100 điều doanh nhân trẻ cần biết
(Phần 12)

PHẦN 12: ĐƯA KINH DOANH VÀO QUY CỦ
56. Đưa mọi người vào quy củ: Công ty của bạn có thể được tổ chức một cách
có nề nếp và trật tự, nhưng còn các đối tác kinh doanh, cộng sự và trợ lý của bạn thì
sao? Dù mức độ quy củ của bạn có thế nào, thì sự tùy tiện hay thiếu tổ chức của các
người khác có thể tác động xấu tới công ty bạn. Bạn hãy thử một vài việc sau để “xếp
đặt” những người xung quanh vào đúng các vị trí mà bạn muốn:
-

Sử dụng những biện pháp tích cực: Thay vì chỉ tập trung phê phán sự thiếu
tổ chức của mọi người, bạn hãy khen ngợi những nỗ lực của họ trong việc tuân thủ các
quy định. Họ luôn biết rõ sự thiếu tổ chức của mình và, theo tâm lý chung, không thích
nghe những lời chỉ trích.
-

Hãy là tấm gương cho mọi người. Bạn không thể mong đợi một ai đó lắng
nghe bạn và rút kinh nghiệm từ những lời khuyên của bạn, nếu bạn không thể hiện
mình là một người ngăn nắp, có tổ chức. Nếu bạn thay đổi kiểu làm việc tùy hứng sang
phong cách làm việc có tổ chức, mọi người xung quanh bạn cũng sẽ nhận ra và làm
theo bạn.
-

Hãy kiên nhẫn, bởi vì mọi người có thói quen làm việc khác nhau. Bạn cần
biết rằng nếu một ai đó thay đổi thói quen làm việc buông tuồng, cẩu thả, hiệu suất lao
động của họ chắc chắn sẽ gia tăng. Bạn cần cho họ thời gian để thay đổi.
57. Dần dần từng bước: Các kế hoạch tổ chức lại công việc phải được thực
hiện từng phần trong một khoảng thời gian phù hợp. Dưới đây là một vài lời khuyên
giúp bạn từng bước thực hiện quy trình này:
-

-

Sắp xếp. Sau khi đã lấy ra mọi thứ, bạn hãy xếp chúng lại và đếm xem, liệu
bạn có cần đến ngần ấy thứ không.
-

Sàng lọc. Vài chục chiếc bút, thậm chí có những chiếc không có bất kỳ tác
dụng nào, hay hộp bánh đã hết có thể ngay lập tức được quẳng vào thùng rác tại nơi
làm việc.
-

Giữ lại. Dừng lại và suy nghĩ - nếu bạn đặt tất cả những vật dụng còn lại
vào ngăn kéo, thì chẳng mấy chốc ngăn kéo lại bừa bộn như cũ. Vậy thì bạn hãy phân
tích xem cái gì thực sự cần thiết để giữ lại.
-

Tìm vị trí. Đừng đặt mọi vật cần thiết vào cùng một ngăn kéo. Bạn hãy tìm
cho mỗi vật dụng một vị trí cất giữ phù hợp.
59. Viết ra giấy: Các chuyên gia khuyên rằng chủ doanh nghiệp nên sử dụng
không chỉ một, mà là hai danh sách các công việc cần làm. Danh sách chính bao gồm
những công việc có tính chất quan trọng và dài hạn, chẳng hạn như đẩy mạnh doanh
thu, hay mở rộng đối tượng khách hàng mới. Danh sách thứ hai bao gồm những công
việc thường nhật đề cập tới các bước đi cụ thể để thực hiện thành công danh sách thứ
nhất.

Một khi bạn đã có các danh sách trên ở dạng văn bản, hãy phân loại chúng theo
chủ đề, bên cạnh từng công việc là ghi chú về kế hoạch thực hiện, số điện thoại, mục
đích, lịch trình, công việc cần làm tại máy tính hay bàn làm việc, những gì có thể làm
tại bất kể đâu, và công việc nào là không cấp bách.


Thiết lập những thư mục dự án mới. Một dự án mới luôn làm phát sinh sự
bừa bãi nhất thời. Để tránh tình trạng này, bạn nên đặt tất cả những thông tin dự án
mới, các bản dự thảo và công việc giấy tờ liên quan vào một thư mục hồ sơ riêng.