Chuyên đề kế toán trởng Thiều Thị Linh
Lời mở đầu
Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trờng, mỗi DN sản
xuất luôn phải nâng cao chất lợng sản phẩm, cải tiến mẫu mã với chi phí
sản xuất nhỏ nhất có thể đợc. Đóng vai trò là yếu tố vào của quá trình
sản xuất, nguyên vật liệu chính là một trong những nhân tố quyết định
đến vấn đề đó. Chính vì vậy, DN phải có kế hoạch quản lý tốt nguyên
vật liệu, đảm bảo cung cấp vật t đầy đủ và kịp thời cả về số lợng và chất
lợng.
Một trong những công cụ sắc bén giúp cho DN quản lý nguyên
vật liệu đạt hiệu quả, đó là kế toán. Với việc tổ chức khoa học hợp lý, kế
toán sẽ đa ra những thông tin chính xác giúp lãnh đạo công ty có những
quyết định đắn nhất có lợi cho công ty.
Trong quá trình thực hiện chuyên đề này, em đã gặp rất nhiều
khó khăn nhng đã đợc sự giúp đỡ tận tình của các thầy cô giáo. Tuy
nhiên, với trình độ còn hạn chế nên chắc chắn chuyên đề của em không
tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy em rất mong đợc tiếp thu và vô cùng
cảm ơn những ý kiến đóng góp, chỉ bảo để em có điều kiện bổ xung và
nâng cao kiến thức của mình.
1
Chuyên đề kế toán trởng Thiều Thị Linh
Phần I
Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu
trong trong các DN sản xuất
1. vai trò của tổ chức kế toán NVL:
I.1 Đặc điểm và vị trí của vật liệu trong quá trình sản xuất:
Trong các DN sản xuất, vật liệu là một trong 3 yếu tố cơ bản của
quá trình sản xuất, là đối tợng lao động, cấu thành nên thực thể sản
phẩm. Trong quá trình sản xuất, các loại đối tợng lao động đợc chuyển
hoá toàn bộ giá trị vào giá trị sản phẩm mới và hình thành chi phí NVL
trực tiếp.

liệu theo đúng chế độ quy định.
Trên đây là các nhiệm vụ của tổ chức kế toán NVL. Để thực hiện tốt các
nhiệm vụ trên DN phải:
- Có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật liệu, phơng tiện cân, đong,
đo, đếm cần thiết.
- Vật liệu trong kho phải sắp xếp khoa học thuận lợi cho việc nhập,
xuất và kiểm kê.
- Xây dựng các định mức dự trữ, định mức tiêu hao vật liệu.
- Mở sổ danh điểm vật liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
quản lý và hạch toán, tránh nhầm lẫn, đơn giản hoá việc đối chiếu
giữa khop và phòng kế toán.
2. phân loại và đánh giá NVL:
2.1 Phân loại vật liệu:
Mỗi DN do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên sử
dụng những loại khác nhau. Phân loại vật liệu là việc nghiên cứu sắp xếp
vật liệu theo từng nội dung, công dụng, tính chất thơng phẩm của chúng
nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị DN. Có nhiều cách phân loại nh:
phân loại theo công dụng kinh tế, theo nguồn hình thành, theo quyền sở
hữu...
Tuỳ theo mục đích sử dụng và quản lý mà có thể phân loại vật liệu theo
cách này hay cách khác. Trong các DN sản xuất, vật liệu thờng đợc phân
loại theo công dụng kinh tế
Theo cách phân loại này vật liệu đợc chia thành các loại sau:
- Nguyên vật liệu chính: Trong các DN khác nhau thì NVL chính cũng
gồm các loại vật liệu khác nhau nh: sắt, thép, xi măng, gạch... trong
xây dựng cơ bản, vải trong DN may... đó là những đối tợng cấu thành
nên thực thể sản phẩm. NVL chính dùng vào sản xuất hình thành nên
chi phí vật liệu trực tiếp.
- Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu đợc sử dụng để làm tăng chất lợng
sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý

_ Nếu DN áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế:
Giá thực tế giá mua(ghi thuế nhập chi phí chiết khấu
vật liệu = trên hoá đơn + khẩu + mua - giảm giá
nhập kho cha có VAT) ( nếu có) thực tế (nếu có)
_ Nếu vật liệu mua vào dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh không
chịu thuế GTGT hay dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế
GTGT theo phơng pháp trực tiếp, dùng vào các hoạt động sự nghiệp, văn
hoá, phúc lợi mà đợc trang trải bằng nguồn kinh phí:
Giá thực tế giá mua(ghi thuế nhập chi phí chiết khấu
vật liệu = trên hoá đơn + khẩu + mua - giảm giá
nhập kho đã có VAT) ( nếu có) thực tế (nếu có)
4
Chuyên đề kế toán trởng Thiều Thị Linh
_ Nếu vật liệu mua vào dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh hàng
hoá chịu thuế GTGT mà không thể hạch toán riêng đợc thì giá vật liệu là
không có thuế GTGT, phần vật liệu mua vào dùng để sản xuất hàng hoá
không chịu thuế GTGT sẽ đợc tính khấu trừ theo tỷ lệ doanh thu.
+ Đối với vật liệu tự gia công chế biến:
Giá thực tế giá thuế chi phí
vật liệu = vật liệu xuất + gia công
nhập kho gia công chế biến
+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:
Giá thực tế giá thuế tiền các chi
vật liệu = vật liệu xuất + thuê gia + khác có
nhập kho gia công công liên quan
+Giá vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá thoả thuận do các bên xác
định (giá do hội đồng liên doanh xác định)
+Phế liệu thu hồi: là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng đợc hay giá trị
thu hối tối thiểu.
- Giá vật liệu xuất kho: Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ tuỳ theo

tháng. Sau đó dùng công thức cân đối để tính trị giá mua thực tế của vật
liệu xuất kho.
Trị giá Trị giá Trị giá mua Trị giá mua
mua của = mua thực + thực tế vật - thực tế vật
vật liệu tế vật liệu liệu nhập liệu còn cuối
xuất kho đầu kỳ trong kỳ kỳ
Để tính đợc trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho cần phải bổ chi phí
mua cho số vật liệu đã xuất kho theo công thức:
Chi phí mua phân bổ Chi phí mua vật
Chi phí mua cho vật liệu đầu kỳ + liệu trong kỳ Trị giá
phân bổ = x mua của
cho vật liệu Trị giá mua của + Trị giá mua của vật liệu
xuất kho vật liệu còn đầu kỳ vật liệu nhập xuất kho
trong kỳ
Trên cơ sở trị giá mua thực tế của vật liệu xuất kho và chi phí mua của
vật liệu kho đã tính đợc, kế toán tổng hợp lại để xác định trị giá vốn thực
tế của vật liệu xuất kho.
+Tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ:
Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho đợc tính bằng công thức:
6
Chuyên đề kế toán trởng Thiều Thị Linh
Trị giá Số lợng Đơn giá mua thực tế
vật liệu = vật liệu x của vật liệu
xuất kho xuất kho tồn đầu kỳ
Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán:
Đối với các DN mua vật liệu thờng xuyên có sự biến động về giá cả,
khối lợng và chủng loại vật liệu nhập xuất kho nhiều thì có thể sử dụng
giá hạch toán để tính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. Giá hạch
toán là loại giá ổn định do DN tự xây dựng, giá này không có tác dụng
giao dịch với bên ngoài. Việc nhập, xuất kho hàng ngàyđợc tực hiện

tăng giảm vật liệu nên khối lợng hạch toán nhiều và phức tạp.
Phơng pháp kiểm kê định kỳ: không phản ánh thờng xuyên, liên tục
tình hình nhập ,xuất kho vật liệu ở tài khoản hàng tồn kho (152). Tài
khoản này chỉ phản ánh trị giá vật liệu tòn kho đầu kỳ và cuối kỳ.
Hàng ngày việc nhập NVL đợc phản ánh ở tài khoản 611-Mua hàng
cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho theo công thức sau:
Trị giá vốn Trị giá vốn Trị giá vốn Trị giá vốn
thực tế vật = thực tế vật + thực tế vật - thực tế vật
liệu xuất liệu tồn liệu nhập liệu tồn
kho đầu kỳ trong kỳ cuối kỳ
Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản , giảm nhẹ khối lợng kế
toán .Nhng độ chính xác của giá trị vật liệu không cao trong trờng
hợp bị hao hụt .Do đó phải tăng cờng công tác quản lý bến bãi kho
tàng chặt chẽ và nghiêm nghặt.
.3.1.2. Kế toán các trờng hợp tăng NVL.
NVL tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau nh mua ngoài , tự sản
xuất ,gia công ,nhập liên doanh ,liên kết ...
Mọi trờng hợp tăng NVL phải có đầy đủ thủ tục chứng từ để làm cơ
sở cho việc ghi tăng vật liệu ở sổ kế toán .Các chứng từ bắt buộc :
- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)
- Biên bản kiểm kê vật t (mẫu 08-VT)
- Phiếu mua hàng (mẫu 13-BH)
Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hớng dẫn nh:
- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT)
- Phiéu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)
- Chứng từ hoá đơn thuế GTGT
8
Chuyên đề kế toán trởng Thiều Thị Linh
Để phản ánh số hiện có và tình hình gia tăng ,giảm vật t kế toán sử dụng
các tài khoản sau đây:

- Số d nợ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn kho cuối kỳ
Phơng pháp kế toán tăng giảm vật liệu theo phơng pháp kê khai th-
ờng xuyên nh sau:
- Nếu NVL mua có hoá đơn cùng về trong tháng, kế toán căn cứ vào
hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếu nhập kho, căn cứ vào phiếu nhập
kho ghi theo giá mua cha có thuế GTGT đấu vào :
9
Chuyên đề kế toán trởng Thiều Thị Linh
Nợ TK 152 - NVL
Có TK 111 -Tiền mặt
Có TK 331 -Phải trả ngời bán
Có TK 141 - Tạm ứng
Các DN đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải có hoá đơn thuế GTGT,
phần thuế GTGT đợc khấu trừ kế toán ghi:
Nợ TK 133 Thuế GTGT đợc khấu trừ
Có TK 111 Tiền mặt
Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng
Các DN áp dụng phơng pháp tính thuế trực tiếp, ghi giá trị vật t nhập
kho theo giá trị thanh toán ghi trên hoá đơn.
- Nếu NVL về trớc, hoá đơn cha về trong tháng, DN đối chiếu với hợp
đồng mua hàng, tiến hành kểm nhận lập phiếu nhập kho theo số thực
nhận và giá tạmm tính để ghi sổ kế toán. Khi hoá đơn về sẽ điều
chỉnh theo trị giá thực tế.
- Trờng hợp vật t nhập khẩu, DN phải tính thuế nhập khẩu theo giá tại
cửa khẩu ( giá CIF) và tính thuế GTGT phải nộp cho ngân sách Nhà
Nớc. Theo quy định hiện hành thuế GTGT của vật liệu nhập khẩu
phải nộp theo từng lần nhập khẩu.
+ Căn cứ vào phiếu nhập kho vật liệu nhập khẩu kế toán ghi:
Nợ TK 152
Có TK 331 phải trả cho ngời bán

Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh
- Tăng NVL do đã xuất ra sử dụng nay không sử dụng hết nhập lại kho:
Nợ TK 152 NVL
Có TK 621 Chi phí NVL trực tiếp
3.1.3 . Kế toán giảm NVL
Mọi trờng hợp giảm vật liệu phải lập đầy đủ thủ tục hứng từ để làm
cơ sở ghi sổ kế toán .Các chứng từ giảm vật liệu bao gồm các chứng từ
bắt buộc sau:
- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuỷển nội bộ (mẫu 03-VT)
- Biên bản kiểm kê vật t ,sản phẩm , hàng hoá (mẫu 08-VT)
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 02-BH)
Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ hớng dẫn nh biên bả kiểm
nghiệm (mẫu 05-VT)
Kế toán giảm vật liẹu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nh sau:
- Khi xuất vật liệu sử dụng trực tiếp cho chế tạo sản phẩm , dịch vụ
,hoặc cho công tác quản lý doanh nghiệp , kế toán cần căn cứ vào
phiếu xuất kho ghi:
Nợ TK 621 Chi phí NVL trực tiếp
Nợ TK 627 Chi phí sản xuất chung
11
Chuyên đề kế toán trởng Thiều Thị Linh
Nợ TK 641 Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp
Có TK152 - NVL
- Khi xuất kho vật liệu để góp vốn liên doanh kế toán phản ánh trị giá
vốn góp theo giá Hội đồng liên doanh xác định , phần chênh lệch
giữa trị giá vốn ghi sổ với trị giá vốn góp đợc phản ánh ở TK 412-
Chênh lệch do đánh giá lại:
Nợ TK 222 Góp vốn liên doanh

12
Chuyên đề kế toán trởng Thiều Thị Linh
Nọ TK133_ Thuếgiá trị gia tăng đợc khấu trừ
Có TK 111,112,331...
- Khoản tiền giảm giá và mua hàng trả lại ghi:
Nợ TK 331 Phải trả ngời bán
Nợ TK 111 Tiền mặt
.....
Có TK 611 - Mua hàng
- Các trờng hợp tăng vật liệu do nhận vốn góp liên doanh - kế toán ghi:
Nợ TK 611 Mua hàng
Có TK 411 Nguồn vốn kinh doanh
- Cuối kỳ tính trị giá vật t xuất kho phục vụ cho sản xuất kinh doanh
hoặc gửi bán:
Nợ TK 621 Chi phí NVL trực tiếp
Nợ TK 641 Chi phí bán hàng
Nợ TK 642 Chi phí QLDN
Nợ TK 157 Hàng gửi bán
Có TK 611 Mua hàng
- Trị giá vật t kiểm kê cuối kỳ đợc kết chuyển sang TK 152
Nợ TK 152 NVL
Có TK 611 Mua hàng
3.2 Kế toán chi tiết NVL:
Kế toán chi tiết NVL phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Tổ chức hạch toán chi tiết ở từng kho và ở bộ phận kế toán ở DN
- Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại nhóm
thứ của NVL cả chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
- Đảm bảo khớp đúng về nội dung các chỉ tiêu tơng ứng giữa số liệu kế
toán chi tiết với số liệu hạch toán chi tiết ở kho, giữa số liệu kế toán
chi tiết với số liệu kế toán tổng hợp .

điểm NVL tơng tự thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập, xuất lu
kho theo chỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu thành tiền. Số liệu trên thẻ (sổ) chi
tiết đợc sử dụng để lập báo cáo nhanh về vật liệu theo yêu cầu quản trị
hàng tồn kho.
Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên các thẻ (sổ) chi tiết NVL. Sau
đó căn cứ vào số liệu dòng cộng ở thẻ (sổ) chi tiết hàng tồn kho để ghi
vào bảng kê, nhập xuất lu kho theo thứ, nhóm, loại NVL để có số liệu
đối chiếu với kế toán tổng hợp hàng tồn kho.
- Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng:
+ Ưu điểm: Đơn giản dễ làm dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đảm bảo sự
chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho
quản trị hàng tồn kho
+ Nhợc điểm: Khối lợng ghi chép lớn (đặc biệt trờng hợp DN sử dụng
nhiều chủng loại NVL) ghi chép trùng lặp chỉ tiêu số lợng giữa kế toán
và thủ kho
sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ
song song:
14
Chuyên đề kế toán trởng Thiều Thị Linh

Ghi hàng ngày :
Ghi cuối tháng :
Đối chiếu :
+ Điều kiện áp dụng: Thích hợp trong các DN có ít chủng loại NVL,
khối lợng các NVL nhập, xuất ít phát sinh không thờng xuyên, trình độ
nhân viên kế toán cha cao.
3.2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nh phơng pháp ghi
thẻ song song.
- ở phòng kế toán: Định kỳ sau nhận đợc các chứng từ nhập, xuất kho từ

Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ cho quản trị hàng tồn
kho thì các DN không nên sử dụng phơng pháp này.
Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ đối chiếu
luân chuyển:
Ghi hàng ngày :
Ghi cuối tháng :
Đối chiếu :
3.2.3 Phơng pháp sổ số d:
- ở kho:
Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tơng tự 2 phơng pháp trên thì
thủ kho còn sử dụng sổ số d để ghi chép số lu kho cuối tháng của từng
thứ NVL theo chỉ tiêu số lợng.
Sổ số d do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm. Cuối mỗi tháng sổ
số d đợc chuyển cho thủ kho để ghi số lợng NVL trên cơ sở số liệu từ
các thẻ kho.
- ở phòng kế toán:
Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm tra việc ghi chép trên
thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập, xuất kho. Tại
phòng kế toán, nhân viên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh
chứng từ. Sau đó tổng hợp giá trị (giá hạch toán) của hàng tồn kho theo
nhóm, loại hàng nhập, xuất để ghi vào cột thành tiền của phiếu giao
nhận chứng từ. Số liệu thành tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập,
16
Thẻ
kho
PNK
PXK
Bảng kê
chứng từ nhập
Bảng kê

Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ số d:
17
Thẻ
kho
PNK Bản giao nhận
chứng từ nhập
Bảng luỹ kế
nhập-xuất-tồn
Kế toán
tổng hợp
Chuyên đề kế toán trởng Thiều Thị Linh
Ghi hàng ngày :
Ghi cuối tháng :
Đối chiếu :
3.3 Kế toán kiểm kê và đánh giá lại NVL:
Kiểm kê vật liệu là một biện pháp nhằm bổ sung và kiểm tra hiện
trạng của vật liệu mà các phơng kế toán cha phản ánh đợc. Thông qua
kiểm kê, DN nắm đợc thực trạng của vật liệu cả về số lợng và chất lợng,
ngăn ngừa hiện tợng tham ô, lãng phí vật t có biện pháp xử lý kịp thời
những hiện tợng tiêu cực nhằm quản tốt NVL.
Đánh giá lại NVL thờng đợc thực hiện trong trờng hợp đem vật t đi
góp vốn liên doanh và trong trờng hợp Nhà Nớc quy định nhằm bảo toàn
vốn kinh doanh khi có sự biến động về giá cả.
Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể đợc thực hiện theo phạm vi
toàn DN hay từng bộ phận, đơn vị, kiểm kê định kỳ hay bất thờng. Khi
kiểm DN phải thành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê. Hội đồng hoặc Ban
kiểm kê phải có thành phầnđại diện lãnh đạo, những ngời chịu trách
nhiệm vật chất về bảo quản NVL, phòng kế toán và cán bộ nhân viên
DN khi kiểm kê phải thực hiện cân, đong, đo, đếm và phải lập biên bản
kiểm kê (mẫu 08- VT)xác định chênh lệch giữa số liệu thực kiểm kê với