BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

LÊ QUỐC BÌNH

Xây Dựng
Hệ Thống Thông Tin & Lập Báo Cáo Tài Chính
Tại Các Công Ty Thương Mại Có Nhiều Đơn Vị Thành Viên

LUẬN ÁN
THẠC SỸ KHOA HỌC KINH TẾ

Thành Phố Hồ Chí Minh, tháng 04 năm 2000


BỘ GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO
ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

LÊ QUỐC BÌNH

Xây Dựng
Hệ Thống Thông Tin & Lập Báo Cáo Tài Chính
Tại Các Công Ty Thương Mại Có Nhiều Đơn Vị Thành Viên
Chuyên ngành : Kế Toán Tài Vụ & Phân Tích Hoạt Động Kinh Tế

Mã số

: 5 . 02 . 11




MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ..................................................................................................................1
1

Sự Cần Thiết Nghiên Cứu Đề Tài ...........................................................1

2

Mục Đích Nghiên Cứu Của Luận n ......................................................2

3

Phương Pháp Nghiên Cứu.........................................................................3

4

Bố Cục Của Luận n ................................................................................3

CHƯƠNG1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG
THÔNG TIN VÀ LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNHERROR! BOOKMARK NOT
1.1. KẾ TOÁN VÀ QUY TRÌNH KẾ TOÁN ...............................................................4
1.1.1. Chứng Từ Ban Đầu: ......................................................................4
1.1.2. Ghi Nhật Ký. .................................................................................5
1.1.3. Ghi Sổ Cái.....................................................................................5
1.1.4. Thực Hiện Các Bút Toán Điều Chỉnh Cuối Kỳ:...........................5
1.1.5. Khóa Sổ.........................................................................................6
1.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN .................................................................6
1.2.1. Nguyên Tắc Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Kế Toán .............. 7

Thành Viên........................................................................................ 31

CHƯƠNG3 : ĐỊNH HƯỚNG XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN & LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÁC CÔNG TY
THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ THÀNH VIÊNERROR! BOOKMARK N
3.1. MỤC TIÊU VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN
KẾ TOÁN, LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUẢN TRỊ ....................35
3.1.1. Mục Tiêu ........................................................................................... 35
3.1.2. Phương Hướng Hoàn Thiện Hệ Thống Thông Tin Kế Toán
Và Lập Báo Cáo Tài Chính, Báo Cáo Quản Trị .......................... 36
3.2. BÁO CÁO TÀI CHÍNH VÀ BÁO CÁO QUẢN TRỊ CỦA CÁC CÔNG TY
THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN ...........................................37
3.2.1. Báo Cáo Tài Chính Theo Quyết Định 1141 TC/QĐ/CĐKT ....... 37
3.2.2. Một Số Báo Cáo Quản Trị .............................................................. 41


3.3. XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CỦA CÁC CÔNG TY
THƯƠNG MẠI CÓ NHIỀU ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN ...........................................52
3.3.1. Tạo Lập Hệ Thống Thông Tin Kế Toán ....................................... 52
3.3.2. Hồ Sơ Cập Nhật Thông Tin Của Hệ Thống .................................. 54
3.3.3. Một Số Hoạt Động Quan Trọng Của Hệ Thống Thông Tin
Kế Toán ............................................................................................. 54
KẾT LUẬN .................................................................................................................. 57
PHỤ LỤC 1 : SƠ ĐỒ CÁC CHU TRÌNH, HỒ SƠ HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN, BÁO CÁO TÀI CHÍNH THEO QUYẾT
ĐỊNH 1141 TC/QĐ/CĐKT NGÀY 01/11/1995 ..........................58
PHỤ LỤC 2 : MỘT SỐ BÁO CÁO QUẢN TRỊ .................................................. 93
Bảng 28 : Thực hiện các bút toán hợp nhất ...................................................93
Bảng 29 : Một số báo cáo tài chính theo hiện giá .........................................97
Bảng 30 : Báo cáo tổng hợp doanh thu từ ngày .... Đến ngày.... ...............103

quản lý trong doanh nghiệp nói chung và các Công ty thương mại nói riêng.

•

Cùng với việc mở cửa và hội nhập vào ASEAN, AFTA, ASEM .... và sắp tới
là WTO, các doanh nghiệp Việt Nam đã, đang và sẽ tiếp tục đối diện với các
khái niệm mới, đó là : Khách hàng, Sự cạnh tranh và Sự thay đổi. Do đó đòi
hỏi doanh nghiệp phải kịp thời có những phương án hợp lý nhằm điều chỉnh
các hoạt động cho phù hợp với các nội dung nêu trên. Muốn làm được việc
đó, doanh nghiệp phải xây dựng được một hệ thống thông tin kế toán tốt.

•

Sự phát triển của trình độ Khoa học kỹ thuật thế giới đã tạo được rất nhiều cơ
hội cho các doanh nghiệp trong việc nâng cao trình độ quản lý của mình. Vấn
đề còn lại là ở chỗ doanh nghiệp sẽ vận dụng như thế nào các thành tựu đó
vào việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán tại doanh nghiệp.

•

Những ưu đãi về cơ chế quản lý đối với các doanh nghiệp Nhà nước ngày
càng mất đi, thay vào đó là việc tự do hóa kinh doanh. Do đó, doanh nghiệp
muốn phát triển tốt, tạo được lợi thế trong kinh doanh, tạo được niềm tin cho
các đối tác, cho khách hàng thì phải xây dựng được hệ thống báo cáo tài
chính theo đúng các chuẩn mực kế toán, từ đó nâng cao độ tin cậy về tình
hình tài chính doanh nghiệp.

•

Cơ cấu nguồn vốn kinh doanh của một doanh nghiệp đã không còn đơn thuần

Việc nghiên cứu của luận án nhằm vào các mục tiêu chính yếu sau đây :
•

Xem xét các nguyên tắc, phương pháp cơ bản trong xây dựng hệ thống thông
tin kế toán và lập báo cáo tài chính của các Công ty thương mại có nhiều đơn
vị thành viên.

•

Phân tích, đánh giá thực trạng xây dựng hệ thống thông tin kế toán và lập
báo cáo tài chính tại các Công ty Thương mại có nhiều đơn vị thành viên trên
địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh hiện nay.

•

Phân tích các ưu khuyết điểm của quá trình lập báo cáo tài chính của các
Công ty trong thời gian vừa qua.

•

Đề xuất phương pháp lập báo cáo tài chính tại các công ty thương mại có
nhiều đơn vị thành viên.

•

Đề xuất phương pháp lập và khai thác một số báo cáo quản trị để nâng cao
vai trò của kế toán trong giai đoạn hiện nay.

•


các hệ thống thông tin khác trong toàn bộ doanh nghiệp.

•

Vận dụng nguyên tắc phát triển để xem xét vấn đề theo xu hướng chuyển
động từ thấp đến cao, từ đơn giản đến phức tạp, từ những nền tảng lý luận cơ
bản đến sự biến chuyển linh hoạt cho phù hợp với thực tiển.

•

Bên cạnh đó là một số phương pháp khác như : phương pháp lịch sử và logic;
phương pháp cụ thể và trừu tượng; phương pháp diễn giải và quy nạp; phương
pháp phân tích và tổng hợp; phương pháp so sánh và đối chiếu ....

4

BỐ CỤC CỦA LUẬN ÁN

Luận án được xây dựng bao gồm các khoản mục như sau :
•

Mục lục.

•

Mở đầu.

•

Chương 1 :



Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

CHƯƠNG I
Cơ Sở Lý Luận Về Xây dựng
Hệ Thống Thông Tin & Lập Báo Cáo Tài Chính
Trong các phần trình bày dưới đây, chúng tôi đi sâu về cơ sở lý luận trong quá
trình xây dựng hệ thống thông tin kế toán và lập báo cáo tài chính. Việc trình
bày sẽ được thực hiện theo các trình tự sau đây:
•

Trình bày về khái niệm kế toán và quy trình kế toán tại một doanh nghiệp
nói chung và các công ty thương mại có nhiều đơn vị thành viên nói riêng.

•

Từ bản chất, nội dung, phương pháp và quy trình của công tác kế toán, chúng
tôi đi sâu phân tích các chu trình kế toán, các hệ thống trong mỗi chu trình và
các hồ sơ có liên quan để công tác kế toán có thể thực hiện nhanh chóng, ít
sai sót và đáp ứng được các yêu cầu đặt ra.

•

Trên cơ sở hệ thống thông tin chuẩn, chúng tôi sẽ nghiên cứu việc thực hiện
hạch toán kế toán từ việc khai thác hệ thống, lập các Sổ chi tiết, nhật ký Sổ
cái và lập báo cáo tài chính.

1.1. KẾ TOÁN VÀ QUY TRÌNH KẾ TOÁN


Giai đoạn này có ý nghóa hết sức quan trọng, nó là điểm đầu tiên nhưng cũng là
điểm quyết định đến phần lớn sự chính xác của các báo cáo tài chính. Khi điểm
khởi đầu này bị sai lệch, thông tin sẽ bị truyền đi lệch hướng, phản ánh không
chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh, từ đó báo cáo tài chính sẽ không chính
xác, tạo cho nhà quản trị không đánh giá đúng bản chất của sự việc, do đó có
thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng khi ra quyết định.
1.1.3. GHI SỔ CÁI.
Sau khi đã hoàn tất công tác ghi nhật ký, động tác tiếp theo sẽ là chuyển từ nhật
ký chung vào Sổ cái theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tùy theo quy mô
về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà Sổ cái có thể được mở với cấu trúc đơn
giản hoặc hình thành một hệ thống hoàn chỉnh trong đó các Sổ cái được tập hợp
đi kèm với các Sổ chi tiết để bổ sung các thông tin chi tiết nhằm giải thích một
cách rõ ràng, cụ thể, chính xác các thông tin được cập nhật trên Sổ cái.
1.1.4. THỰC HIỆN CÁC BÚT TOÁN ĐIỀU CHỈNH CUỐI KỲ:
Trong hoạt động thực tiễn, có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hưởng đến
nhiều chu kỳ kế toán khác nhau như việc trích khấu hao tài sản cố định, phân bổ
chi phí, dự trù giảm giá hàng tồn kho... Mặt khác, trong một chu kỳ kế toán có
các bút toán được hạch toán trùng lắp như mua bán nội bộ, thanh toán nội bộ....
cũng cần thiết phải có sự hiệu chỉnh.
Vì vậy, kế toán phải thực hiện các bút toán điều chỉnh vào cuối kỳ kế toán. Đây
là một công việc rất quan trọng, nó tạo cho người kế toán xem xét lại các bút
toán đã được ghi trong kỳ và hiệu chỉnh các bút toán sai, nó đưa các luồng thông
tin chờ xử lý vào quy trình kế toán trong kỳ cũng như chuẩn bị cho kỳ kế toán
tiếp theo. Qua động tác này, các khoản chi phí sẽ được tính đủ hơn, các khoản

5


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán


xuất

Để hệ thống thông tin kế toán có thể hoạt động hiệu quả, bao giờ cũng có các hệ
thống con hỗ trợ cho công tác xử lý thông tin của hệ thống chung dưới dạng các
chu trình, trong đó nổi bật các chu trình sau đây: (1) Chu trình doanh thu; (2) Chu
trình chi phí; (3) Chu trình chuyển đổi; (4) Chu trình tài chính.
Trong xu hướng phát triển của khoa học kỹ thuật hiện đại, phần lớn các chu trình
nêu trên đều được thực hiện thông qua hệ thống máy tính nối mạng. Do đó,
trong phạm vi giới hạn của đề tài nghiên cứu này, chúng tôi giả định rằng các
qui trình nêu trên đều được tiến hành bằng máy tính thay vì bằng phương pháp
thủ công vốn đã tương đối lạc hậu so với hiện nay. Mặt khác, trong quá trình
trình bày, chúng tôi đặt ra một số giả định như sau :

6


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

•

Chỉ tập trung chủ yếu vào một số chu trình chính yếu, các có tính chất tương
tự như các chu trình được trình bày sẽ không được đề cập đến. Bởi vì có thể
suy diễn một cách lôgic từ các chu trình chính yếu sang các chu trình nhỏ.

•

Hệ thống tài khoản kế toán, chế độ sổ kế toán, chế độ chứng từ ban đầu và
phương pháp ghi sổ được áp dụng theo quyết định số 1141 TC/QĐ/CĐKT
ngày 01/11/95 của Bộ Tài chính.



•

Hệ thống phải phù hợp với yêu cầu thông tin của doanh nghiệp và có thể cải
tạo, mở rộng hệ thống khi cần thiết.

•

Hệ thống phải được thao tác đơn giản, tiện lợi, không đòi hỏi cao về trình độ
của các chuyên viên tham gia hệ thống.

•

Hệ thống phải được hoàn thành trong một thời gian nhất định.

•

Hệ thống phải đạt được sự tương xứng giữa chi phí xây dựng hệ thống và các
thành quả do hệ thống mang lại.

7


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

1.2.2. CHU TRÌNH DOANH THU
Doanh thu thường có mối quan hệ đan chéo với rất nhiều hoạt động khác trong
doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ kinh tế, tuy nhiên nhìn chung chu trình
doanh thu thường bao gồm: (1) Nhận đặt hàng của khách hàng, (2) Giao hàng
hóa hoặc dịch vụ cho khách hàng, (3) Yêu cầu khách hàng thanh toán, (4) Nhận

những thông tin tổng quan về khách hàng nhằm giúp cho doanh nghiệp hình
dung sơ lược về đối tác của mình trong quá trình tổ chức sản xuất kinh doanh.

8


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

•

Các thông tin nhận định một cách tổng quan của doanh nghiệp về khách hàng
của mình: Đây là những thông tin cho phép đánh giá về các đối tác qua quá
trình mua, bán, cung ứng hàng hóa, dịch vụ, khả năng thanh toán của khách
hàng, mức độ công nợ cho phép, số dư thanh toán công nợ ....

Như vậy, với một hồ sơ tổng hợp nêu trên, kế toán có thể nhận định được về các
khách hàng của doanh nghiệp như khả năng thanh toán của khách hàng; số dư
công nợ; khả năng thu hồi của doanh nghiệp cũng như khả năng phát sinh nợ
khó đòi.... Một hồ sơ tổng hợp có thể như bảng 2 (trang 58) trong phụ lục đính
kèm.
1.2.2.1.2.Hồ sơ chi tiết:
Bên cạnh hồ sơ tổng hợp là các hồ sơ chi tiết có liên quan. Đây là những hồ sơ
ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên của doanh nghiệp nhằm
lưu trữ và thông báo đến các bộ phận có trách nhiệm thực hiện.
Trong số các hồ sơ chi tiết chúng ta thường gặp, thông thường bao gồm:
•

Hồ sơ hợp đồng hoặc ghi nhận đơn đặt hàng: Dùng để ghi nhận các hợp đồng
đã ký kết hoặc đang được đàm phán, trong hồ sơ này thường bao gồm các nội
dung như bảng 3 (trang 59) trong phụ lục đính kèm. Qua sự kết hợp giữa hồ

Số hợp đồng hoặc Các thông tin tổng quan về 01 hợp
đơn đặt hàng
đồng hoặc 01 đơn đặt hàng

Hồ sơ chi tiết số lượng hàng hóa được yêu cầu cung ứng
Số hợp đồng hoặc
đơn đặt hàng

Chi tiết nội dung của hợp đồng
hoặc đơn đặt hàng

1.2.2.2. Hệ thống giao hàng (Shipping system)
Kế toán thường có một bộ hồ sơ chi tiết về giao nhận hàng hóa được kết hợp
chung với hồ sơ chi tiết đơn đặt hàng để có thể liên kết giữa số lượng đặt hàng
và số lượng giao hàng. Sau khi giao nhận hàng hóa, chứng từ được chuyển đến
phòng kế toán để cập nhật các thông tin có liên quan vào hồ sơ chi tiết nêu trên,
từ đó ghi nhận doanh thu và xuất hóa đơn bán hàng.
1.2.2.3. Hệ thống lập hóa đơn
Hệ thống lập hóa đơn thường có hồ sơ chi tiết về hóa đơn bán hàng bao gồm các
nội dung như bảng 5 (trang 61) trong phụ lục đính kèm.
Mối quan hệ giữa việc đặt hàng, giao hàng và lập hóa đơn thể hiện qua sơ ñoà:

10


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

Hồ sơ khách hàng(ĐV thành viên)
Mã số khách hàng



Mã số hóa đơn

Chi tiết hóa đơn bàn hàng

Hồ sơ Chi tiết thanh toán
Mã số khách hàng

Số HĐ hoặc ĐĐH

Số hóa đơn

Chi tiết thông tin về thanh toán

Hồ sơ chi tiết hợp đồng hoặc đơn đặt hàng
Số hợp đồng hoặc đơn đặt hàng

Chi tiết hàng hóa được yêu cầu và đã được giao nhận

Tóm lại, một chu trình doanh thu thông thường sẽ được thực hiện qua các giai
đoạn nêu trên và được sử dụng đính kèm với các bộ hồ sơ cần thiết nhằm góp
phần cho việc quản lý được chặt chẽ, thuận lợi hơn. Đồng thời có thể kết xuất
11


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

được những thông tin cần thiết phục vụ cho các nhà quản trị doanh nghiệp.
1.2.3. CHU TRÌNH CHI PHÍ
Chu trình chi phí được sử dụng để ghi nhận các sự kiện: (1) Ghi nhận yêu cầu đặt



Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

1.2.4. CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI
Chu trình chuyển đổi là chu trình ghi chép, xử lý các nghiệp vụ kinh tế liên quan
đến một sự kiện kinh tế – sự tiêu hao lao động, vật liệu và chi phí sản xuất
chung (overhead) để tạo ra thành phẩm hoặc dịch vụ. Ở đây, chúng tôi tập trung
vào chu trình chuyển đổi của các công ty thương mại, do đó chu trình này chủ
yếu được tổ chức thành 03 hệ thống ứng dụng: (1) Hệ thống lương; (2) Hệ thống
hàng tồn kho; (3) Hệ thống chi phí. Các hệ thống này sẽ xử lý các kiểu nghiệp
vụ kế toán sau: (1) Mua hàng nhập kho; (2) Chuyển đổi các khoản chi phí đầu
vào trong quá trình sản xuất để tính hiệu quả sản xuất kinh doanh; (3) Thanh
toán lương.
Trong các nghiệp vụ nêu trên, có thể nhận thấy hệ thống mua bán hàng hóa đã
được đề cập một cách tổng quan ở chu trình doanh thu và chi phí. Bảng 9 (trang
65) trong phụ lục đính kèm sẽ cho phép nhận định rõ nét hơn về vấn đề đó. Để
hiểu rõ hơn về các hệ thống con trong chu trình chuyển đổi, chúng ta lần lượt
xem xét các hệ thống này.
1.2.4.1. Hệ thống lương
Hệ thống lương bao giờ cũng là một hệ thống phức tạp trong quá trình xử lý
thông tin kế toán, xuất phát từ đặc điểm và tính chất biến đổi thường xuyên của
nó. Trong hầu hết các doanh nghiệp, hệ thống này được xử lý ở phòng Tổ chức
Cán bộ – Lao động Tiền lương, do đó trong đề tài nghiên cứu này chúng tôi
không đi vào phân tích cụ thể hệ thống lương mà gộp chung vào hệ thống chi phí
được trình bày ở dưới đây.
1.2.4.2. Hệ thống hàng tồn kho
Thông thường có hai phương pháp kế toán hàng tồn kho được áp dụng là phương
pháp kê khai định kỳ và phương pháp kê khai thường xuyên. Để đơn giản hóa
vấn đề cũng như khả năng ứng dụng công nghệ tin học như hiện nay, chúng ta sẽ

Các thông tin khác: Là những thông tin gắn liền với một mặt hàng và ít khi
có sự biến động nhằm tạo nền cho các thông tin về những hàng hóa nào đó.

1.2.4.2.2.Hồ sơ chi tiết:
Đây là hồ sơ ghi nhận chi tiết từng nghiệp vụ phát sinh có liên quan đến nhập,
xuất hàng hóa và tính số dư tồn kho cuối kỳ. Trong đó bao gồm các thông tin
như bảng 12 và bảng 13 (trang 67 và 68) trong phụ lục đính kèm. Các thông tin
này là cơ sở để tính toán và cập nhật các báo cáo về hàng hóa tồn kho cũng như
xác định kết quả kinh doanh trong kỳ kế toán.
1.2.4.3. Hệ thống chi phí
Trong hệ thống này, thường tập trung vào các yếu tố chi phí: (1) Tài sản và khấu
hao tài sản cố định; (2) Công cụ dụng cụ và phân bổ chi phí Công cụ dụng cu;
(3) Các chi phí phát sinh trực tiếp. Chúng tôi sẽ lần lượt trình bày các hệ thống
ứng dụng này.
1.2.4.3.1.Hệ thống tài sản cố định và khấu hao TSCĐ
Hệ thống tài sản và khấu hao TSCĐ thường bao gồm các hồ sơ chủ yếu sau đây:
•

Hồ sơ tổng hợp về TSCĐ và bộ phận sử dụng: Đây là hồ sơ tổng quát về các
loại TSCĐ, các bộ phận sử dụng TSCĐ gồm các thông tin chính như bảng 14
và bảng 15 (trang 69) trong phụ lục đính kèm. Với ý nghóa của các thông tin
này, thông tin cập nhật sẽ đáp ứng được các yêu cầu quản lý cũng như công
tác quản lý kế toán sẽ nhanh chóng.

14


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

•

Hồ sơ chi tiết về TSCĐ
Mã loại TSCĐ

Mã bộ phận sử dụng

Số TT tài sản

Các thông tin chi tiết về TSCĐ đang sử dụng

Hồ sơ tổng hợp về bộ phận sử dụng
Mã bộ phận sử dụng

Các thông tin chi tiết

1.2.4.3.2. thống công cụ dụng cụ và phân bổ chi phí công cụ dụng cụ
Hệ thống này được lập tương tự như hệ thống TSCĐ và khấu hao TSCĐ nhưng
với quy mô và mức độ quản lý thấp hơn. Do đặc điểm tương tự của nó nên chúng
tôi không đi sâu phân tích về kết cấu của hệ thống này.
1.2.4.3.3.Các chi phí phát sinh trực tiếp
Trong các chi phí phát sinh trực tiếp của các công ty thương mại, chúng ta cần
phân biệt thành hai loại:
•

Chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến việc mua, bán, giao nhận hàng hóa
được ghi thẳng vào giá trị hàng hóa nhập kho hoặc chi phí bán hàng. Do đó
việc quản lý các chi phí này được cập nhật ở hệ thống hàng tồn kho.

•

Các chi phí chung như chi phí quản lý doanh nghiệp được theo dõi tại hệ


Mã số loại chi phí

Mã trung tâm chi phí

Chi tiết chi phí

1.2.5. CHU TRÌNH TÀI CHÍNH
Chu trình cuối cùng trong hệ thống thông tin kế toán đó là chu trình tài chính. Nó
được sử dụng để ghi chép hai sự kiện kinh tế: (1) Hoạt động tăng vốn chủ của
doanh nghiệp và đi vay; (2) Doanh nghiệp sử dụng vốn này tạo các tài sản mà
việc sử dụng tài sản này sẽ tạo doanh thu. Bên cạnh đó, chu trình tài chính cũng
thực hiện mục đích sau cùng của công tác kế toán đó là lập các báo cáo tài chính
định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của người sử dụng.
Trong chu trình này, chúng ta thấy rõ sẽ xuất hiện một số hệ thống chủ yếu sau
đây: (1)Hệ thống quản lý nguồn vốn vay; (2) Hệ thống quản lý vốn chủ sở hữu.
1.2.5.1. Hệ thống quản lý nguồn vốn vay:
Phần lớn các doanh nghiệp bao giờ cũng có việc vay vốn từ các ngân hàng, các

16


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

tổ chức tín dụng để bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh của công ty. Để quản lý
hoạt động này, kế toán thường sử dụng các hồ sơ tổng hợp và hồ sơ chi tiết:
•

Hồ sơ tổng hợp gồm các thông tin tổng quan về các ngân hàng, các tổ chức
tín dụng có quan hệ tín dụng thường xuyên với doanh nghiệp. Do đó thông

ghi nhận trên các hồ sơ thích hợp nhằm liên kết các bút toán với các chu trình
tương ứng. Trong số các hồ sơ, chúng ta có thể thấy một số hồ sơ thường được sử
dụng như sau:

17


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

•

Hồ sơ hệ thống tài khoản: Hồ sơ này được xem như hồ sơ mã hóa tài khoản
theo quy định của chế độ tài chính, nó bao gồm các thông tin như bảng 24
(trang 76) trong phụ lục đính kèm.

•

Hồ sơ số dư: Đây là hồ sơ lưu trữ các số liệu tổng hợp về số phát sinh trong
kỳ và số đầu kỳ, cuối kỳ của một tài khoản trong một kỳ kế toán nhất định,
nó là cơ sở để lập ra các báo cáo tài chính có liên quan và chuyển số dư đầu
kỳ cho kỳ kế toán tiếp theo. Từ đặc điểm đó, hồ sơ số dư thường gồm các chi
tiết theo nội dung ở bảng 25 (trang 76) trong phụ lục đính kèm.

•

Hồ sơ chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ: đây là hồ sơ ghi nhận
toàn bộ các bút toán ghi chép nghiệp vụ phát sinh trong kỳ. Nó là cơ sở để
chuyển dữ liệu vào hồ sơ số dư cũng như lập sổ chi tiết tài khoản, sổ cái tổng
hợp và báo cáo tài chính cuối niên độ. Hồ sơ này gồm các thông tin như bảng
26 (trang 77) trong phụ lục đính kèm.

Như đã miêu tả ở phần 1, công tác kế toán được thực hiện trên cơ sở các chứng
từ ban đầu, ghi nhật ký, từ đó lên sổ cái tổng hợp và lập báo cáo tài chính. Trong
môi trường có sử dụng các hệ thống ứng dụng, việc ghi nhật ký sẽ được thực
hiện đồng thời với việc cập nhật thông tin từ các hệ thống ứng dụng, cụ thể:
1.3.2.1. Hạch toán kế toán trong chu trình doanh thu
Trong chu trình doanh thu, việc hạch toán sẽ được thực hiện tại hệ thống lập hóa
đơn (Billing system). Khi thực hiện động tác xuất hóa đơn cho khách hàng, kế

18


Luận án Thạc sỹ Khoa học Kinh tế – Khóa Cao học 6 – Chuyên ngành Kế toán Kiểm toán

toán sẽ cập nhật thông tin cùng lúc vào hồ sơ chi tiết hóa đơn bán hàng và hồ sơ
chi tiết nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hai thông tin này sẽ được kết nối với nhau
thông qua một mã nghiệp vụ kế toán. Với sự kết nối thông tin đó, khi kết xuất
một hóa đơn ra báo cáo, chúng ta có thể biết được hóa đơn này đã được hạch
toán như thế nào và ngược lại khi kết xuất một bút toán kế toán về doanh thu
chúng ta có thể biết được nội dung chi tiết của bút toán này là gì.
Bên cạnh hệ thống lập hóa đơn, hệ thống thu tiền cũng phát sinh việc hạch toán
và cũng được tổ chức thực hiện tương tự như hệ thống lập hóa đơn. Trong một số
trường hợp khác, có thể chỉ phát sinh việc hạch toán kế toán mà không cần có
mã nghiệp vụ kế toán tương ứng trong chu trình doanh thu.
Sơ đồ sau sẽ cho thấy rõ hơn các vấn đề nêu trên:
Hồ sơ chi tiết hóa đơn (hoặc hệ thống thu)
Mã nghiệp vụ kế toán

Chi tiết hóa đơn (hoặc thu tiền)

Hồ sơ chi tiết nghiệp vụ Kinh tế phát sinh