QUY ĐỊNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ
I - MỤC ĐÍCH:
- Giúp cho Phòng HCNS quản lý nhân sự từ khi vào công ty cho đến khi nghỉ việc.
- Hỗ trợ Trưởng các bộ phận trong việc quản lý nhân sự.
II – PHẠM VI:
Áp dụng cho toàn công ty.
III – ĐỊNH NGHĨA:
CNV: Công nhân viên.
HCNS: Hành chánh Nhân sự
QDQLNS: Quy định quản lý nhân sự.
IV – NỘI DUNG:
1. Tuyển dụng nhân viên: Quản lý việc tuyển dụng nhân viên được thực hiện theo Thủ tục Tuyển
dụng. qua
2. Mã số công việc và mã số nhân viên:
- Mỗi loại công việc sẽ được ghi một loại mã số tạo điều kiện cho việc tuyển dụng, đào tạo, phân
tích mô tả công việc… Mã công việc được viết tắt dưới dạng: chữ viết tắt hoa của bộ phận – chữ
viết tắt hoa của vị trí công việc (bằng tiếng Anh), ví dụ: Nhân viên bảo trì – Phòng Hành chánh
nhân sự (Maintenance Staff – HR Dept) là HR – MS.
- Mà số nhân viên được viết tắt dưới dạng: chữ viết tắt hoa của bộ phận (bằng tiếng anh) – số thứ
tự (số tiến, hai chữ số). Ví dụ nhân viên bảo trì mã số: HR – 02.
- Trường hợp có sự thay đổi, thuyên chuyển nhân sự thì Phòng HCNS tiến hành thay đổi mã số
nhân viên và báo cho Trưởng bộ phận, cá nhân liên quan được biết.
- Phòng HCNS lập danh sách mã số công việc trình Giám đốc công ty duyệt và thông báo cho các
bộ phận biết.
- Phòng HCNS chịu trách nhiệm quản lý mã số công việc và mã số nhân viên.
3. Danh sách CNV Công ty:
- Danh sách CNV gồm các cột sau: Số thứ tự, họ tên nhân viên,ngày tháng năm sinh, giới tính, hộ
khẩu thường trú, nơi tạm trú – nơi ở hiện nay, số CMND, Số điện thoại liên lạc.
- Danh sách CNV do Phòng HCNS lập và cập nhật hàng tháng chính xác theo biểu mẫu: 1/BM-
QDQLNS.
4. Quản lý hồ sơ nhân sự:

Trưởng bộ phận ký, sao đó chuyển phòng HCNS xem xét, nếu Phòng HCNS đồng ý thì CNV mới
được nghỉ.
- Trước khi duyệt đồng ý cho nhân viên nghỉ việc riêng, Trưởng bộ phận phải thu xếp công việc
cho người khác làm thay, đảm bảo công việc được thực hiện trôi chảy.
- Trường hợp có việc gấp thì CNV được nghỉ nhưng CNV có trách nhiệm giải trình cho Phòng
HCNS biết lý do và vẫn phải làm đơn xin nghỉ việc riêng bù.
- Trường hợp Trưởng bộ phận xin nghỉ việc riêng hoặc nhân viên nghỉ việc từ 4 ngày trở lên thì
Phòng HCNS phải chuyển giấy nghỉ việc riêng cho Ban Giám đốc duyệt.
10. Điều động nhân viên:
- Việc điều chuyển nhân sự từ Bộ phận này sang Bộ phận khác phải được cấp Trưởng quản lý cả
hai Bộ phận này đồng ý và giấy chuyển phải thông báo cho P HCNSä.
- Việc chuyển nhân sự trong bộ phận tạm thời phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh trong
một bộ phận do Trưởng bộ phận đó quyết định. Tuy nhiên việc chuyển đổi phải được thông
Tham khảo các loại biểu mẫu và mẫu đơn khác tại trang web />báo ngay cho Phòng HCNS biết để quản lý nhân sự và công tác tính lương. Trường hợp chuyển
nhân sự quá 10 ngày thì phải được Trưởng phòng HCNS đồng ý.
- Việc chuyển đổi nhân viên văn phòng, cán bộ cấp tổ trưởng trở lên phải được Giám đốc phê
duyệt.
- Khi tiến hành chuyển đổi, Người có thẩm quyền chuyển đổi phải bàn giao số người từ bộ phận
chuyển đổi tối bộ phận mới. Trong thời gian chuyển đổi nhân sự, CNV trực thuộc toàn quyền
quản lý của Trưởng bộ phận mới.
11. Xử lý vi phạm kỷ luật:
Việc xử lý vi phạm kỷ luật thực hiện theo nội quy lao động và Thủ tục xử lý vi phạm kỷ luật và
xem xét khiếu nại về thi hành kỷ luật.
12. Quản lý nghỉ việc:
- Khi nghỉ việc, nhân viên viết đơn xin nghỉ việc theo mẫu :7/BM-QDQLNS chuyển lên Trưởng
bộ phận xem xét, nếu đồng ý thì Trưởng bộ phận chuyển đơn cho Phòng HCNS xem xét,
Phòng HCNS sẽ xem xét đơn, tìm hiểu tâm tư nguyện vọng của người lao động. Trường hợp
không thuyết phục được, cả hai bên đều đồng ý theo đơn xin nghỉ việc thì chuyển đơn cho
BGĐ duyệt và ra quyết định nghỉ việc.
- Phòng HCNS lập danh sách CNV nghỉ việc theo biểu mẫu 8/BM-QDQLNS và hàng tháng cập

ĐƠN XIN NGHỈ VIỆC
Kính gửi : Ban Giám Đốc Công Ty
Phòng Hành chánh – Nhân sự
Tôi tên là : ......................................................................................................................................................……………..
Chức vụ : ................................................................... Bộ phận : .............................................................……………..
Nay tôi làm đơn này, kính xin BGĐ cho tôi được thôi việc kể từ ngày.........................................................…………….
Lý do :..........................................................................................................................................................…………….
........................................................................................................................................................................………………
........................................................................................................................................................................………………
Tôi đã bàn giao công việc cho :…………………………….……..Bộ phận : ........................................................................
Các công việc được bàn giao :
.........................................................................................................................................................................…………….
.........................................................................................................................................................................……………
.........................................................................................................................................................................……………
.........................................................................................................................................................................……………..
Tôi cam đoan là đã bàn giao công việc lại cho bộ phận có liên quan trước khi nghỉ việc.
Rất mong Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận cho tôi được phép thôi việc. Tôi xin chân thành cảm ơn.
Trưởng bộ phận Người làm đơn
Phòng HCNS Ban Giám đốc
ĐƠN XIN NGHỈ PHÉP
Kính gửi : Ban Giám Đốc Công Ty
Phòng Hành chánh – Nhân sự
Tôi tên là : ...................................................................................................................................................………………..
Tham khảo các loại biểu mẫu và mẫu đơn khác tại trang web />MSNV : ................................................................... Bộ phận : .........................................................……………….
Địa chỉ và số điện thoại liên lạc khi cần thiết :............................................................................................……………….
.....................................................................................................................................................................……………….
.....................................................................................................................................................................……………….
Nay tôi trình đơn này kính xin BGĐ chấp thuận cho tôi được nghỉ
Trong thời gian .…..... ngày (Kể từ ngày…………………….... đến hến ngày ………............................……..)
Lý do xin nghỉ phép :