THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY
CÀ PHÊ VIỆT NAM
2.1 Đặc điểm hoạt động .Chức năng, nhiệm vụ của TCT cà phê Việt nam
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của TCT
TCT Cà phê Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 251/TT ngày
29/4/1995 của Thủ Tướng Chính phủ trên cơ sở liên hiệp các xí nghiệp Cà phê
trước đây, trực thuộc Bộ nông nghiệp và phát triển Nông thôn, trụ sở chính tại số 5
Ông ích Khiêm Quận Ba Đình Hà Nội. Tổng Công Ty là một doanh nghiệp Nhà
nước có qui mô lớn, bao gồm các thành viên là các doanh nghiệp hạch toán độc
lập, đơn vị hạch toán phụ thuộc và đơn vị xí nghiệp có quan hệ mật thiết với lợi ích
kinh tế, lợi ích tài chính, công nghệ, cung ứng, tiêu thụ, dịch vụ thông tin, đào tạo,
nghiên cứu, tiếp thị, hoạt động sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu trong ngành cà
phê.
Năm 1982, do nhu cầu của nền kinh tế, Liên hiệp các xí nghiệp cà phê được
thành lập theo NĐ-174/ HĐBT bao gồm một số nông trường quốc doanh và 3 Sư
đoàn quân đội 331,333,359 ở Tây Nguyên chuyển sang làm kinh tế. tiếp đó với sự
phát triển lớn mạnh của liên hiệp này ngày càng đem lại lợi ích kinh tế cho quốc
gia,Thủ Tướng Chính phủ quết định thành lập TCT Cà phê Việt Nam nhằm phát
triển hơn nữa ngành cà phê và từng bước đưa sản phẩm cà phê đứng vững trên thị
trường thế giới. Hiện nay TCT Cà phê VN có tên giao dịch quốc tế là VIET NAM
NATIONAL COFFE CORPORATION gọi tắt là VINACAFE
TCT có hơn 70 đơn vị thành viên hạch toán độc lập, trong đó có 8 đơn vị
hành chính sự nghiệp ( bệnh viện, trường đào tạo, viện nghiên cứu...) và 62 doanh
nghiệp bao gồm 15 công ty xí nghiệp làm nhiệm vụ sản xuất, cung ứng vạt tư..., 7
doanh nghiệp trực tiếp xuất nhập khẩu, 40 doanh nghiệp trực tiếp sản xuất nông
nghiệp. Ngoài ra, TCT còn có 3 chi nhánh ở TPHCM, Đắc Lắc, Gia Lai nhưng
hiện nay chỉ còn 2 chi nhánh tại Đấc Lắc và Gia Lai do chi nhánh tại TPHCM làm
ăn không có hiệu quả nên đã giải thể.
Trải qua quá trình lịch sử phát triển khá lâu dài cùng với những nỗ lực cố gắng
của toàn TCT nói chung và các đơn vị thành viên nói riêng, sản phẩm cà phê Việt
Nam đã có vị trí đáng kể trên thị trường thế giới. Năm 1999, cà phê Việt nam đã

tài chính
17.757.858.719 47.501.655.366
8. Chi phí hoạt động TC 15.336.022.099 52.678.976.274
9.Lợi tức hoạt động TC 2.421.836.620 -5177.320.145
10.Thu nhập bất
thường
9.643.304.735 16.086.026.145
11.Chi phí bất thường 6.603.302.571 9457.619.947
12.Lợi tức bất thường 3.040.002.164 6.628.406.198
13.Tổng lợi tức trước
thuế
50.775.244.357 -24.324.617.875
(Nguồn: Ban Tài Chính Kế Toán)
Qua số liệu trên ta thấy Tổng doanh thu năm 2000 tăng so với năm 1999
nhưng lợi nhuận thuần lại giảm là do Giá vốn hàng bán, Chi phí bán hàng tăng. Sở
dĩ từ mấy năm trở lại đây, do ảnh hưởng của thời tiết, khí hậu khắc nghiệt nên sản
lượng cà phê giảm đồng thời chi phí cho công tác chăm sóc, bảo quản, chế biến rất
tốn kém làm cho giá thành cà phê xuất khẩu coa, khó tiêu thụ. Vì vậy, nếu vấn đề
cấp thiết đặt ra cho ngành cà phê Việt Nam nói chung và TCT Cà phê VN nói riêng
là tìm mọi biện pháp quản lý hạ giá thành cà phê đảm bảo tăng lợi nhuận, đó cũng
chính là góp phần hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nước
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Tổng Công Ty Cà phê Việt Nam
TCT Cà phê Việt Nam là một doanh nghiệp Nhà Nước có chức năng nhiệm
vụ sau:
- Một mặt nó khuyến khích phát triển công nghiệp cà phê nói chung, bao gồm
thực hiện chính sách của Chính Phủ như về phát triển diện tích cà phê Arabica,
nghiên cứu và phát triển khai, cấp chứng chỉ chất lượng và đại diện cho Việt Nam
trên thị trường công nghiệp quốc tế
- Mặt khác VINACAFE là một ngành cạnh tranh trong ngành cà phê, chiếm khoảng
10% sản lượng và 25% lượng cà phê xuất khẩu.

Gia Lai,
Kon Tum
theo
chuyên đề
Ban kiểm soát
Phó TGĐ phụ
trách khu vực
Đăk Lăk, Phú
Yên theo
chuyên đề TGĐ
phân công
Phó TGĐ điều
hành công tác
cổ phần hoá
DN, tổ chức cán
bộ sản xuất kd
XNK
Phó TGĐ tài
chính kế
toán xây
dựng cơ bản,
dự án AFD
Ban điều
hành dự án
AFD
Ban
Tài
chính
thanh
tra

hạch toán về giá cả, tỷ giá xuất nhập khẩu và các định mức trong sản xuất kinh
doanh
Ban xuất nhập khẩu: điều hành công tác kinh doanh xuất nhập khẩu.Tìm
kiếm, mở rộng và khai thác thị trường XNK. Phụ trách về các quan hệ quốc tế,
khai thác khả năng đầu tư nước ngoài.
Ban kế hoạch và đầu tư: xây dựng các kế hoạch sản xuất và kinh doanh, các
dự án đầu tư, thu mua cà phê ở phía Bắc để kinh doanh XK. Tập hợp về sản xuất
và phát triển cây cà phê.
Ban điều hành dự án AFD: tổ chức thực hiện dự án trồng mới cà phê có sự
tài trợ của chính phủ Pháp
♦Tập thể người lao động: Công đoàn ngành và đại hội công nhân viên chức là hình
thức người lao động tham gia quản lý TCT. Thảo luận về các thoả ước lao động,
thông qua chế độ sử dụng tiền lương và phúc lợi cho người lao động. Góp ý kiến
về qui hoạch phát triển sản xuất kinh doanh. Giới thiệu người tham gia HĐQT và
Ban kiểm soát
- Các đơn vị trực thuộc: Các đơn vị đều có con dấu riêng và được mở tài
khoản tại kho bạc Nhà nước và các ngân hàng
- Các đơn vị hạch toán độc lập: là các doanh nghiệp nhà nước có qui chế, điều
lệ hoạt động riêng, tự chủ trong hoạt động sản xuất kinh doanh và lĩnh vực tài
chính chịu ràng buộc về quyền và nghiã vụ đối với TCT, HĐQT và TGĐ uỷ nhiệm
cho giám đốc doanh nghiệp quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động
của công ty.
- Các đơn vị hành chính sự nghiệp: có qui chế tổ chức và hoạt động. HĐQT
phê duyệt trong hoạt động lấy thu bù chi tạo nguồn thu từ dịch vụ nghiên cứu khoa
học cho các đơn vị trong và ngoài nước
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại văn phòng TCT Cà phê VN
2.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ, công tác hạch toán ban đầu và luân chuyển
chứng từ
2.2.1.1. Lập chứng từ ban đầu
Công tác hạch toán ban đầu là khởi điểm của công tác kế toán.Nó có ý nghĩa

uỷ nhiệm chi
Séc
Bảng chấm
công
Bảng theo dõi
thời gian nghỉ
ốm, hưởng
BHXH
Bảng thanh
toán lương
Hoá đơn GTGT
Thẻ TSCĐ
Biên bản giao
nhận TSCĐ
Biên bản giao
nhận TSCĐ sửa
chữa hoàn
thành
Biên bản thanh
lý TSCĐ
Biên bản đánh
giá lại TSCĐ
Kế toán vốn bằng tiền
Kế toán thanh toán
công nợ tổng hợp khối
văn phòng
Người tạm ứng
Kế toán ngân hàng
Kế toán thanh toán
công nợ tổng hợp

TCT
Kế toán phụ trách
XDCB
Kế toán thanh
toán
Kế toán thanh
toán tổng hợp
khối văn phòng
Kế toán tổng
hợp
Kế toán ngân
hàng
Kế toán thanh
toán ngoại
Kế toán tiền
lương và BHXH
Kế toán tổng
hợp khối văn
phòng
Cho vay
Xuất nhập
khẩu
Chi phí
Hồ sơ xin vay
Hơp đồng kinh
tế
Bản đối chiếu
công nợ
Hợp đồng
XNK

phòng
Kế toán thanh
toán ngoại
Kế toán tổng
hợp
2.2.1.2. Kiểm tra và xử lý chứng từ ban đ
Công tác lập kiểm tra và hoàn chỉnh chứng từ được tién hành kịp thời và chặt
chẽ,đảm bảo các chứng từ gốc phản ánh đúng, đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phất sinh
Sau khi chứng từ gốc được kiểm tra, xử lý xong thì tiến hành phân loại, những
chứng từ gốc cùng loại và chuyển chứng từ đó đến bộ phận kế toán có liên quan.
Chẳng hạn: Phiếu chi tiền mặt chuyể lên kế toán thanh toán công nợ tổng hợp khối
văn phòng; Giấy báo có, Báo nợ ngân hàng chuyển lên kế toán ngân hàng....
2.2.1.3. Ghi sổ kế toán
Từng bộ phận kế toán một mặt tiến hành ghi chứng từ gốc vào chứng từ ghi sổ(
đặc biệt là các chứng thừ gốc liên quan đến các khoản phẩi thu, phải trả, doanh thu,
chi phí...). Mặt khác, từ các chứng từ gốc, kế toán viên phụ trách từng phần hành
tiế hành mã hoá chứng từ. Các chứng từ vẫn được ghi sổ theo dõi riêng đề phòng
thường hợp xảy ra sự cố máy tính. Từ các chứng từ đã được mã hoá, kế toán sẽ
nhập dữ liệu vào máy. Sau khi dữ liệu được nhập vào máy, các máy vi tính vẫn sẽ
được kết nối với nhau để thực hiện kiểm tra, đối chiếu số liệu và làm các công việc
khác khi cần. Cuối tháng hoặc bất kỳ thời điểm nào nếu có yêu cầ của người sử
dụng thông tin, kế toán có thể in ra các sổ chi tiết của các tài khoản, các báo cáo
chi tiết số phát sinh của các tài khoản, sổ cái các tài khoản và các báo cáo kế toán
khác.
2.2.1.4. Bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán
Các chứng từ gốc sau khi được luân chuyển để ghi vào sổ và nhập dữ liệu vào
máy vi tính, được lưu giữ cẩn thạn theo qui định của Nhà nước và tình hình cụ thể
ở văn phòng TCT. Các chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại
văn phòng TCT thì được lưu trữ tại văn phòng. Còn tuỳ từng loại nghiệp vụ kinh tế
phát sinh mà chứng từ gốc phản ánh các nghiệp vụ đó được lưu trữ ở các chi nhánh

1121 CT
1122CT
1121 NT
1122 NT
1121ANZ
1122ANZ
1122ANZ
1121 ST
1122 ST
1121 CL
1122 CL
Loại 1: Tài sản lưu động
Tiền mặt
Tiền Việt Nam
Ngoại tệ
Tiền gửi ngân hàng
Tiền VN gửi ở NH Công thương Ba
Đình
Ngoại tệ gửi ở NH Công thương Ba
Đình
Tiền VN gửi ở NH Ngoại Thương VN
Ngoại tệ gửi ở NH Ngoại Thương Vn
Tiền VN gửi ở NH ANZ
Ngoại tệ gửi ở NH ANZ
VN đồng gửi ở ngân hàng standard
Charterd Bank .
Ngoại tệ gửi ở ngân hàng standard
Charterd Bank
Tiền VN gửi ở ngân hàng Credit lion .
Ngoại tệ gửi ở ngân hàng Credit lion .