I-Khái niệm và yêu cầu quản lý vật liệu , công cụ dụng cụ
Trong hệ thống quản lý tài chính, quản lý và hạch toán vật liệu-công cụ
dụng cụ là một bộ phận quan trọng, có vai trò tích cực trong điều hành và kiểm
soát các hoạt động kinh tế, sản xuất kinh doanh tại các doanh nghiệp sản xuất.
Vật liệu, công cụ dụng cụ là các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất,
chất lợng và sự tiêu hao của vật liệu-công cụ dụng cụ không chỉ quyết định đến
chất lợng sản phẩm mà còn là một trong những nhân tó ảnh hởng trực tiếp đến
giá thành sản phẩm và kết quả sản xuất-kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1-Khái niệm chung về vật liệu, công cụ dụng cụ:
Quá trình sản xuất luôn đợc coi là tiền đề ban đầu cho sự hình thành tồn tại
và phát triển cho một xã hội . Quá trình sản xuất chỉ đợc hình thành bởi sự tham
gia đồng thời của ba yếu tố: đối tợng lao động, t liệu sản xuất và sức sản xuất.
Vật liệu là đối tợng lao động đã qua chế biến, đợc thể hiện dới dạng vật
hoá và là cơ sở vật chất cấu tạo nên thực thể vật chất sản phẩm. Vật liệu có thể là
sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo, bông trong doanh nghiệp dệt, da
trong doanh nghiệp đóng giày, vải trong doanh nghiệp may mặc , ....
Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không đủ tiêu chuẩn xếp vào loại
tài sản cố định . Theo chế độ quy định, những t liệu lao động là công cụ dụng cụ
khi chúng không có đủ một trong hai tiêu chuẩn là có giá trị từ 5 triệu đồng và
thời gian sử dụng một năm trở lên.
Song, do đặc điểm một số loại hoạt động sản xuất kinh doanh và đặc điểm
t liệu lao động, những t liệu lao động sau không phân biệt thời gian sử dụng vẫn
đợc coi là công cụ dụng cụ:
- Bao bì dùng để chứa đựng hàng hoá, vật liệu
- Những dụng cụ đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ
- Những dụng cụ dùng gá lắp chuyên dùng để sản xuất
- Các lán trại tạm thời, đà giáo, giàn giáo, .
Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ 1
Phần một :
Những lý luận chung về tổ chức công tác hạch toán
kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh

của công cụ dụng cụ đợc chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm nên chi phí
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ thờng xuyên chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ
chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Ngoài ra, vật liệu và công cụ dụng cụ là
cơ sở vật chất chính hình thành nên sản phẩm, chúng là yếu tố quyết định đến
chất lợng sản phẩm. Với nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tồi, doanh nghiệp
không thể sản xuất nên một sản phẩm có chất lợng cao.
Do đó, tiếc kiệm chi phí nguyên vật liệu cũng nh giảm mức tiêu hao công
cụ dụng cụ trong quá trình sản xuất một cách tối đa, song vẫn đảm bảo chất lợng
Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ 2
sản phẩm là biện pháp giảm giá thành một cách tốt nhất, một mục tiêu phấn đấu
của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào
Xét về mặt tài sản, vật liệu công cụ dụng cụ là các thành phần quan
trọng của vốn lu động, đặc biệt vốn dự trữ. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lu
động thì doanh nghiệp cần tăng tốc độ lu chuyển của vốn lu động doanh nghiệp.
Muốn thế, đơn vị không thể tách rời việc nâng cao hiệu quả dự trữ và sử dụng vật
liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý và tiếc kiệm.
Nh vậy, có thể nói vật liệu, công cụ dụng cụ có vai trò hết sức quan trọng
trong doanh nghiệp sản xuất. Việc tổ chức quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ có
hiệu quả là yêu cầu bức thiết với mọi doanh nghiệp . Quản lý tốt vật liệu- công cụ
dụng cụ sẽ cho phép doanh nghiệp sử dụng tốt hơn nguồn vốn của mình, tiếc
kiệm các khoản chi phí, đảm bảo quá trình sản xuất đợc liên tục.
2- Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ
Một sản phẩm thông thờng đợc cấu thành từ nhiều loại vật liệu khác nhau
nên chủng loại vật liệu, công cụ dụng cụ trong một doanh nghiệp sản xuất là rất
đa dạng và phong phú. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp không thể quản lý một
cách chặt chẽ và tổ chức hạch toán vật liệu đợc, công cụ dụng cụ nếu không có sự
phân loại hợp lý.
Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ là sắp xếp các loại, thứ vật liệu, công
cụ dụng cụ cùng loại với nhau theo một đặc trng nhất định nào đó thành từng
nhóm. Phân loại sẽ giúp doanh nghiệp thống nhất đối tợng quản lý, đối tợng hạch

Phụ tùng thay thế là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng. Sửa
chữa tái sản cố định của doanh nghiệp là máy móc, thiết bị , phơng tiện vận tải,
truyền dẫn. Trong các doanh nghiệp để bảo quản sửa chữa khôi phục năng lực
hoạt động của tài sản cố định đòi hỏi các doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ phụ
tùng thay thế.
Bao bì đóng gói là các loại vật phẩm dùng để bao, gói, buộc, chứa đựng sản
phẩm, kèm theo sane phẩm để chế tạo ra thành phẩm hoàn chỉnh ( chai đựng n-
ớc, hộp đựng thực phẩm ,... ). Ngày nay, trong cơ chế thị trờng vai trò của vật
đóng gói khá quan trọng trong quá trình tiêu thụ sản phẩm.
Phế liệu thu hồi là những loại vật thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh
đế sử dụng lại hoặc bán ra ngoài. Phế liệu còn có thể thu hồi khi thanh lý tài sản
cố định hay công cụ lao động nhỏ, khi cs sản phẩm hỏng không thể sửa chữa đợc.
Vật liệu và thiết bị xây dựng thiết bị cơ bản: là những loại vật liệu phục vụ
cho hoạt động xây dựng cơ bản tái tạo lại tài sản cố định. Đối với loại tài sản
này bao gồm cả thiết bị cần lắp , không cần lắp đặt, dụng cụ và vật kết cấu lấp
đặt trong công trình xây dựng cơ bản- vật liệu khác.
Vật liệu khác bao gồm các loại vật liệu khác nh vật liệu đặc chủng,.. .
Việc phân loại nh trên giúp nhà quản lý thấy rõ nội dung kinh tế, vai trò và
tác dụng của từng loại vật liệu trong quá trình sản xuất từ đó đa ra những biện
pháp quản lý và tổ chức hạch toán thích hợp nhằm nâng cao hiểu quả sử dụng
vốn lu động.
Tuy nhiên cách phân nh trên chủ yếu dựa vào vai trò của vật liệu trong quá
trình sản xuất kinh doanh, cho nên đối với doanh nghiệp này, vật liệu đợc sử dụng
Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ 4
nh nguyên vật liệu chính, còn đối với doanh nghiệp khác, vật liệu ấy lại đợc sử
dụng nh nguyên vật liệu phụ. Do đó việc phân loại này chỉ mang tích chất tơng
đối.
Căn cứ vào mục đích sử dụng của vật liệu đối với quá trình sản xuất:
Theo cách chia này vật liệu đợc chia thành ba loại, vật liệu dùng cho sản
xuất , vật liệu dùng cho quản lý, vật liệu dùng cho bán hàng.

cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
2.2- Phân loại công cụ dụng cụ
Cũng nh vật liệu, công cụ dụng cụ trong các doanh nghiệp đợc phân loại
theo ba cách cơ bản.
Căn cứ vào vai trò và công dụng của công cụ dụng cụ trong quá trình sản
xuất thì công cụ dụng cụ ở các doanh nghiệp đợc phân thành:
Công cụ dụng cụ dùng cho sản xuất : là các công cụ dụng cụ đặc trng
dùng cho ngành nghề sản xuất của doanh nghiệp nh mũ cứng cách điện, găng tay
bảo hộ, .
Bao bì luân chuyển là các loại bao bì dùng dể vật liệu, hàng hoá trong quá
trình thu mu, bảo quản và tiêu thụ hàng hoá, sản phẩm.
Đồ dùng cho thuê là các loại công cụ dụng cụ thuộc quyền sở hữu của
doanh nghiệp nhng doanh nghiệp cho các doanh nghiệp khác thuê trong một
khoảng thời gian nhất định ghi trên hợp đồng.
Ngoài ra, công cụ dụng cụ cũng đợc chia theo mục đích sử dụng và nguồn hình
thành công cụ dụng cụ. Theo những đặc trng này, công cụ dụng cụ cũng đợc chia
thành những phần tơng tự nh vật liệu.
Trên cơ sở phân loại công cụ dụng cụ, kế toán có thể hoàn thành nhiệm vụ
của mình, cung cấp những thông tin tổng quát về mặt giá trị tình hình biến động
vật liệu, công cụ dụng cụ một cách liên tục và chính xác.
Để bảo đảm cho kế toán cung cấp thông tin về số lợng và giá trị đối với
từng loại nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, cũng nh để thuận tiện , tránh nhầm
lẫn cho công tác quản lý, hạch toán ; thống nhất tên gọi, mã hiệu, qui cách , số
hiệu của từng loại vật liệu( công cụ dụng cụ ) doanh nghiệp phải xây dựng Sổ
danh điểm vật liệu ( công cụ dụng cụ ) . Sổ danh điểm bao gồm nhiều chữ số sắp
xếp theo một thứ tự nhất định để chỉ loại, nhóm và thứ vật liệu-công cụ dụng cụ.
Sổ danh điểm vật liệu ( công cụ dụng cụ )
Ký hiệu
Nhóm Danh điểm
Tên nhãn hiệu quy

phải tổ chức thu mua liên tục để đáp ứng kịp thời cho quá trình sản xuất , chế tạo
sản phảm và phục vụ cho các nhu cầu khác của doanh nghiệp.
ở khâu sử dụng: Chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm một tỷ
trọng lớn trong chi phí sản xuất kinh doanh. Mỗi biến động nhỏ về vật liệu, công
cụ dụng cụ đều ảnh hởng trực tiếp đến các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp.
Hoạt động quản lý ở khâu này thể hiện qua việc thiết kế hệ thống danh điểm và
đánh số danh điểm nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; thiết kế thủ tục lập và luân
chuyển chứng từ, mở sổ hạch toán tổng hợp và chi tiết nguyên vật liệu theo đúng
chế dộ quy định; theo dõi đợc sự biến động của nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ; Kết hợp kiểm tra đối chiếu nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ giữa kho và
phòng kế toán; Xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất trong công tác quản lý, sử
dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho toàn bộ doanh nghiệp nói chung và
cho các phân xởng, tổ , đội sản xuất nói riêng.
Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ 7
ở khâu dự trữ: vật liệu, công cụ dụng cụ là một loại tài sản dự trữ có tần
suất cao đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng định mức dự trữ, định mức hao hụt
cũng nh xác định giới hạn dự trữ tối thiểu-tối đa cho từng loại vật liệu-công cụ
dụng cụ một cách khoa học, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành
liên tục, không bị ngừng trệ hay gián đoạn.
ở khâu bảo quản:. Kho phải đợc trang bị các phơng tiện bảo quản cân, đo
đong đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho cũng nh các nhân viên bảo quản có đủ t
cách, khă năng nắm vững ngiệp vụ. Việc tổ chức kho tàng, bến bãi đợc thực hiện
theo chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu-công cụ dụng cụ. Những loại vật
liệu, công cụ dụng cụ có cùng tích chất lý hoá giống nhau đợc sắp xếp ra một nơi
riêng, tránh việc đẻ lẫn lộn vào nhay làm ảnh hởng chất lợng của nhau. Mặt khác,
cần tổ chức hệ thống kho tàng hợp lý để thuận tiện cho việc nhập-xuất, và theo
dõi kiểm tra.
3.2- ý nghĩa nhiệm vụ tổ chức hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ
a-Vai trò của kế toán đối với việc quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ
Cũng nh hoạt động kế toán nói chung, kế toán vật liệu-công cụ dụng cụ là

chi phí sản xuất kinh doanh.
3- Đánh giá vật liệu( công cụ dụng cụ)
3.1- Các chỉ tiêu đáng giá vật liệu, công cụ dụng cụ:
Tính giá là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán vật liệu,
công cụ dụng cụ. Tính giá là dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu,
công cụ dụng cụ. Thông qua việc đáng giá vật liệu-công cụ dụng cụ, kế toán có
thể ghi chép đầy đủ có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá trị vật liệu- công
cụ dụng cụ mua vào, giá trị vật liệu, công cụ dụng cụ tiêu hao trong quá trình sản
xuất., cung cấp đầy đủ , kịp thời thông tin cho ngời quản lý quản lý có hiệu quả
Về nguyên tắc cơ bản, giá của vật liệu-công cụ dụng cụ theo giá thực tế.
Nhng do đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là thờng xuyên biến
động trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu của kế toán là phải phản ánh
kịp thời tình hình nhập xuất hàng ngày của vật liệu, công cụ dụng cụ nên ngoài
việc dùng giá thực tế vật liệu-công cụ dụng cụ kế toán còn có thể sử dụng giá
hạch toán.
Giá thực tế của vật liệu-công cụ dụng cụ là giá đợc xác định trên những căn
cứ khách quan, đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ hợp lệ chứng minh các
khoản chi hợp pháp cảu doanh nghiệp để tạo ra vật liệu-công cụ dụng cụ . Giá
thực tế của vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân chuyển vật liệu-
công cụ dụng cụ và nó đợc dùng để ghi nhận vật liệu-công cụ dụng cụ tồn kho
vào các báo cáo ké toán .
Giá hạch toán là loại giá ổn định, đợc xác đinh ngay ở kỳ hạch toán, thờng
dựa trên giá thực tế cuối kỳ trớc hay giá kế hoạch của kỳ này. Giá hạch toán là
loại giá có tính chủ quan để theo dõ việc luân chuyển hằng ngày. Cuối kỳ hạch
toán, kế toán phỉ điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế.
3.2- Tính giá thực tế nhập vật liệu, công cụ dụng cụ :
Đối với từng nguồn vật liệu-công cụ dụng cụ, giá trị thực tế của vật liệu-
công cụ dụng cụ có cách tính riêng. Thật vậy,
Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ 9
Với vật liệu-công cụ dụng cụ mua ngoài:

đặc điểm của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, tần suất nhập xuất nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ và trình độ của nhân viên kế toán, thủ kho, .. Theo chuẩn
Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ 10
mực kế toán Việt Nam, các phơng pháp tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ xuất kho là :
Ph ơng pháp giá thực tế đích danh :
Theo phơng pháp này đơn giá vật t xuất kho là giá thực tế nhập kho của vật
t ấy. Nh vậy, tính giá vật liệu-công cụ dụng cụ theo phơng pháp này sẽ phản ánh
chính xác tình hình giá trị vật liệu-công cụ dụng cụ trong kỳ. Tuy nhiên phơng
pháp này đòi hỏi công tác quản lý và hạch toán phải rất chi tiết, tỉ mỉ, khối lợng
công tác kế toán lớn, giá vật t nhập phải đợc xác định ngay tại thời điểm nhập
hàng cho từng lần nhập. Phơng pháp này chỉ áp dụng đối với doanh nghiệp có
điều kiện bảo quản riêng từng lô nhập nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ.
Ph ơng pháp nhập tr ớc-xuất tr ớc( FIFO):
Phơng pháp này dựa trên giả định vật liệu nào nhập trớc sẽ đợc xuất trớc, xuất hết
số nhập trớc mới đến rồi đến số nhập sau. Khi xuất theo lô hàng nào thì lấy giá
thực tế nhập kho của lô hàng đó để lấy giá xuất. Do vậy giá trị vật liệu tồn kho
cuối kỳ sẽ là giá trị thực tế của vật liệu mua sau cùng.
Phơng pháp này đơn giản dễ làm, phản ánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho
kịp thời. Giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ phù hợp với giá thị trờng. Song , nhợc
điểm của phơng pháp này là phải tính giá nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ theo
từng danh điểm vật t, công cụ dụng cụ và hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, nếu giá
cả có xu hớng tăng thì áp dụng phơng pháp này sẽ dẫn đến tăng lợi nhuận so với
các phơng pháp khác. Doanh thu không phù hợp với chi phí hiện tại do giá vốn
của vật liệu đợc muavào từ trớc với giá thấp hơn.
Phơng pháp FIFO chỉ thích hợp với các doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu,
số lần nhập xuất ít, việc sử dụng vật liệu đòi hỏi cao về mặt chất lợng và thời hạn
dự trữ.
Ph ơng pháp nhập sau-xuất tr ớc( LIFO )

nhập trong kỳ
Số lợng NVL tồn
kho đầu kỳ
+ Số lợng NVL nhập
kho trong kỳ
Ưu điểm của phơng pháp này là tính toán đơn giản, giảm nhẹ việc hạch
toán kế toán chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ so với phơng pháp nhập tr-
ớc xuất trớc, nhập sau- xuất trớc, việc tính giá vật liệu xuất kho không phụ
thuộc vào số lần nhập kho vật liệu nhiều hay ít. Nhng giá trị nguyên vật liệu của
mỗi lần xuất có độ chính xác không cao. Khối lợng công tác hạch toán dồn vào
cuối kỳ, ảnh hởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng ph-
ơng pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng danh điểm. Kế toán không
phản ánh sự biến động của tình hình biến động của nguyên vật liệu một cách kịp
thời cho các nhà quản lý.
Giá bình quân cuối kỳ tr ớc hoặc đầu kỳ này:
Theo phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc, kế toán xác lấy giá
thực tế bình quân của mỗi loại nguyên vật liệu tồn kho ở cối kỳ trớc làm đơn giá
xuất kho của nguyên vật liệu đó trong kỳ.
Giá đơn vị bình quân
cuối kỳ trớc
= Giá thực tế NVL tồn kho cuối kỳ trớc
Só lợng NVL tồn kho cuối kỳ trớc
Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ 12
Phơng pháp này mặc dù khá đơn giản, công việc tính toán không nhiều,
thông tin về tình hình nguyên vật liệu đợc phản ánh một cách kịp thời nhng kém
chính xác , do không tính đến sự biến động của giá cả trong kỳ.
Giá bình quân sau mỗi lần nhập:
Sau mỗi lần nhập kho nguyên vật liệu, kế toán tính lại giá trị thực tế
nguyên vật liệu bình quân sau mỗi lần nhập :
Giá đơn vị

tồn kho cuối kỳ cuối kỳ lần cuối cùng trong kỳ
Gía thực tế Giá thực tế Giá thực tế Giá thực tế
của hàng = của hàng tồn + của hàng nhập + Của hàng
Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ 13
xuất trong kỳ kho đầu kỳ trong kỳ Xuất trong kỳ
Ngợc lại phơng pháp trên, phơng pháp này tính toán đơn giản, phù hợp
doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ. Nhng
tính giá xuất theo phơng pháp này, kế toán không phản ánh kịp thời tình hình
nhẫp xuất tồn của vật liệu trong kỳ , chi phí vật liệu cúng phải đợi đến cuối kỳ
mới tính toán đợc.
Ph ơng pháp hoạch toán theo hệ số giá:
Xuất phát từ thực tế cho thấy giá mua vật liệu trong từng lần nhập kà khác
nhau, và có thể cha biết đợc giá thực tế của vật liệu nhng đã phải xuất dùng cho
sản xuất. Do đó, để hạch toán kịp thời vật liệu xuất dùng trong kỳ có thẻ sử dụng
một loại giá ổn định là giá hạch toán.
Nội dung của phơng pháp này là hàng ngày khi xuât vật liệu, kế toán ghi theo giá
hạch toán. Cuối tháng, kế toán vật liệu tính hệ số giá
Giá thực tế NVL-CCDC
xuất kho
= Giá hạch toán NVL-CCDC
xuất kho
x Hệ số
giá
Trong đó:
Hệ số giá
( K )
=
Giá thực tế NVL
tồn đầu kỳ
+ Giá thực tế NVL

cụ Mối phơng pháp trên đều có những u điểm , khuyến điểm khác nhau. Doanh
nghiệp căn cứ vào quy mô, đặc điểm của mình, trình dộ của đội ngũ kế toán
cũng nh các đặc trng của vật liệu-công cụ dụng cụ mà doanh nghiệp lựa chọn
phơng pháp tính giá nguyên vật liệu phù hợp. Theo chế độ hiện nay, doanh
nghiệp chỉ đợc sử dụng một phơng pháp và áp dụng cố định ít nhất trong một kỳ
kế toán. Khi thay đổi phơng pháp tính giá nguyên vật liệu, doanh nghiệp phải nêu
rõ lý do. Việc chọn phơng pháp tính giá nào cho thích hợp có ý nghĩa to lớn . Nó
không những ảnh hởng đến giá nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ mà còn tác
dộng đến các chỉ tiêu quan trọng của doanh nghiệp.
II- Hạch toán kế toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ
1- Tổ chức luân chuyển chứng từ
1.1- Chứng từ kế toán
Chứng từ là phơng tiện chứng minh tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế
phát sinh, là phơng tiện thông tin về nghiệp vụ kinh tế đó, cũng nh cơ sở để kế
toán ghi sổ.
Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ 15
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ 1141/ TC/
QĐ/ CĐKT ngày 1/1/1995 của bộ trởng bộ Tài Chính, các chứng từ kế toán về
vật liệu-công cụ dụng cụ bao gồm:

Chứng từ nhập:
- Hợp đồng mua hàng, phiếu đặt hàng.
- Hoá đơn mua hàng.( Mẫu số 01-3 LL )
- Biên bản kiểm nghiệp ( Mẫu số 05- VT )
- Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT )
- Biên bản kiểm kê vật t thừa ( mẫu số 08- VT )

Chứng từ xuất:
- Phiếu xuất kho ( Mẫu số 02- VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.( Mẫu số 03- VT)

Trên cơ sở chứng từ giao hàng của đơn vị nhận gia công chế biến vật liệu-
công cụ dụng cụ phòng kế hoạch lập phiếu nhận kho. Ngời nhập mang phiếu
nhập kho xuống kho giao hàng, thủ kho làm thủ tục nhập kho, ghi số lợng thực
nhập, ghi số thực nhập vàO phiếu nhập kho, vào thẻ kho và chuyển lên phòng kế
toán.

Xuất kho vật liệu-công cụ dụng cụ:
Căn cứ vào lệnh xuất vật t, phòng vật t lập thành 02 liên ( đặt giấy than
viết một lần) : phiếu xuất kho, phiếu xuất kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất
kho theo hạn mức. Sau khi, ngời lập phiếu ký, chuyển cho kế toán trởng và thủ tr-
ởng đơn vị ( hoặc ngời có thẩm quyền) ký duyệt. Thủ kho căn cứ voà lợng tồn
kho dể xuất hàng, đồng thời ghi sổ số thực xuất vào phiếu xuất kho và ký vào
chứng từ. Ngời nhận hàng vào phiếu xuất kho.
Phiếu xuất kho - Liên 1 : lu tại gốc
Liên 2 : thủ kho giữ lại để ghi thẻ kho chuyển cho bộ phận kế
toán vật liệu-công cụ dụng cụ để ghi giá và ghi sổ kế toán.
2- Hạch toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ
Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu do nhiều bộ phận tham
gia. Việc quản lý tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày đợc thực hiện chủ yếu ở
bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp trên cơ sỏ các chứng từ nhập xuất
của từng danh điểm vật liệu-công cụ dụng cụ hàng ngày theo từng lại vật liệu-
công cụ dụng cụ. Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép sự biến
động của từng loại vật liệu, công cụ dụng cụ, cũng nh việc kiểm tra đối chiếu số
liệu giữa kho và phòng kế toán đã hình thành lên các phơng pháp hạch toán chi
tiết vật liệu-công cụ dụng cụ.
Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ 17
Hạch toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ là công việc ghi chép thờng
xuyên, kịp thời, chính xác tình hình biến động xuất, nhập, tồn của vật liệu-công
cụ dụng cụ về cả giá trị và hiện vật từng danh điểm trong từng kho của doanh
nghiệp.

Thẻ kế toán chi tiết vật liệu
Số thẻ : .. Số tờ : ..
Tên vật t : .. Đơn vị tính:
Số danh điểm : Kho:
Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ 18
Chứng từ
SH NT
Trích yếu Nhập Xuất Tồn
SL ST SL ST SL ST
Ghi
chú
Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu
Tháng năm
Số
danh
điểm
Tên
vật
liệu
Tồn đầu tháng Nhập trong
tháng
Xuất trong
tháng
Tồn cuối tháng
SL TT SL TT SL TT SL TT
Quy trình hạch toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ theo
phơng pháp thẻ song song:Ghi hàng ngày


Trình tự hạch toán:
Tại kho: trình tự hạch toán chi tiết vật liệu-công cụ dụng cụ tơng tự nh
phơng pháp trên.
Tại phòng kế toán: khi nhận chứng từ nhập-xuất từ thủ kho, kế toán vật
liệu-công cụ dụng cụ không lập thẻ kế toán mà lên bảng kê nhập, bảng kê xuất.
Cuối tháng , dựa trên số liệu từ hai bảng kê nhập , bảng kê xuất vật liệu -công cụ
dụng cụ, kế toán vật t vào sổ đối chiếu luân chuyển cho từng loại vật t một theo
từng kho, và tính ra số tồn cuối tháng. ( về cả mặt số lợng và giá trị ). Mỗi loại vật
liệu-công cụ dụng cụ ghi trên một dòng. Kế toán vật t tiến hành đối chiếu với thủ
kho về hiện vật và kế toán tổng hợp về mặt giá trị.
Bảng kê nhập ( xuất) vật liệu
Danh điểm
vật t
Tên vật
liệu
đvị
tính
Giá hạch
toán
Số lợng
chứng từ
Số lợng
Kho .. Cộng
Số tiền
Số ĐốI CHIếU LUÂN CHUYểN
Năm : .
Kho : ..
Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ 20
Vật

Thẻ kho
Chứng từ xuất
Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu luân
chuyển
Bảng kê xuất
Bản
g
tổng
hợp
nhậ
p
xuất
tồn
kho
NV
L( C
CD
Sổ
kế
toán
về
vật
liệu,
côn
g cụ
dụn
g cụ
kế toán , tạo điểu kiện cho việc kiểm tra kế toán , đảm bảo số liệu ké toán chính
xác, kịp thời.

toán nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ tính thành tiền cho từng loại nguyên vật
liệu-công cụ dụng cụ tồn kho và tính tổng giá trị kho trên sổ số d. Só liệu tồn kho
cuối tháng của từng loại nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ trên bảng luỹ kế dùng
chỉ đối chiếu với số d trên sổ số d và đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng
nhóm vật liệu-công cụ dụng cụ.
Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ 22 Trên đây là qui trình hạch toán của phơng pháp sổ số d.
Ưu điểm của phơng pháp này là công việc ghi chép không bị trùng lắp
giữa kế toán và thủ kho do đó giảm bớt khối lợng ghi chép kế toán. Kế toán có thể
cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý về giá trị nguyên vật liệu-công cụ
dụng cụ nhập, xuất, tồn.
Nhng do chỉ theo dõi về mặt giá trị, nên khi cần cung cấp thông tin về số l-
ợng hiện có hay tình hình tăng, giảm từng thứ nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ,
kế toán phải xem xét số liệu trên thẻ. Hơn nữa, việc kiểm tra phát hiện sai sót
giữa thủ kho và kế toán gặp khó khăn.
Phơng pháp này đợc áp dụng với các doanh nghiệp có quy mô sản xuất
lớn, đa dạng chủng loại vât t, khối lợng nhập xuất lớn, thờng xuyên, trình độ của
nhân viên kế toán cao. Phơng pháp này sẽ phát huy nhiều u điểm trong trờng hợp
thực hiện kế toán bằng phơng pháp thủ công.
Tóm lại, có thể nói mỗi mô hình hạch toán chi tiết kế toán nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ đều có những u điểm , nhợc điểm nhất định, thích hợp trong điều
kiện này lại không thích hợp trong điều kiện khác. Kế toán mỗi doanh nghiệp
phải lựa chọn vào đặc điểm , yêu cầu quản lý của đơn vị mình để lựa chọn phơng
Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ 23
Thẻ khoChứng từ nhập
Phiếu giao nhận
chứng từ
Bảng luỹ kế nhập

Tuy quá trình hạch toán của phơng pháp này là khá phức tạp, mất nhiều
thời gian, công sức và ghi chép nhiều sổ sách nhng phơng pháp này có độ chính
xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời.
Phơng pháp này áp dụng cho các doanh nghiệp có mặt hàng giá trị lớn và
tổ chức kiểm kê theo từng nghiệp vụ nhập xuất kho.
1.1.2-Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ kế toán sử dụng
TK 152 Nguyên vật liệu, TK 153 Công cụ dụng cụ .

Tài khoản 152 - Nguyên vật liệu :
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có , tình hình tăng , giảm của
các nguyên vật liệu theo giá thực tế.
Kết cấu TK 152 là:
Hoàn thiện tổ chức hạch toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ 24
+Bên nợ :Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh tăng nguyên vật liệu trong các
kỳ mua ( mua ngoài, tự sản xuất, nhận góp vốn , phát hiện thừa thiếu, đánh
giá tăng,.. ).
+Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong
kỳ xuất dùng ( xuất dùng, xuất bán, xuất góp vốn liên doanhm thiếu hụt, ..)
+D nợ:Giá trị thực tế của nguyên vật liệu tồn kho ( đầu kỳ hoặc cuối kỳ)
TK cấp hai của TK 152:
TK 152 có thể chi theo cơ cấu, chủng loại nguyên vật liệu của doanh
nghiệp. Tài khoản 152 thờng đợc chi tiết thành:
- 152.1: Nguyên vật liệu chính.
- 152.2: Nguyên vật liệu phụ
- 152.3:Nhiên liệu
- 152.4: Phụ tùng thay thế.
- 152.5: Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản.
- 152.8: Vật liệu khác ( phế liệu , vật t đặc chủng, .. )