LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ
DỤNG CỤ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT.
I / SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC TỐT CÔNG TÁC KẾ TOÁN
NGUYÊN VẬT LIỆU, CÔNG CỤ DỤNG CỤ TRONG DOANH NGHIỆP
SẢN XUẤT
1. Vị trí (vai trò )của vật liệu và công cụ dụng cụ trong hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
Nền kinh tế nước ta đang chuyển hoá từ nền kinh tế còn nhiều tính chất
tự cấp tự túc trước đây thành nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần. Cơ
chế quản lý kinh tế cũng chuyển hoá từ (nền)cơ chế quản lý hành chính
bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Trong thời kỳ
chuyển hoá này hoạt động sản xuất kinh doanh được mở rộng và phát triển
mạnh mẽ góp phần tích cực vào việc thúc đẩy sản xuất trong nước cả về
mặt số lượng và chất lượng hàng hoá nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng
ngày càng cao của mọi tầng lớp dân cư góp phần mở rộng giao lưu hàng
hoá, các quan hệ buôn bán trong và ngoài nước. Để hoạt động sản xuất
kinh doanh được mở rộng và phát triển mạnh mẽ thì một trong những điều
kiện cần thiết không thể thiếu được đó là đối tượng lao động mà tiêu biểu
là vật liệu, công cụ dụng cụ.
Trong các doanh nghiệp sản xuất nói chung thì vật liệu, công cụ dụng
cụ là tài sản dự trữ và phục vụ cho sản xuất thuộc tài sản lưu động được
thể hiện dưới dạng vật hoá, là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất
là cơ sở vật chất cấu thành thực thể sản phẩm trong các doanh nghiệp sản
xuất. Chi phí về vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm một tỷ trọng khá lớn
trong cơ cấu giá thành sản xuất sản phẩm, đồng thời là một bộ phận dự trữ
sản xuất quan trọng nhất của doanh nghiệp. Khác với tài sản cố định ở chỗ
vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, giá trị củ nó
chuyển dịch hết vào giá thành sản phẩm được tao ra trong quá trình tham
gia sản xuất dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc
bị biến đổi từ hình thái vật chất ban đầu để cấu thành thực thể vật chất sản
phẩm.

liệu, công cụ dụng cụ là điều kiện quan trọng không thể thiếu được. Đó là việc kiểm tra, giám
sát chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu-công cụ dụng cụ ngăn ngừa các hiện tượng
hư hao mất mát lẵng phí trong tất cấcc khâu của quá trình sản xuất qua đó góp phần giảm bớt
chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, hạ bớt chi phí sản xuất giá thành sản phẩm .
Đồng thời qua việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ giúp cho kế toán nắm được một cách
chính xác, kịp thời về số lượng, chất lượng và giá thành thực tế từng loại vật liệu, công cụ
dụng cụ xuất kho, nhập kho. Tổ chức tốt công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ còn
có tác dụng tính toán, kiểm tra giám sát và đôn đốc tình hình thu mua dự trữ và tiêu hao, qua
đó phát hiện và sử lý kịp thời việc thừa thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất ngăn ngừa những trường
hợp sử dụng lãng phí vật liệu, công cụ dụng cụ trên cơ sở cung cấp thông tin, số liệu phục vụ
công tác quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ đó chính là nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Tóm lại quản lý vật liệu từ khâu mua, bảo quản, sử dụng và dự trữ vật liệu ,công cụ dụng
cụ là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp. Việc tổ chức
kho hàng bến bãi trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thưc hiện đúng chế độ bảo quản đối
với từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ tránh hư hỏng mất mát, đảm bảo an toàn là một trong
các yêu cầu quản lý nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong khâu sử dụng đòi hỏi phải thực
hiện sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp chi phí vật
liệu trong giá thành sản phẩm tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp khâu dự trữ, doanh
nghiệp phải xác định mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại vật liệu để đảm bảo cho quá
trình sản xuất kinh doanh được bình thường không bị ngưng trệ, gián đoạn. Để đáp ứng được
các yêu cầu quản lý sao cho đầy đủ chặt chẽ và chính xác thì việc áp dụng đúng đắn và đầy đủ
về chế độ ghi chép ban đầu, mở các sổ kế toán, thẻ kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ theo đúng
chế độ đúng phương pháp qui định, phù hợp với thực chất của mỗi cơ sở kiểm kê đánh giá .
3 . Nhiệm vụ kế toán vật liệu - công cụ dụng cụ
Tổ chức ghi chép ,phản ánh chính xác , kịp thời số lượng ,chất lượng giá thành, giá trị kinh
tế của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ nhâp - xuất tồn kho, tiêu hao sử dụng cho sản xuất.
Vận dụng đúng đắn các phương pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ hướng dẫn kiểm
tra việc chấp hành nguyên tác, thủ tục nhập xuất.
Kiểm tra thực hiện kế hoạch thu mua, tình hình dự chữ và tiêu hao vật liệu, công cụ dụng

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Là những thiết bị đựơc sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản
(Bao gồm cả thiết bị cần lắp và không cần lắp) như thiết bị vệ sinh, thiết bị thông gió, thiết bị
truyền hơi ấm .
- Vật kết cấu: Là những bộ phận của sản phẩm xây dựng cơ bản mà doanh nghiệp xây dựng
tự sản xuất hoặc mua của doanh nghiệp khác để lắp và công trình xây dựng như vật kết cấu bê
tông đúc sẵn vật kết cấu bằng kim loại.
- Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh ký tài sản, có thể
sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch sắt)
- Vật liệu khác : Bao gồm các loại vật liệu như vật liệu đặc chủng, các loại vật liệu loại ra
trong quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm, vật liệu thu nhặt đựơc, phế liệu thu hồi trong quá
trình thanh lý tài sản cố định doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia
thành từng nhóm, từng thứ, từng qui cách.
b/ Căn cứ vào mục đích công dụng của từng loại vật liệu cũng như nội dung qui định phản
ánh chi phí vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu của doanh nghiệp đựoc chia thành:
• Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho chế tạo sản phẩm
• Vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như: Phục vụ quản lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất,
bộ phận bán hàng, quản lý doanh nghiệp.
Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu chia thành: vật liệu nhập kho mua ngoài tự gia công chế
biến, nhận góp vốn liên doanh, vật liệu thu nhặt.
1.2- Phân loại công cụ dụng cụ
Tương tự như vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất khác nhau cũng
sự phân chia khác nhau, song nhìn chung công cụ dụng cụ được chia thành các loại sau:
• Dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất
• Dụng cụ đồ nghề
• Dụng cụ quản lý
• Dụng cụ quần áo bảo hộ lao động
• Khuôn mẫu đúc các loại
• Lán trại
Các loại bao bì dùng đựng hàng hoá vật liệu
Trong công tác quản lý công cụ dụng cụ được chia thành 3 loại:

định mức của quá trình thu mua.
+ Truờng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ mua về dùng vào sản xuất kinh doanh sản
phẩm dịch vụ thuộc đối tưọng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu
trừ thì giá mua ghi trên hoá đơn là giá mua chưa có thuế GTGT.
+ Trưòng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ mua về dùng để sản xuất kinh doanh sản phẩm
dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp trực tiếp
hoặc thuộc đối tượng không phải nộp thuế GTGT thì giá trị mua trên hoá đơn là tổng giá thanh
toán bao gồm cả thuế GTGT.
- Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến bao gồm: Giá thực
tế của vật liệu xuất ra gia công chế biến và tiền thuê ngoài chế biến, chi phí vận chuyển bốc dỡ
vật liệu khi giao nhận gia công.
- Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ tự chế biến bao gồm :
+ Giá thực tế của vật liệu xuất ra tự chế biến và chi phí chế biến .
- Giá thực tế của vật liệu ,công cụ nhận góp vốn liên doanh , vốn cổ phần hoặc thu hồi vốn góp
là giá trị thực tế được các bên tham gia góp vốn thống nhất đánh giá.
- Giá thực tế của vật liệu thu nhặt được, phế liệu thu hồi là giá trị thực tế ước tính có thể sử dụng
được hoặc giá có thẻ bán được trên thị trường.
b. Giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho.
Vì giá trị thực tế của từng lần nhập vật liệu, công cụ dụng cụ không giống nhau nên khi
tính giá thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho kế toán phải sử dụng một trong các
phương pháp sau:
b1. Phương pháp đơn giá bình quân
Theo đơn giá này thì giá trị thực tế của vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng trong kỳ
tính theo đơn giá bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, bình quân cuối kỳ hoặc bình quân sau mỗi
lần nhập )
Giá thực tế vật liệu - Số lượng VL, CCDC Đơn giá
Công cụ dụng cụ = xuất dùng x bình quân
xuất dùng

Phương pháp đơn giá bình quân của các kỳ dự trữ (cuối kỳ) tuy rất đơn giản,

xuất trứơc tiên. Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho được tính hết theo giá nhập kho
lần sau cùng, sau đó mới tính theo giá nhập lần trước.
b.3.Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO)
Phương pháp này giả định những vật liệu, công cụ dụng cụ nào nhập trứơc thì xuất
trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói
cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm
giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trướcvà do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực
tế của số vật liệu mua và sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định
hoặc có xu hướng giảm. Phương pháp này đòi hỏi phải tổ chức kế toán chi tiết chặt chẽ, theo
dõi đầy đủ số lượng, đơn giá của từng lần nhập.
b.4. Phương pháp giá thực tế đích danh(Trực tiếp )
Theo phương pháp này vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ
nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng(trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu
nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó.Do vậy phương pháp này còn có tên gọi là phương
pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danhvà thường sử dụng trong các doanh
nghiệp sử dụng ít loại vật liệu, sử dụng ổn định, có tính tách biệt và nhận diện được.
2.2. Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo giá hạch toán
Đới với những doanh nghiệp có chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ nhiều, việc nhập -
xuất được diễn ra thường xuyên. Hàng ngày giá vật liệu, công cụ dụng cụ lại biến động thường
xuyên, thông tin về giá không kịp thời, nếu giá thực tế đê phản ánh chi tiết thường xuyên hàng
ngày tình hình nhập -xuất -tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ thì công việc kế toán trở nên phức
tạp, tốn sức và có khi không thực hiện được. Vì vậy cần thiết phải sử dụng giá hạch toán để
phán ánh chi tiết thường xuyên hàng ngày tình hình nhập xuất.
Giá hạch toán là giá ổn định được sử dụng thống nhất trong doanh nghiệp trong thời gian
dài, có thể là giá kế hoạch hay giá qui đinh ổn định của doanh nghiệp, gía hạch toán đựoc phản
ánh trên các phiếu nhập, phiếu xuất và trong kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. Cuối
thàng kế toán cần phải điều chỉnh giá hạch toán ra giá thực tế.
Để tính được giá thực tế của vật liệu công cụ dụng cụ xuất dùng trước hết phải tính hệ
số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạc toán của vật liệu, công cụ dụng cụ (kýhiệu H) theo
từng loại từng thứ .

Đối với các chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng qui
địnhvề mẫu biểu, nội dung phương pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệmvề tính hợp
lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Với mọi chứng từ kế toán về vật liệu, công cụ dụng cụ phải được tổ chức luân chuyển theo
trình tự hợp lý, do kế toán trưởng qui định, phục cụ cho việc phán ánh ghi chép và tổng hợp số
liệu kịp thời của các bộ phận cá nhân có liên quan.
3.2 Sổ kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ
Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết áp dụng mà sử dụng các sổ (thẻ )kế toán chi
tiết sau:
- Sổ (thẻ ) kho
- Sổ đối chiếu luân chuỷên
- Sổ số dư
Sổ(thẻ) kho (mẫu 06-VT) được sử dụng để theo dõi số lượng nhập, xuất của từng thứ vật
liệu, công cụ dụng cụ theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập và ghi các chỉ tiêu, tên,
nhãn hiệu qui cách, đơn vị tính, số vật liệu. Sau đó giao cho thủ kho để hạch toán nghiệp vụ ở
kho, không phân biệt kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ theo phương pháp nào.
Các sổ ( thẻ ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ sửa đổi chiều luân chuyển, sổ số dư
vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt giá trị hoặc cả số lượngvà giá trị tuỳ thuộc vào phương pháp
kế toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp.
Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên còn có thể mở rộng thêm các bảng kê, nhập, xuất,
bảng kê luỹ kế, tổng hợp nhập- xuất-tồn kho vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho việc ghi sổ
kế toán chi tiết đượcgiản đơn nhanh chóng, kịp thời.
3.3 Các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu- công cụ dụng cụ
Trong doanh nghiệp sản xuất việc qủan lý vật liệu, công cụ dụng cụ do nhiều bộ phận đơn
vị tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập- xuất, tồn kho.
Vật liệu, công cụ dụng cụ hàng ngày chủ yếu được thực hiện ở bộ
phận kho và phòng kế toán cơ sở chứng từ kế toán về nhập xuất vật liệu,
công cụ dụng cụ. Thẻ kho và kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ phải phản
ánh chính xác, kịp thời tình hình nhập - xuất - tồn kho vật liệu, công cụ
dụng cụ theo từng danh điểm. Bởi vậy giữa kho và phòng kế toán doanh

nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật tư có liên quan. Cuối
tháng tiến hành cộng sổ và đối chiếu với thẻ kho.
Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế
toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập -
xuất - tồn kho về mặt giá trị của từng loại vật tư. Số liệu của bảng này
được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp.
Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thủ kho, nhân viên kế toán vật tư còn mở
sổ đăng ký thẻ kho, ghi giao thẻ kho cho thủ kho kế toán phải ghi vào sổ.
Phiếu nhập kho
Thủ kho
Phiếu xuất kho
Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư
Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật tư
Kế toán tổng hợp
Phiếu nhập kho
Thủ kho
Phiếu xuất kho
Sổ đối chiếu luân chuyển
Bảng kê nhập
Kế toán tổng hợp
Bảng kê xuất
Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
* Ưu điểm: Việc ghi sổ, thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra, đối chiếu
số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép và quản lý.
* Nhược điểm: Ghi chép còn trùng lặp giữa các kho và phòng kế toán,
khối lượng ghi chép quá lớn, nên chủng loại vật tư nhiều việc nhập xuất
thường xuyên mà chủ yếu là vào cuối tháng do đó hạn chế chức năng kiểm