Tiểu luận Tổ chức quản lý

Lời nói đầu
Bớc vào thế kỷ thứ 21, loài ngời đang chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại
của cuộc cách mạng khoa học công nghệ trong mỗi lĩnh vực của xã hội. Sự phát
triển các xa lộ thông tin liên lạc đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, các
vùng và làm cho mọi ngời có hiểu biết nhanh, đầy đủ hơn về vấn đề mình quan
tâm. Trên thực tế thông tin đã đợc coi là yếu tố quyết định sự thành công của
một tổ chức. V.I Lê Nin đã khẳng định : Không có thông tin thì không có thắng
lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, kể cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất .
Và trong bất kỳ hoạt động nào của các cơ quan, tổ chức cũng cần có
thông tin. Đối với các hoạt động kinh doanh, thông tin lại càng cần thiết, nó tạo
tiền đề cho sự thành công của doanh nghiệp. Tuỳ theo các nhu cầu lãnh đạo
quản lý của Giám đốc để phục vụ cho điều hành, sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp mà đặt ra những yêu cầu nội dung cụ thể về tổ chức thu thập và xử lý
thông tin.
Marion Harper cho rằng : Quản trị giỏi một doanh nghiệp là biết quản trị
tơng lai của nó, và biết quản trị tơng lai là biết quản trị thông tin . Thông tin đ-
ợc xem là máu của tổ chức; nó là mạch gắn những bộ phận phụ thuộc của tổ
chức lại với nhau. Song không phải thông tin nào cũng có giá trị cho công tác
quản trị. Bởi vậy, em xin chọn đề tài tiểu luận của mình là : Tầm quan trọng
của nguyên tắc : Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp
thời, trung thực và có độ tin cậy cao , nhằm làm sáng tỏ thêm tầm quan
trọng của việc cung cấp thông tin trong doanh nghiệp sao cho hoạt động doanh
nghiệp đạt hiểu quả nhất.
1
Tiểu luận Tổ chức quản lý

Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trong khoa Quản lý doanh nghiệp đã
giúp đỡ em hoàn thành bài tiểu luận của mình.
2

- Thông tin là những dữ liệu có thể nhận thấy, hiểu đợc và khi sắp xếp lại với
nhau chúng trở thành những kiến thức cụ thể phục vụ cho yêu cầu, mục đích của
con ngời.
Ngời ta thờng xét một dữ liệu hoặc thông báo về hai mặt :
- Mặt dung lợng thông tin chứa trong dữ liệu hoặc thông báo đó. Một dữ liệu đợc
coi là có dung lợng thông tin lớn nếu nó phản ánh đợc nhiều mặt, nhiều đặc trng
của đối tợng nghiên cứu.
- Mặt chất lợng thông tin chứa trong dữ liệu hoặc thông báo đó. Một dữ liệu đợc
coi là có chất lợng cao nếu nó phản ánh những mặt bản chất, những đặc trng chủ
yếu, quy luật hoạt động và phát triển của đối tợng nghiên cứu.
Hai mặt dung lợng thông tin và chất lợng thông tin trong một dữ liệu hoặc
thông báo không tách dời nhau, không đối lập nhau.
1.2. Khái niệm thông tin trong quản trị kinh doanh.
Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị nói riêng
đều cần có thông tin. Thông tin đợc nhiều ngời xem là nguồn lực thứ t.
Thông tin đợc hiểu là :
- Thông tin là những tin tức mới, đợc thu nhận, đợc cảm thụ và đợc đánh giá là có
ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một vấn đề nào đó.
- Thông tin là những tin tức đợc chủ thể quản lý nhận thức, đánh giá là có ích cho
việc ra quyết định, hoặc giải quyết một công việc nào đó trong quá trình quản lý
và điều hành.
4
Tiểu luận Tổ chức quản lý

Nh vậy chúng ta có thể hiểu :
Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình
cũng nh trong môi trờng quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải
quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị của một tổ chức.
2. Một số đặc trng cơ bản của thông tin.
- Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể tồn kho, sản xuất để dùng dần

phản ánh. Đây là một quan hệ hai ngôi. Từ đối tợng đợc phản ánh tới chủ thể đ-
ợc phản ánh đợc coi là hớng của thông tin, thiếu một trong hai ngôi, thông tin
không có hớng và thực tế không còn ý nghĩa của thông tin nữa.
II. Vai trò của thông tin đối với doanh nghiệp.
1. Vai trò bao trùm của thông tin đối với doanh nghiệp.
- Thông tin quyết định sự thành bại của doanh nghiệp.
- Thông tin là cơ sở quan trọng giúp nhà lãnh đạo doanh nghiệp tổ chức điều hành
quản lý doanh nghiệp.
- Thông tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực hiện các kế
hoạch đó đạt hiệu quả.
6
Tiểu luận Tổ chức quản lý

- Thông tin trực tiếp giúp cho các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của doanh
nghiệp.
Ngoài những tham gia đóng góp trực tiếp trong các công việc tính toán, thống
kê, phân tích phục vụ các hoạt động chuyên môn (nh sản xuất, kinh doanh các
sản phẩm, các mặt hàng khác nhau, phát triển thị trờng tiêu thụ, mở rộng và khai
thác dịch vụ ). Thông tin ngày càng khẳng định vai trò tích cực, có tính quyết
định, đối với các hoạt động quản lý và điều hành, nhất là trong môi trờng kinh
doanh mang tính cạnh tranh gay gắt và xu thế khu vực hoá, toàn cầu hoá.
2. Một số vai trò cụ thể của thông tin đối với doanh nghiệp.
Cũng giống nh các hoạt động khác, quản trị kinh doanh cần nắm vững
tình hình một cách chính xác, kịp thời bằng những con số cụ thể, muốn vậy phải
có thông tin, thông tin trở thành khâu đầu tiên, có tính cơ bản của quản trị kinh
doanh.
2.1. Vai trò công cụ tính toán, phân tích, thống kê, tổng hợp phục vụ cho việc
ra quyết định quản lý.
Ra quyết định là một công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọng
của các nhà quản trị. Để ra đợc một quyết định đúng đắn của các nhà quản trị

mở, t vấn khi thiết kế các phơng án hoặc lựa chọn quyết định tối u. Chính xác
hơn, vai trò cố vấn của nó thể hiện ở nhiều khâu : phân tích tình hình, xác định
8
Tiểu luận Tổ chức quản lý

mục tiêu, đề xuất và lựa chọn tiêu chuẩn tối u, phơng án tốt hơn, quy định các
điều kiện ràng buộc và xây dựng thuật toán giải thích tổng hợp. Các hệ hỗ trợ
quyết định, hệ phân tích thống kê, hệ chuyên gia đ ợc sử dụng thờng xuyên để
làm tốt công việc cố vấn của mình.
Ngày nay, hệ thống thông tin đợc xem là ngời cố vấn sáng suốt và trung
thực, đáng tin cậy và thực sự cần thiết của mỗi nhà lãnh đạo trong hoạt động
quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
III. yêu cầu đối với thông tin trong quản trị doanh nghiệp.
Xuất phát từ yêu cầu quản lý, ngời ta sẽ quyết định việc thu thập thông
tin, xử lý, lu trữ, sử dụng khai thác, trao đổi, phổ biến thông tin nh thế nào ? Nh
vậy không phải tất cả mọi thông tin đều đợc đánh giá, xem xét nh nhau, vì vai
trò và ý nghĩa của chúng có thể rất khác nhau, kể cả công dụng trớc mắt hoặc
lâu dài. Số lợng thông tin là vô cùng, trong khi đó, khả năng thu thập và phân
tích, xử lý, lu trữ của trang thiết bị, cho dù mạnh đến mấy cũng chỉ là hữu hạn.
Bởi vậy, quyết định về nguyên tắc, cách thức lựa chọn thông tin là hết sức quan
trọng. Chỉ trên cơ sở quyết định đúng, mới có đủ thông tin để phục vụ cho việc
sử dụng và khai thác một cách có hiệu quả, tránh đợc những lãng phí không cần
thiết.
Để thông tin có thể đợc sử dụng và khai thác có hiệu quả, điều trớc tiên là
thông tin phải có chất lợng, cụ thể và phải đáp ứng đủ các nguyên tắc sau :
1. Thông tin phải đầy đủ.
Thông tin phải đầy đủ, nghĩa là phải phản ánh đợc tất cả những khía cạnh
cần thiết, không để xẩy ra tình trạng chỉ cung cấp một vài hình ảnh phiếm diện,
9
Tiểu luận Tổ chức quản lý