Làm thế nào điều khiển cuộc họp
Khi doanh nghiệp của bạn phát triển thì quy mô các cuộc hội họp cũng tăng lên.
Những buổi gặp gỡ không chính thức cũng có thể đem lại hiệu quả, nhưng khi thời
gian eo hẹp và doanh nghiệp đang triển khai những dự án phức tạp thì mọi việc
cần được tiến hành có bài bản hơn. Trong quá trình làm việc với khách hàng,
nhiều khi bạn sẽ phải chủ trì một cuộc họp chính thức.
Bước 1: Ấn định mục tiêu
Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích người ta tham dự bởi vì họ cần
phải biết nó nhắm đến vấn đề gì. Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp tập trung vào
trọng điểm. Thông thường hội họp có một hoặc hai mục tiêu: để thông báo hoặc
quyết định một vấn đề nào đó. “ Thảo luận” không phải là mục tiêu hội họp.
Chẳng hạn, “Để quyết định việc định vị quảng cáo thương mại cho sê-ri 2000” là
một mục tiêu thiết thực của cuộc họp. Nó xác định trọng tâm và công bố rõ ràng
mục đích của cuộc họp, trong khi đó nếu mục tiêu là “Để thảo luận việc tiếp thị sê-
ri 2000” lại nghe có vẻ rất mơ hồ và có thể đưa mọi người đến chỗ thảo luận một
cách tản mạn thay vì phải đưa ra hành động cụ thể.
Bước 2: Tập trung nguời tham dự
Hãy lập danh sách những người tham dự buổi họp, và cân nhắc xem mỗi người có
cần tham dự từ đầu tới cuối buổi họp hay không (có thể họ tham gia qua hình thức
điện thoại kết nối hay chỉ cần họ ở một chủ đề nhất định). Hãy nhớ rằng, nếu bạn
làm mất thời gian của nguời khác, họ sẽ không muốn dự cuộc họp lần này và cả
những lần sau, nếu bạn là người chủ trì. Hãy xác định một cách dứt khoát về thời
gian tiến hành cuộc họp. Bạn cần phải tôn trọng lịch làm việc của những người
tham dự, và tạo sự thoải mái để họ có thể sắp xếp thời gian dự họp bằng cách nói
rằng: “Vui lòng lên kế hoạch dể tham dự và xin báo cho tôi biết nếu không thể thu
xếp được”. Hãy luôn phổ biến cho mọi người mục tiêu của buổi họp, thời gian bắt
đầu và kết thúc, đồng thời nhấn mạnh rằng buổi họp sẽ được bắt đầu đúng giờ.
Bước 3: Lập chương trình buổi họp
Chương trình họp là một danh mục các công việc chính cần xem xét để đạt được
mục tiêu của cuộc họp, là cái mà bạn sử dụng cho chính mình hoặc phân phát cho
tất cả những người dự họp. Việc phân phối chương trình họp có hai mặt: điểm

§ Nếu là người triệu tập cuộc họp, bạn còn có trách nhiệm phải lập biên bản hoặc
chỉ định người lập biên bản.
Bước 5: Những công việc tiếp theo
Khi cuộc họp đã kết thúc, bạn vẫn còn phải làm một số việc khác. Hãy hệ thống và
tóm tắt lại các ghi chú về diễn tiến của cuộc họp, những vấn đề đã được giải quyết,
những việc cần làm đối với những vấn đề cần đi sâu phân tích thêm. Bản tóm tắt
này được lập trên cơ sở các thông tin từ biên bản họp. Không nên trình bày quá dài
dòng- tốt nhất là một số điểm ở các dấu đầu dòng. Hãy đảm bảo rằng phải gửi lời
cám ơn những người đã tham dự cuộc họp. Chắc chắn mọi người sẽ hài lòng khi
họ được đánh giá cao việc đã dành thời gian dự họp. Hãy cập nhật kế hoạch thời
gian của dự án dựa vào các báo cáo tiến độ thực hiện công việc tại cuộc họp, trong
đó cần đảm bảo việc ấn định thời gian cho cuộc họp tiếp theo, kèm theo những yêu
cầu cấn phải đạt được.
Phổ biến kế hoạch thời gian công việc đã được cập nhật cho mọi người đã tham dự
cuộc họp.