THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP
KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH
1. Thực trạng hạch toán Nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá tại công ty TNHH
Văn Minh
a. Đặc điểm kinh tế nghiệp vụ nhập khẩu:
Do đặc thù về loại hình công ty, chế độ quản lý, chủng loại hàng hoá mà
hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty có nhiều đặc điểm riêng như: đặc
điểm về hàng hoá kinh doanh nhập khẩu, đặc điểm về điều kiện kinh doanh
nhập khẩu và phương thức nhập khẩu hàng hoá, đặc điểm về phương thức thanh
toán, đặc điểm về tính giá hàng nhập khẩu... Chúng có ảnh hưởng lớn tới công
tác kế toán LCHHNK tại công ty. Điều đó được thể hiện như sau:
Đặc điểm về hàng hoá KD NK : Công ty TNHH VM chuyên kinh doanh
các loại mặt hàng hoá chất, thiết bị, dụng cụ... là những loại mặt hàng mà trong
nước không sản xuất được. Việc tiêu thụ các loại mặt hàng này luôn nằm trong
các quy định chặt chẽ của Nhà nước về số lượng và chủng loại do vậy việc nhập
khẩu hàng hoá của công ty không được tràn lan. Công ty luôn phải tuân theo
mọi quy định của pháp luật, không kinh doanh các loại hoá chất nghiêm cấm
trong nghị định 02/CP của chính phủ. Đối với những mặt hàng được quy định
trong hạn nghạch của Nhà nước thì DN phải xin giấy phép nhập khẩu theo hạn
mức hoặc theo giấy phép của Bộ Thương Mại hay cơ quan chủ quản như: Acid
Acetic, Acetic Anhydrit, Aceton, Toluene...
Hàng hoá công ty kinh doanh là các mặt hàng hoá chất, thiết bị, dụng cụ
được chia thành 2 nhóm chính là nhóm 1: Nhóm vật tư và nhóm 2: Nhóm thiết
bị, dụng cụ. Trong mỗi nhóm các loại mặt hàng lại được ký hiệu mã số theo chữ
cái đầu của tên hàng rất đơn giản, dễ hiểu, dễ tra cứu và vào chứng từ, sổ sách.
Danh mục hàng hoá của công ty TNHH VM:
- Nhóm 1: Nhóm vật tư
1A: hoá chất có vần A
1A01 - 104 : Acetol - TK
1A01 - 3 : Acetol - CN
1A02 : Acid Asobic

. . .
2B: thiết bị có vần B
2B01 : Bình định mức
2B03 : Bình hút ẩm
2B04 : Bình tam giác
. . .
2C: thiết bị có vần C
2C02 : Cân phân tích
2C03 : Côc đốt
2C04 : Cân kỹ thuật
. . .
2D: thiết bị có vần D
2G: thiết bị có vần G
2H: thiết bị có vần H
2T: thiết bị có vần T
. . .
Đặc điểm về điều kiện kinh doanh hàng nhập khẩu và phương thức
nhập khẩu hàng hoá: Công ty TNHH VM là một doanh nghiệp thuộc thành
phần kinh tế vừa và nhỏ. Công ty đã đăng ký mã số doanh nghiệp KD NK tại
cục Hải quan thành phố Hà Nội do vậy có quyền thực hiện nhập khẩu trực tiếp
hoặc uỷ thác. Do sự am hiểu về thị trường, về hàng hoá nhập khẩu đồng thời
công ty có mối quan hệ khá chắc chắn với các nhà cung cấp nên thường giao
dịch trực tiếp về việc nhập khẩu hàng hoá với họ. Nhân viên của phòng kinh
doanh và phòng xuất nhập khẩu thường xuyên ra nước ngoài để giao dịch,
nghiên cứu thị trường và kiêm luôn việc thực hiện các thủ tục nhập khẩu hàng
hoá từ các Cửa khẩu và áp tải hàng về kho. Chính vì vậy phương thức nhập
khẩu hàng hoá của công ty là nhập khẩu trực tiếp. Việc nhập khẩu trực tiếp này
làm cho công tác kế toán đơn giản và gọn nhẹ hơn nhiều. Công ty thường nhập
khẩu hàng hoá từ các nhà cung cấp ở các nước như: Trung Quốc, Xingapo, Mỹ,
Anh...

toán không hạch toán vào TK 1562- Chi phí mua hàng mà hạch toán vào TK
641- Chi phí bán hàng.
Công thức:
Giá
thực
tế của
hàng
nhập
khẩu
=
Giá
mua
của
hàng
nhập
khẩu
(CIF)
+
Thuế
nhập
khẩu
+
Thuế
TTĐB
của
hàng
nhập
khẩu
(nếu
có)

và Hoá đơn thương mại là căn cứ để kế toán ghi sổ. Khi hàng hoá được trở từ
các Cửa khẩu về kho thì cần thêm các chứng từ là Phiếu nhập khi, Thẻ kho. Khi
vào phần mềm KTM thì có các chứng từ tương ứng là Phiếu nhập kho hàng
mua trong nước, Phiếu nhập kho hàng mua nhập khẩu. Hai chứng từ này chỉ
khác nhau ở phần hạch toán thuế nhập khẩu.
Quá trình luân chuyển chứng từ nhập hàng như sau: Phiếu nhập kho do
người mua hàng lập thành 2 liên, đặt giấy than viết một lần và phụ trách ký.
Người nhập mang phiếu để nhập vật tư. Nhập xong thủ kho ghi ngày, tháng,
năm nhập kho và cùng người nhập ký vào thẻ kho sau đó chuyển cho phòng kế
toán để ghi sổ kế toán. Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu. Thẻ kho: Căn cứ vào phiếu
nhập kho thủ kho ghi thẻ kho. Mỗi phiếu nhập kho ghi một dòng, cuối ngày tính
số tồn kho.
b2. Tài khoản sử dụng trong nghiệp vụ NK HH:
- Các tài khoản chủ yếu sử dụng cho hạch toán quá trình nhập kho hàng
hóa bao gồm:
- TK1561: Giá mua hàng hoá .
- TK331: Phải trả người bán
- TK3333: Thuế nhập khẩu
- TK3331: Thuế GTGT
- TK33311: Thuế GTGT đầu ra
- TK33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu
- TK1122: (chi tiết) Tiền gửi ngân hàng
- TK133: Thuế GTGT được khấu trừ
- TK1331:Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá dịch vụ mua
vào
- TK1332:Thuế GTGT được khấu trừ của phí
- TK1334:Thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu
b3. Hạch toán ban đầu nghiệp vụ NK HH:
Quá trình mua hàng nhập khẩu được thực hiện trước hết bằng việc ký
kết hợp đồng ngoại thương sau đó đi đến thực hiện hợp đồng ngoại thương.

Ngân hàng sẽ thanh toán tiền cho người bán hàng. Nếu thanh toán bằng hình
thức chuyển tiền thì không cần các thủ tục trên, DN có thể thanh toán một phần
hoặc toàn bộ tiền hàng trước hoặc sau khi nhận hàng qua ngân hàng. Khi hàng
đến Cửa khẩu Hải quan cán bộ phòng kinh doanh phải điền vào tờ khai hải quan
đầy đủ các thông tin về các chỉ tiêu loại hàng hoá, tên hàng hoá, số lượng, giá
trị, phương tiện vận tải, nhập khẩu từ nước nào... theo đúng quy định của Nhà
nước và Tổng cục Hải quan. Sau đó cán bộ phòng kinh doanh cầm tờ Vận đơn
hoặc Lệnh giao hàng để tiến hành nhận hàng và kiểm tra hàng. Nếu hàng hoá
được kiểm tra đạt đúng theo các tiêu chuẩn, đặc điểm trong hợp đồng thì sẽ tiến
hành vận chuyển về kho của công ty hoặc bán ngay. Kết thúc việc giao hàng
công ty phải tiến hành trả tiền cho ngân hàng đã mở L/C. Nếu hàng hoá có thiếu
hụt hoặc sai sót mà 2 bên không thoả thuận được thì công ty có quyền khiếu nại
đến cơ quan hành pháp của nước Việt Nam .
Thực hiện hợp đồng nhập khẩu bao gồm các khâu công việc được
tóm tắt như sau: Xin giấy phép nhập khẩu  Mở L/C  Làm thủ tục hải quan
 Nhận hàng từ tàu trở hàng  Kiểm tra hàng hoá  Giao hàng cho đơn vị đặt
hàng  Nhập kho  Làm thủ tục thanh toán  Khiếu nại về hàng hoá thiếu
hụt (nếu có)
b4. Hạch toán tổng quát nghiệp vụ mua hàng NK:
Các loại sổ được sử dụng trong quá trình mua hàng NK bao gồm: Sổ
NK chung, Sổ cái TK 1561, TK 331, TK 112, TK 1122, TK 413, TK 133, TK
3333... Sổ chi tiết vật tư hàng hoá, Sổ chi tiết TK 331, Thẻ kho, Sổ quỹ, Sổ tiền
gửi...
Trình tự hạch toán nghiệp vụ mua hàng NK là quá trình hạch toán được
thực hiện trên Phần mềm Kế Toán Máy:
Khi hàng qua nhập khẩu từ nước ngoài tới biên giới hay cảng hay cửa
khẩu nước ta hàng có thể được bán ngay hoặc nhập kho. Nếu hàng chuyển bán
ngay thì căn cứ vào giấy nhận hàng và Hoá đơn GTGT để nhập dữ liệu vào
Phiếu bán hàng trên phần mềm KTM. Nếu hàng NK được nhập kho thì căn cứ
phiếu nhập kho kế toán nhập dữ liệu vào chứng từ là Phiếu nhập kho hàng

nhập khác), nếu lỗ thì TK 413 sẽ được kết chuyển sang TK 811 (chi phí khác).
sau đó từ TK 711 hoặc TK 811 sẽ kết chuyển vào TK 911 (xác định kết quả
kinh doanh) để xác định lợi nhuận của doanh nghiệp
+ Sổ chi tiết nhập mua hàng hoá: dùng để theo dõi chi tiết hàng hoá dịch vụ
mua hàng trên từng hoá đơn và tổng cộng từng tháng, từng quý, từng năm ở
từng kho. Mỗi mặt hàng được phản ánh trên một hoặc một vài tờ sổ.
+ Thẻ kho là sổ dành cho các thủ kho theo dõi về mặt số lượng hàng hoá thực tế
tồn tại trong kho và trên sổ sách dựa vào các Phiếu NK, Phiếu XK... Cuối
tháng thủ kho tiến hành kiểm kê lượng hàng hoá tồn thực tế tại kho và điều
chỉnh số lượng cho khớp đúng với thẻ kho.
+ Sổ chi tiết TK 331 (mở chi tiết cho từng nhà cung cấp thường xuyên và nhóm
nhà cung cấp không thường xuyên) nhằm theo dõi chi tiết số nợ phải trả các
nhà cung cấp, đã trả, còn phải trả.
+ Báo cáo mua hàng: sau khi sổ chi tiết nhập mua hàng hoá được lập cuối tháng
tổng hợp lại trên báo cáo mua hàng. Mỗi mặt hàng của từng tháng sẽ được
phản ánh vào một dòng của báo cáo mua hàng
SƠ ĐỒ 5:
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC NHẬT KÝ CHUNG
NGHIỆP VỤ MUA HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH.
Chứng từ gốc:
Phiếu nhập kho
Hoá đơn mua hàng
Số kế toán chi tiết vật tư hàng
hoá, thẻ kho, Sổ chi tiêt TK 331,
Sổ quỹ, Sổ TGNH
Sổ nhật ký chung

Ghi hàng ngày :
Ghi cuối tháng và định kỳ :
Đối chiếu, kiểm tra :