CƠ SỞ Lí LUẬN CỦA KIỂM TOÁN CHU TRèNH BÁN HÀNG VÀ THU
TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
I.1 CHU TRèNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT
KINH DOANH CỦA DOANH NGHIỆP
I.1.1 Đặc điểm của chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền
Trong cỏc doanh nghiệp sản xuất, để tồn tại và duy trỡ cỏc hoạt động sản xuất kinh
doanh của mỡnh thỡ quỏ trỡnh kinh doanh của doanh nghiệp phải nối tiếp liờn tục và lặp
đi lặp lại tạo thành những chu kỳ sản xuất. Thực tế chu kỳ sản xuất bao gồm cỏc chuỗi
nghiệp vụ cú liờn quan chặt chẽ với nhau tạo thành chu kỳ nghiệp vụ cơ bản. Chu kỳ kinh
doanh tại một doanh nghiệp thường bắt đầu từ khi doanh nghiệp tạo vốn cú thể bằng vốn
tự cú hoặc nguồn vốn đi vay mượn ( chu trỡnh tài chớnh ) để thực hiện việc xõy dựng nhà
xưởng, mua sắm thiết bị vật tư, nguyờn liệu để phục vụ sản xuất ( chu trỡnh mua vào và
thanh toỏn ). Trong quỏ trỡnh thực hiện cụng việc của sản xuất kinh doanh của mỡnh
doanh nghiệp phải thuờ mướn, tuyển chọn nhõn viờn do đú phải tớnh và thanh toỏn tiền
lương cho nhõn viờn trong doanh nghiệp ( chu trỡnh tiền lương và nhõn viờn ). Cỏc yếu tố
đầu vào được kết hợp với nhau để sản xuất ra sản phẩm nhập kho ( chu trỡnh hàng tồn
kho). Sau khi sản phẩm nhập kho thỡ cụng đoạn cuối cựng của chu kỳ kinh doanh là việc
tiờu thụ sản phẩm, đồng thời là quỏ trỡnh thu tiền từ hoạt động bỏn hàng để thu hồi lại vốn
kinh doanh. Chu trỡnh bỏn hàng thu tiền chấm dứt một chu kỳ kinh doanh để bắt đầu chu
kỳ kinh doanh tiếp theo. Như vậy quỏ trỡnh kinh doanh bao gồm cỏc chu kỳ diễn ra liờn
tục, đều đặn và mỗi chu kỳ đều là mắt xớch quan trọng khụng thể thiếu được. Cỏc chu kỳ
kinh doanh nối tiếp nhau, chu kỳ sau là kết quả của chu kỳ trước. Trong đú kết quả của chu
trỡnh bỏn hàng và thu tiền khụng chỉ phản ỏnh riờng kết quả của chu trỡnh mà cũn phản
ỏnh toàn bộ kết quả của quỏ trỡnh kinh doanh của doanh nghiệp.
Chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền là quỏ trỡnh thực hiện cụng việc tiếp theo của
giai đoạn sản xuất trước đú. Doanh nghiệp sẽ thực hiện chuyển giao hàng hoỏ, sản
phẩm cho khỏch hàng và được khỏch hàng thanh toỏn hoặc chấp nhận thanh toỏn.
Cụng tỏc tiờu thụ sản phẩm hàng hoỏ cú thể bắt đầu từ phớa nhu cầu của khỏch
hàng hoặc từ phớa doanh nghiệp. Cú rất nhiều hỡnh thức tiờu thụ sản phẩm khỏc
nhau. Nhưng tuỳ thuộc vào từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp cú thể ỏp
dụng cỏc hỡnh thức cho phự hợp. Sau đõy là những những phương thức tiờu thụ
thường ghi rừ doanh thu gộp của nhiều mặt hàng khỏc nhau, cỏc khoản phải thu và
khoản thu được bằng tiền. Sổ được ghi thu hằng ngày và được tổng hợp từng
thỏng.
+ Sổ nhật ký doanh thu bỏn hàng bị trả lại , cỏc khoản chiết khấu và giảm giỏ
hàng bỏn, sổ này để theo dừi cỏc khoản chiết khấu, giảm giỏ hàng bỏn và cỏc khoản
doanh thu của hàng hoỏ bị trả lại về tớnh đỳng đắn và hợp lý của cỏc nghiệp vụ
kinh tế phỏt sinh.
+ Sổ chi tiết cỏc khoản phải thu : là loại sổ dựng để theo dừi từng khỏch hàng
và phản ỏnh nợ cỏc nghiệp vụ kinh tế phỏt sinh trong quỏ trỡnh mua bỏn mà khỏch
hàng nợ tiền và cỏc khoản tiền khỏch hàng thực hiện thanh toỏn.
+ Sổ tổng hợp chi tiết : Sổ tổng hợp cỏc khoản nợ đầu kỳ, cỏc khoản nợ phỏt
sinh trong kỳ và cỏc khoản thanh toỏn của khỏch hàng trong kỳ.
+ Bỏo cỏo kế toỏn : Nhằm cung cấp những thụng tin về tỡnh hỡnh tài chớnh
về kết quả kinh doanh trong niờn độ của doanh nghiệp
Trờn đõy là toàn bộ chứng từ, sổ sỏch được sử dụng trong chu trỡnh bỏn
hàng và thu tiền:
I.1.2 Nguyờn tắc hạch toỏn
Để thực hiện tốt chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền trong doanh nghiệp cú cỏc bộ
phận chức năng khỏc nhau thực hiện cỏc cụng việc khỏc nhau. Quỏ trỡnh được bắt
đầu từ việc phỏt sinh nhu cầu mua hàng từ phớa khỏch hàng đến cỏc khõu tiếp theo
như việc phờ chuẩn cỏc phương thức bỏn hàng, cỏch thức thanh toỏn và việc thực
hiện tiờu thụ hàng hoỏ, sản phẩm. Thụng thường chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền
thực hiện 6 chức năng cơ bản sau :
1.Xử lý đơn đặt hàng của khỏch hàng : khi nhận được đơn đặt hàng của khỏch
hàng gửi đến doanh nghiệp thỡ doanh nghiệp phải thực xem xột cú nhất trớ việc
cung cấp hàng hoỏ, dịch vụ cho khỏch hàng khụng. Việc chấp nhận hay khụng là
tuỳ thuộc vào nhu cầu hàng hoỏ của khỏch hàng và khả năng cung cấp của doanh
nghiệp và cỏc yếu tố khỏc như giỏ cả, phương thức thanh toỏn.
2. Phờ chuẩn phương thức bỏn chịu : Đối với phương thức bỏn chịu hàng cho
khỏch hàng, hàng sẽ được chuyển đi sau khi cú được sự phờ chuẩn của người cú
Xuất kho
Vận chuyển hàng Lập chứng từ vận chuyển
Ghi cỏc loại sổLập bỏo cỏo
Lưu trữ và bảo quản chứng từ
Trong cỏc chức năng trờn của chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền thỡ bốn chức
năng đầu cần thiết cho việc đưa hàng đến tay người tiờu dựng, tớnh tiền chớnh xỏc
và phản ỏnh cỏc thụng tin kế toỏn vào sổ sỏch kế toỏn.
Trong chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền thỡ cỏc chứng từ, hoỏ đơn được luõn
chuyển qua cỏc phũng chức năng khỏc nhau và được thể hiện qua sơ đồ sau :( Sơ
đồ 1)
Sơ đồ 1 : Quy trỡnh luõn chuyển chứng từ trong chu trỡnh bỏn
hàng và thu tiền
Tất cả những thụng tin kế toỏn sẽ được phản ỏnh trờn hệ thống tài khoản mà
doanh nghiệp sử dụng để hạch toỏn. Cỏc tài khoản của chu trỡnh bỏn hàng và thu
tiền được phản ỏnh trờn sơ đồ 2 :
Sơ đồ 2 : Quy trỡnh hạch toỏn nghiệp vụ tiờu thụ
1. Chiết
khấu, giảm giỏ, hàng bỏn trả lại
2. Kết chuyển khoản giảm trừ doanh thu
3. Doanh thu bằng tiền
4. Doanh thu kỳ này
5. Doanh thu nhận trước
6. Doanh thu chưa thu tiền
7. Xử lý xoỏ nợ phải thu khú đũi
8. Hoà nhập dự phũng phải thu khú đũi
9. Lập dự phũng phải thu khú đũi
Cỏc tài khoản được sử dụng trong qỳa trỡnh hạch toỏn chu trỡnh bỏn hàng.
TK 531, 532 : Giảm giỏ hàng bỏn và hàng bị trả lại
TK 511 : Doanh thu bỏn hàng
chung của cỏc doanh nghiệp khi tổ chức, xõy dựng hệ thống kiểm toỏn nội bộ là
nhằm để phục vụ cho cụng tỏc kiểm toỏn, kiểm soỏt và qua đú cú thể cung cấp
những nguồn thụng tin nhanh chúng và đỏng tin cậy giỳp cho cỏc nhà quản lý cú
thể chỉ đạo tốt hoạt động của đơn vị mỡnh đem lại những thành cụng trong cụng
việc.
Hệ thống kiểm soỏt nội bộ là toàn bộ những chớnh sỏch, cỏc thủ tục kiểm
soỏt do đơn vị lập ra và duy trỡ nhằm điều hành cỏc hoạt động của đơn vị để thoả
món cỏc mục tiờu sau :
- Chỉ đạo hoạt động kinh doanh một cỏch cú hiệu quả.
- Đảm bảo mọi hoạt động của đơn vị đều được thực hiện đỳng như kế hoạch.
- Phỏt hiện kịp thời những khú khăn và sai sút cú thể xử lý.
- Ngăn chặn và phỏt hiện kịp thời những gian lận, sai sút trong đơn vị.
- Thực hiện được mục tiờu bảo vệ tài sản và thụng tin của tổ chức
- Thực hiện cỏc cụng việc kế toỏn và đưa ra cỏc bỏo cỏo hoạt động.
Hệ thống kiểm soỏt nội bộ cú vai trũ rất quan trọng đối với cỏc hoạt động
của cụng ty. Cũng như vậy đối với với chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền, hệ thống
kiểm soỏt nội bộ giỳp cho việc điều hành giỏm sỏt và hoàn thiện cỏc hoạt động của
chu trỡnh.
Hệ thống kiểm soỏt nội bộ gồm 3 yếu tố cấu thành chớnh.
+ Mụi trường kiểm soỏt.
+ Hệ thống kế toỏn.
+ Cỏc thủ tục kiểm soỏt.
Chớnh vỡ vậy việc xõy dựng và điều hành tốt hệ thống kiểm soỏt nội bộ sẽ
giỳp cho cỏc nhà lónh đaọ thành cụng trong việc điều hành cỏc hoạt động đơn vị
mỡnh.
I.2 KIỂM TOÁN CHU TRèNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
" Kiểm toỏn là quỏ trỡnh mà theo đú một vài cỏ nhõn độc lập, cú thẩm
quyền thu nhập và đỏnh giỏ cỏc bằng chứng về cỏc thụng tin số lượng cú liờn
quan đến một tổ chức kinh tế cụ thể nhằm mục đớch xỏc định và bỏo cỏo mức độ
toỏn viờn khỏc thực hiện kiểm toỏn khoản mục phải thu khỏch hàng cũng laị xem
xột và kiểm tra lại do đú sẽ cú sự trựng lặp trong khi thực hiện cuộc kiểm toỏn.
Trong khi thực hiện kiểm toỏn theo cỏch phõn đoạn số dư của cỏc tài khoản
thường mắc phải những nhược điểm này vỡ vậy thực hiện kiểm toỏn theo chu
trỡnh đó khắc phục được nhược điểm đú.
Cỏch 2 : Kiểm toỏn theo chu trỡnh nghiệp vụ
Cuộc kiểm toỏn theo chu trỡnh nghiệp vụ dựa trờn mối quan hệ chặt chẽ
giữa cỏc loại nghiệp vụ và số dư tài khoản. Thụng thường cuộc kiểm toỏn bỏo cỏo
tài chớnh được chia thành 5 chu trỡnh lớn là kiểm toỏn chu trỡnh mua vào và thanh
toỏn, kiểm toỏn chu trỡnh tiền lương nhõn sự, kiểm toỏn chu trỡnh bỏn hàng và
thu tiền. Trong 5 chu trỡnh kiểm toỏn của cuộc kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh thỡ
chu trỡnh bỏn hàng thu tiền là chu trỡnh cú mật độ phỏt sinh nghiệp vụ dày đặc và
phức tạp. Do đú khi khảo sỏt nghiệp vụ về doanh thu hàng bỏn bị trả lại triết khấu,
giảm giỏ ,và số dư cỏc tài khoản phải thu thỡ kiểm toỏn viờn cần đi sõu vào khảo
sỏt chi tiết số dư tài khoản và kiểm toỏn viờn phải xỏc định được cỏc khoản điển
hỡnh của chu trỡnh qua đú để thu thập đủ bằng chứng xỏc đỏng về cỏc khớa cạnh
để làm cơ sở kết luận cho phần hành và cho bỏo cỏo tài chớnh
( Mối quan hệ giữa cỏc chu trỡnh được trỡnh bày ở sơ đồ 3 )
Sơ đồ 3 : Mối quan hệ của 5 chu trỡnh trong kiểm toỏn bỏo cỏo tài
chớnh
I.3 NỘI DUNG KIỂM TOÁN CHU TRèNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN
I.3.1 Mục tiờu kiểm toỏn chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền
Trong việc thực hiện kiểm toỏn chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền của kiểm
toỏn bỏo cỏo tài chớnh đều phải xỏc định rừ phạm vi cụng việc và mục tiờu của
cuộc kiểm toỏn. Với chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền xỏc định rừ mục tiờu và phạm
vi cụng việc để làm cơ sở cho việc thu nhập bằng chứng kiểm toỏn để chứng minh
cho ý kiến của mỡnh trong bỏo cỏo kiểm toỏn. Theo chuẩn mực kiểm toỏn số 200
(Mục tiờu và nguyờn tắc cơ bản chi phối kiểm toỏn BCTC ) hay chuẩn mực kiểm
toỏn 1 ( SAS - AU 10 ) thỡ " Mục tiờu của kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh là giỳp
cho kiểm toỏn viờn và cụng ty kiểm toỏn đưa ra ý kiến xỏc nhận về cỏc bỏo cỏo tài
( Kiểm toỏn Alvin trang 107 NXB Thống kờ)
Cỏc mục tiờu của kiểm toỏn độc lập cú mối quan hệ với những xỏc nhận của
ban quản trị. Do đú để thực hiện tốt cuộc kiểm toỏn cần phải hiểu được những xỏc
nhận đú. Theo như văn bản chuẩn mực kiểm toỏn số 31 ( AU. 326 ) phõn loại
xỏc nhận thành 5 loại chung.
Năm loại xỏc nhận của chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền bao gồm.
+ Xỏc nhận về sự hiện hữu : Doanh thu trờn bỏo cỏo thu nhập phản ỏnh quỏ
trỡnh trao đổi về hàng hoỏ và dịch vụ thực tế đó xảy ra, cỏc khoản phải thu trong
bảng cõn đối là cú thực vào ngày lập bảng cõn đối kế toỏn.
+ Xỏc nhận tớnh đầy đủ : Tất cả doanh thu về dịch vụ, hàng hoỏ cỏc khoản
phải thu và đó thu đều đó được ghi sổ và được đưa vào bỏo cỏo tài chớnh.
+ Xỏc nhận về quyền sở hữu : hàng hoỏ và cỏc khoản phải thu của doanh
nghiệp tại ngày lập bảng cõn đối tài sản đều thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
+ Xỏc nhận về sự đỏnh giỏ và phõn loại : cỏc khoản doanh thu, phải thu
được phõn loại đỳng bản chất và được tớnh đỳng đắn.
+ Xỏc nhận về sự trỡnh bày : Doanh thu và cỏc khoản phải thu được trỡnh
bày trung thực và đỳng đắn trờn bảng cõn đối tài sản hay trờn bỏo cỏo tài chớnh
theo đỳng hệ thống kế toỏn của ban quản trị của doanh nghiệp và cỏc quy định kế
toỏn hiện hành.
Giai đoạn 1
Giai đoạn 2
Giai đoạn 3
Giai đoạn 4
Lập kế hoạch và thiết kế phương phỏp kiểm toỏn của chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền
Lập kế hoạch và thiết kế phương phỏp kiểm toỏn của chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền
Khảo sỏt cỏc quỏ trỡnh kiểm soỏt khảo sỏt nghiệp vụ chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền
Hoàn tất cụng tỏc kiểm toỏn và cụng bố bỏo cỏo tài chớnh
Bờn cạnh những xỏc nhận của ban quản trị của doanh nghiệp thỡ cỏc mục
tiờu chung và mục tiờu đặc thự của kiểm toỏn cần phải được xem xột.
Mục tiờu chung gồm 2 loại :
chi phớ hợp lý để đưa ra cỏc kết luận kiểm toỏn chớnh xỏc trờn cỏc khớa cạnh
trọng yếu. Thực hiện tốt được cụng việc trờn sẽ giỳp cho cụng ty kiểm toỏn luụn
giữ được những khỏch hàng cũ và cú thể tạo ra nhiều khỏch hàng mới. Qua đú
nõng cao được uy tớn và chất lượng cụng việc, thực hiện gúp phần tăng sức cạnh
tranh của cụng ty với cỏc cụng ty kiểm toỏn khỏc. Mặt khỏc việc lập kế hoạch
cũng giỳp cho kiểm toỏn viờn cú thể phối hợp với nhau nhằm xỏc định được trọng
tõm cụng việc để đảm bảo hoàn thành đỳng kế hoạch và chất lượng.
Giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế phương phỏp kiểm toỏn thường gồm cỏc
bước sau đõy và cỏc bước này cũng được ỏp dụng vào trong kiểm toỏn chu trỡnh
bỏn hàng và thu tiền một cỏch cụ thể với cỏc khỏch hàng mà cụng ty cung cấp dịch
vụ.
Sơ đồ 6: Lập kế hoạch và thiết kế phương phỏp kiểm toỏn
( Kiểm toỏn, Alvin trang 148 NXB Thống kờ )
I.3.2.1 Chuẩn bị kế hoạch kiểm toỏn núi chung và kế hoạch kiểm
toỏn chu trỡnh bỏn hàngthu tiền núi riờng
- Kiểm toỏn chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền là một phần hành cụ thể của
kiểm toỏn tài chớnh. Vỡ vậy,nhiệm vụ chung của kiểm toỏn chu trỡnh bỏn hàng và
thu tiền là triển khai cỏc chức năng kiểm toỏn thụng qua việc vận dụng cỏc phương
phỏp kiểm toỏn thớch ứng với đặc thự phần hành này thụng qua cỏc bước trong
quy trỡnh kiểm toỏn : Để cú kế hoạch kiểm toỏn cụ thể cho một khỏch hàng núi
chung và kế hoạch kiểm toỏn chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền núi riờng kiểm toỏn
viờn thường trực thực hiện cỏc bước như sau :
- Khỏch hàng của một cuộc kiểm toỏn bỏn hàng và thu tiền trong kiểm
toỏn BCTC
Trước khi kiểm toỏn viờn đưa ra một kế hoạch kiểm toỏn cụ thể đũi hỏi phải
xỏc định được khỏch hàng của một cuộc kiểm toỏn. Thụng thường cú hai loại
khỏch hàng :
+ Khỏch hàng cũ : với những khỏch hàng thường xuyờn mà cụng ty kiểm
toỏn đó ký kết từ những năm trước kiểm toỏn viờn cần xỏc định xem cú tiếp tục
tiến hành cung cấp dịch vụ kiểm toỏn hay khụng. Điều này xuất phỏt từ nhu cầu
đưa rathư chấp nhận lời mời kiểm toỏn của khỏch hàng và tiến hành lập hợp đồng
kiểm toỏn. Hợp đồng kiểm toỏn là tài liệu trong đú nờu rừ trỏch nhiệm của cong ty
kiểm toỏn, trỏch nhiệm của cong ty khỏch hàng, thời gian tiến hành cuộc kiểm
toỏn, giỏ phớ kiểm toỏn hay phạm vi của cuộc kiểm toỏn.
Trong khi đú mục tiờu của kiểm toỏn chu trỡnh bỏn hàng và thu tiền ngoài
cỏc mục tiờu chung của một cuộc kiểm toỏn nú cú cỏc mục tiờu đặc trưng sau
đõy :
Bảng số 1 : Mục tiờu đặc thự của kiểm toỏn nghiệp vụ bỏn hàng và thu
tiền trong kiểm toỏn bỏo cỏo tài chớnh
Mục tiờu kiểm toỏn Mục tiờu kiểm toỏn chung Mục tiờu kiểm toỏn nghiệp vụ
Copyright: Tài liệu đại học ©