lu mẫu hàng hoá cho đến khi giao hàng và thanh toán xong.
Để thực hiện đợc các giải pháp trên, yếu tố quyết định vẫn là con ngời. Do vậy,
giải pháp để thực hiện các giải pháp trên là Công ty cần xây dựng một lực lợng đủ
mạnh, tinh thông nghiệp vụ, thành thạo ngành hàng. Đội ngũ này cần thờng xuyên
nâng cao trình độ, nghiên cứu mặt hàng, đợc tạo điều kiện tiếp xúc với khách hàng
để tìm hiểu yêu cầu của họ cũng nh học tập kỹ thuật kiểm tra hàng hoá.
3.2.3. Khâu thuê phơng tiện vận tải.
Cho đến nay hàng nông sản xuất khẩu của Công ty chủu yếu xuất khẩu theo
điều kiện FOB, tức là trách nhiệm về vận tải thuộc về ngời mua. Điều đó đồng
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
10
10
Luận văn tốt nghiệp

nhiều rủi ro nhng Công ty lại chủ yếu xuất khẩu theo điều kiện FOB nên không có
trách nhiệm mua bảo hiểm cho hàng hoá. Cũng giống nh trờng hợp quyền thuê ph-
ơng tiện vận tải, Công ty khi chào hàng thì đối tác thờng chọn giá FOB vì đó là giá
có tính cạnh tranh còn giá khác mà quyền thuê phơng tiện vận tải hay mua bảo
hiểm là của Công ty thì không có tính cạnh tranh. Trong tơng lai để có thể giành đ-
ợc quyền mua bảo hiểm nhiều hơn trong các hợp đồng xuất khẩu nông sản Công ty
cần có các giải pháp hoàn thiện khâu mua bảo hiểm cho hàng hoá.
Các giải pháp cần nhằm vào mục tiêu mua đúng và mua đủ bảo hiểm cho
hàng hoá. Tức là mua bảo hiểm nh thế nào để khi có tổn thất thì sẽ đợc bồi thờng
mà tiết kiệm đợc chi phí bảo hiểm. Tránh tình trạng rủi ro xảy ra mà không đợc
bảo hiểm hay không có rủi ro đó mà vẫn mua bảo hiểm dẫn đến lãng phí.
Do hàng nông sản xuất khẩu của Công ty có đặc điểm là rất quên biết (tính chất
của hàng hoá đã nắm vững; phơng tiện vận chuyển quen biết có độ tin cậy cao,
hành trình quên thuộc; bên nhận hàng đã có sự liên kết chặt chẽ...) nên nhiều rủi ro
hãn hữu mới xảy ra và thờng có sự dự đoán trớc mà tránh. Vì vậy Công ty chỉ nên
mua bảo hiểm ở điều kiện C là điều kiện có tỷ lệ phí bảo hiểm thấp nhất từ 0.25% -
0.28% trong khi điều kiện A là 0.4% - 7.2%. Rồi tuỳ điều kiện từng mặt hàng, địa
điểm giao hàng, phơng tiện vận chuyển, hành trình vận chuyển...mà mua thêm các
bảo hiểm cho những rủi ro phụ.
Ví dụ mặt hàng cà phê là mặt hàng Công ty đã xuất khẩu nhiều năm nay, mặt
hàng đã quá quen thuộc, khách hàng ở các nớc Anh, Đức, Thuỵ Sĩ, Pháp... đã từng
làm việc với nhau nhiều lần. Hợp đồng vận chuyển cũng đã làm thờng xuyên, hành
trình là hành trình quen thuộc. Do vậy những rủi ro sau đây là rất ít xảy ra hoặc th-
ờng dự kiến trớc để tránh, nếu mua bảo hiểm cho những rủi ro đó là lãng phí:
- Mất hàng do có chiến tranh.
Nguyễn Thị Lan Phơng Lớp 37E1- ĐH Thơng Mại
12
12
Luận văn tốt nghiệp
- Hàng hoá h hỏng do bao bì không thích hợp hoặc không đầy đủ.