10 kỹ xảo và bí quyết quản lý thời gian
Vương Trang Quản lý thời gian là một kỹ xảo rất đặc biệt mà trong trường học không ai dạy bạn
nhưng trong thực tế bạn rất cần học được, nếu không thì bất kể bạn thông minh đến mấy
bạn vẫn không thể sắp xếp tốt những tin tức bạn nắm bắt được; bất kể trong công việc
bạn có nhiều kinh nghiệm đến mấy cũng không thể kéo dài thời gian.
Những người trẻ tuổi nên biết điều này bởi quản lý thời gian đang là một vấn đề “thời
thượng”. Trong công việc hiện nay, bạn có khả năng đi xử lý thông tin và quản lý thời
gian của bạn, “một số kỹ xảo đặc biệt trên con đường nghề nghiệp có thể giúp bạn xử lý
một lượng công việc rất lớn”.
Vì thế, 10 kỹ xảo dưới đây có thể giúp bạn quản lý tốt hơn công việc của mình:

10 kỹ xảo giúp bạn quản lý tốt thời gian và công việc
1. Không nên giữ lại e-mail trong hòm thư điện tử
“Trên Thế giới này, kỹ thuật cần thiết nhất chính là có thể nhanh chóng xử lý thông tin và
bắt tay vào hành động”. Có thể dùng phương thức “Folder” để tổ chức lại hòm thư điện
tử. Nếu nội dung thư nào cần suy nghĩ rồi mới xử lý vậy thì hãy chuyển chúng sang
“Bảng danh sách việc cần làm” (To-do List); Nếu thư có giá trị tham khảo thì hãy in
chúng ra; Nếu thư là công văn, thông báo hội nghị… thì hãy chuyển sang “Kế hoạch
hàng ngày” (Calendar).
Có một bộ phận người trẻ làm rất tốt công việc này, đó chính là họ chỉ xử lý hòm thư 1
lần, bạn sẽ không bao giờ thấy họ lật lại list thư để giả vờ như đang làm việc. Chính vì
thế, sau khi đọc xong một e-mail bạn hãy thực hiện ngay thao tác cần thiết này nhé. 2. Nhất tâm bất khả nhị dụng
Người bình thường không thể trong cùng một thời gian vừa xem TV lại vừa tán gẫu trên
mạng, lại vừa làm việc nhà, “nhất tâm nhị dụng” là sai lầm. Bất kể là ai, nếu làm như vậy
đều hạ thấp hiệu quả công việc. Một anh chàng 20 tuổi đối mặt với một loạt nhiệm vụ

Có thể sử dụng dịch vụ kiểm website loại như del.icio.us để theo dõi website mà không
phải tiện tay viết nào nơi nào đó. Bạn muốn dùng chúng làm cơ sở tham khảo, vậy thì hãy
lưu những trang web đó vào một chỗ, như vậy khi cần sử dụng bạn có thể dễ dàng tìm
chúng.
6. Tìm hiểu thời gian trạng thái làm việc tốt nhất
Kỹ sư công nghiệp Jeff Beene đang làm công tác tư vấn, vì thế tại bất kỳ thời gian nào
trong ngày đều có thể làm việc nhưng ông nói: “Thời gian đặt ra kế hoạch công việc của
tôi là vào sáng sớm, bởi vì lúc đó hiệu suất công việc của tôi là cao nhất”. Mỗi một người
đều có một khoảng thời gian làm việc tốt nhất, bạn có thể thông qua giám sát hiệu quả
công việc của bản thân mình trong một thời gian để tự tìm ra khoảng thời gian làm việc
tốt nhất của riêng mình, sau đó bạn phải quản lý tốt tiến độ làm việc của mình. Hãy làm
công việc quan trọng nhất vào thời gian làm việc hiệu quả nhất của bạn.
7. Tăng tốc độ đánh máy
Nếu cả ngày bạn phải làm việc trước máy tính, vậy thì tốc độ đánh máy sẽ trở thành vấn
đề về hiệu quả công việc. Trong mỗi ngày, để tìm kiếm tin tức, chúng ta đều phải tiến
hành tìm kiếm hàng mấy chục lần trên Google, vậy thì phải đánh biết bao nhiêu chữ, bạn
có thể giảm bớt một chút được không? Nếu mỗi một phút bạn tiết kiệm được vài giây,
vậy thì sau một khoảng thời gian, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian đấy.
8. Vạn sự khởi đầu nan, nên bắt tay từ việc dễ trước
Vấn đề của chúng ta không phải là làm thế nào để kết thúc một công việc mà làm thế nào
để bắt đầu công việc đó. Xin đề nghị bạn hãy “Bắt tay từ việc đơn giản trước”. Chúng ta
biết được mấu chốt công việc thì có thể chia công việc đó ra thành nhiều bộ phận nhỏ và
từ từ đi giải quyết từng bộ phận một.
9. Mỗi ngày nên sắp xếp danh sách công việc
Nếu bạn không biết công việc gì bạn cần làm thì làm sao bạn quản lý được thời gian của
mình? Có người thích đem danh sách công việc của mình viết lên giấy, bởi vì danh sách
đó đối với mỗi công việc là một lời cam kết cho đến khi nào công việc đó kết thúc mới
thôi. Ngoài ra, lại có người thích sử dụng phần mềm để chia cắt nhỏ công việc để tiện
quản lý.
10. Dám thả lỏng tốc độ