KHẢO SÁT HỆ THỐNG VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG
- Mục đích:
Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và giai đoạn đầu của quá trình phân tích và
thiết kế hệ thống. Việc khảo sát thường được tiến hành qua 2 giai đoạn:
Khảo sát sơ bộ: nhằm xác định tính khả thi của dự án
Khảo sát chi tiết: nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định
những lợi ích kèm theo.
- Yêu cầu: Yêu cuầu của giai đoạn khảo sát cũng chính là mục tiêu của người PT
TK cần xácc định trong giai đoạn này
Khảo sát đánh giá sự hoạt động của hệ thống cũ, đề xuất mục tiêu ưu tiên cho
hệ thống mới, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới, vạch kế hoạch cho dự án.
- Các phương pháp khảo sát hiện trạng
Nguyên tắc chung của phương pháp khảo sát là biết càng nhiều thông tin về môi
trường hoạt động của tổ chức thì càng hiểu rõ vấn đề được đặt ra và có khả năng đặt
ra được câu hỏi thiết thực với vấn đề cần xem xét.
Các phương pháp (hình thức) khảo sát:
+ Quan sát theo dõi: bao gồm quan sát chính thức và không chính thức
Chính thức: có chuẩn bị, có thông báo trước
Không chính thức: thường cho ta kết luận khách quan hơn.
+ Phỏng vấn / điều tra: trao đổi trực tiếp với người tham gia hệ thống qua các
buổi gặp mặt bằng một số kỹ thuật
+Nghiên cứu tài liệu
+Dùng bảng hỏi,phiếu điều tra:Gửi phiếu điều tra cho đối tác thu nhập trả lời xử
lý gián tiếp không có sự trao đổi tranh luận.Phương pháp này thường nhanh, rẻ tiền
nhưng độ tin cậy thấp.
Khảo sát hiện trạng là một công việc quan trọng để nhận định về qui trình và
cách thức hoạt động của tổ chức. Nhận định càng xát với thực tiễn sẽ giúp cho giai
đoạn PT & TK được thuận lợi và đúng đắn. Chúng ta nên kết hợp phương pháp pjỏng
vấn và một vài phương pháp khác để thu thập thông tin được chính xác và toàn diện
hơn.
2.1. Nhiệm vụ cơ bản

cho khách hàng
Phiếu nhập_xuất hàng, phiếu thu, phiếu chi, hoá đơn bán hàng được chuyển
sang cho Kế toán kho. Kế toán kho theo dõi quá trình thanh toán tiền của Công ty cho
NCC, theo dõi quá trình thanh toán tiền của khách hàng cho Công ty, tổng hợp nợ,
viết giấy báo nợ cho khách hàng, báo cáo tổng hợp cho ban quản lý.
Sau đây là biểu đồ luồng dữ liệu mức vật lý thể hiện quá trình xử lý thông tin
của bộ phận quản lý hàng hoá và công nợ:
2
Ghi chú:
Chứng từ trên giấy
Chức năng xử lý
Đường truyền dữ liệu
3
NCC
KH
Kho
KT kho
KT tổng hợp
KT quỹ
BQL
Hàng
Nhập hàng
Trả tiền
Hàng
Xuất hàng
P.Nhập
P.Xuất
Tiền
P.chi
Nhận tiền

- Báo cáo hàng xuất kho
- Báo cáo tổng hợp hàng hoá
- Báo cáo công nợ của khách hàng
- Báo cáo phiếu chi tiền mặt
- Báo cáo phiếu thu tiền mặt
- Báo cáo hàng bán chạy nhất trong một khoảng thời gian
5