Ebook.VCU www.ebookvcu.com
Lời mở đầu
Ngày nay trong điều kiện nền kinh tế thị trờng ở nớc ta công nghiệp là
ngành sản xuất chiếm vị trí chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân.Là một doanh
nghiệp Nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh xây dựng công ty xây
dựng và phát triển nông thôn có chức năng xây dựng và hoàn thiện các công
trình giao thông, thuỷ lợi, xây dựng... tạo cơ sở vật chất cho nền kinh tế.
Do đặc trng công ty là một đơn vị kinh doanh xây lắp nên đầu vào của
sản xuất kinh doanh là các loại vật liệu xây dựng nh gạch, cát, xi măng, sắt
thép,...và đầu ra là các công trình xây dựng cho nên hạch toán vật liệu và tính
giá thành công trình đợc coi là những công tác kế toán quan trọng nhất của
công ty. Hầu hết các vật liệu đợc sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực thể
công trình, chi phí về vật liệu chiếm một tỷ trọng rất lớn trong tổng giá thành
công trình ( khoảng 70% ) nên chỉ cần có một sự thay đổi nhỏ trong việc hạch
toán nguyên vật liệu cũng có thể làm ảnh hởng đến giá thành công trình và kết
quả hoạt động kinh doanh của công ty. Bởi vậy công ty đặc biệt chú trọng đến
công tác tổ chức giám sát, quản lý và hạch toán vật liệu. Tổ chức tốt công tác
kế toán vật liệu thì mới có thể tính toán chính xác đợc giá vốn của công trình
hay hạng mục công trình để từ đó xác định đúng kết quả sản xuất, thấy rõ thực
lực của mình để ban lãnh đạo kịp thời có những chiến lợc điều chỉnh giúp cho
công ty hoạt động ngày càng có hiệu quả.
Với đội ngũ kế toán có trình độ nghiệp vụ vững vàng giàu kinh nghiệm
công ty đang dần hoàn thiện đợc công tác kế toán của mình góp phần quyết
định đến sự phát triển của công ty.
Qua một thời gian thực tập tại công ty nhận thấy vai trò quan trọng của
công tác kế toán vật liệu em đã chọn đề tài Tổ chức hạch toán vật t ở công ty
xây dựng và phát triển nông thôn với mong muốn đi sâu vào tìm hiểu phần
hành kế toán này.
Bài viết này gồm có 3 phần nh sau:
kiểm toán 40A Khoa kế toán
1

Công ty xây dựng và phát triển nông thôn có nhiệm vụ xây dựng các
công trình nông nghiệp nông thôn, công nghiệp, dân dụng, giao thông, thuỷ lợi,
điện lực (đờng dây hạ thế từ 35 KV trở xuống) hoàn thiện các công trình xây
dựng, trang trí nội thất, san ủi, khai hoang, cải tạo ruộng đồng, kinh doanh bất
động sản, sản xuất buôn bán vật t, vật liệu xây dựng, lập các dự án đầu t cho
các nông trờng, các trang trại ở nông thôn và miền núi. Đồng thời thực hiện
kiểm toán 40A Khoa kế toán
3
Ebook.VCU www.ebookvcu.com
nghiêm chỉnh các chính sách chế độ của Nhà nớc cũng nh nghĩa vụ đối với
Ngân sách Nhà nớc.
Trong quá trình hình thành và phát triển công ty đã đợc:
Bộ xây dựng cấp giấy phép hành nghề các công trình xây dựng số 94-
BXD-QLXD ngày 19/7/1993.
Bộ GTVT cấp giấy phép hành nghề các công trình giao thông số
1139/CGP ngày 2/05/1996.
Bộ NN và PTNT cấp giấy phép hành nghề các công trình thuỷ lợi số
40/GP-NN ngày 21/06/1996.
Từ những thành tựu đã đạt đợc trong sản xuất kinh doanh công ty đã đ-
ợcBộ NN và PTNT xếp hạng doanh nghiệp loại I. Trong những năm gần đây
kết quả mà công ty đạt đợc trong hoạt động sản xuất kinh doanh đã có những
tiến bộ rõ rệt, tăng mức đóng góp cho NSNN.
Chỉ tiêu Năm1999 Năm2000 Tăng
Tổng doanh thu 30.324.566.728 36.618.085.764 6.293.519.036
Tổng chi phí 28.364.892.317 34.072.833.520 5.760.375.592
Tổng lãi 1.086.214.678 1.619.358.122 533.143.444
Tổng nộp NS 873.459.733 925.894.122 52.434.389
Tính đến đầu năm 2000 tổn số vốn kinh doanh của công ty là:
3.480.897.460. Trong đó:
-Vốn cố định: 1.966.698.251.

kiểm toán 40A Khoa kế toán
5
Ban giám đốc
Đội XD số 25KT đội XD 25
Đội XD số 1KT đội XD 1
Phòng KHKTPhòng TCHC Phòng tài vụ Đội xây dựng
Ebook.VCU www.ebookvcu.com
chứng từ tài liệu kế toán phục vụ cho việc kiểm kê kiểm soát của Nhà nớc đôí
với hoạt động kế toán của công ty.
Phòng tổ chức hành chính (TCHC ): Có nhiệm vụ theo dõi, tổ chức
quản lý nhân lực và cácn bộ quản lý trong công ty. Đồng thời có nhiệm vụ phân
phát những tài liệu cho các phòng ban khác.
Phòng khoa học kỹ thuật (KHKT): Có trách nhiệm xây dựng kế hoạch
sản xuất. Lập các hồ sơ dự thầu, tính toán xây dựng các công trình, tham gia dự
thầu, lập hạn mức và tổ chức thu mua vật liệu đáp ứng nhu cầu cho các đội khi
đợc Giám đốc giao phó, theo dõi giám sát tình hình thi công các công trình
trúng thầu. Đồng thời có chức năng giúp đỡ Giám đốc trong quản lý và điều
hành sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, công ty còn có một văn phòng đại diện gọi
là trung tâm t vấn đầu t và xây dựng đợc lập ra nhằm thực hiện chức năng t vấn
về đầu t xây dựng cho các khách hàng ngoài công ty có nhu cầu và cũng giúp
đỡ công ty có phơng án đầu t xây dựng.
Phần thứ 2:
Tổ chức công tác kế toán tại công ty
kiểm toán 40A Khoa kế toán
6
Ebook.VCU www.ebookvcu.com
xây dựng và phát triển nông thôn
2.1. Bộ máy kế toán tại công ty:
Để thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ, dảm bảo sự lãnh đạo và chỉ đạo tập
trung thống nhất của kế toán trởng, chuyên môn hoá công tác kế toán, đồng

chuyển vào TK632- giá vốn hàng bán của sản phẩm xây lắp. Sau đó kế toán
tổng hợp kết chuyển già vốn xây lắp sang TK911 để xác định kết quả kinh
doanh và xác định doanh thu xây lắp thuần. Kế toán tổng hợp theo dõi các TK
sau:
TK 621 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.
TK 622 Chi phí nhân công trực tiếp.
TK 627- Chi phí sản xuất chung.
TK 152 Nguyên vật liệu.
TK 154 Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
TK 511 Doanh thu bán hàng.
TK 333 Thuế và các khoản phải nộp NSNN.
Kế toán ngân hàng và TSCĐ (KTNHvà TSCĐ ): theo dõi các khoản
tiền chuyển khoản, tiền séc tiền vay ngân hàng và tiền gửi ngân hàng. Đồng
kiểm toán 40A Khoa kế toán
8
KT NH và TSCĐ
KT đội XD số 1
KTTTTM,TL,BHKT VL và TH Thủ quỹ
KT đội XD số 25
Ebook.VCU www.ebookvcu.com
thời kế toán ngân hàng còn kiêm luôn kế toán TSCĐ có nhiệm vụ theo dõi các
nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ, lập thẻ cho từng TSCĐ, theo dõi nguồn vốn sử
dụng và khấu hao TSCĐ.
Kế toán ngân hàng và TSCĐ theo dõi các TK sau:
TK 112 TGNH.
TK 211 TSCĐ.
TK 214 - Khấu hao TSCĐ.
TK 311 Vay ngắn hạn ngân hàng.
TK 414 Quỹ đầu t và phát triển.
TK 411 Nguồn vốn kinh doanh.

tiết vật liệu, sổ chi tiết TK 1362,... và các sổ tổng hợp: sổ cái TK, sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ ...
Niên độ kế toán đợc bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12.
Hệ thống báo cáo mà công ty sử dụng gồm:
+Báo cáo kết quả kinh doanh.
+Bảng cân đối kế toán.
+ Bảng giải trình thuyết minh.
+Bảng lu chuyển tiền tệ.
Hệ thống sổ sách kế toán mà công ty đang sử dụng gồm cả 2 loại sổ là
sổ chi tiết và sổ tổng hợp.
Sổ chi tiết bao gồm mộTVTK số loại sau:
+ Sổ chi tiết TK 1362.
+ Sổ chi tiết TK 152.
+ Sổ chi tiết TK 331, 1331,...
Sổ tổng hợp đợc ghi theo hình thức chứng từ ghi sổ gồm:
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: đợc kế toán tổng hợp lập trên cơ sở
các bảng kê chứng từ gốc.
+Sổ đăng ký CT-GS : do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.
+ Sổ cái : cũng do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở các CT-GS.
Do địa bàn hoạt động của công ty rộng không tập trung các công trình đ-
ợc thực hiện hầu hết ở các tỉnh nên để tạo điều kiện kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ
và đảm bảo sự lãnh đạo của công ty đối với hoạt động của các đội, công ty đã
tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức bộ máy kế toán tập trung. Mặc dù ở mỗi
đội có một kế toán riêng nhng những nhân viên kế toán này chỉ làm nhiệm vụ
hạch toán ban đầu thu thập chứng từ, kiểm tra chứng từ, từ đó gửi chứng từ về
kiểm toán 40A Khoa kế toán
10
Ebook.VCU www.ebookvcu.com
phòng kế toán công ty để kế toán tổng hợp tiến hành ghi sổ kế toán. Quy trình
hạch toán nh sau:

Ebook.VCU www.ebookvcu.com
tổ chức kế toán vật t ở công ty
xây dựng và phát triển nông thôn
3.1.Đặc điểm vật t cuả công ty.
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn là một đơn vị kinh doanh
trong lĩnh vực xây dựng nên vật liệu ở công ty có những đặc thù riêng. Để thực
hiện xâylắp những công trình lớn cần thiết phải sử dụng một khối lợng lớn về
vật liệu với những chủng loại khác nhau, quy cách phong phú đa dạng. Chẳng
hạn có những vật liệu là sản phẩm của ngành công nghiệp nh xi măng, sắt,
thép,... có những sản phẩm của ngành lâm nghiệp nh tre, nứa, gỗ làm xà gồ, cốt
pha,... có những sản phẩm của ngành khai thác nh cát, đá,sỏi,... những vật liệu
này có thể qua chế biến hoặc cha qua chế biến tuỳ theo yêu cầu của từng công
trình. Cũng có loại sử dụng với khối lợng lớn nh xi măng, sắt, thép,... có loại
chỉ cần một khối lợng nhỏ nh vôi, ve,đinh,...
Hầu hết các loại vật liệu đợc sử dụng đều trực tiếp cấu thành nên thực
thể công trình. Là công ty kinh doanh xây lắp nên chi phí về vật liệu chiếm tỷ
trọng rất lớn, khoảng 70% tổng chi phí xây dựng công trình. Do vậy chỉ cần có
một sự thay đổi nhỏ về số lợng cũng nh giá mua của vật liệu cũng làm ảnh h-
ởng đến giá thành sản phẩm xây lắp ảnh hởng lớn đến kết quả kinh doanh của
doanh nghiệp. Vì vậy công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng và phát triển
nông thôn đòi hỏi phải đợc hạch toán một cách chính xác, rõ ràng tránh nhầm
lẫn và đợc coi là một phần hành đặc biệt quan trọng.
Nguồn mua và yêu cầu bảo quản vận chuyển các loại vật liệu cũng rất
khác nhau. Có loại vật liệu mua ngay ở cửa hàng đại lý vận chuyển rất nhanh
chóng và thuận tiện nh sắt, thép, xi măng,... có loại phải đặt làm theo thiết kế
nh cửa gỗ, cửa sắt, lan can,... có loại phải mua ở xa vận chuyển phức tạp nh vôi,
cát, sỏi,... Có loại vật liệu có thể bảo quản trong kho nh xi măng, sắt, thép,...
nhng có loại không thể bảo quản trong kho đợc nh gạch, cát, đá,...gây khó khăn
cho việc trông coi bảo quản, dễ mất mát hao hụt ảnh hởng tới quá trình thi công
kiểm toán 40A Khoa kế toán

Mã vật liệu Tên, quy cách vật liệu Đơn vị
tính
Cấp I Cấp II Cấp III
152.01 Xi măng
152.01.01 Xi măng Hoàng Thạch kg
152.01.02 Xi măng Bỉm Sơn kg
152.01.03 Xi măng trắng liên doanh kg
152.02 Cát
152.02.01 Cát đen m
152.02.02 Cát vàng m
152.03 Thép
152.03.01 Thép 6 kg
152.03.01.01 Thép 6 liên doanh kg
152.03.01.02 Thép 6 Thái Nguyên kg
........ ........ ......... ....... .....
Tuy nhiên việc phân loại vật liệu ở đây mới chỉ dừng lại ở việc thực hiện
phân biệt giữa các loại vật liệu có tính năng công dụng giống nhau vào một
nhóm mà cha có sự phân chia thành các loại vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên
liệu...
Công tác quản lý vật liệu là đơn vị kinh doanh xây lắp nên giá trị vật liệu
chiếm tỷ trọng lớn trong toàn bộ giá trị công trình. Hơn nữa đặc điểm của vật
liệu có những loại dễ mất mát dễ hao hụt ( vôi, cát,..) làm ảnh hởng đến tiến độ
thi công công trình và tính giá thành toàn bộ công trình nên công ty đã cố gắng
làm tốt công tác quản lý vật liệu bằng nhiều cách khác nhau. Những loại vật
liệu dễ bảo quản nh sắt, thép,... đợc sắp xếp gọn gàng không lẫn lộn dễ lấy
những loại vật liệu xuất sử dụng ngay tại chân công trình là loại dễ mất mát hao
hụt thì công ty làm bạt che trông coi cẩn thận. Công ty thực hiện chính sách
xuất thẳng vật liệu đến chân công trình thi công nên vừa tránh mất mát hao hụt
kiểm toán 40A Khoa kế toán
15

kiểm toán 40A Khoa kế toán
16
Ebook.VCU www.ebookvcu.com
3.4.1 Tổ chức nhập vật t.
Từ năm 1999 trở về trớc vật liệu dùng cho thi công vừa do đội xây dựng
tự mua vừa do bộ phận kinh doanh phòng KHKT của công ty mua. Nếu vật liệu
do bộ phận kinh doanh mua thì phiếu nhập kho đợc viết thành 3 liên:
+Một liên giao cho thủ kho.
+Một liên giao cho kế toán vật liệu để hạch toán.
+Một liên thì kế toán thanh toán cho bộ phận kinh doanh.
Vật liệu do đội xây dựng tự mua thì phiếu nhập kho đợc viết thành một
liên luân chuyển qua thủ kho sang kế toán đội sau đó kế toán đội lu đến cuối
tháng tập hợp gửi lên phòng tài vụ. Theo cơ chế mới hiện nay thì đội xây dựng
tự mua vật liệu về rồi chuyển thẳng đến chân công trình để thi công không
nhập kho của công ty hay đội nữa vì thế việc tổ chức nhập vật t chỉ diễn ra trên
danh nghĩa. Trên thực tế khi cán bộ vật t của đội đem hoá đơn cho ngời bán lập
và các hoá đơn chi phí vận chuyển( nếu có) về thì kế toán đội sau khi kiểm tra
kiểm nhận xong thì viết phiếu nhập kho. Thủ kho sau khi kiểm hàng nếu thấy
phù hợp với số lợng thực tế thì ký vào phiếu nhập kho sau đó tổ chức bảo quản
vật t ngay tại chân công trình.
Hoá đơn( GTGT) MS01 GTKT- 3LL
Liên 2( giao khách hàng) GP/00B
Ngày 15 tháng 11 năm 2000
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Kỳ Anh KALACO
Địa chỉ: Thị xã Ninh Bình
Điện thoại: Số TK:
Mã 01 00386036
kiểm toán 40A Khoa kế toán
17
Ebook.VCU www.ebookvcu.com

Theo hoá đơn GTGT số 060426 ngày 15 tháng 11 năm 2000 của công ty TNHH
Kỳ Anh KALACO.
Nhập tại kho: Công trờng.
STT MS Số lợng Đơn giá Thành tiền
kiểm toán 40A Khoa kế toán
18
Ebook.VCU www.ebookvcu.com
Tên,nhãn hiệu,
quy cách vật t
Đơn vị
tính
Theo
CT
Thực
nhập
1 Kính 5 ly xây
dựng
M
2
439,17 439,17 62.100 27.272.457
Cộng 27.272.457
Cộng thành tiền: Hai mơi bảy triệu hai trăm bảy hai nghìn bốn trăm năm
mơi bảy đồng chẵn.
Ngày 15 tháng 11 năm 2000
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho KT chi tiết Thủ trởng đơn vị
3.4.2 Tổ chức xuất kho vật t.
Phiếu xuất kho do kế toán đội lập trên cơ sở số liệu ghi trên phiếu nhập
kho của lô hàng đó. Do phiếu xuất kho đợc viết cùng một lúc với phiếu nhập
kho nên thủ kho sẽ phải ký và cả phiếu nhập và phiéu xuất cùng một thời điểm.
Sau đó kế toán đội tập hợp tất cả ác chứng từ có lien quan định kỳ gửi lên

Cộng thành tiền(viết bằng chữ): Hai bảy triệu hai trăm bảy mơi hai nghìn
bốn trăm năm mơi bảy đồng chẵn.
Ngày 15 tháng 11 năm 2000
Ngời mua hàng Thủ kho KT trởng Thủ trởng đơn vị
3.5. Kế toán chi tiết vật liệu
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn sử dụng phơng pháp ghi thẻ
song song để hạch toán chi tiết vật liệu:
kiểm toán 40A Khoa kế toán
20
Ebook.VCU www.ebookvcu.com
Kế toán chi tiết vật liệu đợc tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau:
+ Phiếu nhâp kho( mẫu 01 VT).
+ Phiếu xuất kho( mẫu 02 VT).
Mặc dù trên thực tế vật liệu không đợc nhập kho nhng thủ kho của đội
xây dựng vẫn theo dõi tình hình nhập xuất vật liệu hàng ngày trên thẻ kho. Mẫu
thẻ kho đợc quy định rõ thống nhất. Khi nhận các chứng từ xuất nhập vật liệu
thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của chứng từ rồi ghi chép số thực
nhập thực xuất vào chứng từ, trên cơ sở số liệu trên chứng từ tiến hành ghi thẻ
kho. Thẻ kho chỉ theo dõi việc xuất nhập tồn vật liệu về mặt số lợng. Do vật
liệu chỉ đợc mua khi phát sinh nhu cầu, mua về bao nhiêu xuất bấy nhiêu nên
không có vật liệu tồn kho. Thẻ kho đợc mở riêng cho từng loại vật liệu, định kỳ
đem đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu về mặt số lợng.
Thẻ kho
Tên nhãn hiệu quy cách: Kính 5 ly xây dựng.
Đơn vị tính: m
3
MS:
Kho : Công trờng CNCG I Ninh Bình - Đội xây dựng số18
Quý IV- 2000
STT Chứng từ Trích yếu Ngày

đ/
Đơn
giá
Nhập Xuất Tồn
SH NT Sl T. tiền Sl T. tiền Sl Tt
Tồn kho
01/10/2000
-
69 15/11 Mua kính 5
ly xây dựng
1362 62.100 439,17 27.272.457
69 15/11 Xuất kho thi 621 62.100 439,1 27.272.457
kiểm toán 40A Khoa kế toán
22
Ebook.VCU www.ebookvcu.com
công 7
..... ....... ........ ..... ...... ...... ...... ..... ........ ... ....
Cộng 829,37 51.503.877 829,3
7
51.503.877
Tồn kho
31/12
-

Ngày 31 tháng 12 năm 2000
Ngời ghi sổ Kế toán trởng
Trên cơ sở số liệu của các sổ chi tiết vật liệu mở cho từng loại vật liệu
kế toán chi tiết lên bảng tổng hợp nhập xuất tồn củ tất cả các loại vật liệu trên
cùng một bảng , mỗi loại vật liệu chiếm 1 dòng.
3.6. Kế toán tổng hợp vật liệu.

Dựa trên cơ sở các chứng từ do kế toán đội gửi lên kế toán vl tiến hành
lập các bảng kê. Bảng kê chứng từ đợc lập riêng cho từng công trình là bảng tập
hợp chứng từ có phân loại theo định khoản. Bảng kê chính là cơ sở để lập các
chứng từ ghi sổ. Hiện nay do chính sách mới công ty giao cho đôi xây dựng
tự lo lấy khâu nguyên vật liệu nên chủ yếu là sử dụng bảng kê TK1362 bên Có
để tập hợp chứng từ nhập mua vật liệu. Hầu hết các bảng kê đều do kế toán đội
lậpvà gửi lên nhng cũng có công trình bảng kê chứng từ do kế toán vật liệu lập.
Thông thờng kế toán sẽ tập hợp chứng từ để theo dõi chi phí riêng cho từng
công trình. Tất cả các chứng từ phát sinh có liên quan đến công trình nh phiếu
nhập, phiếu xuất, các hoá đơn, giấy tạm ứng,... đợc tập hợp trong suốt quá
trình thi công công trình. Các bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ lập cho công
trình đó cũng đợc lu trong cặp hồ sơ đó. Cặp hồ sơ cho từng công trình sau khi
hoàn thành sẽ đợc bảo quản và lu trữ tại phòng tài vụ cuả công ty.
Bảng kê chứng từ phát sinh bên có TK 1362 ( Trích )
Quý IV- Công trình trờng công nhân cơ giới I Ninh Bình
SHCT
Nội dung
Tổng
số tiền
TK ghi bên Nợ
SCT NTCT TK152 TK1331 TK627
102 04/10 Mua khuôn 1.280.000 1.241.600 38.400
kiểm toán 40A Khoa kế toán
24
Ebook.VCU www.ebookvcu.com
cửa cho
công trình
103 05/10 Mua khoá
Minh Khai cho
công trình

63 05/10 Xuất khuôn cửa để
thi công trình
1.241.600 1.241.600
........ ...... ........ ....... ....... .......
kiểm toán 40A Khoa kế toán
25