Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: GS.TS. Nguyễn Quang
Quynh
LÝ LUẬN CHUNG VỀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
1.1.Hệ thống kiểm soát nội bộ với kiểm toán tài chính
1.1.1. Bản chất hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý
Có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý và về chức năng, về quy
trình quản lý song trong quan hệ với sự tồn tại tất yếu của kiểm tra, kiểm soát
trong quản lý thì vấn đề quản lý được nhìn nhận như sau:
Quản lý là một quá trình định hướng và tổ chức thực hiện các hướng đã
định trên cơ sở những nguồn lực xác định nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Quá
trình này bao gồm nhiều chức năng và có thể chia thành nhiều pha (giai
đoạn): Ở giai đoạn định hướng cần có những dự báo về nguồn lực và mục tiêu
cần và có thể đạt tới, kiểm tra lại các thông tin về nguồn lực và mục tiêu, xây
dựng các chương trình, kế hoạch... Sau khi các chương trình, kế hoạch đã
được kiểm tra có thể đưa ra các quyết định cụ thể để tổ chức thực hiện. Ở giai
đoạn tổ chức thực hiện, cần kết hợp các nguồn lực theo phương án tối ưu,
đồng thời thường xuyên kiểm tra diễn biến và kết quả của các quá trình để
điều hoà các mối quan hệ, điều chỉnh các định mức và mục tiêu trên quan
điểm tối ưu hoá kết quả hoạt động…
Rõ ràng, kiểm tra không phải là một giai đoạn hay một pha của quản lý
mà nó được thực hiện ở tất cả các giai đoạn của quá trình này. Bởi vậy cần
quan niệm kiểm tra là một chức năng của quản lý. Tuy nhiên, chức năng này
được thể hiện rất khác nhau tuỳ thuộc vào cơ chế kinh tế và cấp quản lý, vào
loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hoá và những điều kiện kinh
tế – xã hội khác của mỗi nơi trong từng thời kỳ lịch sử cụ thể.
Về phân cấp quản lý, có rất nhiều mô hình khác nhau song chung nhất
thường là phân thành quản lý vĩ mô và quản lý vi mô. Dĩ nhiên trong nhiều
trường hợp, giữa hai cấp quản lý cơ bản nói trên còn có cấp quản lý trung gian
vừa chịu sự quản lý vĩ mô của cấp trên, vừa thực hiện chức năng quản lý đối
1
hoặc tham gia đầu tư hay với cương vị là khách hàng của các đơn vị… Dĩ
nhiên, trong lịch sử không bao giờ vai trò kiểm tra của Nhà nước, của các
2
Kiểm toán 43B SVTH: Phạm Thị Minh Hạnh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: GS.TS. Nguyễn Quang
Quynh
chuyên gia, các tổ chức kiểm toán cũng như nhau. Tuy nhiên, từ góc độ đơn
vị cơ sở, kiểm tra của tất cả các tổ chức, chuyên gia bên ngoài đều được gọi là
ngoại kiểm.
Về loại hình hoạt động, cũng có nhiều loại cụ thể khác nhau. Theo mục
tiêu của các hoạt động có thể quy về hai loại hoạt động cơ bản: hoạt động
kinh doanh và hoạt động sự nghiệp. Với hoạt động kinh doanh, lợi nhuận
được coi là mục tiêu và là thước đo chất lượng hoạt động. Do đó, kiểm tra cần
hướng tới hiệu quả của vốn, của lao động, của tài nguyên. Trong khi đó hoạt
động sự nghiệp có mục tiêu chủ yếu là thực hiện tốt nhiệm vụ cụ thể về xã
hội, về quản lý trên cơ sở tiết kiệm kinh phí cho việc thực hiện nhiệm vụ đó.
Trong trường hợp này, kiểm tra thường xem xét hiệu năng của quản lý thay
cho hiệu quả trong kinh doanh.
Ngay trong bản thân hoạt động kinh doanh cũng rất đa dạng: sản xuất
công nghiệp, sản xuất nông nghiệp, xây lắp, vận tải, du lịch… Những hoạt
động này tuy đều hướng tới mục tiêu lợi nhuận song lại khác nhau về lĩnh vực
tạo ra lợi nhuận, về cơ cấu các nguồn sử dụng, về quy trình tạo ra sản phẩm,
dịch vụ và từ đó khác nhau về cơ cấu chi phí, thu nhập… Do vậy, nội dung và
phương pháp cụ thể của kiểm tra, đặc biệt là kiểm tra nghiệp vụ kinh doanh
cũng có sự khác biệt đáng kể.
Trong quan hệ sở hữu cũng cần chỉ rõ hai hình thức sở hữu cơ bản: sở
hữu nhà nước và sở hữu tư nhân. Tuy nhiên, các đơn vị thuộc cả hai hình thức
này thông thường đều chịu sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước nên đều cần được
kiểm tra kết quả hoạt động theo những chuẩn mực chung. Tuy nhiên, với các
đơn vị thuộc sở hữu nhà nước, Nhà nước vừa là chủ sở hữu, vừa là người điều
sự đảm bảo hợp lý và các mục tiêu. Chúng được hiểu như sau:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ bao gồm một chuỗi
hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp
với nhau thành một thể thống nhất. Quá trình kiểm soát là phương tiện giúp
đơn vị đạt được các mục tiêu của mình.
Con người thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ bao
gồm chính sách, thủ tục, biểu mẫu… do con người trong tổ chức như Hội
4
Kiểm toán 43B SVTH: Phạm Thị Minh Hạnh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: GS.TS. Nguyễn Quang
Quynh
đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên khác. Chính con người định ra
mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng.
Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý là các mục tiêu sẽ
được thực hiện, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối. Bởi vì khi vận hành hệ
thống kiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người
nên dẫn đến không thực hiện được các mục tiêu. Kiểm soát nội bộ có thể ngăn
chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không
bao giờ xảy ra. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong việc đưa ra quyết định
quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích mong
đợi từ quá trình kiểm soát đó. Do đó, tuy người quản lý có thể nhận thức đầy
đủ về các rủi ro, nhưng nếu chi phí cho quá trình kiểm soát quá cao thì họ vẫn
không áp dụng các thủ tục kiểm soát rủi ro.
Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ:
Thứ nhất: Đối với báo cáo tài chính, kiểm soát nội bộ phải bảo đảm về
tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản lý đơn vị phải
có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ
kế toán hiện hành.
Thứ hai: Đối với tính tuân thủ, kiểm soát nội bộ trước hết phải đảm bảo
hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ
tìm giải pháp để thực hiện.
Theo đó, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của của các
đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu
công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả
các mục tiêu đặt ra của đơn vị:
Mục tiêu bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài
sản hữu hình và tài sản vô hình. Những tài sản này có thể bị đánh cắp, lạm
dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ
bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp.
Mục tiêu bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế, tài
chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình
thành các quyết định của các nhà quản lý. Như vậy các thông tin cung cấp
6
Kiểm toán 43B SVTH: Phạm Thị Minh Hạnh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: GS.TS. Nguyễn Quang
Quynh
phải đảm bảo tính kịp thời, và độ tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh
đầy đủ và khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài
chính.
Mục tiêu bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống kiểm soát nội
bộ được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ
pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải
được tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống kiểm soát nội bộ cần:
* Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các
hoạt động của doanh nghiệp;
* Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm trong
mọi hoạt động của doanh nghiệp.
* Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập
Báo cáo tài chính trung thực và khách quan.
Mục tiêu bảo đảm hiệu quả của hoạt động và nâng cao khả năng quản
thực và giá trị đạo đức, cơ cấu tổ chức, sự phân công trách nhiệm, phân chia
quyền lực, chính sách về nhân sự.
Môi trường kiểm soát bao gồm các hành động, chế độ và thể thức mà
nó phản ánh thái độ chung của Ban quản trị cấp cao, các giám đốc và các chủ
nhân của một tổ chức về quá trình kiểm soát và về tầm quan trọng của nó đối
với tổ chức đó
Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra, kiểm soát trong các
hoạt động của một tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý tại doanh
nghiệp đó. Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra, kiểm soát là quan
trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi
thành viên của đơn vị dó sẽ có nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra,
kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra. Ngược lại, nếu
hoạt động kiểm tra, kiểm soát bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn
các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không được vận hành một cách có hiệu
quả bởi các thành viên của đơn vị.
8
Kiểm toán 43B SVTH: Phạm Thị Minh Hạnh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: GS.TS. Nguyễn Quang
Quynh
Môi trường kiểm soát bao gồm những nhân tố sau: Đặc thù về quản lý,
cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, Ủy ban kiểm soát và
môi trường bên ngoài.
Đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành
hoạt động doanh nghiệp của các nhà quản lý. Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng
trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy đinh va cách thức tổ chức kiểm tra,
kiểm soát trong doanh nghiệp. Bởi vì chính các nhà quản lý và đặc biệt là các
nhà quản lý cấp cao nhất sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục
kiểm soát sẽ áp dụng tại doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chứ được xây dựng hợp lý trong doanh nghiệp sẽ góp phần
tạo ra môi trường kiểm soát tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống
những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt,
khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Việc đào tạo, bố trí cán bộ và đề bạt nhân sự
phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải
mang tính kế tục và liên tiếp.
Công tác kế hoạch: Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế
hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa
tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm những ước tính cân đối tình
hình tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là
những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát. Nếu việc lập và thực
hiện kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch
và dự toán đó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Vì vậy trong thực
tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo
dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn
đề bất thường và xử lý, điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Đây cũng là khía cạnh
mà KTV thường quan tâm trong kiểm toán báo cáo tài chính doanh nghiệp,
đặc biệt trong việc áp dụng các thủ tục phân tích.
Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao
nhất của đơn vị như thành viên của Hội đồng quản trị nhưng không kiêm
nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm
soát. Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm vụ và quyền hạn như sau:
Giám sát sự chấp hành luật pháp của công ty.
10
Kiểm toán 43B SVTH: Phạm Thị Minh Hạnh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: GS.TS. Nguyễn Quang
Quynh
Kiểm tra và giám sát công việc của KTV nội bộ.
Giám sát tiến trình lập Báo cáo tài chính.
Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban Giám đốc và các
KTV bên ngoài.
Môi trường bên ngoài: Môi trường kiểm soát chung của một doanh
lý
Tính đầy đủ: bảo đảm việc phản ảnh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế
phát sinh.
Sự đánh giá: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ tài
khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán.
Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh được thực
hiện kịp thời theo quy định.
Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi
vào sổ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác
trên các Báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Sự phân loại: bảo đảm số liệu được phân loại đúng theo sơ đồ tài khoản
của đơn vị, và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán có liên
quan.
Các mục tiêu tổng quát được vận dụng cụ thể trong từng loại hoạt động,
từng loại nghiệp vụ trọng yếu của đơn vị.
Ví dụ về sự triển khai các mục tiêu tổng quát thành những mục tiêu cụ
thể trong nghiệp vụ bán hàng.
Biểu số 01: Các mục tiêu kiểm soát nội bộ trong nghiệp vụ bán hàng
Mục tiêu tổng quát
của KSNB
Mục tiêu kiểm soát cụ thể đối với nghiệp vụ bán hàng
Tính có thực Doanh thu ghi sổ của hàng hoá gởi cho khách hàng là có
thật
Sự phê chuẩn Các nghiệp vụ bán hàng đều được phê chuẩn đúng đắn
Tính đầy đủ Các nghiệp vụ bán hàng phát sinh đều phải được ghi sổ
Sự đánh giá Doanh thu của hàng hoá gởi đi đã tính đúng số tiền, và ghi
sổ chính xác
Tính đúng kỳ Doanh thu ghi sổ đúng thời gian
Sự phân loại Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại đúng đắn
12
Thủ tục kiểm soát: là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị
thiết lập và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ
thể.
Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát, các nhà quản lý phải quy định các
thủ tục kiểm soát và chúng được thiết kế tuỳ thuộc vào những nét đặc thù của
13
Kiểm toán 43B SVTH: Phạm Thị Minh Hạnh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: GS.TS. Nguyễn Quang
Quynh
cơ cấu tổ chức, của hoạt động kinh doanh. Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam
số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ quy định: “KTV phải hiểu biết các
thủ tục kiểm soát của đơn vị để xây dựng kế hoạch và chương trình kiểm
toán”.
(1,31)
Các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị dựa trên ba nguyên
tắc cơ bản: nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng; nguyên tắc bất kiêm
nhiệm; và nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn.
Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Theo nguyên tắc này, trách nhiệm
và công việc cần được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người
trong bộ phận. Việc phân công, phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa
trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện do có sự
kiểm tra chéo.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm quy định sự cách ly thích hợp về trách
nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và
hành vi lạm dụng quyền hạn. Ví dụ trong tổ chức nhân sự không thể bố trí
kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi
sổ tài sản và bảo quản tài sản…
Ở nước ta, để đảm bảo thực hiện nguyên tắc này, Điều 9 - Điều lệ tổ
chức kế toán nhà nước, đã quy định: “Cán bộ kế toán ở các đơn vị quốc
(5,85)
. Mục
tiêu của kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên của tổ chức hoàn thành
trách nhiệm của họ một cách hiệu quả.
Theo Liên đoàn kế toán Quốc tế (IFAC), kiểm toán nội bộ là “một hoạt
động đánh giá được lập ra trong một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ
cho doanh nghiệp đó, có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp
và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”.
(5,85)
Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của
doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá
thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu
quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội
bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu giúp cho doanh nghiệp có được những
thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất
lượng của hoạt động kiểm soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy
15
Kiểm toán 43B SVTH: Phạm Thị Minh Hạnh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: GS.TS. Nguyễn Quang
Quynh
chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tuy nhiên, bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ
phát huy tác dụng nếu:
Về tổ chức, bộ phận kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ
để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao
một quyền hạn tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với
phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra.
Về nhân sự, bộ phận kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân
viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các
quy định hiện hành.
1.1.3. Những hạn chế vốn có của hệ thống kiểm soát nội bộ
toán. Nếu đánh giá không đúng về tình hình, độ tin cậy của hệ thống kiểm
soát nội bộ thì KTV có thể sẽ bỏ sót những nội dung trọng yếu và không tránh
khỏi rủi ro kiểm toán.
Mặt khác đánh giá HTKSNB có ảnh hưởng rất lớn đối với công việc
của KTV. Cụ thể là:
Thông qua tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và các bộ phận, KTV
đánh giá được những điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống kiểm soát
nội bộ nói chung, cũng như trong từng bộ phận, từng khoản mục.
Trên cơ sở hiểu biết về kiểm soát nội bộ, KTV hinh dung về khối lượng
và độ phức tạp của công việc, đánh giá sơ bộ về rủi ro kiểm soát. Từ
đó, KTV sẽ xác định phương hướng và phạm vi kiểm tra, thiết kế các
thủ tục kiểm toán, dự kiến về thời gian và lực lượng nhân sự cần thiết
trong kế hoạch và chương trình kiểm toán.
Đồng thời đánh giá HTKSNB cũng là thể hiện sự tuân thủ chuẩn mực
nghề nghiệp của các KTV khi tiến hành kiểm toán. Vì thế Chuẩn mực Kiểm
toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ mục 02 – yêu cầu:
“KTV phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ
của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán
thích hợp, có hiệu quả…”.
(5,26)
1.2.2. Trình tự đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.2.1. Sơ đồ khái quát các bước thực hiện đánh giá HTKSNB
17
Kiểm toán 43B SVTH: Phạm Thị Minh Hạnh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: GS.TS. Nguyễn Quang
Quynh
Trong kiểm toán báo cáo tài chính, KTV phải đánh giá hệ thống kiểm
soát nội bộ và rủi ro kiểm soát không chỉ để xác minh tính hữu hiệu của kiểm
soát nội bộ mà còn làm cơ sở cho việc xác định phạm vi thực hiện các thử
nghiệm cơ bản trên số dư và nghiệp vụ của đơn vị.
(1)
(2) Không thể kiểm
toán được
(3)
3 khả năng
19
Kiểm toán 43B SVTH: Phạm Thị Minh Hạnh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: GS.TS. Nguyễn Quang
Quynh
(4)
(5)
(7) (6)
1.2.2.2. Thu thập hiểu biết về hệ thống kiểm soát nội bộ và mô tả chi tiết hệ
thống kiểm soát nội bộ trên các giấy làm việc:
KTV thu thập hiểu biết về HTKSNB nhằm xác định những trọng điểm
trong quá trình xử lý các nghiệp vụ, xử lý các hiện tượng sai phạm và gian
lận. KTV tìm hiểu về kiểm soát nội bộ của đơn vị trên hai mặt chủ yếu: thiết
kế kiểm soát nội bộ bao gồm thiết kế về quy chế kiểm soát và thiết kế về bộ
máy kiểm soát; hoạt động liên tục và có hiệu lực của kiểm soát nội bộ.
Tìm hiểu HTKSNB được thực hiện trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm
toán, trong đó KTV phải tìm hiểu về thiết kế và vận hành của hệ thống kiểm
soát nội bộ của khách hàng theo từng yếu tố cấu thành: Môi trường kiểm soát,
hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.
Thứ nhất: Tìm hiểu về môi trường kiểm soát
Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát
nội bộ, quy định: “KTV phải hiểu biết về môi trường kiểm soát của đơn vị để
hiệu lực.
KTV không chỉ trao đổi, phỏng vấn với người quản lý cấp cao và các
nhân viên quản lý của đơn vị được kiểm toán mà còn tiến hành quan sát một
21
Kiểm toán 43B SVTH: Phạm Thị Minh Hạnh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: GS.TS. Nguyễn Quang
Quynh
số công việc kiểm soát xuyên suốt mọi hoạt động của đơn vị. Ví dụ: nghiệp
vụ mua vật tư, từ khi lập kế hoạch, phê duyệt, thực hiện, thủ tục kiểm tra chất
lượng hàng nhập kho, bảo quản và xuất dùng.
Thứ hai: Tìm hiểu về hệ thống kế toán:
Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát
nội bộ: “KTV phải hiểu biết về hệ thống kế toán và việc thực hiện công việc
kế toán của đơn vị để xác định được:
- Các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu;
- Nguồn gốc các loại nghiệp vụ kinh tế chủ yếu;
- Tổ chức bộ máy kế toán;
- Tổ chức công việc kế toán, gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, tài
khoản kế toán, sổ kế toán và hệ thống Báo cáo tài chính;
- Quy trình kế toán các nghiệp vu kinh tế chủ yếu và các sự kiện từ
khi phát sinh đến khi lập và trình bày báo cáo tài chính.”
Thông thường, việc tìm hiểu này được thực hiện bằng cách theo dõi
một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu xuyên suốt hoạt động của đơn vị.
Thứ ba: Tìm hiểu về các thủ tục kiểm soát:
Các KTV có được hiểu biết về môi trường kiểm soát và về hệ thống kế
toán theo một cách tương tự như nhau ở hầu hết các cuộc kiểm toán, nhưng
việc có được một sự hiểu biết về các thể thức kiểm soát thì lại khác nhau đáng
kể. Đối với những khách hàng có quy mô nhỏ hơn KTV thường chỉ nhận diện
được rất ít hoặc thậm chí không có thể thức kiểm soát nào cả vì quá trình
kiểm soát thường không hiệu quả do số lượng nhân viên hạn chế. Trong
giúp cho KTV thu thập được các thông tin ban đầu (đối với khách hàng mới)
hoặc nắm bắt được những thay đổi trong hệ thống kiểm soát nội bộ của khách
hàng (đối với khách hàng thường niên) để cập nhật thông tin cho cuộc kiểm
toán ở năm hiện hành.
♦ KTV xem xét các sổ tay về thủ tục và chế độ của công ty khách
hàng: Qua việc nghiên cứu và thảo luận với khách hàng về tài liệu này KTV
có thể hiểu rõ được các thủ tục và chế độ liên quan đến hệ thống kiểm soát
nội bộ đang được áp dụng ở công ty khách hàng.
23
Kiểm toán 43B SVTH: Phạm Thị Minh Hạnh
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp GVHD: GS.TS. Nguyễn Quang
Quynh
♦ KTV kiểm tra các chứng từ và sổ sách đã hoàn tất: Thông qua việc
kiểm tra này, KTV có thể thấy được việc vận dụng các thủ tục và chế độ trên
tại công ty khách hàng.
♦ KTV quan sát các mặt hoạt động và quá trình hoạt động của công ty
khách hàng: Công việc này củng cố thêm sự hiểu biết và kiến thức về thực tế
sử dụng các thủ tục và chính sách kiểm soát nội bộ tại công ty khách hàng.
Tài liệu mô tả HTKSNB nói chung và mô tả về KSNB trong từng khoản
mục hay từng bộ phận, là bằng chứng chứng minh rằng KTV đã tìm hiểu về
HTKSNB, KTV có thể mô tả bằng những công cụ là: Lưu đồ, Bảng câu hỏi
về kiểm soát nội bộ; Bảng tường thuật về kiểm soát nội bộ.
Bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ: Bảng này đưa ra các câu hỏi
theo các mục tiêu chi tiết của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với từng lĩnh vực
được kiểm toán. Các câu hỏi được thiết kế dưới dạng trả lời “có” hoặc
“không” và các câu trả lời không sẽ cho thấy nhược điểm của kiểm soát nội
bộ.
Ưu điểm của công cụ này là được lập sẵn nên KTV có thể tiến hành
nhanh chóng và không bỏ sót các vấn đề quan trọng. Nhưng do được thiết kế
chung, nên Bảng câu hỏi đó có thể không được phù hợp với mọi loại hình
chữa các sai phạm trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp.
Như vậy, sau khi thu thập được một sự hiểu biết về cách thiết kế và sự
vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV sẽ đưa ra đánh giá ban đầu về
rủi ro kiểm soát cho từng mục tiêu kiểm soát chi tiết. Nếu hệ thống kiểm soát
nội bộ được thiết kế và vận hành hữu hiệu thì rủi ro kiểm soát được đánh giá
thấp và ngược lại. Công việc này được làm riêng rẽ cho từng loại nghiệp vụ
kinh tế chủ yếu trong từng chu trình nghiệp vụ theo các bước sau đây:
Nhận diện các mục tiêu kiểm soát mà theo đó quá trình đánh giá vận
dụng: KTV sẽ vận dụng các mục tiêu kiểm soát nội bộ cụ thể cho từng
loại nghiệp vụ chủ yếu của công ty mà theo đó có thể đánh giá rủi ro
kiểm soát đối với từng khoản mục.
Nhận diện các quá trình kiểm soát đặc thù: KTV không cần thiết xem
xét mọi quá trình kiểm soát mà chỉ nhận diện và phân tích các quá trình
25
Kiểm toán 43B SVTH: Phạm Thị Minh Hạnh
Copyright: Tài liệu đại học ©