GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm 31
Giải pháp nhằm hoàn thiện công tác phân tích công việc
và đánh giá thực hiện công việc ở công ty VINASINCO
3.1 Những đổi mới và hướng phát triển của công ty
3.1.1 Hướng phát triển của công ty
Mỗi năm một lần công ty tổng kết lại các kết quả đạt được của năm trước, các mặt
còn tồn tại và đặt ra kế hoạch hoạt động cho năm kế tiếp. Năm 2007 là một năm hoạt
động tích cực của công ty. Cuối năm 2007, công ty đã đề ra kế hoạch cho năm 2008
trong Dự trù báo cáo kết quả hoạt động năm 2007 và phương hướng hoạt kế
hoạch năm 2008:
* Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh:
1. Với công tác quản lý đô thị và chăm sóc khách hàng:
- Kiên quyết dứt điểm việc thu giá dịch vụ mới tại khu đô thị
- Xây dựng hệ thống cán bộ quản lý điều hành mang tính chuyên nghiệp.
- Xây dựng các quy định quản lý, các quy trình để tiến tới xây dựng hệ thống phần
mềm nhằm xử lý kịp thời, linh hoạt chất lượng dịch vụ và phục vụ
- Bán tầng 1,2 toà nhà 34 T, đi vào quản lý tốt 32 tầng còn lại
2. Với các dịch vụ kinh doanh:
- Nâng cao chất lượng hiệu quả kinh doanh các dịch vụ hiện thời trong công ty
- Mở rộng nhiều hoạt động kinh doanh khác, hợp tác với các đối tác khác
- Đầu tư, lắp đặt các bảng thông tin quảng cáo, phòng mẫu tại sảnh tầng 1 các nhà
chung cưnhằm nâng cao doanh thu, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh.
3. Với hoạt động xây dựng- sửa chữa, bảo trì
- Thực hiện tốt công tác bảo trì tại khu đô thị
- Mở rộng thị trường sang xây lắp các công trình vừa và nhỏ
4. Với hoạt động khai thác và cung cấp nước sạch
- Quản lý tốt, khai thác tối đa công suất tại các giếng, giảm thiểu lượng nước hao
hụt thất thoát, nâng cao chất lượng nước
- Xây dựng phần mềm quản lý nước sạch
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A
2

giải pháp mà theo tôi sẽ dần khắc phục được các mặt tồn tại trên, đó là cần chú trọng
hơn nữa đến các hoạt động quản lý nhân sự và song hành cùngcác hoạt động nhân sự
đang làm tại công ty thì nên chú trọng thêm các hoạt động sau:
- Xây dựng được một hệ thống phân tích công việc cho những vị trí công việc
cần thiếtvì đây là công cụ cơ bản của quản trị nhân sự.
- Hoàn thiện hơn nữa hệ thống đánh giá thực hiện công việc của người lao
độngnhằm phát triển năng lực người lao động.
- Hoàn thiện và nâng cao các hoạt động nhân sự bằng việc ứng dụng hai chương
trình phân tích công việc và đánh giá thực hiện công việc.
3.2 Giải pháp về xây dựng chương trình phân tích công việc
Khi công ty có ý định xây dựng một chương trình phân tích công việc hiệu quả thì
tôi kiến nghị cách thức xây dựng chương trình phân tích công việc như sau:
3.2.1 Về phía ban lãnh đạo
Trước hết công ty cần quan tâm đến hoạt động phân tích côngviệc, giao nhiệm vụ
cho người cán bộ nhân sự (là người sẽ thực hiện chương trình phân tích công việc).
Các nhiệm vụ này bao gồm có lên kế hoạch cho các giai đoạn của phân tích công
việc; thiết kế phiếu thu thập thông tin, bảng câu hỏi, mẫu câu hỏi để tiến hành thu
thập thông tin; tổng hợp thông tin thu thập được và viết các văn bản của phân tích
công việc như thế nào
3.2.2 Về phía người cán bộ phân tích công việc
- Trước hết, cán bộ này phân tích một quá trình phân tích công việc để xây dựng
các văn bản cho công việc cho tất cả các công việc hiện tại
- Sau đó đưa các văn bản này vào sử dụng như là một công cụ cho quản lý nhân
sự
Về trình tự thực hiện tôi xin kiến nghi một quá trình phân tích công việc gồm
những bước sau:
Bước 1:Thống kê các công việc cần phân tích
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A
4
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm

Nhân viên kinh doanh
TPKD - 01
NVKD - 02
P. Quản lý đô thị Phụ trách phòng QLĐT
Thủ kho
Nhân viên quản lý đô thị
PĐQLĐT - 01
KT - 02
NVQLĐT - 03
P. Kỹ thuật thi công Trưởng phòng KTTC
Tổ trưởng
Nhân viên SCTC
Nhân viên vận hành
TPKTTC - 01
TT - 02
NVSCTC - 03
NVVH - 04
Tổ bảo vệ Nhân viên bảo vệ NVBV - 01
Trạm cấp nước Nhân viên trạm nước NVTN - 01
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A
5
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
Đội làm sạch chuyên
nghiệp
Nhân viên làm sạch
Nhân viên duy trì
Nhân viên giám sát
NVLS- 01
NVDT- 02
NVGS - 03

SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A
6
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
a, Phương pháp bản câu hỏi: Đối tượng áp dụng chủ yếu là nhân viên hành chính,
văn phòng và và một số lao động trực tiếp chuyên quản lý như cụm trưởng nhà,
quản lý đội vệ sinh, bảo vệ.
Mẫu bảng câu hỏi như sau:
Bảng 3.2: Mẫu bản hỏi
BẢN CÂU HỎI
Các câu hỏi này nhằm tìm hiểu thông tin về công việc của Ông/ bà đang thực
hiện nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý lao độngđồng thời phục vụ tốt hơn
cho công việc của quý vị. Vì vậy rất mong nhận được sự giúp đỡ và hợp tác của quý
vị.
Xin chân thành cảm ơn !
A. Thông tin về công việc
1. Tên công việc:……………………………………………………
2. Bộ phận làm việc: ……………………………………………….
3. Địa điểm thực hiện công việc:…………………………………...
4. Người lãnh đạo trực tiếp:………………………………………...
5. Cấp dưới:…………………………………………………………
6. Thời gian làm việc:………………………………………………
B. Các nhiệm vụ, quyền hạn, các mối quan hệ trong quá trình làm việc, điều
kiện làm việc
1. Xin Ông/ bà hãy liệt kê theo thứ tự tầm quan trọng của các công việc và ước tính
thời gian dành cho mỗi nhiệm vụ:
Nhiệm vụ Thời gian
1……………………………………………. ………………
2……………………………………………. ………………
3…………………………………………… ………………
4…………………………………………… ………………

.
……………………
…
……………………
…
……………………
…
Ví dụ: Người liên hệ: người dân, đồng nghiệp, quản lý…
Cách thức liên hệ: gặp trực tiếp, điện thoại…
Mức độ thường xuyên: hàng ngày, hàng giờ…
3. Tư thế làm việc thường xuyên của Ông/ bà?
 ngồi  di chuyển, đi lại
 đứng  kéo đẩy, khuân vác
4.Ông/ bà thường báo cáo công việc thực hiện được cho ai, có thường xuyên không?
 không ai cả  hàng ngày,hàng tuần
 quản lý trực tiếp  hàng tháng, hàng quý
 cấp lãnh đạo công ty  hàng năm
5. Hãy liệt kê các loại máy móc, thiết bị mà Ông/ bà dùng
1…………………………………………………….
thường xuyên / không thường xuyên
2…………………………………….. ………………
thường xuyên /không thường xuyên
3……………………………………………………...
thường xuyên / không thường xuyên
6. Ông/ bà có thường xuyên phải làm thêm không? Nếu có thì vào dịp nào?
 có  ngày thường
 không  ngày cuối tuần
 ngày nghỉ lễ, tết
7. Ông/ bà thường làm việc ở đâu?
 trong văn phòng  ngoài đường

Theo chất lượng công việc -
-
-
-
Theo thời gian hoàn thành -
-
-
-
Theo tiêu chuẩn hành vị, thái độ -
-
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A
9
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
-
-
Các tiêu chuẩn khác -
-
-
-
b, Phương pháp quan sát: Phương pháp này sẽ sử dụng để tìm hiểu công việc của lao
động sản xuất, ở công ty phương pháp này sử dụng cho vị trí bảo vệ, chăm sóc cây,
đội vệ sinh.
Đối tượng: lao động sản xuất tại nơi họ làm việc
Mục đích: thu thập thông tin để phân tích công việc
Mẫu phiếu được xây dựng như sau:
bảng 3.3: Mẫu phiếu quan sát
PHIẾU QUAN SÁT
Tên công nhân:……………………………………………………....
Chức danh:……………………………………………………………
Địa điểm thực hiện:…………………………………………………..

đã dựa vào công việc của Phó phòng Tổ chức hành chính bây giờ vì tuy hiện tại
người này có chức danh là Phó phòng nhưng thực hiện công việc của người trưởng
phòng và dự định công ty sẽ thăng cấp cho người này vào ngày 1/5/2008. Để thu
thập thông tin vào thời gian trên emcũng phát và thu bản hỏi cho người ở vị tríPhó
phòng và đồng thời phát bản hỏi như vậy cho vị trí nhân viên hành chính và nhân
viên nhân sự với mong muốn: “Xin chị cung cấp các thông tin mà chị biết về
Phóphòng Tổ chức- hành chính theo những câu hỏi sau”.
Đối với phương pháp quan sát:Trước hết cán bộ phân tích phải xuống nhữngchỗ
người lao động làm việc, quan sát công việc của người lao động liên tục trong 2-3
ngày, có thể sử dụng phương pháp chụp ảnh và ghi lại chi tiết các thông tin. Các vị
trí công việc quản trị nhà được quan sát liên tục trong ngày 14,15, 17đối với 2 người
lao động đã làm việc liên tục từ 6 tháng trở lên. Vị trí phó phòng được quan sát liên
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A
11
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
tục vào ngày 18và 19 tháng 3 và được ghi lại các thông tin theo mẫu phiếu như trên.
Mẫu phiếu thu về được trình bày trong Phụ lục 9.
Bước 3: Tiến hành viết các văn bản của phân tích công việc
 Xử lý thông tin : Các thông tin thu thập được, xử lý, loại bỏ các thông tin
không phù hợp, sau đó tổng hợp lại, phân loại để phục vụ cho việc phân
tích từng vị trí công việc
 Thẩm định thông tin thu thập được : Đây chính là bước tìm hiểu lại các
thông tin về công việc thông qua người quản lý trực tiếp, những người lao
động cùng làm công việc đó, các khách hàng thường xuyên tiếp xúc.Với
quản trị nhà cần thẩm định lại thông tin thông qua cụm trưởng. Tìm hiểu
lại thông tin về vị trítrưởng phòng Tổ chức hành chính trước tiên là bằng
cách hỏi trực tiếp ngườiđó, sau đó làdựa vào thông tin của ban lãnh đạo
hoặc các đồng nghiệp thường xuyên tiếp xúc, làm việc cùng.
 Tiến hành viết 3 bản của phân tích công việc : Dựa trên mẫu các bản trên
tiến hành viết phân tích công việc cho các vị trí công việc. Trình tự tiến

SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A
13
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
 CÁC QUAN HỆ TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC
Trong công ty:
- Gặp gỡ hàng ngày với các cụm trưởng để cùng làm việc
- Gặp gỡ hàng ngày đồng nghiệp làm việc cùng nhà như bảo vệ…Ngoài công ty:
- Gặp gỡ hàng ngày với người dân, các khách hàng đến giaodịch
- Gặp gỡ các đơn vị tổ chức đến xin được hợp tác làm việc
- Gặp nhân viên để thực hiện việc thu dịch vụ hộ các đơn vị như:
điện thoại, internet, điện,…
ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC
- Trang thiết bị dụng cụ: Các thiết bị văn phòng như máy tính, điện thoại,…
- Thời gian làm việc:
Làm việc theo ca: Ca 1: từ 6h- 14h
Ca 2: từ 14h-22h
- Môi trường làm việc: Làm việc trong văn phòng đặt tại tầng 1 của các nhà
 BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN
 Trình độ giáo dục và đào tạo: tốt nghiệp trung cấp trở lên vềquản lý hành
chính
 Kỹ năng, khả năng: kỹ năng giao tiếp, thuyết phục, thành thạo sử dụng tin
học văn phòng, có khả năng giao tiếp bằng tiếng anh, biết xử lý tình huống,
 Kinh nghiệm: Có kinh nghiệm làm việc 1 năm trong lĩnh vực quan hệ với
công chúng
 Tính cách: cởi mở, thân thiện, nhiệt tình, cẩn thận, trung thực
 Thể lực: có ngoại hình khá, cao 1m 56 trở lên, có
sức khỏe tốt
 BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
 Hoàn thành công việc được giao đúng tiến độ, không chậm quá 1 ngày sovới
văn bản quy định trong quy trình nộp thu tiền tại Phụ lục 5.

15
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
khen thưởng, văn hoá, xã hội
- Cố vấn cho người lao động về các vấn đề có liên quan đến quyền lợi và nghĩa
vụ của họ
- Phối hợp với các quản lý của các bộ phận khác trong việc giải quyết các vấn đề
nhân sự
 CÁC TRÁCH NHIỆM:
- Đề xuất khen thưởng và kỷ luật các cán bộ, công nhân trong công ty
- Ký duyệt các văn bản về các vấn đề phòng tổ chức hành chính phụ trách
- Ký duyệt các văn bản của các phòng ban khác về các vấn đề có liên quan đến
công việc của phòng tổ chức
- Kiểm tra, nhắc nhở, chủ trì các hoạt động và sự thực hiện công việc của nhân
viên mình
- Phối hợp với các phòng ban khác thực hiện các công việc của tổ chức
 CÁC MỐI QUAN HỆ TRONG QUÁ TRÌNH LÀM VIỆC:
Trong công ty:
- Gặp gỡ với ban giám đốc để bàn luận công việc
- Gặp gỡ hàng ngày đồng nghiệp tại các phòng ban, tổ, đội
Ngoài công ty:
- Gặp gỡ với các tổ chức đến xin hợp tác với công ty
- Gặp gỡ với các đối tượng khác khi có vấn đề liên quan đến phòng tổ chức hành
chính
 ĐIỀU KIỆN LÀM VIỆC:
- Trang thiết bị dụng cụ: Các thiết bị văn phòng như máy tính, điện thoại,…
- Thời gian làm việc: Làm việc theo giờ hành chính từ 8h-12h và 13h-17h.
- Môi trường làm việc: Làm việc trong văn phòng của công ty, thoáng mát, sạch sẽ
, có bàn làm việc riêng
 BẢN YÊU CẦU CỦA CÔNG VIỆC VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A

SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A
17
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
trị nhân lực, đồng thời các văn bản này cũng đượcchia làm nhiều bản và gửi tới các
bộ phận tương ứng với từng nhóm công việc cóliên quanđể sử dụng cho quá trình
làm việc của người lao độngvà lưu trữ các thông này tại nơi làm việc của người cán
bộ quản lý trực tiếp.
Các bản này nên được cập nhật 2-3 năm một lần vì công việc hiện nay thường
ítthay đổi. Cán bộ phân tích tiến hành theo dõi để xem các vị trí có sự thay đổi gì lớn
không, nếu có thay đổi lớn thì mới tiến hành phân tích lại theo trình tự như trên. Còn
không thì chỉ cập nhật thêm thông tin, chỉnh sửa lại cho các vị trí công việc khi thấy
cần thiết.
3.3Giải pháp hoàn thiện công tác đánh giá thực hiện công việc
Chương trình đánh giá thực hiện công việc của công ty vẫn còn nhiều khuyết
điểm, để khắc phục em xin kiến nghị cách thức để xây dựng lại hệ thống đánh giá
thực hiệncông việc cho công ty như sau:
3.3.1Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá
Theo đặc thù công việc được chia ra các loại nhân viên em kiến nghị rằng:
Với nhân viên làm công việc bình thường thì sử dụng phương pháp thang đo đồ
hoạ( sử dụng thang điểm) giống như những gì công ty đang làm. Tuy nhiên ở đây
em đã cải tiến cách thức đánh giá, thêm một số tiêu thức và những mặt còn sai sót
trong công ty. Mẫu phiếu này đã bổ sung thêm tiêu chí đánh giá, sử dụng cùng tiêu
chuẩn đánh giá cho các tiêu thức nhưng đã áp dụng trọng số trong công việc. Mẫu
phiếu đánh giá theo thang đo đồ hoạ như sau:
Bảng 3.6: Phiếu đánh giá thực hiện công việc
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A
18
GVHD: Th.s Nguyễn Vân Điềm
PHIẾU ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC
Tên nhân viên: Bộ phận:

Quan hệ với mọi người
Với đồng nghiệp, cấp trên
Với người ngoài công ty
Quan hệ với khách hàng
SV: Nguyễn Thị Thu Hiền Lớp: QTNL46A