THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH
KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH SX VÀ DỊCH VỤ THƯƠNG
MẠI HOÀNG GIA
I/ ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CÔNG TY TNHH sx&dịch vụ Thương Mại
HOÀNG GIA
1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty
1.1 Sự ra đời của công ty
Công ty TNHH sx&dịch vụ Thương Mại HOÀNG GIA là một đơn vị kinh tế
trực thuộc Bộ Thương Mại . Ngày 26/06/1995 công ty ra đời. Trụ sở công ty nằm
tại 23 Trương Định-Q. Hai Bà Trưng- Hà Nội , công ty có một chi nhánh tại 142
Phan Đăng Lưu-Phường 3- Quận Phú Nhuận - TP Hồ Chí Minh
1.2 Qúa trình phát triển của công ty.
Công ty TNHH sx&dịch vụ Thương Mại HOÀNG GIA là một đơn vị kinh tế
độc lập với chức năng chủ yếu là kinh doanh hàng hoá XNK và may mặc .Những
năm đầu mới thành lập hoạt động XNK chủ yếu của công ty là làm XNK thủ công
mỹ nghệ , thực hiện nghị định thủ xuất hàng hoá đi các nước . Các mặt hàng chính
gồm có : Xuất khẩu hàng thêu ren, may mặc hàng gia công, may mặc thủ công mỹ
nghệ và các mặt hàng do liên doanh liên kết mà có , đồng thời nhập khẩu máy
móc , thiết bị , nvl, vật liệu xây dựng và hàng tiêu dùng phục vụ cho sản xuất kinh
doanh của công ty.
Khi mới thành lập công ty là một đơn vị vừa sản xuất , vừa kinh doanh , công
ty có nhiều xưởng sản xuất với các chuyên môn sản xuất hàng thêu ren , may mặc,
dệt thảm len, bao bì đóng gói
Nhưng năm 1995-1998 hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều thuận lợi
và thu được nhiều lợi nhuận
Năm 1997-30/06/1997 hoạt động kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn
và công ty lâm vào tình trạng làm ăn thua lỗ kéo dài .Tình trạng này do một mặt
công ty xuất hàng sang nước bạn để đỏi hàng nhưng bị lừa không giao hàng (tiêu
biểu là hợp đồng đổi hàng lescocommeicecuar Hungari năm 1997). Mặt khác do
triệu giá tiền thay đổi , đồng đô la có lúc bị mất giá nghiêm trọng , làm cho công ty
thiệt hại hàng tỷ đồng . Trong khi đó công tác quản lý của công ty yếu kém dẫn tới

94.821
-2.634
19.284
2.916.444
5.078.234
55.426
-2634
8.804
1.801.591
5.776.626
60.416
-26
10.970
2.872.049
2.776.507
56.123
28
13.163
3.500.000
3.900.000
521.652
150
4.330
II/ CHỨC NĂNG VÀ NGHIỆP VỤ CỦA CÔNG TY
1. Chức năng
Công ty trực tiếp xuất khẩu các mặt hàng thủ công mỹ nghệ , các sản phẩm do
liên doanh liên kết tạo ra và các mặt hàng khác theo quy định hiện hành của bộ
thương mại và nhà nước .
- Các mặt hàng nhập khẩu của công ty : vật tư máy móc thiết bị, xe máy, và
hàng tiêu dùng phục vụ cho sản xuất và kinh doanh theo quy định hiện hành của bộ

thương mại về toàn bộ hoạtđộng của công ty.
- Các phòng kinh doanh và chi nhánh của công ty được quyền chủ động sản
xuất kinh doanh trên cơ sở các phương án , được phòng tài chính -kế hoạch và GĐ
duyệt , đồng thời phải đảm bảo trang trải các chi phí và có lãi
- Công tác hạch toán kế toán trong công ty áp dụng hình thức kế toán vừa tập
trung vừa phân tán
- Các trưởng phòng chi nhánh là người chịu trách nhiệm trước GĐ về toàn
bộ hoạt động của phòng và chi nhánh , trực tiếp chịu trách nhiệm trước nhà nước
về việc chấp hành pháp luật
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Bộ mấy quản lý của công ty bao gồm :Bộ phận quản lý và kinh doanh
a. Bộ phận quản lý
* Phòng tổ chức hành chính : 7 người đảm bảo chức năng kế hoạch tổng
hợp hành chính, tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh , xử lý và cung cấp thông tin
chung về mọi mặt hoạt động của công ty theo định kỳ và đột xuất của GĐ
- Lên lịch công tác chung cho toàn bộ công ty
- Tiếp nhận vào sổ , chuyển đúng đối tượng , các loại công văn giấy tờ , thư
từ đi đến và giữ bí mật tài liệu của công ty.
- Giúp các đơn vị tổ chức sắp xếp và quản lý lao động của công ty
* Phòng tài chính - kế hoạch gồm 6 người
- Tham mưu cho GĐ xét duyệt các phương án kinh doanh và kiểm tra quá
trình , thực hiện phương án đó
- Hướng dẫn giúp đỡ các phòng ban, mở sổ sách theo dõi hoạt động kinh
doanh , đồng thời theo dõi và hạch toán tổng hợp về các nghiệp vụ phát sinh trong
công ty
- Lập kế hoạch tài chính hàng năm , kiểm tra việc chấp hành chế độ tầi
chính của công ty
- Thực hiện các công viẹc liên quan đến nghiệp vụ kế toán như thanh lý tài
sản , đối chiếu công nợ ...
- Mở sổ sách theo dõi từng phòng ban và kiểm tra tính chính xác của số liệu

Chức năng chủ yếu là nhập các mặt hàng mà công ty được phép
nhận như máy móc ,thiết bị ,nguyên vật liệu ,vật liệu xây dựng và hàng tiêu
dùng ,...
Đối với các phòng kinh doanh ,trên cơ sở các mặt hàng được phép
trực tiếp kinh doanh ,các chỉ tiêu kim ngạch xuất nhập khẩu được phân bổ thì các
phòng phải tự tiếp cận ,trực tiếp tìm khách hàng ,tìm mặt hàng kinh doanh để xây
dựng các phương án kinh doanh sẽ được duyệt .Đồng thời được giám đốc uỷ quyền
ký kết các hợp đồng kinh tế,chịu trách nhiệm thực hiện hợp đồng từ đầu tới
cuối .Mỗi phòng được phép chi tiêu số vốn do phòng tài chính- kế hoạch cung cấp
trong phạm vi phản ánh để duyệt phải đảm bảo có lãi khi thực hiện hợp đồng và
phải chịu trách nhiệm bảo toàn và phát triển số vốn được giao
IV/Tổ chức công tác kế toán
1.Tổ chức bộ máy kế toán
* Sơ đồ bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty nằm trong phòng tài chính-kế hoạch
:gồm 6người
(1)Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính-kế hoạch ,hai
phó phòng,2 nhân viên, và 1 thủ kho kiêm thủ quỹ .Mỗi người trong phòng đều
được bố chí đảm nhiệm một phần công việc khác nhau của kế toán .Được minh
hoạ theo sơ đồ sau :
Sơ đồ 2
KẾTOÁN T.HỢPP.PHÒNG TC-KH THỦ KHO KIÊMTHỦ QUỸKẾTOÁNTHANH TOÁNKẾTOÁNCÔNGNỢP.PHÒNG TC-KH KẾTOÁN TIỀNLƯƠNG
Kế toán trưởng (trưởng phòng tài chính- kinh doanh) chịu trách nhiệm quản lý và
chỉ đạo chung hoạt động của phòng và các cá nhân viên kế toán. Ngoài ra kế toán
trưởng còn tham gia xét duyệt phản ánh kinh doanh của các phòng , phân tích , tính
toán kết quả hoạt động kinh doanh của công ty hàng tháng , hàng quý theo định kỳ
niên độ kế toán , phải chịu trách nhiệm lập báo cáo theo quy định hiện hành để nộp
cho ban lãnh đạo công ty và bộ chủ quản .
- Kế toán tổng hợp (phó phòng tài chính- kinh doanh)đảm nhận khá nhiều công
việc kế toán , theo dõi hầu hết các nghiệp vụ phát sinh, trực tiếp ghi vào các sổ liên

công ty
Như vậy công ty đã áp dụng hình thức kế toán vừa tập chung vừa phân tán . Hình
thức này phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty vì chi nhánh của công ty
nằm tại thành phố Hồ Chí Minh .Chi nhánh phụ thuộc công ty nhưng lại nằm xa
công ty, còn các phòng kinh doanh lại được tổ chức trong phạm vi công ty , áp
đụng hình thức kế toán này , bảo đảm công tác kế toán đầy đủ , kịp thời phục vụ
cho hoạt động kinh doanh có hiệu quả
2/ Hệ thống sổ sách , chứng từ , báo cấo mà công ty đang sử dụng .
- Công ty ấp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn
kho
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ.
- Hệ thống tài khoản kế toán mà công ty đang sử dụng là hệ thống tài khoản
doanh nghiệp ban hành theo quy định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của bộ
trưởng bộ tài chính, các tài khoản tổng hợp mở chi tiết thành các tài khoản cấp hai
phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
-Hệ thống sổ được sử dụng trong công ty là các sổ nhật ký chuyên dùng , sổ Nhật
ký chứng từ, sổ cái các tài khoản , sổ theo dõi các quá trình nhập -xuất, các sổ chi
tiết ...
Đối với kế toán chi tiết , hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng
không hoàn toàn thồng nhất với mẫu biểu do bộ tài chính ban hành mà chủ yếu căn
cứ vào định khoản cụ thể và kinh doanh thực tế lâu năm mở các sổ chi tiết cho
công ty.
- Hệ thống báo cáo công ty đang sử dụng gồm :
. Báo cáo kết quả kinh doanh
. Báo cáo chi phí kinh doanh
. Bảng cân đối kế toán
. Thuyết minh báo cáo tài chính
3/ Sơ đồ và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ
CHỨNG TỪ GỐC
SỔ NHẬT KÝĐẶC BIỆT(NẾU CÓ)

hoàn thành .
Với cách khoán gọn hàng theo từng công đoạn như vậy giúp cho công ty sớm hoàn
thành hàng hoá và giao hang hoá theo đúng thời gian quy định .
Trong bài viết này tôi chỉ xin đề cập chủ yếu đến việc tổ chức công tác kế toán bán
hàng và tiêu thụ hàng thêu xuất khẩu ở công ty xnk mỹ nghệ thăng long . Vì các
mặt hàng xuất khẩu đa dạng nhiều chủng loại , nhiều mặt hàng , vì thế toi chỉ xin
đề cập đến một số loại hàng để làm cơ sở nghiên cứu cho chuyên đề của mình
Như hàng thêu Tiên Nguyên -CANADA chủ yếu xuất khẩu phục vụ cho nhu cầu
tiêu dùng của các nước Anh , Pháp ,CANADA ,....do đó khi đén hạn giao hàng
theo hợp đồng của đơn đặt hàng , phòng bán hàng sẽ lập " hoá đơn (gtgt)" và
"phiếu xuất kho ", đánh thứ tự cho các hoá đơn từ đầu tháng đến cuối tháng và
chuyển đén phòng tài vụ duyệt thanh tóan
Sau khi lập "hoá đơn (gtgt)"và "phiếu xuất kho"nhân viên phòng bán hàng có
nhiệm vụ đi cùng khách hàng xuống kho nhận hàng , đóng gói ....rồi chuyển giao
tới địa điểm giao hàng đã ký kết , thường là vận chuyển tới cảng Hải Phòng , Sân
Bay Nội Bài (Hà Nội ) hoặc sân bay Tân Sơn Nhất(TPHCM) giao cho ban đại
diện của Hãng tại bãi gửi đó .
(Hoá Đơn (gtgt)gồm 3 liên
. Liên 1: Lưu
. Liên 2: Giao cho khách hàng
. Liên 3: Chuyển cho phòng kế toán
HOÁ ĐƠN (GTGT) MẪU SỐ 01GTKT-3LL
LIÊN 1:LƯU BC/99-B
NGÀY 02 THÁNG 02 NĂM 2000
3. Đơn vị bán hàng :Công ty TNHH sx&dịch vụ Thương Mại HOÀNG GIA.
Địa chỉ :23Trương Định - Hà Nội Số tài khoản...
Điện thoại : 6241222 ms:0100106881
Họ tên người mua hàng :Khách CANADA Tiên Nguyên
Đơn vị : hđ3030( gia công )
Địa chỉ ....... Số tài khoản:......