Nghệ thuật đòi nợ 2 Business World Portal xin trân trọng trích đăng phần cuối từ cuốn sách "Nghệ thuật
đòi nợ" của Michael Johndjua.
Có lần, một nhóm tham gia hội thảo đã hỏi tôi:
- Thế bức thư nào có tác động nhất, theo ông?
- Có thể là bức thư như thế này: “Chào Ông. Ông đang nợ một khoản như thế này….Hãy
thanh toán hết cho chúng tôi.” Và ký tên.

Đương nhiên, đó là chuyện đùa thôi. Nhưng điều này chắc là sẽ có tác động đến người
nhận. Bởi nó rất dữ dội.
Chuẩn mực viết thư đã được lập ra vào thập niên 30 của thế kỷ trước. Và thời đó khác với
bây giờ, đặc biệt là với thông tin văn bản. Giờ đây, sau 7-10 năm, có rất nhiều văn bản
buộc chúng ta phải đọc, nghĩa là mọi thứ đập vào mắt chúng ta, trên các phương tiện
giao thông, phim ảnh, tivi, nói chung là những thông điệp mang tính chất quảng cáo. Và
trong quảng cáo thì chỉ rặt những động từ (hãy chờ, hãy tin, hãy ăn, hãy cầm lấy…). Còn
chúng ta trở nên dễ dàng lĩnh hội các văn bản ngắn gọn, cụ thể hơn là quảng cáo. Chúng
ta trở nên khó lĩnh hội những văn bản dài dòng, đặc biệt là những văn bản luật. Tôi
thường cảm thấy mệt mỏi và rối rắm khi đọc những văn bản như thế và không đủ kiên
nhẫn để đọc hết. Càng trẻ trung bao nhiêu, con người ta càng thụ động hơn trong phản
ứng với việc nhận thư từ bởi họ đang sống trong một thời đại khác – thời đại của tốc độ.
Hãy tạo ra một bức thư ngắn gọn, có nội dung và điều cơ bản là, phải kích động.
Các thể loại thư từ
Thư thứ nhất: Thăm hỏi

(thanh
toán ngay). Tác dụng của chữ ký
Nếu tôi gửi cho bạn bưu thiếp chúc mừng ngày lễ vớ chữ ký là Mikhail thì điều này
không trung hòa tý nào. Còn nếu tôi viết dòng “Trưởng phòng kinh doanh Mikhail” thì
bạn có thể nghĩ “Họ đang muốn bán món gì đây”. Nếu tôi ký “Chủ tịch công ty” thì bạn
sẽ nghĩ rằng “À, họ tôn trọng mình”. Còn nếu tôi ký “ Trưởng phòng tín dụng” thì hẳn
bạn sẽ tỏ ý nghi ngờ “Khoản nợ nào đây?” Nếu tôi ký “Luật sư” (Trưởng bộ phận pháp
chế) thì điều này thường gợi cho người nhận mong muốn đọc lại văn bản một lần nữa: “Ý
họ định nói gì giữa các dòng kia?” Tôi muốn bạn lưu ý đến tác dụng của chữ ký. Còn nếu
nói điều gì hiệu quả hơn cả thì chúng ta có thể bắt đầu từ lá thư thứ hai, tốt hơn là có chữ
ký của luật sư. Điều này khiến con nợ có cảm giác rằng, những gì bạn nói trong thư là rất
nghiêm túc và chuyên nghiệp.
Như vậy, chữ ký xác lập văn cảnh của lá thư và tác động đến người nhận: tác động
“mềm” nếu bức thư được ký bởi đại diện của bộ phận khách hàng (bộ phận bán hàng), vì
với bức thư thế này, khách hàng sẽ nghĩ rằng, công ty quan tâm đến họ như một khách
hàng chứ không phải đang mong được trả nợ.
Bức thư được ký bởi lãnh đạo công ty thường tạo ra ấn tượng trung hòa chính đáng. Một
số người nghĩ rằng, chữ ký của lãnh đạo công ty thường mang tính chất hình thức, rằng
đằng sau những chữ ký như vậy không tồn tại sự kiểm soát công nợ nào.
Hiệu quả hơn có lẽ là những bức thư được ký bởi “chuyên viên tín dụng”. Chuyên môn
của người ở vị trí này có thể tạo ra hiệu ứng tốt đối với các nhân viên của công ty – con
nợ.
Hiệu quả gay gắt hơn là những bức thư được ký bởi “luật sư” hoặc “Trưởng bộ phận
pháp chế”. Chúng ta thường khó mà quên được chữ ký của đại diện bộ phận an ninh công
ty, nhưng cũng thật là жестким, nếu như bức thư đề nghị khách hàng – con nợ của mình
nên “tạm lánh đi đâu đó” nếu không thanh toán đúng hạn.
Tôi cũng muốn nhắc nhở các bạn một chút rằng, trong khi nói chuyện điện thoại/nói

kiểu như “Thư nhắc nợ”. Và như vậy, rõ ràng là phong bì thư gắn liền với việc giám sát
công nợ. Phong bì màu đen thường tạo ra tác động mạnh. Tôi sẽ kể cho các bạn nghe về
chuyện này, bởi vì tôi đã từng nhận một chiếc phong bì như vậy.