Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
1
ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC VẬN
DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH ĐỨC
1. Đặc diểm tổ chức bộ máy kế toán
Là một doanh nghiệp thương mại có quy mô nhỏ, bộ máy kế toán của
công ty TNHH Mạnh Đức được tổ chức theo mô hình tập trung. Mọi công
việc từ khâu lập chứng từ đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp đều được
thực hiện tại phòng kế toán. Công ty có 5 kế toán, mỗi người phụ trách và
kiêm nhiệm nhiều phần hành kế toán.
Đứng đầu là Phó Giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng, là người trực
tiếp quản lý hoạt động của phòng Kế toán và là trợ giúp, tham mưu đắc lực
cho Giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán. Kế toán trưởng tổ chức, phân
công nhiệm vụ cho từng kế toán viên đảm bảo viêc công tác kế toán việc ghi
chép, tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài
sản và phân tích kết quả hoạt động kinh doanh của công ty nhằm đưa ra các
đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, khai thác và sử dụng mọi nguồn vốn
của công ty một cách có hiệu quả với chi phí vốn thấp nhất. Kế toán trưởng
cũng là người phổ biến, hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài
chính và các quy định mới về chế độ kế toán tới các nhân viên trong công ty
và thay mặt nhóm báo cáo và chịu trách nhiệm với Ban Giám đốc về công
việc của phòng.
Do hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu, ngoài các khoản thuế môn bài,
thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, công ty còn phải hạch toán thuế
nhập khẩu cho các đơn hàng nhập khẩu. Do vậy phần hành thuế là rất quan
trọng và được giao cho nhân viên kế toán thuế phụ trách. Kế toán thuế cũng
kiêm là thủ quỹ của công ty. Kế toán thuế có nhiệm vụ lưu giữ, hạch toán các
chứng từ, hoá đơn liên quan đến phần hành thuế, chuẩn bị các báo cáo và hoá
đơn về thuế khi cơ quan thuế hay ngân hàng yêu cầu, giữ liên lạc với cơ quan
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Kế toán
kiểm soát
Kế toán
thuế và quỹ
Kế toán
nội bộ
Nhân viên
tài chính
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
3
Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Mạnh Đức
2. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán
2.1. Các chính sách kế toán chung
- Công ty TNHH Mạnh Đức áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và
nhỏ của Việt Nam theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày
14/09/2006.
- Công ty sử dụng phần mềm Fast Accounting 2006 theo hình thức sổ
Nhật ký chung.
- Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01/N đến ngày 31/12/N tính theo
năm dương lịch.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng.
- Đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Giá trị hàng tồn kho xuất, nhập được tính theo phương pháp giá thực tế
đích danh.
- Đơn vị tính khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.
- Đơn vị tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Đơn vị ghi nhận doanh thu khi giao hàng và khách hàng chấp nhận thanh
toán.
- Đơn vị sử dụng phương thức tiêu thụ: Chuyển hàng theo hợp đồng.
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến

Tài khoản 111 được chi tiết theo từng loại tiền VNĐ và ngoại tệ.
Tài khoản 112 được chi tiết theo từng TK ở các ngân hàng của doanh
nghiệp. Việc chi tiết đến các TK cấp 3 giúp cho việc hạch toán và quản lý
được dễ dàng, tránh nhầm lẫn, mất mát.
Tài khoản 131, 141 được chi tiết theo đầu mối Hà Nội, TP.HCM và
Phòng mỏ. TK 131 chi tiết cho từng khách hàng được theo dõi trên phần mềm
kế toán.
Doanh nghiệp không có các khoản đầu tư ngắn hạn và dài hạn nên không
sử dụng các TK 121, 221.
Doanh nghiệp không sử dụng TK dự phòng 159.
Doanh nghiệp sử dụng thêm TK 136: Phải thu nội bộ HCM để theo dõi
nguồn thu và nguồn vốn điều chuyển vào văn phòng HCM.
TK 144: Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn để hạch toán các khoản
bảo lãnh hợp đồng, mở L/C…
- Tài khoản loại 2: Tài sản dài hạn
Doanh nghiệp chỉ sử dụng các TK 211, 214 để hạch toán TSCĐ và khấu
hao TSCĐ. Do không có các nghiệp vụ phát sinh nên doanh nghiệp không sử
dụng các TK loại 2 khác.
- Tài khoản loại 3: Nợ phải trả
Doanh nghiệp không sử dụng các TK dự phòng 351, 352
Doanh nghiệp đánh số TK Nợ dài hạn là TK 342
- Tài khoản loại 4: Vốn chủ sở hữu
Doanh nghiệp không hình thành quỹ khen thưởng, phúc lợi nên không sử
dụng TK 431.
- Tài khoản loại 5: Doanh thu
Doanh nghiệp đánh số TK Hàng bán bị trả lại là TK 531
- Tài khoản loại 6: Chi phí sản xuất, kinh doanh
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
6

7
Sổ chi tiết các tài khoản
Sổ Cái các Tài khoản
Phần mềm kế toán
Ghi chú:
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ kế toán của Công ty TNHH Mạnh Đức
2.5. Tổ chức vận dụng hệ thống báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo kế toán của công ty bao gồm 2 loại báo cáo:
a, Báo cáo nội bộ:
Mỗi nhân viên kế toán được giao nhiệm vụ lập các báo cáo về phần hành
kế toán do mình phụ trách một cách thường xuyên theo yêu cầu của Ban
Giám đốc. Các báo cáo nội bộ giúp cho Ban Giám đốc nắm được tình hình tài
chính, tình hình thực hiện hợp đồng và đánh giá kết quả làm việc của các
nhân viên, các bộ phận.
- Báo cáo quỹ tiền mặt hàng ngày
- Báo cáo phát sinh tiền gửi theo tuần
- Báo cáo tiến độ thanh toán theo hợp đồng
- Báo cáo công nợ 2 tuần/lần
- Báo cáo nhập - xuất - tồn hàng tháng
- Báo cáo hàng đi đường (bán) hàng tháng
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Nhập số liệu
In sổ
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
8
- Báo cáo hàng đi đường (mua) hàng tháng
b, Báo cáo tài chính:
Sau khi kết thúc năm tài chính, kế toán lập các báo cáo tài chính theo
quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan thuế trước ngày 1/4 hàng năm, các
báo cáo tài chính bao gồm:

1.2. Quản lý hàng hoá
Công ty có 01 kho hàng hóa do Thủ kho quản lý. Mọi nhân viên được
yêu cầu làm thủ tục tài chính khi mang hàng vào hay ra khỏi kho.
Để hạch toán chi tiết hàng tồn kho, công ty sử dụng phương pháp thẻ
song song. Thủ kho lập Thẻ kho để theo dõi số lượng, chủng loại hàng hóa
nhập, xuất, tồn kho. Tại phòng kế toán, kế toán nội bộ theo dõi tình hình
nhập, xuất, tồn kho hàng hóa cả về số lượng và giá trị. Cuối tháng, thủ kho và
kế toán nội bộ tiến hành đối chiếu số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho.
Quy trình nhập kho hàng hóa:
Khi có thông báo hàng đến, nhân viên hỗ trợ tiến hành nhận hàng, vận
chuyển hàng tới kho hàng hóa. Nhân viên nhận hàng phải viết Giấy Đề nghị
nhập kho ghi rõ mã hàng, số lượng gửi cho kế toán nội bộ cùng với các chứng
từ liên quan. Sau khi kế toán nội bộ kiểm tra chứng từ, viết phiếu nhập kho
hàng hóa 02 liên (có đầy đủ chữ ký), chuyển cho người đề nghị. Thủ kho
kiểm tra phiếu nhập kho, tiến hành nhập kho hàng hóa, ký tên vào phiếu nhập
kho. Thủ kho giao cho nhân viên nhận hàng 1 liên và giữ lại 1 liên để ghi Thẻ
kho. Định kỳ, Thủ kho chuyển cho kế toán nội bộ để ghi sổ.
Quy trình xuất kho hàng hóa:
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
10
Khi có nhu cầu hàng hóa, Phòng kinh doanh viết giấy Đề nghị xuất kho
(ghi rõ số hợp đồng hay khách lẻ, tên khách hàng, số lượng) có đầy đủ chữ ký
của Trưởng bộ phận, Giám đốc, Kế toán trưởng gửi cho kế toán nội bộ. Kế
toán nội bộ kiểm tra Giấy Đề nghị xuất kho, Bảng kê theo dõi hàng hóa nhập,
xuất, tồn và viết phiếu xuất kho (02 liên), giao cho nhân viên kinh. Khi nhận
được Phiếu xuất kho, Thủ kho tiến hành xuất kho, ký nhận và giữ lại 01 liên
để ghi Thẻ kho, giao 01 liên cho nhân viên kinh doanh. Định kỳ, Thủ kho giao
Phiếu xuất kho cho nhân viên kế toán nội bộ ghi sổ.
2. Các phương thức bán hàng

TK 6322 – Giá vốn hàng bán tại TP.HCM
TK 6323 – Giá vốn hàng bán phòng mỏ
1.3. Sổ sách sử dụng:
Sổ sách theo dõi giá vốn hàng bán gồm có: Sổ Cái TK 632 – Giá vốn
hàng bán, Sổ Cái TK 156 – Hàng hoá, Sổ chi tiết giá vốn hàng bán, Sổ chi tiết
hàng hoá.
1.4. Nguyên tắc ghi nhận:
Số lượng chủng loại hàng hoá của công ty rất nhiều, hàng hoá mang tính
đơn chiếc, mỗi loại có đặc tính kỹ thuật khác nhau do đó công ty sử dụng
phương pháp giá thực tế đích danh để ghi nhận giá vốn hàng bán.
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
12
Giá vốn hàng bán = Giá trị hàng mua (chưa thuế) + Thuế nhập khẩu (nếu có)
- Giá trị hàng mua:
+ Đối với hàng mua trong nước: giá trị hàng mua là giá ghi trên hoá đơn
GTGT chưa bao gồm thuế GTGT .
+ Đối với hàng nhập khẩu: giá trị hàng mua là giá ghi trên Tờ khai hàng
hóa nhập khẩu theo giá CIF hoặc C&F chưa bao gồm thuế nhập khẩu,
thuế GTGT hàng nhập khẩu. Đối với hàng nhập theo giá C&F, giá trị
hàng mua còn bao gồm phí bảo hiểm mua ngoài (chưa bao gồm thuế
GTGT). Giá mua hàng nhập khẩu theo đơn vị USD được quy đổi thành
VNĐ theo tỷ giá ghi trên tờ khai hàng hóa nhập khẩu đã được Hải quan
chấp nhận và thông quan.
- Thuế nhập khẩu: Thuế nhập khẩu là khoản thuế được ghi trên Tờ khai
nhập khẩu hàng hoá và được Hải quan chấp nhận theo thông báo thu thuế
của Hải quan.
- Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá: không có
- Các khoản chi phí khác như chi phí vận chuyển, nhận hàng, lưu kho... đều
được tính vào chi phí bán hàng chi tiết theo từng hợp đồng.

số 771/HĐKT 2007/ MĐ-COMA với các điều khoản cụ thể như sau:
- Tên hàng hóa: Máy phay ngang quay tay (Loại kích thước bàn 160 x
520mm)
- Số lượng, đơn giá, tổng giá thanh toán ghi trên Hóa đơn GTGT
- Giá trị bảo lãnh thực hiện hợp đồng: 20%
- Bảo lãnh bảo hành: 5% giá trị hợp đồng (trong 12 tháng sau khi bàn giao)
- Thanh toán bằng chuyển khoản, chia thành 3 đợt
Đợt 1: 20% giá trị hợp đồng sau khi hợp đồng có hiệu lực và nhận được
bảo lãnh thực hiện hợp đồng
Đợt 2: 70% sau khi nghiệm thu tĩnh thiết bị.
Đợt 3: số tiền còn lại 20 ngày sau khi hai bên ký biên bản nghiệm
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
14
thu và nhận được bảo lãnh bảo hành.
Sau khi ký kết hợp đồng, công ty tiến hành thương thảo với người bán để
ký hợp đồng mua hàng. Khi có thông báo hàng đến, công ty làm thủ tục bóc
chứng từ và khai tờ khai hàng hóa nhập khẩu:
EASTAR MACHINE TOOLS CORP
P.O.BOX 333 FENG YUAN, TAIWAN, R.O.C TEL 886 4 25224667 FAX: 886 4 25205010
COMMERCIAL INVOICE
No. TS-1221/07 Date: DEC. 21,
2007
INVOICE of AS BELOW
For account and risk of Messrs. MANHDUC COMPANY LTD.
8
TH
FLOOR, CTM BUILDING, 299 CAU GIAY, DICH VONG, CAU GIAY, HN,
VIETNAM
Shipped by EASTAR MACHINE TOOLS CORP Per MCP KOPENHAGEB V.S018

UNLOADING PORT: HAIPHONG PORT, VIETNAM
NAME OF GOODS: H 130/ MA-1840
NO. OF CASE: 1-4
MADE IN TAIWAN, R.O.C
EASTAR MACHINE TOOLS CORP
(signed)
Biểu 03: Hóa đơn mua hàng nhập khẩu
Sau khi tiến hàng nộp đầy đủ các khoản thuế nhập khẩu và thuế GTGT
hàng nhập khẩu, công ty tiến hành nhập kho hàng hóa:
Khoa Kế toán Nguyễn Thị Hoàng Yến