Trường…………….
Khoa……………….
…………..o0o…………..
BÁO CÁO TỐT NGHIỆP
TÀI:ĐỀ
Công tác quản lý văn bản đi
của cơ quan
TrÇn ThÞ Th¹ch - HCVT K36A B¸o c¸o tèt nghiÖp
3
MỤC LỤC
...............................................................................................................................................3
LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................................................4
CHƯƠNG I......................................................................................................................................7
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HUYỆN SÓC SƠN............................................................................7
I. KHÁI QUÁT CHUNG.................................................................................................................7
2. Vị trí địa lý:..................................................................................................................................8
3. Một số thông tin về Kinh tế - Văn hoá - Xã hội.........................................................................8
Trách nhiệm, quyền hạn của huyện ủy Sóc Sơn.............................................................................9
CHƯƠNG II..................................................................................................................................13
TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI .................................................................................13
VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY..........................................................................................................13
I. HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN THƯ...............................................................................................13
Chức năng, nhiệm vụ của văn thư.................................................................................................13
CÁCH BỐ TRÍ PHÒNG LÀM VIỆC VÀ TRANG THIẾT BỊ TRONG VĂN THƯ CƠ QUAN
........................................................................................................................................................14
SƠ ĐỒ PHÒNG LÀM VIỆC CỦA HUYỆN ỦY SÓC SƠN......................................................15
(sau phụ lục)...................................................................................................................................15
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI HUYỆN ỦY SÓC SƠN..............15
CHƯƠNG III.................................................................................................................................27
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA HUYỆN ỦY SÓC

Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng
như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ.
Qua thời gian 16 tuần thực tập (từ ngày 19/4 đến ngày 06/8/2010 ) tại Văn
phòng Huyện ủy Sóc Sơn (Hà Nội) được sự quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và
tạo điều kiện để tôi có thêm kinh nghiệm thâm nhập thực tế công việc, củng cố
thêm phần kiến thức vẫn còn thiếu và nâng cao trình độ. Vận dụng lý luận, kiến
thức đã học tại trường mà thầy cô đã trang bị vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng
chuyên môn, nghiệp vụ để có thêm kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ cho công
việc hiện tại của bản thân.
Theo kế hoạch của Nhà trường, khoa Văn thư – Lưu trữ cùng sự quan
tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ Văn phòng Huyện uỷ Sóc Sơn nơi
tôi thực tập. Đặc biệt là bác Phạm Thị Thu – Cán bộ văn thư Huyện ủy, tôi đã có
16 tuần tìm hiểu kỹ hơn về nội dung công tác nghiệp vụ văn thư ở Văn phòng
Huyện ủy Sóc Sơn. Trong nghiệp vụ văn thư gồm có: xây dựng và ban hành văn
bản; quản lý giải quyết văn bản đi – đến; quản lý và sử dụng con dấu; lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan.
TrÇn ThÞ Th¹ch - HCVT K36A B¸o c¸o tèt nghiÖp
5
Với bài báo cáo của mình, tôi xin được trình bày cụ thể một trong những
nội dung nghiệp vụ văn thư trên là Công tác quản lý văn bản đi của cơ quan. Lý
do tôi chọn chuyên đề này vì tôi thấy đây là một chuyên đề hay và thú vị. Văn
bản đi là những văn bản do chính cơ quan soạn thảo, ban hành và quản lý. Làm
tốt công tác này sẽ giúp chi các khâu nghiệp vụ khác được tốt hơn.
Được sự giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của các cán bộ trong cơ quan cùng
với vốn kiến thức đã được trang bị ở trường, trong quá trình nghiên cứu chuyên
đề của bản thân, tôi cũng gặp được nhiều thuận lợi, tiếp cận với thực tế để hiểu
sâu hơn về công tác văn thư và công tác quản lý văn bản đi là việc thống kê số
lượng văn bản đi trong ngày và việc sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu

(Phúc Thắng, Cao Minh, Nam Viêm, Ngọc Thanh) và thị trấn Xuân Hoà chuyển
về huyện Mê Linh; huyện Sóc Sơn lúc này còn lại 25 xã:
• Thanh Xuân
• Minh Phú
• Quang Tiến
• Phú Minh
• Phù Lỗ
• Nam Sơn
• Hồng Kỳ
• Tân Hưng
• Việt Long
• Đức Hoà
• Kim Lũ
• Tân Minh
• Tân Dân
• Minh Trí
• Hiền Ninh
• Phú Cường
• Mai Đình
• Đông Xuân
• Bắc Sơn
• Trung Giã
• Bắc Phú
• Xuân Giang
• Xuân Thu
• Phù Linh
• Tiên Dược
Tháng 3-1987, thị trấn Sóc Sơn được thành lập đã nâng tổng số đơn vị
hành chính của huyện lên 26. Số đơn vị hành chính này được giữ nguyên cho
đến ngày nay.

Nông nghiệp đã chuyển đổi mạnh mẽ cơ cấu cây trồng, vật nuôi, giá trị trên
một hecta đất canh tác đạt gần 40 triệu đồng. Diện tích rừng trồng từ 234 ha
trước năm 1980 đã nâng lên trên 6.000 ha, cơ bản phủ kín đất trống, đồi núi trọc,
có giá trị về sinh thái và phục vụ du lịch - dịch vụ.
TrÇn ThÞ Th¹ch - HCVT K36A B¸o c¸o tèt nghiÖp
8
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA HUYỆN ỦY SÓC SƠN
Trách nhiệm, quyền hạn của huyện ủy Sóc Sơn
Quyết định chương trình công tác toàn khóa và chương trình công tác
hàng năm của Huyện ủy; quy chế làm việc của huyện ủy; quy chế làm việc của
ban kiểm tra huyện ủy và kế hoạch kiểm tra toàn khóa.
Quyết định chủ trương, biện pháp lớn trên các lĩnh vực công tác; phương
hướng, nhiệm vụ chủ yếu của kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, xây
dựng hệ thống chính trị 6 tháng hàng năm và nhiệm kỳ của Đảng bộ.
Quyết định những chương trình mang tính đột phá của từng năm và toàn khóa
trên các lĩnh vực công tác nhằm cụ thể hóa Nghị quyết Đại hội Đảng bộ huyện.
Có trách nhiệm thảo luận và quyết định tập thể về công tác cán bộ của
Đảng bộ huyện, báo cáo Thành ủy Hà Nội phương án cán bộ, quy định các chức
danh thuộc thẩm quyền theo quy định.
Thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát theo chuyên đề, theo quy định
tại Hướng dẫn 05-HD/KTTW ngày 25 tháng 7 năm 2007 của Ủy ban kiểm tra
trung ương “Hướng dẫn thực hiện giám sát cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy các cấp”.
1. Cơ cấu tổ chức của Huyện ủy Sóc Sơn
Thường trực Huyện ủy gồm Bí thư và các phó Bí thư Huyện ủy.
Gồm các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho Huyện ủy.
1. Ban Tổ chức
2. Ban Dân vận
3. Ủy ban kiểm tra
4. Ban Tuyên giáo

công theo dõi từng mảng công việc riêng và chịu trách nhiệm trước Chánh văn
phòng về các lĩnh vực công việc được phân công phụ trách.
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của Văn phòng huyện ủy
• Công tác tham mưu thông tin tổng hợp
Căn cứ nhiệm vụ thường xuyên và đột xuất của cấp ủy, văn phòng giúp
cấp ủy xây dựng lịch công tác năm, quý, tháng, tuần của thường trực, Ban
Thường vụ và Huyện ủy, góp phần vào việc tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ
đạo của cấp ủy.
TrÇn ThÞ Th¹ch - HCVT K36A B¸o c¸o tèt nghiÖp
PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG
TỔNG HỢP
KẾ TOÁN
-
TÀI VỤ
PHÓ CHÁNH
VĂN PHÒNG
HÀNH CHÍNH
VĂN
THƯ
LÁI XE
-
BẢO VỆ
LƯU
TRỮ
CÔNG
NGHỆ
THÔNG
TIN
ĐIỆN

trọng vào việc giải quyết những mâu thuẫn, vướng mắc trong nhân dân. Ổn định
tình hình chính trị, tạo điều kiện phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn.
• Công tác văn thư, lưu trữ
Thực hiện nghiêm túc Nghị định 110/ 2004 ngày 08/ 4/ 2004 của Chính
phủ về công tác Văn thư và Quyết định 1559 của Thành ủy về gửi nhận văn bản.
Thực hiện tốt quy trình từ khâu soạn thảo, chỉnh sửa, trình ký, vào sổ theo dõi
văn bản đi và lưu văn bản, quy định về tiếp nhận văn bản đến được tổ chức thực
hiện tốt, thực hiện tốt quy trình theo dõi, xử lý công văn trên mạng máy tính.
Chấp hành nghiêm túc các quy định về bảo quản tài liệu, bảo quản con
dấu không xảy ra sự cố.
Thường xuyên củng cố, nâng cấp, bổ sung trang thiết bị, cơ sở vật chất
đáp ứng nhu cầu lưu trữ.
Công tác quản lý tài liệu được tăng cường.
• Công nghệ thông tin
Phối hợp với trung tâm Công nghệ thông tin văn phòng Thành ủy quản lý,
đảm bảo chế độ vận hành, bảo vệ mạng thông tin của cấp ủy
Tăng cường công tác kiểm tra mạng nội bộ của các Đảng ủy xã – thị trấn,
duy trì tốt chế độ bảo trì mạng nội bộ cơ quan huyện ủy.
TrÇn ThÞ Th¹ch - HCVT K36A B¸o c¸o tèt nghiÖp
12
• Công tác quản trị hành chính
Thực hiện nghiêm túc công tác quản lý, sử dụng tài chính, tài sản Đảng theo
phương thức khoán chi, giúp các đơn vị chủ động trong hoạt động tài chính.
Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tài chính cho cấp ủy, cơ
sở
Đảm bảo tốt chế độ, chính sách của cán bộ công nhân viên trong cơ quan.
• Công tác hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ
Công tác lưu trữ tại các đơn vị, cơ sở được quan tâm chỉ đạo. Văn phòng
Huyện ủy đã triển khai, tổ chức tập huấn, hướng dẫn chỉnh lý tài liệu phông Lưu
trữ Đảng ủy các xã, thị trấn