CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG VIỆC NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
I - CÁC KHÁI VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Hệ thống thông tin
Trong bất kỳ một tổ chức kinh tế, xã hội, chính trị nào cũng đều tồn tại một hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực
hiện hoạt động thu thập , lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các dàng buộc
được gọi là môi trường. Để có thể nhìn nhận một cách trực quan về hệ thống thông tin người ta
thường tiến hành mô hình hoá hệ thông tin. Nhờ việc mô hình hoá các hệ thống thông tin mà nhà
quản lý có thể thực hiện một cách tốt hơn công việc quản lý của mình. Trong mỗi tổ chức thì mô
hình hệ thống thông tin có một đặc thù riêng, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định.
Sau đây là mô hình hệ thống thông tin tổng quát.
Mô hình hệ thống thông tin :
Nguồn
Thu thập
Lưu trữ v xà ử lý
Đích
Phân phát
Kho dữ liêu
Nhằm giúp cho công việc đánh giá phân tích hệ thống thông tin một cách thuận lợi người phân
tích cần tiến hành phân loại hệ thống thông tin. Hiện nay tồn tại nhiều cách phân loại hệ thống
thông tin trong tổ chức, nhưng có hai các phân loại thông dụng nhất là:
- Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
- Phân loại theo theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định
2. Cơ sở dữ liệu
Một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống thông tin đó là cơ sở dữ liệu của hệ
thống. Trong bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào, các nhà doanh nghiệp luôn phải lưu trữ và
xử lý dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý cũng như hoạt động của doanh nghiệp đó. Dữ liệu
có tầm quan trọng sống còn đối với các doanh nghiệp hay tổ chức, do vậy mỗi khi phân tích,
thiết kế một hệ thống thông tin thì yêu cầu đối bắt buộc đối với các phân tích viên là làm việc
với cơ sở dữ liệu
Khi máy tính điện tử chưa ra đời thì tất cả các thông tin đó vẫn được thu thập, lưu trữ, xử

•
Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL ( Structured Query Language ). Là ngôn ngữ phổ
dụng nhất dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay. Việc viết một lệnh SQL đòi hỏi nhiều
thời gian và kỹ năng, nhất là những truy vấn phức tạp trong một cơ sở dữ liệu lớn có nhiều thực
thể.
•
Truy vấn bằng ví dụ QBE ( Quyre By Example ). Nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu có cách
thức đơn giản hơn để giao tác với cơ sở dữ liệu dựa vào khái niệm QBE. QBE tạo cho người sở
dụng một lưới điền hoặc một mẫu để xây dựng cấu trúc một mẫu hoặc mô tả dữ liệu mà họ
muốn tìm kiếm
Lập các báo cáo ( Report) từ cơ sở dữ liệu. Thường thì các hệ quản trị cơ sở dữ liệu bổ
sung tính năng lập báo cáo cho việc truy vấn dữ liệu. Báo cáo là những dữ liệu được kết xuất ra
từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức và đưa ra dưới dạng in ấn. Tuy nhiên báo cáo vẫn có thể được
thể hiện ra trên màn hình. Lập báo cáo là một bộ phận đặc biệt của hệ quản trị cơ sở dữ liệu
được dùng để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu đẻ xử lý và đưa ra cho người sử dụng dưới một thể
thức sử dụng được.
Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu. Dữ liệu phải tổ chức theo một cách nào đó để không dư
thửa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và hiểu được chúng. Vì vậy cơ sở dữ liệu cần phải cấu trúc
lại. Để lưu trữ dữ liệu chúng ta cần một cơ chế đẻ gắn kết các thực thể mà chúng có mối quan
hệ tự nhiên giữa cái nọ với cái kia. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường sử dụng 3 mô hình sau để
chế ngự các mối quan hệ nào đó :
•
Mô hình phân cấp ( Hierarchical Model )
•
Mô hình mạng lưới ( Network Model )
•
Mô hình quan hệ ( Relational Model )
3. Phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin
Phát triển một hệ thống thông tin nhằm mục tiêu cuối cùng là cung cấp cho nhà quản lý một
công cụ quản lý tốt nhất. Để có thể đạt được mục tiêu đó thì hệ thống thông tin cần phải trải qua

- Xác định các yêu cầu. Việc xác định các yêu cầu được thực hiện sau khi đã tiến hành thu thập
thông tin của hệ thống. Được tổng hợp từ kết quả của quá trình ghi chép, phỏng vấn, khảo sát,
quan sát, phân tích các mẫu.
- Bước tiếp theo là phải cấu trúc hoá các yêu cầu của hệ thống
- Tìm lựa chọn giải pháp cho hệ thống mới, đưa ra các chiến lược về hệ thống thông tin trong
tương lai.
Kết quả của các bước này được tổng hợp lại trong hồ sơ của dự án, từ hồ sơ của dự án lại tác
động trở lại các bước này làm cho việc thực hiện nó được hoàn thiện hơn
Các phương pháp thu thập thông tin
Thu thập thông tin là công việc mà phân tích viên thực hiện nhằm có được các thông tin về hệ
thống nhằm phục vụ cho quá trình phân tích thiết kế và đánh giá hệ thống. Thông thường người ta
sử dụng phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu để thu thập thông tin. Hiện nay có các
phương pháp thu thập thông tin phổ biến sau :
• Phỏng vấn là phương pháp mà phân tích viên thu thập thông tin thông qua các cuộc tiếp
xúc với khách hàng
• Nghiên cứu tài liệu, cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khía cạnh
• Sử dụng các phiếu điều tra, được dùng khi phải lấy thông tin từ số lượng lớn các đối
tượng và trên phạm vi địa lý rộng
• Quan sát là phương pháp phân tích viên thu thập các thông tin mà không thể hiện trong
tài liệu hoặc qua phỏng vấn.
Mã hoá dữ liệu
Mã hoá dữ liệu là việc xây dựng một tập hợp các hàm thức mang tính quy ước và gán cho tập
hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với những đối tượng cần biểu diễn.Khi xây dựng hệ
thống thông tin thì việc mã hoá dữ liệu là rất cần thiết nó giúp cho việc nhận diện các đối tượng
không bị nhầm lẫn, mô tả nhanh chóng các đối tượng, nhận diện các nhóm đối tượng nhanh hơn.
Các phương pháp mã hoá cơ bản bao gồm :
- Phương pháp mã hoá phân cấp
- Phương pháp mã hoá liên tiếp
- Phương pháp mã hoá theo xeri
- Phương pháp mã hoá gợi nhớ