Luận văn
Đề tài “Kiểm soát chi phí trong doanh
nghiệp” LỜI NÓI ĐẦU
Trong cuộc sống hàng ngày chúng ta luôn cần Kiểm Soát chi tiêu để có
tiền dành dụm, sử dụng cho các lĩnh vực khác. Các tổ chức kinh doanh, các
doanh nghiệp, một quốc gia dù theo con đường phát triển nào thì việc kiểm
soát chi phí như là một hoạt động tất yếu khách quan. Tất cả đều phải hướng
tới mục tiêu cuối cùng là thu lợi để tái đầu tư cho tương lai, cạnh tranh, tồn tại
và phát triển.
Trong cuốn “Bàn về Kiểm Kê, Kiểm Soát” Lênin đã viết “Khó khăn
chủ yếu ở trong lĩnh vực kinh tế là thực hiện ở khắp mọi nơi và hết sức
nghiêm ngặt sự kiểm kê, kiểm soát việc sản xuất và phân phối sản phẩm cũng
như tăng năng suất lao động...”
(1)
. Với vai trò quan trọng đó “Kiểm soát chi
phí” trở thành một khâu quan trọng, cần thiết trong hệ thống kiểm soát nội bộ
của mỗi quốc gia, doanh nghiệp và cả cá nhân.
Để “Kiểm soát chi phí”thì cần phải đến sự chủ động cả bản thân tổ
chức, doanh nghiệp và yếu tố khách quan đó là sự tác động của quản lý nhà
nước. Trong khuôn khổ của đề án môn học em xin nghiên cứu yếu tố chủ
quan đó là “ Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp “, một chức năng trong
biểu hiện dưới hình thái giá trị là tư bản khả biến. Đó là hai loại chi phí được
gọi chung là hao phí lao động thực tế của xã hội để tạo ra giá trị của hàng hoá.
Trong cuốn giáo trình “ Kinh tế chính trị Mác- Lênin” tập I của trường
Đại học Kinh tế quốc dân, chi phí được định nghĩa là “ Một bộ phận của giá
trị hàng hoá, là số tư bản đã hao phí để sản xuất ra hàng hoá ấy”.
Tuy nhiên, để có sự nhìn nhận toàn diện và sát thực về chi phí, chúng
ta sẽ sử dụng khái niệm về chi phí được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kế
toán, kiểm toán, “ Chi phí của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của hao phí
lao động sống, hao phí lao động vật hoá và chi phí cần thiết khác mà doanh
nghiệp đã bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ
nhất định”.
Qua khái niệm này chúng ta thấy rằng chi phí khác với chi tiêu. Chi
tiêu đó là hoạt động hàng ngày với những thời điểm cụ thể, trong khi chi phí
chúng ta xét trong một thời kỳ, gắn với mục tiêu nhất định. Như vậy chi phí
gồm rất nhiều hoạt động chi tiêu khác nhau, chi mua nguyên vật liệu, thuê lao
động...
2. Phân loại chi phí.
Thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh cho thấy tổng chi phí của một
doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản chi phí như: chi phí mua nguyên vật liệu,
chi tiền lương, tiền thưởng, chi tiền điện, nước và các nhiên liệu khác, chi phí
mua các dịch vụ; từ dịch vụ vận chuyển đến vệ sinh, chi phí bán hàng, chi phí
bao bì quảng cáo, chi phí quản lý như khấu hao các thiết bị văn phòng hay
chi phí cho nhân viên văn phòng....
Các khoản chi phí hết sức đa dạng, phức tạp. Muốn sử dụng chúng có
hiệu quả chúng ta cần kiểm soát, muốn kiểm soát chúng ta cần nhận biết và
hiểu nội dung các chi phí, vì vậy cần phân loại chi phí.
Có nhiều tiêu chí phân loại khác nhau và một khoản mục chi phí có thể
được liệt kê vào nhiều loại chi phí khác nhau, nhưng để dễ kiểm soát chúng ta
chỉ xem những tiêu chí phân loại mà ở đó nhà quản lý dễ nhận biết và kiểm
quan đến việc tính chi phí. Do đó tiền lương của một công nhân có thể là chi
phí gián tiếp nếu doanh nghiệp trả lương theo tháng và anh ta tham gia vào
nhiều quá trình sản xuất ra các sản phẩm khác nhau.
Để hiểu rõ hơn lao động trực tiếp và lao động gián tiếp chúng ta sẽ
xem xét qua ví dụ về bảng thời gian thực hiện công việc được áp dụng ở hầu
hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Bộ phận
phân
xưởng A
Công việc đã
hoàn thành
Nguyên vật
liệu đã dùng
Thời gian
bắt đầu
Thời gian
kết thúc
Tổng số
thời gian
Thứ 2 Vận hành máy 8
Thứ 3 Vệ sinh 8
Thứ 4 Vận hành máy 8
Thứ 5 Vận hành máy 8
Thứ 6 Bảo dưỡng 8
Thứ 7 Vận hành máy 8
Chủ nhật
Ta thấy rằng 32 giờ đã được sử dụng để vận hành máy móc sản xuất.
Đây là những giờ lao động trực tiếp vì chúng có thể được phân bổ trực tiếp
cho sản phẩm sản xuất ra. Ngoài 8 giờ được sử dụng để làm vệ sinh, 8 giờ
được sử dụng để bảo dưỡng. Đây là những giờ lao động gián tiếp do chúng
vật liệu trực tiếp.
Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp.
Cũng từ ví dụ trên ta thấy: chi phí sơn dùng sơn lại cửa trong nhà máy
là chi phí nguyên vật liệu gián tiếp vì lượng sơn này không được sử dụng trực
tiếp vào việc sản xuất cửa gỗ.
Như vậy ta có thể đi đến kết luận: chi phí nguyên vật liệu gián tiếp là
chi phí của các nguyên vật liệu mà không thể phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào
một đơn vị sản phẩm được sản xuất ra. Tuy nhiên một nguyên vật liệu được
sử dụng cho nhiều công việc khác nhau, thì chúng không thể phân bổ tất cả
chi phí cho nguyên vật liệu này thành chi phí trực tiếp hay chi phí gián tiếp.
Chi phí tồn trữ nguyên vật liệu.
Không phải nguyên vật liệu nào mua về cũng đưa vào sản xuất ngay
mà phần lớn là nhập kho dự trữ. Vì thế chúng ta cũng phải tính đến chi phí
tồn trữ nguyên vật liệu, ví dụ: chi phí bảo quản, chi phí thuê mặt bằng, tiền lãi
đi vay để mua nguyên vật liệu...
Muốn kiểm soát được chi phí dự trữ, nhà quản lý có thể đặt ra mức tồn
kho tối đa cho tất cả các mặt hàng dự trữ. Khi đó có thể ước tính chi phí tồn
trữ tối đa vào bất kỳ thời điểm nào. Mức tồn trữ tối đa của một sản phẩm hay
nguyên vật liệu nào đó mà bạn muốn tích trữ trong kho.
2.1.3. Chi phí chung.
Có các khoản chi phí phát sinh nhưng không dễ dàng phân bổ cho một
đơn vị sản phẩm, một quá trình sản xuất cụ thể. Những chi phí như vậy được
gọi là chi phí chung.
Các chi phí nguyên vật liệu gián tiếp thường là các chi phí chung, ví dụ
như: chi phí cho quần áo bảo hộ lao động và trang thiết bị vệ sinh, chi phí
điện nước, chi phí thuê mặt bằng sản xuất, tiền lương trả cho nhân viên không
trực tiếp tham gia vào quy trình sản xuất hoặc không trực tiếp cung cấp dịch
vụ như: nhân viên bảo vệ, thợ bảo dưỡng, thư ký và nhân viên lễ tân.
2.2. Phân loại theo mức độ biến động chi phí.
khoản chi dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi tiêu trong trường hợp
nào, điều kiện nào.
Định mức chi phí có hai nội dung chính sau:
Định mức giá: Được xác định bằng cách cộng tổng các khoản chi lại.
Định mức lượng: là định mức kỹ thuật liên quan tới số lượng thành
phần nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, số lượng và loại lao động sản
xuất, làm việc trong doanh nghiệp.
Chi phí luông biến đổi phức tạp vì thế các định mức chi phí phải được
xem xét lại thường xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng.
II. KIỂM SOÁT CHI PHÍ.
1. khái niệm:
Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗi
doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất
quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đó là sự tác động của
chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng
hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra. Để làm tốt chức
năng này nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi: Doanh nghiệp có những khoản
mục chi phí nào?; tiêu chuẩn, định mức chi phí là bao nhiêu?; chi phí nào
chưa hợp lý? Nguyên nhân vì sao?, biện pháp giải quyết? .
Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải
đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên các
nguyên tắc thống nhất. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong
doanh nghiệp với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi phí kiểm
soát, phương tiện công cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và cuối
cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh. Những bước công việc đó có thể được cụ
thể qua sơ đồ sau:
1
hướng trong nền kinh tế thị trường. Đó phải là hoạt động liên tục với những
sự đổi mới không ngừng.
Phương tiện,
công cụ
Các tiêu chuẩn
định mức
Nguyên tắc
kiểm soát chi
phí
Nội dung kiểm
soát chi phí
Hình thức
kiểm soát chi
phí
Chi phí cho
hoạt động kiểm
soát
Hệ thống kiểm
soát chi phí
Điều chỉnh cụ
thể
Mục tiêu kiểm
soát chi phí
Quá trình kiểm
soát chi phí
3. Vai trò của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
Suy cho cùng doanh nghiệp nào cũng hướng tới mục tiêu lợi nhuận.
Mà chúng ta biết rằng lợi nhuận được xác định bởi công thức đơn giản sau:
Lợi nhuận= Doanh thu- chi phí
lớn tới kết quả chi phí. Sự biến động quan hệ cung cầu đầu vào biểu hiện qua
giá cả, khi giá tăng chi phí sẽ tăng và giá giảm doanh nghiệp sẽ giảm được giá
thành sản phẩm. Đây là nhân tố thuộc môi trường bên ngoài doanh nghiệp, do
đó doanh nghiệp chỉ có thể chấp nhận, thích ứng theo xu hướng biến động đó.
Cuối cùng kiểm soát chi phí chịu tác động từ chính những hệ thống
giải pháp, công cụ mà doanh nghiệp đưa ra. Trên cơ sở những thông tin có
được, những giải pháp để sử dụng chi phí một cách có hiệu quả sẽ được đưa
ra và kết quả đạt được đến đâu phụ thuộc vào tính đúng đắn của những biện
pháp đó.
Copyright: Tài liệu đại học ©