Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán vật liệu
ở công ty khoá minh khai
I . Đặc đIểm , tình hình chung của công ty khoá Minh khai :
1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty khoá Minh Khai:
Công ty khoá Minh Khai là một doanh nghiệp nhà nớc hạch toán kinh tế độc lập ,
tự chủ về tàI chính , có t cách pháp nhân và chịu sự quản lý trực tiếp của Tổng công ty
cơ khí xây dựng Bộ Xây Dựng.
Trụ sở chính tạI : 125 D Minh Khai, Quận Hai Bà Trng Hà Nội.
Hình thức sở hữu vốn : Vốn nhà nớc
Lĩnh vực sản xuất kinh doanh :
+ Sản xuất khoá phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng .
+ Sản xuất phụ tùng ,phụ kiện, thiết bị máy móc cho ngành xây dựng
*Tổng số nhân viên :356 Ngời . Trong đó nhân viên quản lý : 70
Kể từ khi thành lập đến nay, công ty khoá Minh Khai đã phảI trảI qua một
chặng đờng đầy khó khăn và thử thách :
Đợc thành lập chính thức theo quyết định số 562/BKT ngày 05 Tháng 05 Năm
1972 Của bộ trởng Bộ Kiến Trúc ( nay là Bộ Xây Dựng) , Công ty đã đợc sự trợ giúp
của nớc bạn Ba Lan xây dựng nhà xởng , nhà làm việc , máy móc thiết bị và quy trình
công nghệ,
Năm 1972 Đế quốc Mỹ bắn phá miền Bắc , công ty bị tàn phá hết sức nặng
nề .Nên đã phảI ngừng hoạt động sản xuất để phục hồi lạI những thiệt hạI do chiến
tranh gây lên. Đến cuối năm 1973 công ty mới chính thức đI vào hoạt động.
Do đặc đIểm của công ty là đợc sự giúp đỡ của nứơc bạn Ba Lan . sản phẩm
làm ra (mẫu mã, ) không phù hợp với thị hiếu ngời tiêu dùng Việt Nam.Trớc tình
hình đó ,bằng sự nỗ lực tự vơn lên ,tập thể cán bộ công nhân viêncủa công ty đã bắt
tay vào nghiên cứu thay đỏi mẫu mã, chủng loạI sản phẩm cho phù hợp với thị hiếu
của ngời Việt Nam. Đây chính là thành công bớc đầu mà công ty đã đạt đợc .Tính cho
đến nay,qua 28 Năm liên tục và phấn đấu công ty đã đạt đợc những thành tích đáng
khích lệ, liên tục trong nhiều năm là đơn vị quản lý giỏi của ngành , biểu hiện là sản
phẩm của công ty đã trở lên nổi tiếng đợc bạn hàng tín nhiệm, sản phẩm của công ty
còn đạt đợc nhiều huy chơng trong các hội chợ triển lãm hàng công nghiệp.

4 . Tổng doanh thu 15.574.343.130 14.044.882.888
5 Lợi nhuận thực hiện 280.630.152 70.323.804
6.PhảI nộp ngân sách
Tổng thuế phảI nộp 530.462.292 617.606.178
Tổng thuế đã nộp 520.850.000 584.674.184
7. Tiền lơng bình quân 662.665 602.528
8 Thu nhập bình quân /đầu ngời 668.333 610.579
2. Cơ cấu tổ chức SX - Đặc đIểm quy trình công nghệ SXSP và BMQLcủa công
ty
2.1 Cơ cấu tổ chức SX và đặc đIểm quy trình công nghệ SXSP.
Đối với 1 DN SX , việc SXSP có đạt năng suất chất lợng hay không phụ thuộc rất
nhiều vào việc tổ chức SX tổ chức quy trình công nghệ SXSP khoa học. Để thực hiện
tốt đợc việc này phảI tuỳ thuộc vào từng đIều kiện cơ sở vật chất và trình độ quản lý
của từng DN.
Công ty khoá Minh Khai nằm trên một diện tích khoảng 20.000m2 nên việc, nên
việc bố trí ,sắp xếp các khu vực là tơng đối thuận lợi cho việc vân chuyển NVL,thành
phẩm ,nửa thành phẩm ,từ phân xởng này sang phân xởng kia . hay nói cách khác ,
việc xắp xếp các khu vực hơp lý, khoa học nên việc luân chuyển giũa các phân xởng
đảm bảo nhanh gọn từ khâu đa vật liệu vào để SX đến khâu cuối cùng là tạo ra SP
hoàn chỉnh . Việc tổ chức SX ở công ty đợc thống nhất từ trên xuống dới , ngời đứng
đầu quản lý chung là giám đốc ,tiếp đến là phó giám đốc SX quản lý đIều hành moi
hoạt độngSX của công ty thông qua bộ phận quản lý SX ở từng phân xởng, tổ đội nh
quản đốc phân xởng , tổ đội Hiện nay có 4 phân xởng SX trong dây chuyền SXSP:
Phân Tổ dập Xưởng Tổ rèn Cơ Tổ dànKhí
Phân Tổ sửa chữaxưởng Tổ phay cơ Tổ gia công cơ đIện .
PhânTổ lắp 1xưởng Tổ lắp 2lắpTổ bao gói ráp
Phân Tổ bóngxưởngTổ mạ bống Tổ sơnmạ
Giám đốc
P.G.ĐSảnXuất
Ghi chú: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ Sản Xuất

Thành phẩm
nhập kho
PX bóng mạ
PX cơ khí
Phân xởng lắp ráp
Nguyên vật liệu
Quy trình công nghệ SX khoá :
Nguyên vật liệu sau khi xuất kho đợc đến phân xởng cơ khí , sau khi đợc gia công
chi tiết ( khoan ,đúc cắt ,) đa vào kho bán thành phẩm 1. Từ kho bán thành phẩm
1 đa đến phân xởng lắp ráp ( Đột , sửa , lắp khoá ) Rồi đa vào kho bán thành
phẩm đến phân xởng mạ để sơn khoá , mạ chìa , đa trở lạI kho bán thành phẩm
2 , cuối cùng đa đến phân xởng lắp ráp hoàn chỉnh sản phẩm sản phẩm .Kết thúc là
nhập kho thành phẩm.
Vật liệu
CắtDậpđộtSửaPhay,TiệnBống PhayMạXén tiệnPhaykhoan
Uốn Cắt MạĐúc tiện , sửaKhoanDoa,Cán,Gò,
ThânKhoá
Lõi khoá
Chìa khoá Quai khoá Lẫy khoá VòngKhoá
Khoá MK10
Ví dụ: Công nghệ sản xuất khoá 10 nh sau:

2.1Bộ máy quản lý của công ty:
Sự cần thiết và không thể thiếu đợc để duy trì hoạt động của bất cứ một DN nào
chính là công tác quản lý . Công tác quản lý đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình sản
xuất , nâng cao chất lợng sản phẩm của DN.
Công ty khoá Minh Khai hiện có 356 Cán bộ CNV,trong đó bộ phận CN
SXtrực tiếp là 286 ngời , chiếm khoảng 80,2 %..Trực tiếp quản lý CNSX là các quản
đốc ,tổ trởng . Bộ phận gián tiếp làm việc tạI các phòng ban.
Bộ máy quản lý của Công ty đợc bố trí theo hình thức trực tuyến chức năng.

FòngMarkettngTram ytế Ban Bảo Vệ
Quản đốc PX sơn mạ Quản đốc PX lắp rápQuản đốc PX cơ đIệnQuản đốc phân xưởngCơ khí
Phòng MARKETING : có nhiệm vụ nghiên cứu thị trờng ,tìm và phát hiện
nhu cầu thị trờng , đồng thời giới thiệu sản phẩm của công ty trên thị trờng
nhằm cung cấp cho các nhà quản lý những nhà đầu t cập nhật , giúp cho việc
ra quyết định của lãnh đạo đợc chuẩn xác , tận dụng các thời cơ trên thị trờng.
Trạm YTế : Có nhiệm vụ chăm lo sức khoẻ cho toàn thể cán bộ CNV công ty.
Ban bảo vệ : Có nhiệm vụ bảo vệ an toàn tàI sản của công ty, theo dõi việc đI
làm đầy đủ, đúng giờ của CBCNV.
Bộ máy quản lý của công ty khoá minh khai

3 Cơ cấu tổ chức bộ bộ máy kế toán và kế toán của Công ty Minh Khai
áp dụng :
3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty Minh Khai áp dụng:
Công ty áp dụng tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu tập trung . mọi nghiệp
vụ kinh tế phát sinh đợc thực hiện ở phòng kế toán kể từ khâu ghi vào sổ kế
toán chi tiết , tổng hợp lập nên báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán . Mọi
công việc đợc phân công rõ ràng đến từng thành viên.
Phòng kế toán của công ty gồm có 6 Ngời.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
- Kế toán trởng : Là ngời chịu trách nhiệm chung toàn bộ công tác kế toán ở
công ty .kế toán trởng còn giúp giám đốc về mặt cân đối tàI chính , sử dụng vốn kinh
doanh.
Kế toán tr ởng
Nhân viên kinh tế tạI các phân x -
ởng
Kế
Toán
Vật
T

- Thủ quỹ kiêm kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ thu chi và bảo quản tiền mặt của
công ty, đồng thời trực tiếp theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ ,tình hình
trích nộp và khấu hao TSCĐ.
3.2 Hình thức kế toán áp dụng ở công ty khoá Minh Khai:
Là 1 công ty SX có quy mô vừa ,tổ chức SX gồm nhiều phân xởng ,tổ đội khác
nhau, trình độ cán bộ kế toán khá bền vững , kể từ quý I-1996 Công ty bớc đầu
áp dụng hình thức kế toán nhật ký chung
II . Đặc đIểm tình hình tổ chức quản lý vật liệu ở công ty
khoá Minh Khai:
1. Đặc đIểm vật liệu của công ty:
Là một công ty có qui mô vừa , chuyên SX các loạI mặt hàng khoá phục vụ cho
nhu cầu tiêu dùng và một số mặt hàng phục vụ xây dựng nh : giàn giáo,bản lề, nên
công ty phảI sử dụng một khối lợng chủng loạivật t tơng đối lớn, có hàng nghìn loạI
vật liệu khác nhau đợc sử dụng cho quá trình SX nh thép : Thép lá,theo INOX , thép
góc , thép vuông; Nhôm; đồng, bi các loạI , nhiều loạI hoá chất,đo đó việc tổ chức
quản lý tình hình thu mua và sử dụng VL là rất khó khăn và phức tạp , đòi hỏi cán bộ
quản lý kế toán VL phảI có trình độ ,trách nhiệm trong công việc. Nhiều loạI vật liệu
sử dụng ở công ty có loạI rất khan hiếm, nhiều loạI trong nớc khong thể tự SX hoặc
SX chất lợng không cao mà phảI nhập ngoạI nh thép lá phảI nhập tù Nga ; Khối l-
ợng của vật liệu rất nặng ; hoá chất có loạI khó bảo quản , dễ hỏng . Vật liệu là kim
loạI bị chịu tác động của khí hậu nên dễ bị han ,gỉ. Công ty có một hệ thống kho tàng
đủ tiêu chuẩn quy định để đáp ứng cho việc bảo quản . Sản phẩm của công ty là sản
khí chế tạo, do đó chi phí về NVL chiếm tỉ trọng lớn chẳng hạn nh thép INOX 2.5 ly
giá 23.500/1 Tấm mà công ty sử dụng 3.200 Tấm trong tháng 5 năm 2000 đIều này
cho thấy VL chiếm tỉ trọng khá lớn trong giá thành . Tuy nhiên công ty xây dựng định
mức tiêu hao cha sát với thực tế nên có thể gây nên tình trạng loạI Vl này thì thừa loạI
Vl khác thì lạI thiếu .
Việc quản lý vật liệu ở công ty ngày một hoàn thiện, thời gian gần đây đã
không để xảy ra tình trạng thiếu nguyên vật liệu . ảnh hởng đến hoạt động SXKD của
công ty .

Vật liệu phụ : Gồm có Dầu pha sơn,day mai so,..
Nhiên liệu : Xăng A83,dầu ma dút,than ,
Phụ tùng thay thế: Dây cua roa, đá cát thép , đá màI , vòng bi,
Vật liệu khác : gồm có Hòm gỗ MK10;MK14, hộp giấy ,..
Việc phân loạI Vl ở công ty nói chung là phù hợp vói đặc đIểm , vai trò tác
dụng của mỗi loạI VL tham gia vào quá trình SX.
Mỗi loạI VL đã đợc phân loại theo dõi trên máy ,tuy cha đợc hoàn thiện nhng đã giúp
cho kế toán VL nắm bắt nhanh và chính xác hơn .
2 . Đánh giá vật liệu :
Vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoàI , một số ít tự gia công chế biến
để đánh giá vật liệu công ty sử dụng cả hai loạI giá là giá vốn thực tế và giá hạch toán.
Mua ngoàI :
- Nếu VL đợc cung cấp theo hợp đồng kinh doanh thì giá thực tế đợc tính theo
giá thoả thuận ghi trên hợp đồng cha có thuế GTGT cộng chi phí vận chuyển
,bốc dỡ,..( Nếu có )
- Nếu VL mua ngoàI không theo hợp đồng kinh doanh thì:
Giá mua thực tế Giá mua ghi trên hoá đơn Chi phí vận chuyển
VL nhập kho = ( Cha có Thuế GTGT) + ( Nếu có )
Yêu cầu để mua vật liệu không theo hợp đồng kinh doanh , về chất lợng phảI đảm
bảo
Giá mua phảI nhỏ hơn hoặc bằng giá mua ở nguồn nhập ổn định từ trứơc đó.
Vật liệu tự gia công chế biến kế toán đánh giá:
Giá thực tế VL Giá thực tế VL Các chi phí
Tự gia công nhập kho = xuất gia công + gia công
Ví Dụ: Theo phiếu xuất kho số 58 ngày 9/01/2001 Xuất cho tổ tiện
207,4.KG đồng cây FI 12 để tiện lõi 10 S , đơn giá thực tế 28.000đ /kg
Trị giá VL xuất kho là : 5.807.200
Theo phiếu chi số 100 chi phí gia công 500.000 đ
Trị giá thực tế số lõi 10T nhập kho là ( phiếu nhập số 56) :
5.807.200 + 500.000 =6.307.200 đ

1.658.619.650 + 156.682.750
Lợng xuất theo giá hạch toán là :374.574.144 x 0,997 = 373.540.391.
Nếu tính giá thực tế xuất kho của thép INOX theo phiếu xuất kho số 163 ngày
21/1/2001. Ta căn cứ vào tổng giá hạch toán trên phiếu xuất kho và hệ số 0.997 tính
đợc
Trị giá thực tế INOX xuất kho: 19.634.000 x 0,997 = 19.575.098
Nh vây , trong công tác kế toán VL ở công ty khoá Minh Khai Sử dụng giá hạch toán
để hạch toán hàng ngày tình hình nhập ,
xuất , tồn kho VL , còn giá thực tế sử dụng phản ánh trên các Tk kế toán và sổ kế toán
tổng hợp .
Bằng việc sử dụng giá hạch toán và giá thực tế , công ty đã theo dõi chặt chẽ
tình hình Nhập Xuất Tồn VL một cách thờng xuyên kịp thời , đảm bảo giảm
khối lợng tính toán khi xác định trị giá thực tế.
III . Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty khoá
Minh Khai:
1 . Thủ tục nhập kho vật liệu :
Chế độ kế toán quy định tất cả các loạI VL khi về đến công ty đều phảI làm thủ
tục kiểm nhậnvà nhập kho công ty . Thực tế ở công ty khoá Minh Khai . Thực tế ở
công ty khoá Minh Khai khi vật liệu đợc giao đến , cán bộ KCS kiểm tra vềsốlợng
,chất lợng , quy cách vật t rồi viết phiếu kiểm tra KCS .
Trờng hợp giá trị vật t lớn hơn 5.000.000. đồng ( Theo giá mua không có hợp đồng )
Thì cán bộ KCS phảI lập biên bản kiểm nghiệm vật t đa cho cán bộ cung tiêu.

Ví dụ : biểu số 1
Biên bản kiểm nghiệm vật t Mẫu số 05/VT
( Số luợng , chất lợng , giá cả ) 1141 TC/QĐ/CĐKT
Hôm nay, ngày 16 Tháng 01 năm 2001
Ban kiểm nghiệm vật t gồm có :
1 . Bà Nguyễn Thanh Tú KHCT Trởng ban .
2 . Bà Nguyễn Thị Sâm KCS Uỷ viên