Cơ sở lý luận chung về thủ tục kiểm tra chi tiết
trong kiểm toán chu trình mua hàng thanh toán
I. Khái quát chung về chu trình mua hàng - thanh toán
Trong giáo trình Lý thuyết kiểm toán (giáo s Nguyễn Quang Quynh chủ
biên) đã nêu ra một định nghĩa về kiểm toán nh sau: Kiểm toán là hoạt động xác
minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động đợc kiểm toán bằng hệ thống phơng
pháp kỹ thuật của kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài chứng từ do các kiểm
toán viên có trình độ nghiệp vụ tơng xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý có
hiệu lực.
Ngời ta có thể phân loại kiểm toán theo nhiều cách với nhiều tiêu thức phân
loại khác nhau. Theo tổ chức bộ máy kiểm toán thì có thể phân chia kiểm toán
thành 3 loại: kiểm toán độc lập, kiểm toán nhà nớc và kiểm toán nội bộ; theo ph-
ơng pháp áp dụng trong kiểm toán có kiểm toán chứng từ và kiểm toán ngoài
chứng từ; theo quan hệ giữa chủ thể và khách thể trong kiểm toán có nội kiểm và
ngoại kiểm; theo đối tợng cụ thể của kiểm toán có kiểm toán tài chính, kiểm toán
nghiệp vụ và kiểm toán liên kết.
Hiện nay ở nhiều nơi trên thế giới, ngời ta thờng đồng nhất kiểm toán với
kiểm toán tài chính do kiểm toán tài chính đã trở nên rất quen thuộc, phổ biến và
chủ thể của kiểm toán tài chính thờng là kiểm toán viên độc lập. Các bảng khai tài
chính là đối tợng trực tiếp của kiểm toán tài chính, quan trọng nhất là báo cáo tài
chính. Tuy nhiên, các bảng khai tài chính này không thể tách rời các tài liệu kế
toán, các hoạt động kinh doanh và tổ chức quản lý của đơn vị đợc kiểm toán. Mục
tiêu và chức năng của kiểm toán tài chính không chỉ là xác minh độ tin cậy của
các con số, các chỉ tiêu mà còn là nội dung kinh tế ẩn chứa trong các con số, các
chỉ tiêu phản ánh mối quan hệ bên trong của hoạt động tài chính.
Do đặc điểm của đối tợng kiểm toán, kiểm toán tài chính thờng sử dụng
tổng hợp các phơng pháp kiểm toán để thu thập bằng chứng kiểm toán đó là ph-
ơng pháp kiểm toán chứng từ và ngoài chứng từ. Với đối tợng và phơng pháp nh
trên, KTTC có hai cách cơ bản để tiếp cận các bảng khai tài chính: theo khoản
mục hoặc theo chu trình.
Phân theo khoản mục là cách phân chia máy móc từng khoản mục hoặc

bao gồm quá trình mua và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển
nhợng và phân bổ chi phí bên trong doanh nghiệp.
Chu trình thờng bắt đầu bằng việc lập một đơn đặt hàng của ngời có trách
nhiệm tại bộ phận có nhu cầu về hàng hóa hay dịch vụ và kết thúc bằng việc thanh
toán cho nhà cung cấp về hàng hóa, dịch vụ nhận đợc. Các chức năng cơ bản của
chu trình là:
Xử lý đơn đặt mua hàng hóa, dịch vụ: đơn đặt hàng đợc lập bởi Công ty
khách hàng là khởi điểm đầu của chu kỳ. Việc phê chuẩn các nghiệp vụ mua hàng
có vai trò rất quan trọng vì nó bảo đảm hàng hóa dịch vụ đợc mua theo đúng mục
đích tránh các trờng hợp mua quá nhiều hoặc mua các mặt hàng không cần thiết.
Quyền phê duyệt đối với từng mặt hàng phụ thuộc vào quy mô và sự phân quyền
trong tổ chức bộ máy quản lý của từng doanh nghiệp. Sau khi việc mua hàng đã đ-
ợc phê chuẩn thì phải có đơn đặt mua hàng hóa dịch vụ ghi rõ mặt hàng cụ thể với
ở một mức giá nhất định và ngày giao nhận cụ thể. Đơn đặt hàng đợc xem nh là
một chứng từ hợp pháp và là một đề nghị để mua hàng hóa hay dịch vụ. Nếu ngời
bán và ngời mua có quan hệ giao dịch lớn cần phải ký kết hợp đồng cung ứng để
đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên tham gia.
Nhận hàng hóa hay dịch vụ: việc nhận hàng hóa hay dịch vụ từ ngời bán
là thời điểm bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đến bên bán trên sổ sách của
họ. Khi nhận hàng các đơn vị phải kiểm tra mẫu mã số lợng, thời gian và các điều
kiện có liên quan đến việc tiếp nhận hàng. Nhân viên phòng tiếp nhận sau khi
nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng và gửi một bản sao đến phòng kế toán để
tiến hành ghi sổ các khoản phải trả, một bản gửi cho bộ phận kho để tiến hành
nhập kho hàng hóa, vật liệu.
Ghi nhận các khoản nợ ngời bán: kế toán các khoản phải trả có trách
nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua hàng và ghi sổ chi tiết tài khoản
phải trả ngời bán. Khi kế toán các khoản phải trả nhận đợc hóa đơn của ngời
bán thì phải so sánh mẫu mã, giá cả, số lợng, phơng thức và chi phí vận chuyển
trên hóa đơn đặt mua và báo cáo nhận hàng, cộng lại số tiền phát sinh và ghi sổ
hạch toán chi tiết các khoản phải trả.

vào sổ biên lai và sổ nhật ký mua hàng mà còn để lập các khoản chi tiền mặt. Bản
gốc của biên lai thờng đính kèm bản sao hóa đơn của ngời bán, báo cáo nhận hàng
và đơn đặt mua.
Chi phiếu: là phơng tiên để thanh toán cho nghiệp vụ mua hàng, khi có chữ
ký của ngời có trách nhiệm thì nó là một tài sản.
Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán
để ghi lại các khoản mua. Trên nhật ký mua hàng phải liệt kê danh sách các hóa
đơn (từng cái một), mỗi hoá đơn phải chỉ rõ tên ngời cung cấp hàng, ngày tháng
và số tiền phát sinh của nghiệp vụ mua hàng đó.
Nhật ký chi tiền mặt: sử dụng để ghi sổ các khoản chi tiền mặt, ghi rõ
tổng số tiền mặt đã chi gồm số tiền đã trả cho ngời bán và các khoản chi khác.
Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiền
phải trả cho mỗi nhà cung cấp hàng. Tổng số của các khoản tiền phải trả ghi trên
sổ hạch toán chi tiết của mỗi nhà cung cấp phải bằng số tiền ghi trên sổ tổng hợp
phải trả ngời bán.
Bảng kê chi tiết của ngời bán: là báo cáo đợc lập hàng thán vởi nhà cung
cấp, chỉ rõ số d đầu kỳ, các lần mua hàng, các khoản thanh toán cho ngời bán và
số d cuối kỳ.
Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận đợc của nhà cung cấp hàng (th-
ờng là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn cha thanh toán vào một ngày đối chiếu nhất
định.
Bên cạnh các chứng từ và sổ sách doanh nghiệp còn sử dụng một hệ thống các tài khoản phục vụ cho
việc hạch toán theo quy định của Bộ Tài chính và chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Khi các nghiệp
vụ mua hàng phát sinh viêc hạch toán và ghi sổ các nghiệp vụ này ở mỗi DN phải tuân thủ theo chế độ kế toán
Việt Nam. Thông tin, số liệu vận động từ các chứng từ vào sổ sách kế toán thông qua hệ thống tài khoản, đợc
minh họa trên sơ đồ 2.
Sơ đồ 2: Hạch toán nghiệp vụ phát sinh trong chu trình mua hàng - thanh toán
(VAT tính theo phơng pháp khấu trừ)
TK 111,112 TK 331,336 TK 111,112
ng trớc tiền cho ngời bán Ngời bán hoàn lại tiền

Cán bộ
thu mua
Trởng
bộ phận
cung
ứng
Lu trữ bảo
quản
chứng từ
Nhu cầu
vật liệu
hàng hóa
Kế
hoạch
cung
Khai
thác
hàng
Lập
chứng
từ kho
Ký
duyệt
chứng
Nhập
kho
Ghi sổ
chứng
từ
III. Kiểm toán chu trình mua hàng - thanh toán trong kiểm

ởng
Kế
toán
Kế toán
quỹ
Lu trữ bảo
quản
chứng từ
Nhu cầu
vật liệu
hàng hóa
Nhận tiền
và thanh
toán
Chi quỹ
Duyệt
chứng từ
Lập
chứng
từ chi
quỹ
Ghi sổ
giá trị trong hành tự kế toán để từ đó đảm bảo độ tin cậy của thông tin của hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong thực
tế có khi thực hiện đồng thời cả hai loại trắc nghiệm này và gọi là trắc nghiệm song song.
Trắc nghiệm trực tiếp số d là cách thức kết hợp các phơng pháp cân đối,
phân tích, đối chiếu trực tiếp với kiểm kê và điều tra thực tế để xác định độ tin cậy
của các số d cuối kỳ (hoặc tổng số phát sinh).
Trắc nghiệm phân tích hay các thủ tục phân tích là cách thức xem xét các
mối quan hệ kinh tế và xu hớng biến động của các chỉ tiêu kinh tế thông qua việc
kết hợp giữa đối chiếu trực tiếp với đối chiếu logic, cân đối giữa các trị số bằng

Bằng chứng kiểm toán nêu rõ:
Bằng chứng đợc thu thập thông qua phối hợp thử nghiệm kiểm soát và thử
nghiệm cơ bản. Trong đó thử nghiệm cơ bản bao gồm: thủ tục phân tích và kiểm
tra chi tiết số d, nghiệp vụ.
Nh vậy, kiểm tra chi tiết bao gồm hai loại kiểm tra chi tiết nghiệp vụ và
kiểm tra chi tiết số d.
Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ: là kiểm tra chi tiết một số ít hay toàn bộ
nghiệp vụ phát sinh để xem xét về độ tin cậy của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ đợc thực hiện trong trờng hợp số phát sinh của tài
khoản ít hay trong các trờng hợp bất thờng. Cách tiến hành là: kiểm toán viên lựa
chọn các khoản mục cần kiểm tra chi tiết; kiểm tra chi tiết các tài liệu, chứng từ
của các nghiệp vụ đó và xem xét quá trình luân chuyển của chúng qua các tài
khoản; sau cùng kiểm toán viên đánh giá và xác định số d cuối kỳ.
Kiểm tra chi tiết số d: là kiểm tra chi tiết về độ tin cậy của số d các tài
khoản. Cách thực hiện thử nghiệm này nh sau: trớc hết kiểm toán viên phân tích
số d ra thành từng bộ phận hoặc theo từng đối tợng; chọn mẫu để kiểm tra chi tiết
và đối chiếu giữa các tài liệu sổ sách với nhau, đồng thời đối chiếu với những tài
liệu thu thập đợc từ các bên có liên quan; cuối cùng kiểm toán viên đánh giá kết
quả và xác định số d cuối kỳ.
Giữa kiểm tra chi tiết về số d và kiểm tra chi tiết nghiệp vụ tuy có sự phân
biệt nhng do các khoản mục trên báo cáo tài chính có mối liên hệ chặt chẽ với
nhau. Mỗi khoản mục lại bao gồm sự liên kết trao đổi của nhiều nghiệp vụ. Các
lớp nghiệp vụ là sự trao đổi kinh tế của từng nghiệp vụ riêng lẻ nh doanh thu, mua
hàng các khoản thu tiền, thanh toán và lơng. Mỗi lớp nghiệp vụ đợc ghi chép vào
một sổ nhật ký cụ thể riêng biệt nh: nhật ký chi tiền, nhật ký mua hàng . Sau khi
đợc ghi vào sổ nhật ký, các nghiệp vụ lại đợc phân tích vào các số d tài khoản tách
biệt. Ví dụ: một nghiệp vụ mua chịu đợc ghi vào tài khoản hàng tồn kho và tài
khoản phải trả ngời bán. Các lớp nghiệp vụ khác nhau sau đó đợc tích lại để
chuyển lên sổ cái. Nh vậy, tài khoản phải trả ngời bán đợc tăng từ nghiệp vụ mua
hàng và giảm từ nghiệp vụ thanh toán tiền cho ngời bán. kiểm toán các nghiệp vụ

- Chọn mẫu đại diện
- Chọn các khoản mục chính
trợ cho số liệu của nghiệp vụ trong các số d tài khoản đợc kiểm tra, nhằm xác định xem số d đó có sai phạm
trọng yếu hay không.
3.1.2. Đặc điểm của kiểm tra chi tiết trong kiểm toán báo cáo tài chính
Có thể coi kiểm tra chi tiết là một thủ tục kiểm toán hớng tới số phát sinh
và số d trên tài khoản, nó đợc sử dụng kết hợp với thủ tục phân tích và thủ tục
kiểm soát, hỗ trợ cho hai thủ tục này trong một cuộc kiểm toán.
Kiểm tra chi tiết trớc hết nhằm kiểm tra số d tài khoản bằng cách kiểm tra
bằng chứng cho một số hoặc tất cả khoản mục hình thành nên số d tài khoản đó.
Mục đích sau khi kết thúc kiểm tra chi tiết là xây dựng tính chính xác về mặt tiền
tệ và phân loại nghiệp vụ của các tài khoản hoặc khoản mục cần kiểm tra.
Kiểm tra chi tiết không phải đợc áp dụng trong mọi trờng hợp mà tùy thuộc
nội dung của từng cuộc kiểm toán, nội dung cuộc kiểm toán ở đây không chỉ là
các công việc cụ thể cần làm đối với từng thủ tục kiểm toán mà còn bao hàm cả
kinh phí về nhân lực và vật lực cho cuộc kiểm toán. Từ đó kiểm tra chi tiết đợc
thực hiện xét trên phạm vi các thủ tục kiểm toán và phạm vi số d đợc kiểm toán.
Trên cơ sở các thủ tục kiểm toán bao gồm đánh giá hệ thống KSNB và phân
tích sơ bộ kiểm toán viên có kế hoạch kiểm tra chi tiết ở phạm vi thích hợp. Phạm
vi kiểm tra chi tiết sẽ mở rộng hay thu hẹp tùy vào từng trờng hợp:
- Kiểm tra chi tiết sẽ đợc sử dụng thay thế thủ tục kiểm soát và thủ tục
phân tích đối với:
+ Các nghiệp vụ ít xảy ra và chỉ có một số lợng nhỏ các nghiệp vụ có quy
mô lớn.
+ Hiệu quả kiểm tra đạt ở mức cao nhất
- Kiểm tra chi tiết cũng đợc áp dụng với nh là một thủ tục tiếp theo thủ tục kiểm soát và thủ tục phân tích
khi:
+ Không phát hiện sai sót trọng yếu khi thực hiện các thủ tục kiểm tra hệ
thống kiểm soát nội bộ và phân tích đối với các nghiệp vụ thờng xuyên.
+ Trờng hợp kiểm tra chi tiết có tác dụng hỗ trợ thủ tục phân tích