Chương 2
Logistics
Logistics trong kinh doanh chiếm tỉ trọng lớn và rất quan trọng.
Xác nhận giá trị logistics
Những lợi ích dịch vụ
Tối thiểu hóa chi phí
Giá trị logistics
Chức năng của logistics
Qui trình đặt hàng
Hàng tồn kho
Vận chuyển
Kho hàng, quản lý nguyên vật liệu, và đóng gói
Thiết kế hệ thống giúp thuận lợi hóa công việc
Các hoạt động logistics
Dòng hàng tồn kho
Dòng thông tin
Khâu tổ chức vận hành logistics
Hệ thống dạng bậc thang
Hệ thống trực tiếp
Hệ thống kết hợp
Cơ cấu linh hoạt
Đồng bộ hoá chuỗi cung ứng
Cấu trúc chu trình thực hiện
Tính không chắc chắn của chu trình thực hiện
Tóm tắt
Hoạt động Logistics rất phức tạp và liên quan đến việc mở rộng địa lý. Khắp nơi
trên thế giới, 24 giờ mỗi ngày, 7 ngày 1 tuần, suốt 52 tuần trong năm, logistics có liên
quan đến sản phẩm và dịch vụ ở một thời điểm xác định. Không thể tưởng tượng nổi
làm sao chúng ta có thể thực hiện bất cứ sự tiếp thị, sự sản xuất, hoặc thương mại quốc
tế nếu thiếu logistics. Hầu hết người tiêu dùng ở các nước công nghiệp phát triển, chấp
nhận chi trả 1 mức cao trong thu nhập cho logistics. Khi họ mua hàng hoá tại một cửa
phẩm hoàn thành được phân phối đến khách hàng. Sự phát triển gần đây trong thương
mại toàn cầu đã mở rộng quy mô và sự phức tạp của hoạt động logistics.
Logistics làm tăng giá trị cho chuỗi cung ứng khi hàng tồn kho được xác định một
cách chiến lược để đạt được doanh số. Dù khó khăn để đo lường, hầu hết các chuyên
gia đồng ý rằng chi tiêu hàng năm để thực hiện logistics ở Mĩ năm 2004 xấp xỉ 8,6%
của 11,74 tỉ đô la GNP, tương đương 1.015 tỉ đô la. Chi tiêu cho vận chuyển năm 2004
là 644 tỉ đô la, chiếm 63,3% tổng chi phí logistics. Theo như minh hoạ ở bảng 2.1,
logistics trong kinh doanh thực sự là một lĩnh vực kinh doanh rộng lớn.
Mặc dù quy mô tương đối của chi phí logistics có giảm, sự hứng thú đối với
logistics không hề suy giảm. Sự kích thích sinh ra từ việc hiểu được các công ty sử
dụng năng lực logistics để đạt được lợi thế cạnh tranh. Các công ty có năng lực logistics
tầm cỡ thế giới có thể cung cấp cho những khách hàng quan trọng nhất của họ dịch vụ
tốt nhất. Các công ty dẫn đầu điển hình tận dụng nguồn lực công nghệ thông tin để điều
khiển hoạt động logistics toàn cầu trên cơ sở đúng thời gian. Trong nhiều trường hợp,
hoạt động đúng thời gian không thể thực hiện, khách hàng sẽ được thông báo trước về
sự cố, vì vậy họ sẽ không ngạc nhiên khi sự cố xảy ra. Trong nhiều trường hợp, bằng
việc hợp tác với khách hàng và nhà cung cấp, hoạt động đúng thời gian được sử dụng
để ngăn chặn sự thất bại của dịch vụ khách hàng đáng giá. Bằng việc thực hiện các hoạt
động trên cùng với sự sẵn sàng của hàng tồn kho, giao hàng đúng tốc độ và đảm bảo,
hoạt động có hiệu quả, các công ty có thể trở thành các đối tác lý tưởng trong chuỗi
cung ứng.
Bảng 2.1 Chi phí logistics ở Mỹ, 1980- 2004 ( tỉ đô la ngoại trừ GDP)
Nguồn: sửa lại từ Rosalyn Wilson, “Báo cáo tình hình logistics” hàng năm lần thứ
16, hội đồng các chuyên gia về quản trị chuỗi cung ứng, Oak Brook , IL, 2005
2
GIÁ TRỊ LOGISTICS
Đến nay, logistics được quản trị như là một nỗ lực kết hợp nhằm mục tiêu thỏa
mãn nhu cầu khách hàng với chi phí thấp nhất. Logistics được xem xét với khía cạnh
tạo ra giá trị. Ở phần này, chúng ta sẽ đi sâu vào phân tích những yếu tố giá trị - dịch
vụ và giảm thiểu chi phí.
Chuỗi cung ứng cơ bản và sáng tạo được đo lường dựa trên sự sẵn sàng, hoạt động
điều hành, và đảm bảo dịch vụ. Chuỗi hoạt động logistics cơ bản được mô tả với một
doanh nghiệp cung cấp cho tất cả khách hàng thiết lập.
Sự sẵn sàng, hiểu là có lượng hàng tồn kho phù hợp với nguyên liệu của khách
hàng cũng như yêu cầu của sản phẩm. Mô hình truyền thống này càng giúp cắt giảm chi
phí tồn kho khi sự sẵn có hàng là hợp lý. Công nghệ thông tin tạo điều kiện thuận lợi
cho sự linh hoạt của hệ thống, cung cấp một cách thức mới hướng đến nguồn hàng dự
trữ sẵn, mà không cần một lượng vốn đầu tư cao vào dự trữ tồn kho. Quản lý lượng
hàng tồn kho hợp lý, là điều then chốt, quyết định tính hiệu quả của hoạt động logistics.
Hoạt động điều hành quản lý, trực tiếp giải quyết thời gian giao nhận cho 1 đơn
đặt hàng, liên quan đến tốc độ giao nhận và tính đảm bảo. Một cách dễ hiểu, hầu hết
khách hàng đều muốn vận chuyển nhanh. Tuy nhiên, giao nhận nhanh chóng lại có
điểm hạn chế là không có tính đảm bảo cao cho hàng hóa. Một thực tế, nhà cung cấp
hứa hẹn giao hàng vào ngày mai, nhưng lại thường giao trễ hơn. Đề đạt đến sự trôi chảy
trong quản lý điều hành, trước hết các doanh nghiệp cần chú ý tập trung vào tính hiệu
quả cao của giao nhận, và sau đó dần dần cải thiện tốc độ giao nhận. Một khía cạnh
khác của quản lý, điều hành cũng rất quan trọng: hoạt động quản lý cũng được nhìn
nhận dưới sự linh hoạt giải quyết, cung cấp những đơn đặt hàng bất ngờ, không mong
đợi. Mặt khác, những trục trặc, sự cố xảy ra thường xuyên, ta sẽ đánh giá thời gian khắc
phục những sự cố ấy. Một vài doanh nghiệp có thể thực hiện hoàn hảo tất cả những yếu
tố trên trong mọi lúc. Đánh giá những sai sót là một việc rất quan trọng. Sự cố, điều này
liên hệ với khả năng thất bại trong hoạt động logistics, như là những sản phẩm gây hại,
phân loại sai sót, hoặc là những tài liệu không phù hợp. Khi những sự cố như vậy xảy
ra, năng lực của một doanh nghiệp về logistics được đánh giá dưới khía cạnh thời gian
khắc phục sự cố. Hoạt động quản lý, đó là cách một doanh nghiệp xử lý tất cả những
đơn đặt hàng, gồm cả những sai sót trong dịch vụ, trên cơ sở ngày làm việc và cả những
ngày nghỉ.
Sự đảm bảo của dịch vụ liên quan với chất lượng của logistics. Chìa khóa của
chất lượng chính là việc đo lường chính xác tính có sẵn cũng như hoạt động quản lý,
điều hành. Việc đo lường này hoàn toàn có thể thực hiện nếu tổng thể hoạt động
tiếp từ nhà máy đến khách hàng được bù đắp nhiều hơn bằng sự cắt giảm tồn kho và
vài chi phí dự trữ. Họ xác định rằng cách để chi phí logistics thấp nhất với việc cung
cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất là tập trung quản lý hàng tồn kho ở một nhà kho và vận
chuyển bằng đường hàng không.
Quan niệm về tổng chi phí trước đó chưa được áp dụng trong hoạt động logistics.
Có lẽ bởi vì xu hướng kinh tế của thời đại và hướng phát triển cơ bản trong thực tiễn
truyền thống, vấn đề tổng chi phí vẫn đang trong sự tranh cãi. Thực tiễn phổ biến trong
hoạt động quản lý, được củng cố thêm từ quản trị tài chính và kế toán, chú trọng tập
trung vào việc đạt được chi phí thấp nhất có thể cho mỗi chức năng riêng biệt của hoạt
động logistics, cân bằng các yếu tố khác nhau về chi phí để đạt được sự kết hợp tốt
nhất. Những nhà quản lý truyền thống thường tập trung vào cắt giảm chi phí chức năng,
như là vận chuyển, với mong muốn rằng những nỗ lực này sẽ đạt được những mức chi
phí kết hợp thấp nhất. Những hướng phát triển mới trong khái niệm tổng chi phí đã mở
ra một cánh cửa mới, chỉ ra các chi phí chức năng có quan hệ chặt chẽ với nhau như thế
nào và tác động lẫn nhau. Những sự cải tiến tiếp theo đã cung cấp kiến thức hiểu biết
toàn diện hơn về những bộ phận cấu thành chi phí logistics và xác định nhu cầu then
chốt trong phân tích phát triển chi phí chức năng và chi phí dựa trên hoạt động. Tuy
nhiên, những yếu tố cho quá trình logistics hiệu quả vẫn đang ở thời cơ thế kỷ 21.
Nhiều thực tiễn hiện nay trong kế toán, tài chính, vẫn đang là rào cản đối với giải quyết
việc thực hiện tổng chi phí logistics.
Giá trị Logistics
Chìa khóa để đạt được vị trí dẫn đầu về Logistics là nắm vững năng lực điều hành
và cam kết trong việc đáp ứng sự mong đợi cũng như những yêu cầu của khách hàng
mục tiêu. Trong khuôn khổ chi phí cho phép, sự cam kết này chính là lời xác nhận về
giá trị Logistics. Đây là một cam kết duy nhất của một công ty đối với một cá nhân hoặc
một nhóm khách hàng được chọn
Các doanh nghiệp tiêu biểu tìm cách phát triển và thực hiện đúng năng lực
logistics tổng thể nhằm đáp ứng được sự mong đợi của khách hàng tại một mức phí tổn
5
chung thực tế. Rất hiếm khi với tổng chi phí thấp nhất mà dịch vụ khách hàng có thể đạt
thống giúp thuận lợi hóa công việc. Tích hợp công việc liên quan đến các khu vực chức
năng này tạo ra các khả năng cần thiết để đạt được những giá trị Logistics.
Hình 2.1: Logistics hợp nhất
6
Qui trình đặt hàng
Trước đây, thông tin chính xác để thực hiện tốt hoạt động Logistics chưa được
quan tâm nhiều. Đối với hoạt động Logistic, thì việc xử lý đơn đặt hàng là quan trọng
bậc nhất. Không hoàn toàn thấu hiểu tầm quan trọng này dẫn đến kết quả không hoàn
toàn hiểu biết các biến dạng và các thất bại trong xử lý việc đặt hàng ảnh hưởng đến
hoạt động Logistics. Hiện nay công nghệ thông tin có khả năng xử lý các yêu cầu của
khách hàng khó tính nhất. Khi bạn muốn, thông tin đặt hàng có thể được trao đổi giữa
các đối tác kinh doanh.
Lợi ích của các luồng thông tin nhanh có liên quan trực tiếp đến cân bằng công
việc. Điều đó có thể được hiểu với một công ty khi tích lũy đơn đặt hàng tại một văn
phòng bán hàng địa phương trong một tuần, gửi chúng đến một văn phòng khu vực,
xử lý các đơn đặt hàng trong một đợt, giao cho một nhà kho phân phối, và sau đó gửi
chúng qua đường hàng không để được giao hàng nhanh . Ngược lại, giao tiếp mạng
Internet của đơn đặt hàng trực tiếp từ khách hàng sẽ tiết kiệm được thời gian và chi
phí, cùng với giao thông vận tải chậm, như vậy ít tốn kém và vẫn có thể đạt được
dịch vụ vận chuyển nhanh hơn với tổng chi phí thấp hơn. Mục tiêu chính là để cân
bằng các thành phần của hệ thống Logistics.
Dự báo và truyền đạt các yêu cầu của khách hàng là hai lĩnh vực của hoạt động
Logistics được điều chỉnh bởi thông tin. Tầm quan trọng tương đối trong từng khía
cạnh của thông tin là hoạt động liên quan trực tiếp đến mức độ mà các dây chuyền cung
ứng được định vị đối với chức năng trên cơ sở đáp ứng hoặc dự phòng. Những phản
ứng của các chuỗi cung ứng càng nhanh thì tầm quan trọng của thông tin chính xác và
kịp thời liên quan đến hành vi mua hàng của khách hàng càng lớn. Như được thảo luận
trong chương 1, chuỗi cung ứng đang ngày càng phản ánh một sự pha trộn giữa việc
phản ứng nhanh và thực hiện trước kì hạn.
Trong hầu hết các chuỗi cung ứng, các yêu cầu của khách hàng được truyền đi ở
Qui trình đáp ứng đơn hàng
Bước 1: Máy tính kiểm tra vị trí của hàng hóa sau khi khách hàng đặt hàng. Nó
xác định đơn hàng do Amazon thực hiện hay đối tác của nó. Nếu do Amazon
thực hiện, đơn hàng được truyền tự động tới các trạm phân phối thông tin tương
ứng
Bước 2: Một bộ phận (flowmeister) tại trạm phân phối nhận tất cả các đơn hàng
và phân chia chúng tự động cho những nhân viên cụ thể xác định thông qua
mạng không dây.
Bước 3: Nhân viên nhặt hàng đi dọc theo các khoang chứa hàng, nhặt các đồ vật
trong khoang đó cho đến khi đèn đỏ không báo nữa
Bước 4: Các hàng hóa nhặt ra được đặt vào thùng, sau đó chuyển vào băng tải
dài hơn 10 dặm chạy quanh nhà kho. Trên băng tải có khoảng 15 điểm đọc mã
hàng hóa, theo dõi hàng hóa để giảm sai sót
Bước 5: Tất cả các thùng chạy trên băng tải tập trung vào 1 vị trí, ở đó những mã
hàng hóa được sắp xếp phù hợp với số đơn hàng. Các hàng hóa được chuyển từ
các thùng đến các máng trượt, trượt xuống vào các thùng cacton.
Bước 6: Nếu như hàng hóa nào cần thiết phải được gói bọc thì công nhân sẽ nhặt
ra và gói thủ công.
Bước 7: Các thùng cacton được đóng lại, dán băng dính, cân đo, dán nhãn mác
và chuyển đến 1 trong 40 thùng xe tải trong nhà kho. Các xe tải này chở đến
hãng vận chuyển UPS hoặc USPS. Các hàng hóa lại tiếp tục cuộc hành trình.
Hàng tồn kho
8
Yêu cầu về hàng tồn kho của doanh nghiệp có mối liên hệ trực tiếp đến hệ thống
giúp thuận lợi hóa công việc và mức độ đáp ứng nhu cầu khách hàng. Trên lý thuyết,
một doanh nghiệp có thể dự trữ mỗi danh mục hàng trong mỗi cơ sở dành riêng để
phục vụ từng đối tượng khách hàng. Thực tế, rất ít hoạt động kinh doanh có đủ khả
năng cho chiến lược “hàng tồn kho sang trọng” như vậy bởi vì rủi ro và chi phí quá lớn.
Mục tiêu của chiến lược hàng tồn kho là để đạt được mong muốn phục vụ khách hàng
với hàng tồn kho ở mức tối thiểu. Hàng tồn kho quá nhiều có thể bù đắp cho thiếu sót
Mức độ cam kết của doanh nghiệp về cung cấp các sản phẩm nhanh chóng để đáp
ứng yêu cầu tồn kho của khách hàng là yếu tố cạnh tranh chính. Nếu sản phẩm và
nguyên liệu được giao một cách nhanh chóng thì doanh nghiệp không cần phải dự trữ
lượng tồn kho lớn. Tương tự, những cửa hàng bán lẻ được bổ sung hàng hóa nhanh
chóng sẽ bớt lượng tồn kho. Khi có sự thay đổi trong kho dự trữ và lượng dự trữ an
toàn, hàng tồn kho sẽ được bổ sung chính xác và kịp thời. Trong khi việc thực hiện dựa
trên thời gian làm giảm tồn kho cho khách hàng đến mức tối thiểu, thì việc tiết kiệm sẽ
cân đối cho những chi phí khác trong chuỗi cung ứng như là kết quả của tiến trình thời
gian linh động.
9
Cuối cùng, chiến lược hàng tồn kho không thể hình thành trong môi trường không
cạnh tranh. Một doanh nghiệp luôn muốn kinh doanh vượt hơn đối thủ cạnh tranh nếu
như nó có thể cam kết và thực hiện giao hàng nhanh chóng và sự đảm bảo. Vì vậy, có
thể cần đặt tồn kho trong một nhà kho chuyên biệt để tạo lợi thế cạnh tranh, thậm chí
khi việc cam kết đó làm tăng tổng chi phí. Chính sách triển khai tồn kho có chọn lọc cần
thiết để chiếm được lợi thế dịch vụ khách hàng hoặc giảm đi thế mạnh mà đối thủ hiện
đang nắm giữ.
Có nhiều lý do để tồn kho nguyên liệu và bán thành phẩm trong hệ thống
logistics hơn là tồn kho những thành phẩm. Mỗi loại hàng tồn kho và mức độ cam kết
phải được xem xét từ tổng chi phí dự tính. Hiếu được mối quan hệ giữa quá trình đặt
hàng, tồn kho, vận chuyển và quyết định về những yếu tố thuận lợi cho việc thực hiện là
điều căn bản để sự đảm bảo chuỗi logistic.
Phân chia hàng tồn kho trong hệ thống Amazon.com
Amazon.com đã cạnh tranh với các nhà bán lẻ truyền thống từ lúc khởi đầu.
Amazon.com đã tung ra trên 20 triệu sản phẩm qua website. Để giảm chi phí tồn kho,
Amazon.com đã sử dụng hệ thống tồn kho đa bậc. Sau đây là mô tả về 3 bên trong hệ
thống tồn kho của Amazon.com.
Website www.amazon.com để giữ mối quan hệ với khách hàng. Bên đầu tiên
trong chuỗi cung ứng là hệ thống trung tâm phân phối của Amazon.com. Hàng tồn kho
được tập hợp trong các trung tâm phân phối, nhưng Amazon.com lưu trữ hàng tồn kho
vận chuyển -> qua fowarding. Thứ ba, doanh nghiệp có thể thuê dịch vụ của người
chuyên chở . Từ quan điểm của hệ thống logistic, ba yếu tố chủ yếu của hoạt động vận
chuyển đó là: (1) chi phí, (2) tốc độ, (3) sự đảm bảo.
Chi phí vận chuyển là khoản phải trả cho việc di chuyển giữa hai địa điểm về
mặt địa lý và những chi phí có liên quan đến hàng tồn kho đang chuyển đi. Hệ thống
logistic cần lợi dụng vận chuyển để làm giảm thiểu tổng chi phí. Điều này nghĩa là
phương pháp vận chuyển ít tốn kém nhất không phải sẽ luôn làm cho tổng chi phí của
hệ thống logistic thấp nhất.
Tốc độ vận chuyển là khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành việc vận chuyển.
Tốc độ và chi phí vận chuyển có mối liên hệ hai chiều. Thứ nhất, dịch vụ vận chuyển
nhanh thường tính phí cao. Thứ hai, vận chuyển càng nhanh thì khoảng thời gian hàng
tồn kho dự trữ càng ngắn. Do đó, điều quan trọng trong việc lựa chọn chiến lược vận
chuyển là phải cân bằng giữa tốc độ và chi phí dịch vụ.
11
Sự đảm bảo trong vận chuyển dẫn đến sự khác nhau về thời gian yêu cầu để thực
hiện một lần di chuyển cụ thể trên một số lượng vận chuyển. Sự đảm bảo phản ánh sự
lệ thuộc của vận chuyển. Những nhà quản lý về vận chuyển đã nhận ra sự đảm bảo
chính là thuộc tính quan trọng của chất lượng vận chuyển. Nếu vận chuyển giữa hai địa
điểm là ba ngày một lần, lần tiếp theo là 6 ngày, sự khác nhau không mong đợi này dẫn
đến những vấn đề nghiêm trọng trong chuỗi logistic. Khi vận chuyển thiếu sự đảm bảo,
lượng tồn kho an toàn được yêu cầu để bảo đảm dịch vụ không bị phá vỡ, ảnh hưởng
đến cam kết giữa người bán và người mua. Sự phát triển của công nghệ thông tin làm
cho việc kiểm soát và báo cáo tình trạng vận chuyển dễ dàng hơn, nhà quản trị logistics
đã tìm được cách vận chuyển nhanh hơn trong khi vẫn giữ được sự sự đảm bảo. Tốc độ
và chi phí kết hợp với nhau tạo nên chất lượng của vận chuyển.
Thiết kế một chuỗi logistics phải giữ sự cân bằng giữa chi phí vận chuyển và
chất lượng dịch vụ. Trong nhiều trường hợp, chi phí thấp, vận chuyển chậm có thể đáp
ứng được. Nhưng trong hoàn cảnh khác, lại cần dịch vụ nhanh chóng để đạt được mục
tiêu kinh doanh. Tìm kiếm và quản lý vận chuyển trong chuỗi cung ứng là trách nhiệm
cơ bản của logistics.
12
thành nhiều vùng chuyên chở (delivery zone). Mức giá tăng phụ thuộc vào số vùng mà
1 gói hàng phải đi qua. Các đầu mối chuyên chở giúp Amazon.com bỏ qua một số vùng
bằng cách sử dịch vụ chuyên chở đường dài để đưa gói hàng vào hệ thống của UPS khi
họ đến vùng chuyên chở, nhờ đó mà tránh được phí tăng lên theo vùng.
Để thành công với chiến lược này, Amazon.com cần một quy mô khách hàng đủ
lớn trong một khu vực và một ngày dịch vụ (service window) để tập hợp yêu cầu của
khách hàng. Ngày dịch vụ (service window) là số ngày trong đó Amazon.com hứa sẽ
giao hàng. Amazon.com cung cấp cho khách hàng nhiều phương thức vận chuyển với
những mức giá khác nhau trên website của công ty cũng như vận chuyển miễn phí cho
những đơn đặt hàng trên $25. Bằng cách này, họ đã dành cho khách hàng sự ưu đãi để
làm tăng service window. Cả việc tập hợp đơn đặt hàng tại DC và phương tiện vận tải
đường dài đều phụ thuộc vào một service window nhất định để đạt được quy mô cần
thiết cho các các trung tâm vận tải hoạt động thành công.
Các địa điểm giao hàng qua trung gian
Amazon.com tận dụng chuỗi cung ứng của các đối tác để giao hàng trực tiếp đến
khách hàng. Việc giao hàng này không thông qua hệ thống trung tâm phân phối của
Amazon.com. Ví dụ: một đơn đặt hàng một sản phẩm mà Amazon.com không có trong
kho ở các trung tâm phân phối, nhưng nhà phân phối sách Ingram lại có sản phẩm đó
trong kho. Amazon.com sẽ chuyển đơn đặt hàng này đến Ingram, Ingram nhận đơn
hàng đó, đóng gói sản phẩm trong hộp của Amazon.com và giao đến khách hàng.
Ingram chỉ là một ví dụ. Ngoài ra còn có các nhà phân phối sách khác, các nhà phân
phối CD, các nhà bán sĩ, các nhà xuất bản và các nhà sản xuất hỗ trợ Amazon.com giao
hàng đến khách hàng. Bên thứ ba bán sản phẩm của họ thông qua Amazon.com được
xem là bên giao hàng qua trung gian.
Hình bên dưới thể hiện cấu trúc chuỗi cung ứng ở Mỹ của Amazon.com. Ta nhận thấy
chỉ có một trung tâm vận chuyển được được thể hiện trên sơ đồ. Amazon.com không hé
lộ địa điểm các trung tâm vận chuyển, mặc dù các chuyên gia trong ngành xác nhận có
các trung tâm vận chuyển ở San Francisco. Và ta cũng nhận thấy chỉ có 4 địa điểm giao
hàng qua trung gian. Đây là các trung tâm phân phối mà Ingram hoạt động ở Mỹ và họ
vật liệu là một mắt xích trong toàn bộ quá trình Logistics.
14
Copyright: Tài liệu đại học ©