Bài 2
Công tác văn thư - Công tác lưu trữ

I. Công tác văn thư
1. Khái niệm
Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy
tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với công văn đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối
với công văn đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào lưu trữ cơ quan.
2. Vị trí, tác dụng
a. Vị trí
Công tác văn thư là công tác quan trọng không thể thiếu được trong
hoạt động của tất cả các cơ quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể dù
lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng
đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình
hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện,
hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.
Công tác văn thư đối với hoạt động của cơ quan có thể ví như một sợi
dây chuyền trong một nhà máy tự động, sợi dây chuyền đó liên hệ tất cả các bộ
phận trong cơ quan với lãnh đạo, liên hệ các bộ phận với nhau, liên hệ cơ quan
đó với các cơ quan cấp trên và cấp dưới. Nếu sợi dây chuyền đó ngừng hoạt
động hoặc hoạt động không đều sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của nhà
máy.
b. Tác dụng
Công tác văn thư có tác dụng rất lớn trong hoạt động của các cơ quan
Đảng, Nhà nước, đoàn thể.
- Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động của các
cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ
Công văn giấy tờ là phương tiện quản lý. Làm tốt công tác văn thư sẽ
giúp cho lãnh đạo cơ quan qua công văn giấy tờ chỉ đạo được chính xác, hiệu
quả, không sót việc, chậm việc. Ngược lại công tác văn thư làm không tốt sẽ

nghị
chuyên viên, cán bộ
- Sửa và duyệt bản thảo chuyên viên, thủ trưởng
- Đánh máy, in nhân viên đánh máy
- Trình ký văn thư
- Ký thủ trưởng
- Đóng dấu, quản lý con dấu chặt chẽ, sử dụng
con dấu đúng quy định
văn thư
- Vào sổ và làm thủ tục gửi đi văn thư
- Cấp phát giấy đi đường, giấy giới thiệu văn thư
- Nhận, vào sổ công văn đến văn thư
- Phân phối công văn đến thủ trưởng
- Chuyển giao công văn đến văn thư
- Theo dõi giải quyết công văn đến
+ Theo dõi giải quyết về nội dung thủ trưởng
+ Theo dõi thời gian giải quyết văn thư
- Lập hồ sơ tất cả những người liên
quan đến công văn giấy tờ
- Nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tất cả những người có hồ
sơ
Nội dung công tác văn thư gồm nhiều khâu nghiệp vụ liên quan mật
thiết với nhau; nếu một khâu làm không tốt, sẽ ảnh hưởng đến các khâu khác.
Trong toàn bộ quy trình công tác văn thư, có nhiều người tham gia, từ thủ
trưởng đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ văn thư ... Vì vậy để làm tốt công tác văn
thư mọi người cần xác định rõ trách nhiệm để hoàn thành tốt phần việc của
mình.
2
Trong một cơ quan, cán bộ văn thư tiến hành công tác chuyên môn như:
tiếp nhận, đăng ký công văn đến, chuyển giao và theo dõi thời hạn giải quyết

hành chính của Đảng cộng sản Việt nam là Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị,
Thông tri...
- Tài liệu khoa học kỹ thuật
Tài liệu khoa học kỹ thuật có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên
cứu khoa học, phát minh sáng chế, thiết kế xây dựng cơ bản, về thiết kế và chế
tạo các sản phẩm công nghiệp... Tài liệu khoa học kỹ thuật có nhiều loại như:
bản vẽ, bản thuyết minh kỹ thuật, biểu đồ...
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình
3
Là các loại hình tài liệu phản ánh các hoạt động văn hoá xã hội, lao
động sáng tạo của con người và các hoạt động phong phú khác. Tài liệu này
có khả năng ghi và tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh, âm thanh. Tài liệu bao
gồm âm bản các bức ảnh, các băng, đĩa ghi âm, ghi hình...
d. ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các hoạt động chính trị,
kinh tế, văn hoá, khoa học... của loài người.
* ý nghĩa chính trị: Tài liệu lưu trữ mang tính chất giai cấp rõ rệt, bất kỳ
thời đại nào, các giai cấp đều sử dụng tài liệu lưu trữ để bảo vệ quyền lợi giai
cấp mình. Ở nước ta, sau khi giành được chính quyền, Đảng và Nhà nước đã
tiến hành tập trung quản lý tài liệu lưu trữ và triệt để sử dụng nhằm phục vụ
cho sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế, văn hoá, củng cố quốc phòng,
bảo vệ đất nước...
* ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa kinh tế to lớn; nội dung tài
liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành,
từng nhà máy, xí nghiệp... Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để tài liệu lưu trữ sẽ
mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân.
* ý nghĩa khoa học: Tài liệu lưu trữ được sử dụng làm tư liệu tổng kết
các qui luật vận động và phát triển sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội và
tư duy. Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt trong nghiên cứu lịch sử. Bất kỳ
tài liệu lưu trữ nào ít nhiều đều chứa đựng những thông tin chân thực về xã hội

* Quản lý việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ
Việc quản lý chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được phân cấp như sau:
- Ở các cơ quan Đảng do Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng.
- Ở các cơ quan Nhà nước do Cục Lưu trữ Nhà nước.
Mục đích: bảo đảm sự thống nhất về nghiệp vụ, tạo điều kiện sử dụng
triệt để và có hiệu quả tài liệu lưu trữ Đảng và Nhà nước.
III. Tính chất và mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ
a. Tính chất cơ mật: Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà
nước, của ngành, của cơ quan... Vì vậy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài
liệu, đòi hỏi công tác văn thư, lưu trữ phải tuân theo những nguyên tắc, chế độ,
thủ tục chặt chẽ; cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải luôn luôn nêu cao
tinh thần trách nhiệm, cảnh giác cách mạng, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành
nghiêm chỉnh các qui chế về bảo vệ tài liệu.
b. Tính chất khoa học: Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất
lớn, để tổ chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu
trữ phải được tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận
riêng.
2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ
Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có nội dung nghiệp
vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau:
- Nguồn tài liệu chủ yếu và vô tận bổ sung cho các kho lưu trữ là tài liệu
văn thư. Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ có và giữ lại được đầy đủ tài liệu để
bổ sung cho kho lưu trữ.
- Tài liệu trong một cơ quan làm ra bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể
loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào kho lưu trữ sẽ tạo
điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, xác định giá trị tài liệu và phục vụ khai
thác.
- Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được
tình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất