Lời nói đầu
Trong cuộc sống hàng ngày chúng ta luôn cần Kiểm Soát chi tiêu để có
tiền dành dụm, sử dụng cho các lĩnh vực khác. Các tổ chức kinh doanh, các
doanh nghiệp, một quốc gia dù theo con đờng phát triển nào thì việc kiểm soát
chi phí nh là một hoạt động tất yếu khách quan. Tất cả đều phải hớng tới mục
tiêu cuối cùng là thu lợi để tái đầu t cho tơng lai, cạnh tranh, tồn tại và phát
triển.
Trong cuốn Bàn về Kiểm Kê, Kiểm Soát Lênin đã viết Khó khăn chủ
yếu ở trong lĩnh vực kinh tế là thực hiện ở khắp mọi nơi và hết sức nghiêm ngặt
sự kiểm kê, kiểm soát việc sản xuất và phân phối sản phẩm cũng nh tăng năng
suất lao động...
(1)
. Với vai trò quan trọng đó Kiểm soát chi phí trở thành một
khâu quan trọng, cần thiết trong hệ thống kiểm soát nội bộ của mỗi quốc gia,
doanh nghiệp và cả cá nhân.
Để Kiểm soát chi phíthì cần phải đến sự chủ động cả bản thân tổ chức,
doanh nghiệp và yếu tố khách quan đó là sự tác động của quản lý nhà nớc.
Trong khuôn khổ của đề án môn học em xin nghiên cứu yếu tố chủ quan đó là
Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp , một chức năng trong quá trình quản lý,
với mục tiêu là sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí bỏ ra.
Với tính chất nội dung đề tài em chỉ xin đa ra những nội dung mang tính
lý luận, tính thực tế của vấn đề nghiên cứu trong nền kinh tế hỗn hợp mà nớc ta
đang hớng tới hiện nay chỉ ở mức dộ mô phỏng.
Nhận thức rõ vị trí, vai trò của chức năng kiểm soát chi phí trong doanh
nghiệp, cộng với nhận thức tình hình thực tế các doanh nghiệp nớc ta hiện nay
em đã chọn đề tài: Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp.
Nội dung của đề án đợc thể hiện qua ba phần:
Ch ơng I : Lý luận về kiểm soát chi phí
Ch ơng II : Nội dung kiểm soát chi phí
Ch ơng III : Các giải pháp chung của kiểm soát chi phí
Do nhận thức và thời gian nghiên cứu khảo sát thực tế có hạn, đối tợng

Thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh cho thấy tổng chi phí của một
doanh nghiệp bao gồm nhiều khoản chi phí nh: chi phí mua nguyên vật liệu,
chi tiền lơng, tiền thởng, chi tiền điện, nớc và các nhiên liệu khác, chi phí mua
các dịch vụ; từ dịch vụ vận chuyển đến vệ sinh, chi phí bán hàng, chi phí bao bì
quảng cáo, chi phí quản lý nh khấu hao các thiết bị văn phòng hay chi phí cho
nhân viên văn phòng....
Các khoản chi phí hết sức đa dạng, phức tạp. Muốn sử dụng chúng có
hiệu quả chúng ta cần kiểm soát, muốn kiểm soát chúng ta cần nhận biết và
hiểu nội dung các chi phí, vì vậy cần phân loại chi phí.
Có nhiều tiêu chí phân loại khác nhau và một khoản mục chi phí có thể
đợc liệt kê vào nhiều loại chi phí khác nhau, nhng để dễ kiểm soát chúng ta chỉ
xem những tiêu chí phân loại mà ở đó nhà quản lý dễ nhận biết và kiểm soát.
2.1. Theo đối tợng chi phí.
Xét theo đối tợng chi phí đó là chúng ta quan tâm đến các khoản chi đó
là chi phí cho cái gì, và nh vậy ta có thể chia thành ba loại cơ bản: chi phí lao
động, chi phí nguyên vật liệu, chi phí chung.
2.1.1. Chi phí lao động
Đó là tổng các khoản tiền liên quan đến công nhân viên. Chẳng hạn nh
các khoản tiền thởng, phụ cấp, phúc lợi xã hội...Nhng lao động thì lại có lao
động vât hoá, lao động sống, có thể biến đổi hoặc không biến đổi theo khối l-
ợng sản phẩm hàng hoá sản xuất ra, vì vậy cũng có thể phân loại chi phí.
Chi phí lao động trực tiếp.
Chi phí lao động trực tiếp bao gồm tiền lơng và các khoản tính theo lơng
phải trả cho công nhân viên trực tiếp sản xuất sản phẩm. Nó có thể phân bổ cho
toàn bộ một đơn vị sản phẩm cụ thể. Có thể nêu một vài ví dụ về lao động trực
tiếp nh: Sơn một sản phẩm đồ gỗ, sửa chữa một chi tiết máy, giao dịch với
khách hàng...
Và chi phí cho các lao động thực hiện các công việc đó đợc coi là chi phí
lao động trực tiếp.
Chi phí lao động gián tiếp.

Thứ 4 Vận hành máy 8
Thứ 5 Vận hành máy 8
Thứ 6 Bảo dỡng 8
Thứ 7 Vận hành máy 8
Chủ nhật
Ta thấy rằng 32 giờ đã đợc sử dụng để vận hành máy móc sản xuất. Đây
là những giờ lao động trực tiếp vì chúng có thể đợc phân bổ trực tiếp cho sản
phẩm sản xuất ra. Ngoài 8 giờ đợc sử dụng để làm vệ sinh, 8 giờ đợc sử dụng để
bảo dỡng. Đây là những giờ lao động gián tiếp do chúng không thể phân bổ trực
tiếp cho từng đơn vị sản phẩm.
Muốn cho công việc quản lý theo đúng kế hoạch, điều rất quan trọng là
xây dựng đợc bảng theo dõi thời gian thực hiện công việc hoặc các công cụ theo
dõi khác nhằm kiểm soát khối lợng công việc của nhân viên phải đợc hoàn
thành một cách tỷ mỷ và chính xác nhằm phân biệt thời gian lao động gián tiếp
và thời gian lao động trực tiếp.
2.1.2. Chi phí nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu là một đầu vào quan trọng đối với hoạt động sản xuất
kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. ậ các doanh nghiệp khác nhau, lĩnh vực hoạt
động khác nhau thì mức độ quan trọng, quyết định dến giá thành cũng khác
nhau. Trong các ngành công nghiệp nặng nh: sản xuất vật liệu xây dựng, cơ
khí, sắt thép... thì chi phí nguyên vật liệu chiếm phần lớn tổng giá thành của
thành phẩm. Ngợc lại, ở các ngành công nghiệp nhẹ nh: da giầy, chế biến thực
phẩm, các ngành dịch vụ khách sạn, nhà hàng, giải trí, chi phí nguyên vật liệu
chiếm tỷ trọng nhỏ, khoảng 10% giá thành. Chính vì sự phức tạp đó chúng ta
cần phải phân loại chi phí nguyên vật liệu để có một công nghệxác định chi
phí cho các doanh nghiệp khác nhau.
Chúng ta đã biết rằng chi phí lao động có thể đợc phân chia thành chi phí
lao động trực tiếp và chi phí lao động gián tiếp. Cũng tơng tự nh vậy chi phí
nguyên vật liệu cũng có thể đợc phân chia thành:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.

chi phí chung.
Các chi phí nguyên vật liệu gián tiếp thờng là các chi phí chung, ví dụ
nh: chi phí cho quần áo bảo hộ lao động và trang thiết bị vệ sinh, chi phí điện n-
ớc, chi phí thuê mặt bằng sản xuất, tiền lơng trả cho nhân viên không trực tiếp
tham gia vào quy trình sản xuất hoặc không trực tiếp cung cấp dịch vụ nh: nhân
viên bảo vệ, thợ bảo dỡng, th ký và nhân viên lễ tân.
2.2. Phân loại theo mức độ biến động chi phí.
Ta thấy rằng những chi phí mà tổng của chúng thay đổi cùng với mức
sản lợng thì đợc gọi là chi phí biến đổi. Còn những chi phí mà tổng của chúng
không thay đổi cùng với mức sản lợng thì đợc gọi là chi phí cố định.
2.2.1. Chi phí cố định.
Từ sự phân tích trên ta thấy chi phí cố định không bị ảnh hởng bởi lợng
hàng sản xuất ra. Ví dụ nh chi phí thuê cửa hàng của doanh nghiệp sản xuất
bánh ngọt, nó cũng có thể thay đổi nhng là do thoả thuận với bên cho thuê và
chịu ảnh hởng của giá thuê mặt bằng chứ không phải bởi lợng bánh ngọt sản
xuất ra.
2.2.2. Chi phí biến đổi.
Cũng xét trong doanh nghiệp sản xuất bánh ngọt ở ví dụ trên, thì những
bao bì, vỏ bọc bánh ngọt biến đổi theo lợng bánh ngọt và đó là chi phí biến đổi.
Theo nguyên tắc chung, các chi phí biến đổi sẽ dễ kiểm soát hơn so với
chi phí cố định vì định phí thờng là những chi phí đã trả trớc, nay đợc khấu hao
lại hay những chi phí đã đợc thoả thuận trong các hợp đồng đã ký. Còn các
khoản biến phí có thể giảm xuống nếu doanh nghiệp cố gắng kiểm soát chúng.
3. Định mức chi phí.
Khi kiểm soát chi phí thì điều quan trọng là phải làm thế nào để biết đợc
doanh nghiệp đang quản lý những khoản chi đúng và cần phải giảm bao nhiêu
là hợp lý?Vì vậy, cần phải định mức chi phí, nhằm hớng các khoản chi trong
thực tế tới chi phí mục tiêu hay chi phí dự kiến. Cũng từ đó chúng ta nhận biết
đợc sự tăng giảm của chi phí và tìm hiểu nguyên nhân để xử lý.
Ta có thể đi đến kết luận Định mức chi phí là khoản chi đợc định trớc

1
kiểm soát chi phí - TS.Nguyễn Đại Thắng - NXB Trẻ - 2003
Sơ đồ quá trình kiểm soát chi phí

2. Tính tất yếu của việc kiểm soát chi phí.
Có nhiều nguyên nhân làm cho kiểm soát chi phí trở thành chức năng tất
yếu của quản lý. Trong kinh doanh, kiểm soát chi phí là kiểm chứng xem các
khoản chi có đợc thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm ra những
nguyên nhân sai sót để điều chỉnh.
Kiểm soát chi phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định
trong quản lý trong lĩnh vực tài chính. Thẩm định tính đúng sai, hiệu quả của
các khoản chi phí. Đồng thời kiểm soát đợc những yếu tố ảnh hởng đến tính hợp
lý và khi kiểm soát chi phí đợc mở rộng đối tợng tham gia trong toàn doanh
nghiệp sẽ tăng khả năng hợp tác hiệu quả giữa các ban ngành, các bộ phận, các
cá nhân mở rộng dân chủ, khuyến khích uỷ quyền, một xu hớng trong nền kinh
tế thị trờng. Đó phải là hoạt động liên tục với những sự đổi mới không ngừng.
3. Vai trò của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
Phương tiện,
công cụ
Các tiêu chuẩn
định mức
Nguyên tắc kiểm
soát chi phí
Nội dung kiểm
soát chi phí
Hình thức kiểm
soát chi phí
Chi phí cho hoạt
động kiểm soát
Hệ thống kiểm

những khoản chi phí cần điều chỉnh cũng nh những kinh nghiệm tốt từ những
khoản chi hiệu quả.
Nhân tố thứ hai đó là hệ thống tiêu chuẩn định mức mà doanh nghiệp
xây dựng. Đó là những mục tiêu đã đợc số hoá trên những kế hoạch, chơng
trình mục tiêu của doanh nghiệp, trên cơ sở từ những kết quả phân tích kinh tế
vi mô và mục tiêu của doanh nghiệp.
Quan hệ cung cầu trên thị trờng đâù vào cũng là nhân tố ảnh hởng lớn tới
kết quả chi phí. Sự biến động quan hệ cung cầu đầu vào biểu hiện qua giá cả,
khi giá tăng chi phí sẽ tăng và giá giảm doanh nghiệp sẽ giảm đợc giá thành sản
phẩm. Đây là nhân tố thuộc môi trờng bên ngoài doanh nghiệp, do đó doanh
nghiệp chỉ có thể chấp nhận, thích ứng theo xu hớng biến động đó.
Cuối cùng kiểm soát chi phí chịu tác động từ chính những hệ thống giải
pháp, công cụ mà doanh nghiệp đa ra. Trên cơ sở những thông tin có đợc,
những giải pháp để sử dụng chi phí một cách có hiệu quả sẽ đợc đa ra và kết
quả đạt đợc đến đâu phụ thuộc vào tính đúng đắn của những biện pháp đó.
Chơng II
Nội dung kiểm soát chi phí
I. Nguyên tắc chung.
1. Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát.
Thực chất của nguyên tắc này là sự kết hợp của hai nguyên lý: kiểm soát
có trọng điểm và nguyên lýđộ đa dạng thích hợp. Sở dĩ nh vậy là vì trong doanh
nghiệp các khoản mục chi phí rất đa dạng, phức tạp mà không phải chi phí nào
chúng ta cũng có thể thay đổi theo mong muốn vì có những khoản chi phí cố
định theo các hợp đồng.Vì vậy doanh nghiệp nên tập trung vào những khoản
chi mang tính biến động lớn mà bằng sự tích cực của mình doanh nghiệp có thể
đa ra những giải pháp nhằm sử dụng hiệu quả tiết kiệm. Cũng theo nguyên tắc
nàycác nhà quản lý doanh nghiệp cần phải xác định rõ tầm kiểm soát của mình
để có thể xây dựng kế hoạch làm việc phù hợp với chức năng, quyền hạn các bộ
phận cá nhân làm sao đảm bảo tính hệ thống và phát huy sự sáng tạo của mọi
ngời. Có nh vậy trong phạm vi trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi của mình thì