Đặc điểm tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Nhà xuất
bản Giáo dục phía Bắc
I. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục
phía Bắc.
Nhà xuất bản Giáo dục có quy mô kinh doanh lớn gồm nhiều đơn vị trực thuộc
nên tổ chức công tác kế toán vừa phân tán (mỗi đơn vị trực thuộc đều có bộ phận kế
toán riêng), vừa tập trung (phòng Kế toán- Tài vụ làm công tác kiểm tra, theo dõi, tổng
hợp tình hình tài chính của các đơn vị trực thuộc đó).
Tham gia bộ máy kế toán của Nhà xuất bản Giáo dục bao gồm 15 thành viên
đứng đầu là Kế toán trởng và trởng phòng kế toán.
- Kế toán trởng là ngời chỉ đạo toàn diện công tác kinh tế tài chính, thông tin kinh tế và
hệ thống kinh tế của Nhà xuất bản Giáo dục nh đã nêu ở phần trên.
- Trởng phòng kế toán là ngời chịu trách nhiệm chung về công tác chuyên môn của các
bộ phận kế toán, về việc chấp hành chế độ tài chính. Trởng phòng cũng là ngời điều
hành chung công việc của phòng để phục vụ kịp thời cho sản xuất kinh doanh dới góc
độ tài chính.
- Phó phòng kế toán giải quyết những vấn đề liên quan đến vốn kinh doanh, phụ trách
phần kế toán tổng hợp, theo dõi và làm các báo biểu tổng hợp, cung cấp các số liệu kế
toán tổng hợp và phân tích, đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ.
Tổ chức công việc ở phòng kế toán tài vụ Nhà xuất bản Giáo dục đợc phân thành
nhóm gắn với công việc cụ thể.
- Kế toán tiền mặt có nhiệm vụ viết phiếu thu, chi thuộc các khoản chi tiêu của cán bộ
công nhân viên và khách hàng về tiền mặt. Ngoài ra còn theo dõi về chi phí quản lý
doanh nghiệp.
- Kế toán tiền gửi ngân hàng có nhiệm vụ viết phiếu thu chi séc, giao dịch với Ngân
hàng về các khoản có liên quan đến tiền gửi và tiền vay tại Ngân hàng. Sử dụng bảng
tổng hợp và chi tiết về tiền gửi, tiền vay ở các Ngân hàng.
- Kế toán vật t có nhiệm vụ phản ánh chính xác và đầy đủ đối với vật t của Nhà xuất
bản Giáo dục kể từ khâu nhập, xuất, tồn ở kho về giấy, theo dõi các khoản xuất giấy
gửi ở các nhà in. Theo dõi các khoản mua hộ giấy cho các chi nhánh Nhà xuất bản.
Theo dõi chu chuyển giấy giữa các nhà in, chuẩn bị số liệu quyết toán ở các nhà in, sử

- Thủ quĩ căn cứ vào phiếu thu và phiếu chi để cấp phát, lập sổ quĩ để theo dõi thờng
xuyên về tình hình thu chi của doanh nghiệp. Sử dụng biên bản kiểm kê quĩ.
Song song với việc qui định cụ thể trách nhiệm của từng nhân viên kế toán,
trong bộ phận luôn có sự phối hợp chặt chẽ với nhau cùng hoàn thành tốt công việc đ-
ợc giao. Sau đây là sơ đồ biểu diễn quan hệ của bộ máy kế toán:
Sơ đồ bộ máy kế toán Nhà xuất bản Giáo dục
KT tiền mặt
KT ngân hàng
KT vật t
KT công cụ dụng cụ
KT tiền lơng & bảo hiểm XH
KT tạm ứng
KT nhuận bút
KT công nợ nội bộ kiêm TSCĐ
KT tiêu thụ
KT công nợ và giấy in
KT giá thành kiêm nhập TP
Thủ quỹ
KT trởng
Trởng phòng
Phó phòng
Quan hệ chỉ đạo, điều hành
Quan hệ phối hợp
Để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất, Phòng Kế toán tài vụ của Nhà
xuất bản Giáo dục có mối quan hệ chặt chẽ với các phòng, ban khác, cụ thể nh sau:
- Phối hợp với Phòng phát hành SGK trong việc soạn thảo các hợp đồng mua bán SGK
đảm bảo chặt chẽ, đúng luật định và khả thi, đồng thời theo dõi việc thực hiện thanh
quyết toán, thanh lý hợp đồng kinh tế. Đề xuất các cơ chế chính sách về giá sách,
nhuận bút và giá công in, các biện pháp kinh tế tiêu thụ cho từng mảng sách.
- Phối hợp với Phòng Tổ chức Cán bộ và lao động tiền lơng trong việc xây dựng ph-

nhật vào các sổ chi tiết, các sổ tổng hợp. Cuối kỳ, khi kế toán tiến hành khoá sổ kế
toán, phần mềm sẽ tự động kết xuất ra các Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị. Bên
cạnh phần mềm kế toán đợc sử dụng, kế toán còn sử dụng phần mềm office để lập các
Báo cáo tài chính đúng mẫu của Bộ Tài chính.
Phần mềm kế toán tại Nhà xuất bản Giáo dục luôn đợc nâng cấp, điều chỉnh kịp
thời để phù hợp với chế độ mới. Quy trình làm việc của hệ thống chơng trình quản lý
kế toán tài chính trên máy vi tính của Nhà xuất bản Giáo dục khái quát qua sơ đồ sau:
Quy trình làm việc của hệ thống chơng trình quản lý
kế toán - tài chính trên máy vi tính
Báo cáo tổng hợp
Cung cấp cho
Ban Giám đốc
Sổ chi tiết tài khoản
Sổ chi tiết tiểu khoản
Các báo cáo về tình công nợ
Sổ cái tài khoản
Chứng từ tạm ứng
Chứng từ xuất kho hàng hoá
Chứng từ nhập kho hàng hoá
Chứng từ ngân hàng
Chứng từ vật t
Chứng từ tiền mặt
Chứng từ ghi sổ
Hệ thống chơng trình xử lý nhật ký chung
Các nghiệp vụ phát sinh tại Phòng Kế toán - Tài vụ
Các nghiệp vụ phát sinh tại Phòng Kho vận
Các nghiệp vụ phát sinh tại Phòng Kế hoạch - Phát hành

2. Hệ thống chứng từ kế toán.
Hệ thống chứng từ kế toán Nhà xuất bản Giáo dục đang áp dụng đều tuân thủ

- Sổ nhật ký chung.
- Sổ chi tiết.
- Sổ cái.
Qui trình ghi sổ kế toán tổng hợp của kế toán Nhà xuất bản Giáo dục đợc khái quát
nh sau:
Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung
Chứng từ gốc
Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ Nhật ký chung
Sổ kế toán chi tiết
Sổ nhật ký đặc biệt
BCTC
Bảng cân đối số phát sinh
Quan hệ đối chiếu
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Hàng ngày từ chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký chung, sau đó từ nhật ký
chung, sau đó qua quy trình xử lý dữ liệu trên máy tính, số liệu sẽ đợc vào sổ cái các
tài khoản và sổ chi tiết tơng ứng. Cuối tháng cộng sổ chi tiết và đối chiếu với bảng
tổng hợp chi tiết để đảm bảo tính chính xác, sau đó kế toán sẽ sử dụng số liệu lên bảng
cân đối số phát sinh và các Báo cáo tài chính. Ngoài ra, kế toán còn vào chứng từ ghi
sổ từ đó lập sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để phục vụ cho bộ máy kế toán quản trị.
5. Báo cáo kế toán tài chính.
Báo cáo kế toán tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình tài sản,
nguồn vốn chủ sở hữu và công nợ cũng nh tình hình tài chính, kết quả kinh doanh
trong kỳ của doanh nghiệp. Nhìn vào báo cáo kế toán của doanh nghiệp ta có thể biết
thực trạng tài chính của doanh nghiệp đó.
Báo cáo tài chính mà Nhà xuất bản Giáo dục áp dụng là những báo cáo bắt buộc bao
gồm:

cán bộ công nhân viên.
b. Hệ thống sổ sách sử dụng:
- Sổ Nhật ký chung.
- Sổ cái tài khoản 111.
- Sổ chi tiết tài khoản 111.
- Bảng tổng hợp chi tiết thu, chi tiền mặt.
- Chứng từ ghi sổ các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt.
- Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
c. Quy trình luân chuyển chứng từ:
Quy trình luân chuyển phiếu chi
Có hai trờng hợp:
Trờng hợp thứ nhất:
Đối với những nghiệp vụ có số tiền chi lớn, có ảnh hởng trọng yếu đối với công tác
quản lý trong Nhà xuất bản Giáo dục. Vì tính chất quan trọng nên phiếu chi trong tr-
ờng hợp này phải có sự ký duyệt trớc khi xuất tiền. Quy trình luân chuyển chứng từ
của các nghiệp vụ này diễn ra nh sau:
Trách nhiệm
luân chuyển
Công việc
thực hiện
Ngời
nhận
tiền
Kế toán
tiền mặt
Thủ trởng
đơn vị
Kế toán
trởng
Thủ quỹ

Lập phiếu chi 4
Xuất tiền 5
Ghi sổ 6
Ký phiếu chi 8 7
Bảo quản, lu trữ 9

Quy trình luân chuyển phiếu thu:
Cũng tơng tự nh quy trình luân chuyển phiếu thu, quy trình luân chuyển phiếu chi
cũng có hai trờng hợp:
Trờng hợp thứ nhất:
Đối với những nghiệp vụ có số tiền thu lớn, bất thờng có ảnh hởng trọng yếu đối
với công tác quản lý trong Nhà xuất bản Giáo dục. Quy trình luân chuyển đợc diễn ra
nh sau:
Trách nhiệm
luân chuyển
Công việc
Thực hiện
Ngời nộp
tiền
Kế toán
tiền mặt
Thủ trởng,
Kế toán tr-
ởng
Thủ quỹ
Đề nghị nộp 1
Lập phiếu thu 2
Ký phiếu thu 3
Thu nhập quỹ 4
Ghi sổ 5

Thủ trởng,
Kế toán tr-
ởng
Kế toán
thanh
toán
Thủ
quỹ
Lập bảng kê thanh toán tạm ứng 1
Ký duyệt bảng kê thanh toán tạm ứng 2
Ký bảng kê thanh toán
Lập phiếu thu (phiếu chi)
3
Thu (chi) tiền thừa (thiếu) 4
Ghi sổ 5
Ký phiếu thu (phiếu chi) 6
Bảo quản, lu trữ 7
d. Quy trình ghi sổ tổng hợp:
Hàng ngày từ các chứng từ gốc (phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, giấy thanh toán
tạm ứng, ) kế toán tiền mặt vào Nhật ký chung, qua ch ơng trình xử lý dữ liệu ở nhật
ký chung dữ liệu đợc đa vào sổ cái tiền mặt. Kế toán Nhà xuất bản Giáo dục không sử
dụng nhật ký thu tiền và nhật ký chi tiền. Cuối tháng, lên bảng cân đối số phát sinh và
lập Báo cáo tài chính. Đồng thời cuối tháng, kế toán tiền mặt phải lập Chứng từ ghi sổ
cho nghiệp vụ thu và chi tiền mặt, sau đó vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Chứng từ
ghi sổ sẽ giúp kế toán phân loại và quản lý chứng từ dễ dàng hơn, đồng thời sổ đăng
ký chứng từ ghi sổ dùng để đối chiếu với Bảng cân đối số phát sinh, và phục vụ kế
toán quản trị doanh nghiệp. Sau đây là qui trình ghi sổ của kế toán tiền mặt:
Chứng từ gốc về thu, chi tiền mặt
Sổ cái TK 111
Bảng tổng hợp chi tiết thu, chi tiền mặt

Sổ nhật ký thu, chi TGNH
BCTC
Bảng cân đối số phát sinh
d. Quy trình ghi sổ tổng hợp:

Hàng ngày, kế toán tiền gửi ngân hàng căn cứ vào Giấy báo Nợ, Giấy báo Có,
Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi, Séc chuyển khoản vào Nhật ký chung, Sổ cái, Sổ chi tiết
tiền gửi ngân hàng. Mỗi ngày, kế toán tiền gửi ngân hàng phải đối chiếu với Sổ phụ
của ngân hàng về số d tài khoản tiền gửi ngân hàng. Định kỳ, kế toán căn cứ vào Sổ
chi tiết tiền gửi ngân hàng để vào Bảng tổng hợp chi tiết tiền gửi ngân hàng, đối chiếu
với Sổ cái TK 112. Cuối tháng, kế toán tiến hành lập Chứng từ ghi sổ cho nghiệp vụ
tăng, giảm tiền gửi ngân hàng, vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ để đối chiếu với Bảng
cân đối số phát sinh. Lấy đó làm căn cứ để lên Báo cáo tài chính và các Báo cáo quản
trị.
3. Kế toán tài sản cố định:
a. Hệ thống chứng từ sử dụng:
- Biên bản giao nhận TSCĐ: Sử dụng trong trờng hợp giao nhận TSCĐ tăng do
mua ngoài, do nhận vốn góp liên doanh, do xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao,
do nhận lại vốn góp liên doanh ..
- Thẻ TSCĐ: Sử dụng để theo dõi từng TSCĐ.
- Biên bản thanh lý TSCĐ: Sử dụng để ghi các nghiệp vụ thanh lý TSCĐ, kể cả
nhợng bán.
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành: Sử dụng để theo dõi khối l-
ợng sửa chữa lớn hoàn thành, kể cả sửa chữa nâng cấp.
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ: Theo dõi giá trị của tài sản đợc đánh giá lại.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao: Theo dõi việc tính và phân bổ khấu hao.
b. Hệ thống sổ sách sử dụng:
- Sổ cái các TK 211, 213, 214, 009.
- Sổ chi tiết TSCĐ.
- Bảng tổng hợp chi tiết tăng giảm TSCĐ.