THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ
TIÊU THỤ TRONG XÍ NGHIỆP IN TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯƠNG MẠI
2.1/.Quá trình hình thành và phát triển
2.1.1/. Sự ra đời và phát triển của XN in T.T.T.T thương mại
Trung tâm Thông tin Thương mại Việt Nam, tên tiếng Anh là Vietnam Trade
Information Center( VTIC) ra đời trong một hoàn cảnh vừa bình thường vừa đặc
biệt.
Bình thường bởi năm 1989 Bộ trưởng Bộ Kinh tế Đối ngoại ký quyết định thành
lập Trung tâm trên cơ sở hợp nhất 2 bộ phận đã có sẵn là Phòng Thông tin thuộc
Viện Kinh tế đối ngoại và Trung tâm Tính toán của Bộ Kinh tế đối ngoại. Sau đó ,
năm 1992 Bộ Thương mại quyết định sáp nhập thêm Trung tâm Kinh tế Kỹ thuật
Vật tư( thuộc Bộ Vật tư) và Phòng Thông tin( thuộc Bộ Nội thương), tạo ra những
bộ phận nòng cốt ban đầu của Trung tâm Thông tin Thương mại Việt Nam- Bộ
Thương mại.
Thế nhưng, thời điểm ra đời và quá trình trưởng thành của Trung tâm lại rất đặc
biệt. Tư tưởng “đổi mới” của Đại hội Đảng VI khi đó đang tác động tới mọi mặt
đời sống kinh tế xã hội, nhất là trong lĩnh vực Thương mại- Du lịch và đang
chuyển đổi tư duy của những người làm báo, làm thông tin phục vụ kinh tế thị
trường. Tuy nhiên lúc ban đầu, tư duy này chưa rõ nét nhưng khao khát đổi mới lại
cháy bỏng, trong khi đó môi trường tâm lý, pháp lý cho hoạt động báo chí, thông
tin mới đang dần hình thành.
Chính sự ra đời “ bình thường” trong một hoàn cảnh “ đặc biệt” đã in dấu đậm
nét lên suốt quá trình phát triển của Trung tâm 17 năm qua. Có thể thấy qua một số
biểu hiện cụ thể sau:
 Ban đầu, các ấn phẩm của Trung tâm hoặc là xuất phát từ một sản phẩm thông tin
bao cấp cho các DN hoặc là ấn phẩm đăch biệt dùng riêng cho lãnh đạo...để lột xác
thành một sản phẩm hàng hoá trong lĩnh vực thông tin ( Bản tin Ngoại thương,
Thương nghiệp Thị trường, Thị trường Giá cả Vật tư, Bản tin A...). Một số bản tin
ban đầu còn được làm theo mô hình của tạp chí, bản tin nước ngoài sau đó dần
điều chỉnh lại cho phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện Việt Nam như: Bản tin Thị
trường, Bản tin VE và VB bằng tiếng Anh; BTD repot bằng tiếng Nhật... Quá trình

phát còn có nhiều bỡ ngỡ, vụng dại trong thủa ban đầu, dần được điều chính mình,
đủ sức cạnh tranh trên thị trường thông tin. Nhờ vậy, đến nay thông tin đã là hàng
hoá, các DN là bạn hàng, là “ thượng đế” của người làm tin.
• 1989- 2003 Xưởng In nội bộ của Trung tâm Thông tin – Bộ Thương
mại
• 2003- 9/2004 Đổi tên thành XN In nội bộ
• Từ 10/2004 được công nhận là XN In theo giấy phép In số 71/2004-
GP- IN của Bộ Văn hoá- Thông tin.
Xí nghiệp In trực thuộc T.T.T.T Thương mại- Bộ Thương mại là một đơn vị
hành chính sự nghiệp có thu, được thành lập ngày 20-11-1989, trụ sở 46- Ngô
Quyền- Hoàn Kiếm- HN, là một doanh nghiệp có tư cách pháp nhân và thực hiện
hạch toán phụ thuộc.
Trung tâm có các đơn vị trực thuộc:
1) Chi nhánh T.P HCM
2) Chi nhánh Đà Nẵng
3) Văn phòng Móng Cái
4) Văn phòng Lạng Sơn
5) Văn phòng Cần Thơ
2.1.2/. Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại XN In TTTT Thương mại
2.1.2.1/. Chức năng nhiệm vụ mặt hàng chủ yếu của XN In
a) Chức năng
Chức năng của XN được thể hiện qua mục đích và nội dung hoạt động kinh
doanh.
Mục đích kinh doanh: Sd NV, khả năng QLLĐ và uy tín của người sáng lập
nên, của các thành viên để tối đa hoá lợi nhuận cho XN, nhằm gia tăng lợi tức và
tích luỹ tái đầu tư để phát triển ngày càng lớn mạnh.
Thông qua HĐKD cuả mình, XN góp phần đem lại hiệu quả về KT- CT- XH
cho đất nước, giải quyết việc làm cho người lao động, nâng cao dân trí, giảm CP
đầu tư của nhân dân trong sxkd, tăng cường đóng góp cho NSNN.
Nội dung ngành nghề kinh doanh:

hàng ngày của XN, sd có hiệu quả các nguồn lực của XN và thi hành các NQ,qđ
của HĐQT theo nhiệm vụ đặt ra.
- Phó Giám đốc gồm:
+ Phó giám đốc phụ trách bộ phận mạng
+ Phó giám đốc dịch vụ
+ Phó giám đốc phụ trách các bản tin
* Các phòng ban chức năng:
- Phòng đối ngoại:
+ Tham mưu và giúp việc cho Ban giám đốc trong việc giao dịch với bên
ngoài.
+ Tham mưu giúp việc trong công tác QL xuất, nhập khẩu của XN
+ Tham mưu giúp việc trong công tác QL sx và đóng gói SP của XN
SƠ ĐỒ BỘ MÁY TỔ CHỨC TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯƠNG
MẠI GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM
PGĐ bộ phận mạng PGĐ dịch vụ PGĐ các bản tin
BQL
Dự án
Phòng
TCHC
Phòng
t i à
chính
Phòng
đối

+Thực hiện công tác đào tạo và đào tạo bổ sung kiến thức thực tế doanh
nghiệp cho cán bộ và người lđ trong XN
Phòng
xuất bản
CN
TP HCM
Sàn
TMĐT
Xí nghiệp
In
VPLL
Móng Cái
Văn phòng
BTD
+Thực hiện công tác phân công, điều động cán bộ và người lđ trong doanh
nghiệp, thực hiện công tác định kỳ đánh giá nhận xét kết quả, năng lượng công tác
định kỳ đối với cán bộ của XN
+ Đảm bảo chế độ chính sách đãi ngộ cho cán bộ và người lđ trong XN
+ Làm công tác tư tưởng cho cán bộ, người lđ trong XN yên tâm công tác
đoàn kết một lòng xây dựng XN phát triển
+ Thực hiện công tác Đảng, công tác chính trị xã hội trong XN, công tác
pháp chế, thanh tra kiểm tra nhân sự, giải quyết các vấn đề có liên quan đến tố tụng
hình sự của XN.
- BQL dự án:
+ Tham mưu và trực tiếp thực hiện công tác QL của XN
+ Thực hiện các dự án mà kế hoạch đã đề ra
- Chi nhánh Đà Nẵng
- Chi nhánh T.p HCM
- Văn phòng Móng Cái
- Văn phòng Lạng Sơn

Nguyên liệu kỹ thuật sau khi kiểm định đánh giá chất lượng tiến hành định
lượng nguyên liệu, các nhiên liệu sau khi mua về được pha chế tổng hợp, ở công
đoạn này các thành phần nguyên liệu cấu thành SP được tổng hợp pha chế khuấy
trộn thành SP khi pha chế xong tiến hành định lượng các chỉ tiêu chất lượng SP,
kiểm tra xong tiến hành đóng gói SP.
2.1.3/. Đặc điểm tổ chức kế toán
2.1.3.1/. Hình thức hạch toán kế toán, hình thức ghi sổ kế toán, niên độ kế
toán
- Hình thức hạch toán kế toán:Trung tâm hạch toán độc lập toàn phần, XN hạch
toán phụ thuộc theo phương pháp báo sổ.
- Hình thức ghi sổ:Theo hình thức chứng từ ghi sổ
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 01/ 01/ N đến 31/ 12/ N
2.1.3.2/. Bộ máy kế toán
Hiện nay phòng tài chính kế toán trung tâm có 7 người được bố trí sắp xếp công
việc kiêm nhiệm và theo mô hình như sau:

Kho th nh phà ẩm
Kế toán trưởng kiêm
trưởng phòng t i chínhà
Kế toán tổng hợp
kiêm phó phòng
2.1.3.3/. Trình tự ghi sổ của trung tâm theo hình thức chứng từ ghi sổ
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC CHỨNG TỪ GHI SỔ Kế toán
vật tư,
th nh à
phẩm
Kế toán


Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
* Hệ thống báo cáo
- Bảng cân đối kế toán
- Báo cáo kết quả kinh doanh
- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Thuyết minh báo cáo tài chính
2.2/. Tình hình thực tế công tác KT TP và tiêu thụ TP tại XN In TTTT thương
mại
2.2.1/. Kế toán TP
2.2.1.1/. Đánh giá TP và QL TP
TP sx ra là kết tinh thành quả LĐ của toàn bộ CNV của DN, cho nên phải được
QL chặt chẽ, tránh mọi tổn thất xảy ra. TP ở mỗi DN có các đặc điểm riêng, do đó
phương thức QL ở mỗi DN khác nhau.
a) Phân tích TP và đặc điểm QL
* TP của XN In là những loại sách, báo, tạp chí...in phục vụ XH
* Đặc điểm QL
- Thủ kho các XN QL số lượng TP, sắp xếp phân loại theo yêu cầu bảo quản,
cất giữ một cách khoa học, thuận tiện cho quá trình nhập- xuất theo dõi kịp thời chi
tiết tình hình hiện có và sự biến động của TP, báo cáo tình hình chất lượng trong
kho.
Báo cáo t i chínhà
- Phòng kế toán: Theo dõi tổng hợp tình hình xuất tồn kho TP và hạch toán
quá trình tiêu thụ toàn bộ TP trên cả 2 chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
- Cán bộ KCS ở các XN kiểm tra số lượng, CL SP trước khi đưa vào NK hoặc
XK.
b) Đánh giá TP
TP nào cũng được biểu hiện trên 2 chỉ tiêu hiện vật và giá trị nhưng muốn

Giá
thành
đơn vị
Sách luật
TM
621
622
627
3.493.508 135.967.000
6.190.908,4
5.112.565,8
140.460.508
6.190.908,
4
5.112.565,8
29.739,68
1.130,8
1.082,48
148.280.474,2 151.773.982,
2
32.135,08
Bản tin
t.tinTM
621
622
627
2.320.500 27.014.000
2.647.372
2.782.442
29.334.500

8
1.082,48
Cộng 148.280.474,2 151.773.982,
2
32.135,08
Cácvăn
bản
pháp quy
621
622
627
4.200.310 85.880.000
9.704.440
4.809.280
90.080.310
9.704.440
4.809.280
19.929,27
2.147
1.064
100.393.720 104.594.030 23.140,27
Tạp chí kt
C.á- TBD
621
622
627
1.347.200 16.875.000
759.375
1.130.625
18.222.200

Nội dung trình tự hạch toán ban đầu được thể hiện như sau:
- Đối với quá trình NKTP
TP khi được tổ KCS kiểm nghiệm về số lượng chất lượng đã đạt tiêu chuẩn
các thông số kỹ thuật thì sẽ được lập phiếu để NK. Phiếu NK được lập thành 3 liên
Liên 1: Lưu tại gốc
Liên 2: Giao cho tổ sx
Liên 3: Lưu tại phòng kế toán
- Đối với quá trình NK TP: KT sd hoá đơn GTGT, bộ hoá đơn được lập thành 3
liên
Liên 1: Lưu tại gốc
Liên 2: Giao cho KH
Liên 3: Dùng để thanh toán
VD: Phiếu NK TP số 113 ngày 19/10/2005
Mẫu số 01- VT
PHIẾU NHẬP KHO Số 113
Ngày 19 tháng 10 năm 2005 Nợ TK 155
Có TK
154
- Theo BBKN số 113 ngày 19 tháng 10 năm 2005
- Nhập tại kho: XN In
S
T
T
Tên sản phẩm
hàng hoá
M
ã
số
ĐVT Số lượng
Đơn giá Thành tiền

Đơn vị mua hàng : Lê Văn Tiến
Tên đơn vị : Công ty Thiên An
Địa chỉ :Số 7 đường Trần Đăng Ninh, Nam Định
Số TK : 6870- 4560 M
TT Tên HH DV ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Sách luật TM cuốn 2.500 46.000 115.000.000
Cộng tiền hàng
115.000.000
Thuế suất GTGT :5% Tiền thuế GTGT
5.750.500
Tổng cộng tiền thanh toán
120.750.500
Số tiền viết bằng chữ: Một trăm hai mươi triệu bảy trăm lăm mươi nghìn
lăm trăm đồng chẵn
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn
vị
b) Hạch toán chi tiết TP
TP của XN bao gồm nhiều loại, mỗi loại được chia thành nhiều chủng loại
khác nhau. Để nâng cao công tác QL TP. XN ngoài việc theo dõi tổng hợp còn
theo dõi chi tiết từng SP hạch toán chi tiết TP cho phép XN biết được sự vận động
của từng TP, từ đó có các biện pháp QL riêng phù hợp với đặc điểm của từng TP
đó để theo dõi chi tiết tình hình biến động của TP.
Kế toán áp dụng PP hạch toán chi tiết TP theo PP ghi thẻ song song. Cụ thể:
- Tại kho: Việc ghi chép tình hình nhập xuất TP do thủ kho tiến hành và ghi chép
theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ từ các phiếu NK, hoá đơn(GTGT), thủ
kho sẽ phân loại rồi ghi vào thẻ kho cho từng thứ TP theo thứ tự nhập- xuất kho
hàng. Nhờ ghi chép kịp thời, số lượngTP NK, XK sẽ được xđ một cách chính xác
và cho biết số lượng TP tồn kho giúp cho XN có sự điều chỉnh kịp thời tình hình