BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

--------/--------

-----/-----

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

TỪ THỊ KIM NGÂN

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI
TẠI BỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƢ

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI - NĂM 2018


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

--------/--------

-----/-----

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA


Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban giám đốc, Quý thầy cô khoa
sau đại học, khoa Văn bản và Công nghệ hành chính cùng Lãnh đạo các khoa,
phòng tại Học viện Hành chính Quốc gia, cô chủ nhiệm lớp đã tận tình giảng
dạy và tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập,
nghiên cứu tại học viện.
Đặc biệt, tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến PGS. TS Nguyễn Thị Thu Vân
- Trưởng khoa Văn bản và Công nghệ hành chính - Học viện Hành chính
Quốc gia đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thiện
luận văn.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các đồng nghiệp đang công tác tại Bộ
Kế hoạch và Đầu tư, những người đã chia sẻ kinh nghiệm trong việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản đồng thời cũng tạo điều kiện
tốt nhất cho tôi hoàn thành luận văn này.
Sau cùng tôi xin gửi lời cảm ơn đến gia đình đã luôn tạo điều kiện tốt
nhất cho tôi trong cuộc sống cũng như trong suốt quá trình công tác, học tập.
Do điều kiện và kinh nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên luận
văn không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi kính mong nhận được sự đóng góp
của các thầy cô giáo, bạn bè và đồng nghiệp.
Hà Nội, ngày

tháng

Tác giả

Từ Thị Kim Ngân

năm


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT


Trang

Bảng 2.1 Bảng thống kê số lượng văn bản đến

58

Bảng 2.2 Bảng thống kê số lượng văn bản gửi đi

62


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ............................................................................................ 1
1. Lý do lựa chọn đề tài luận văn ................................................................... 1
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến luận văn ............................................ 4
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài ................................................... 6
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 6
5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................... 7
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn: ................................................ 7
7. Kết cấu của luận văn .................................................................................. 8
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ ..................... 9
1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản ....................................................... 9
1.1.1. Khái niệm văn bản ............................................................................... 9
1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản ................................................................ 10
1.1.3. Yêu cầu trong công tác quản lý văn bản ............................................ 11
1.1.4. Quy trình chung quản lý văn bản đến ................................................ 12
1.1.5. Quy trình chung quản lý văn bản đi ................................................... 14
1.1.6. Quy trình văn bản nội bộ ................................................................... 16

2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ
Kế hoạch và Đầu tư ...................................................................................... 42
2.2.1. Mục tiêu của ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại
Bộ KH&ĐT .................................................................................................. 42
2.2.2. Nội dung triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
bản tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư .................................................................... 46
2.2.3. Giới thiệu về Hệ thống Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ 50
2.3. Ứng dụng phần mềm trong quản lý văn bản ......................................... 52
2.3.1. Quản lý văn bản đến .......................................................................... 52
2.3.2. Quản lý Văn bản đi ............................................................................ 58
2.3.3. Quản lý Văn bản nội bộ ..................................................................... 62
2.4. Nhận xét thực trạng ............................................................................... 65
2.4.1. Kết quả đạt được ................................................................................ 65
2.4.2. Hạn chế .............................................................................................. 74
2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế ....................................................... 76
2.5. Nhận xét chung ..................................................................................... 77


Tiểu kết chƣơng 2 ............................................................................. 79
Chƣơng 3. TĂNG CƢỜNG HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI TẠI BỘ
KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ ................................................................ 80
3.1. Chiến lược phát triển công nghệ thông tin của Bộ Kế hoạch và Đầu tư .... 80
3.2. Tăng cường hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn
bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư........................................... 84
3.2.1. Tăng cường công tác chỉ đạo, ban hành văn bản triển khai của lãnh
đạo Bộ Kế hoạch và Đầu tư ......................................................................... 84
3.2.2. Đổi mới, nâng cao nhận thức, tăng cường trách nhiệm của Lãnh đạo
Bộ với ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản ..................... 92
3.2.3. Tăng cường công tác tuyên truyền, mở các lớp tập huấn về ứng dụng

tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát. Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật
những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia.
Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay đã được ứng dụng trong tất cả
các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản trong đó có công tác công tác văn thư là
nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của
công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải quyết một cách
nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính
khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Đây cũng là một vấn đề
được Đảng và Nhà nước ta hết sức quan tâm, vì đây là lĩnh vực mang tính
1


thời đại góp một phần không nhỏ vào quá trình hoạt động của một cơ quan,
đơn vị.
Trong chương trình tổng thể Cải cách hành chính Nhà nước ta giai
đoạn 2011 - 2020 (Nghị quyết số 30c NQ-CP ngày 08 11 2011) đã xác định
hướng đến xây dựng nền hành chính dân chủ, trong sạch vững mạnh, hiện đại
hóa và hoạt động có hiệu lực, hiệu quả cao để phục vụ nhân dân, xã hội, các
doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Đảng và Nhà nước ta đã chú trọng đến việc nâng
cao công tác văn thư trong các cơ quan hành chính Nhà nước, đặc biệt là cần
nghiên cứu ứng dụng CNTT trong công tác văn thư; đổi mới và nâng cao chất
lượng xây dựng và ban hành văn bản. Công tác văn thư là một hoạt động
không thể thiếu; ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý, hiệu quả hoạt
động ở mỗi cơ quan, đơn vị.
Để cụ thể hóa một số định hướng và nội dung cho việc đẩy mạnh ứng
dụng và phát triển CNTT, ngày 15 4 2015, Chính phủ ban hành Nghị quyết số
26/NQ-CP về Chương trình hành động thực hiện Nghị quyết 36-NQ/TW.
Chương trình hành động của Chính phủ đặt mục tiêu thể chế hóa và thực hiện

quản lý và hình thành các hình thức mới trong tổ chức giải quyết văn bản.
Nếu trước đây kỹ thuật máy tính được sử dụng chỉ để soạn thảo văn bản thay
thế máy chữ trước đây thì hiện nay hình thành các công nghệ trên cơ sở sử
dụng văn bản điện tử và trao đổi văn bản điện tử, theo đó diễn ra sự chuyển
đổi từ việc giải quyết văn bản đơn lẻ sang sử dụng rộng rãi văn bản điện tử.
Thực hiện đường lối, chủ trương của Đảng và Chính phủ, việc ứng
dụng CNTT trong quản lý văn bản đã được ứng dụng rộng rãi tại Bộ Kế
hoạch và Đầu tư (Bộ KH&ĐT). Tuy nhiên vẫn còn nhiều hạn chế cần phải
khắc phục trong thời gian tới.
Thứ nhất, đó là việc quá tải trong quá trình xử lý thông tin. Hàng ngày
văn thư Bộ phải tiếp nhận một khối lượng lớn công văn, giấy tờ từ các cơ
quan, đơn vị khác nhau gửi đến gây khó khăn không nhỏ trong quá trình xử lý
thông tin của văn thư, dẫn đến tình trạng xót văn bản, văn bản không được chỉ
đạo kịp thời. Do vậy, việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản tại Bộ
3


KH&ĐT là rất cần thiết, góp phần nâng cao hiệu quả xử lý văn bản, góp phần
tăng cường hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản lý hành chính nhà nước.
Thứ hai, việc ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý văn bản đến,
văn bản đi chưa phát huy được hiệu quả. Công chức làm công tác văn thư vẫn
phải sử dụng nhiều loại sổ sách ghi chép, gây ảnh hưởng đến hiệu quả xử lý
công việc. Việc nhầm lẫn số liệu, số hiệu văn bản không thể tránh khỏi do
hiện nay việc lấy số văn bản đều thực hiện bằng tay và sổ sách. Công chức
làm công tác văn thư không thể chủ động được trong quá trình tiếp nhận và
xử lý công văn gấp nếu lãnh đạo đi vắng.
Thứ ba, phần mềm dùng chung trong quản lý văn bản chỉ áp dụng cho
việc giải quyết hồ sơ công việc thuộc lĩnh vực văn thư, chưa kết nối được với
các phần mềm, hệ dữ liệu khác. Ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản là
thao tác hầu hết đều sử dụng trên máy tính có kết nối mạng. Vậy nên nếu cơ

“Cách mạng công nghiệp 4.0 với sự chuyển đổi các hình thức tổ chức
giải quyết văn bản trong cơ quan nhà nước” của PGS.TS. Nguyễn Thị Thu
Vân, Học viện Hành chính Quốc gia, đăng trên Tạp chí Khoa học Nội vụ
tháng 12/2017.
Kỷ yếu tọa đàm khoa học “Cách mạng công nghiệp 4.0 và những tác
động đến công tác văn thư, lưu trữ” tháng 5 2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước, Bộ Nội vụ;
Ngoài ra luận văn cũng sử dụng và kế thừa một số kết quả nghiên cứu,
chuyên đề khoa học, bài viết liên quan đến ứng dụng CNTT và xây dựng
Chính phủ điện tử trong thời gian qua.
Các văn bản quy phạm trên là cơ sở pháp lý quy định hoạt động của
công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi. Các nghiên cứu trên có phạm vi
nghiên cứu khá rộng ở tầm tổng quát, còn đối với một đơn vị cụ thể như Bộ
KH&ĐT thì cho đến thời điểm hiện tại chưa có công trình hay đề tài nào đề
cập một cách chuyên sâu về vấn đề ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản
đến, văn bản đi.
5


3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
3.1 Mục đích nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu nhằm làm rõ cơ sở khoa học về quản lý văn bản
đến, văn bản đi và thực tiễn việc ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến,
văn bản đi tại Bộ KH&ĐT. Từ đó, đề xuất giải pháp để việc ứng dụng công
nghệ thông tin trong quản lý văn bản tại Bộ KH&ĐT ngày càng hiệu quả, chất
lượng hơn, an toàn hơn, hạn chế văn bản giấy.
3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Hệ thống hóa những kiến thức về văn bản đến, văn bản đi.
- Làm rõ cơ sở lý luận để quản lý văn bản đến, văn bản đi có hiệu quả tại Bộ.
- Phân tích thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý văn bản đến, văn

thống kê tổng hợp các thông tin, phân tích dựa trên các lý thuyết đã có sẵn, từ
đó nêu ra giải pháp, kiến nghị.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn:
6.1. Ý nghĩa về mặt lý luận
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về: văn bản, văn bản đến, văn bản đi,
CNTT, ứng dụng CNTT.
6.2. Ý nghĩa về mặt thực tiễn
- Đánh giá có hệ thống thực trạng và đưa ra các giải pháp ứng dụng
CNTT trong công tác quản lý văn bản tại cơ quan Bộ KH&ĐT. Kết quả
nghiên cứu của luận văn hy vọng sẽ là cơ sở tham khảo cho việc đưa ra chính
sách nhằm nâng cao vai trò, nhận thức về ứng dụng CNTT trong quản lý văn
bản của cán bộ công chức tại Bộ.
- Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo trong học tập, nghiên cứu và
thực thi công vụ cho các cơ quan hành chính nhà nước.
7


7. Kết cấu của luận văn
Chương 1: Cơ sở lý luận về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản
lý văn bản tại Bộ.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư.
Chương 3: Tăng cường hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

8


Chƣơng 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các nguồn
lực, các thời cơ của tổ chức để đạt mục tiêu đặt ra trong điều kiện môi trường
luôn biến động.
Quản lý văn bản là lĩnh vực hoạt động đảm bảo văn bản và tổ chức công
việc với văn bản của hoạt động trong cơ quan, tổ chức bao gồm cả việc quản lý
văn bản chính thức đã ban hành và văn bản đang trong giai đoạn dự thảo.
Chu chuyển văn bản là đường đi của văn bản trong hệ thống từ thời
điểm được tạo lập hay tiếp nhận văn bản điện tử đến việc thực thi và gửi văn
bản trả lời, tức là toàn bộ vòng đời của các loại văn bản khác nhau trong tổ
chức đến khi chuyển vào lưu trữ hay hủy.
Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản là thực hiện những công việc cụ
thể, khoa học để quản lý chặt chẽ và giải quyết kịp thời những văn bản hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đồng thời phục vụ cho việc tra tìm
văn bản được nhanh chóng, thuận tiện. Bởi vậy, công tác quản lý văn bản nói
riêng và công tác văn thư đều có vai trò quan trọng trong mỗi cơ quan, đơn vị.
Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ
quan, doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo doanh nghiệp nắm được
thành phần, nội dung và tình hình tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp
thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp.
Công tác quản lý văn bản được xác định là một mặt hoạt động của công
tác văn thư nói chung. Trong các cơ quan, tổ chức, công tác quản lý văn bản
không thể thiếu được và là nội dung quan trọng trong công tác văn thư, chiếm
một phần rất lớn trong nội dung hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy, công
tác quản lý văn bản gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một
bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
quản lý nhà nước.
10





+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với
các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
- Bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng
văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán
bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm
yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban
thường vụ quốc hội.
- Hiện đại:
Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền
với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy,
yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề
đảm bảo cho công tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói
riêng và có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư, tăng
cường công tác quản lý văn bản ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp
bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công
nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần
tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương
tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu
quả của công tác văn thư.
1.1.4. Quy trình chung quản lý văn bản đến
1.1.4.1. Khái niệm
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (bao gồm cả Fax, văn
bản chuyển qua mạng Internet và văn bản mật), đơn, thư từ cơ quan, cá nhân
khác gửi đến bằng con đường trực tiếp hay những tài liệu quan trọng do cá
nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện… được gọi chung là

nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến
phân phối, chỉ đạo giải quyết. Sau đó văn bản đến được chuyển trở lại Văn
13


thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường
tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
b) Chuyển giao văn bản đến
Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển
giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao
văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn
bí mật nội dung văn bản.
Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a) Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải
quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định
của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải
giải quyết trước.
b) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn phải được theo dõi, đôn đốc về
thời hạn giải quyết để kịp thời báo cáo lãnh đạo.
- Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm
theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1.1.5. Quy trình chung quản lý văn bản đi
1.1.5.1. Khái niệm
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả sao văn bản, văn
bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
1.1.5.2. Quy trình chung quản lý văn bản đi
Căn cứ theo Thông tư số 01 2011 TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011

phát văn bản đi
a) Làm thủ tục phát hành văn bản
- Lựa chọn bì;
15


- Trình bày bì và viết bì;
- Vào bì và dán bì;
- Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì.
b) Chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát
ngay trong ngày được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 7
Thông tư 33 2015 TT-BCA Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định
số 33 2002 NĐ-CP ngày 28 3 2002 của Thủ tướng Chính phủ quy định chi
tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước.
c) Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,
thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn
bản không bị thiếu hoặc thất lạc.
- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho
đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn
bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết.
Bước 5: Lưu văn bản đi
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính
lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc.
- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự
đăng ký.
1.1.6. Quy trình văn bản nội bộ