LỜI MỞ ĐẦU
I. Lý do chọn đề tài
Thực hiện chủ trương phát triển và mở rộng thanh toán qua ngân hàng để
từng bước phù hợp với quá trình chuyển đổi sang nền kinh tế thị trường có sự quản
lý của Nhà nước, ngành ngân hàng đã từng bước triển khai mạnh mẽ các công việc
cụ thể là: hoàn thiện hoá các thể lệ thanh toán hiện đại hoá công nghệ ngân hàng.
Thực hiện chủ trương hiện đại hoá công nghệ ngân hàng, đổi mới các nghiệp
vụ ngân hàng để phục vụ tốt nhất khách hàng trong nước, từng bước hội nhập với hệ
thống tài chính tiền tệ khu vực và quốc tế, phương thức thanh toán điện tử đã ra đời
nối mạng toàn quốc trong hệ thống Ngân hàng công thương Việt Nam.
Dưới sự lãnh đạo của Đảng, Chính phủ và của NHNN, đến nay có thể nói chủ
trương trên được thực hiện là phù hợp với tình hình thực tế. Tuy phương thức thanh
toán điện tử mới được đưa vào áp dụng trong vài năm trở lại đây, nhưng qua kết quả
đã minh chứng rằng việc mở rộng thanh toán điện tử là cần thiết, hoàn toàn có khả
năng thực hiện tốt thanh toán điện tử sẽ góp phần tạo thêm nguồn vốn cho sự nghiệp
CNH-HĐH đất nước, giảm lượng tiền mặt lưu thông trên thị trường, thúc đẩy tiến
trình đổi mới công nghệ thanh toán qua ngân hàng. Bên cạnh những ưu điểm,
phương thức thanh toán điện tử cũng còn bộc lộ một số hạn chế cần được nghiên
cứu để hoàn thiện hơn nữa.
Xuất phát từ mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nghiên cứu các
giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thanh toán của NHTM nói chung và của chi
nhánh Ngân hàng công thương Hai Bà nói riêng.
Vì vậy em đã chọn đề tài "Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng
công tác thanh toán điện tử tại NHCT Hai Bà Trưng".
II. Phạm vi nghiên cứu của đề tài
1. Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản, tình hình thực tế tại chi nhánh
NHCT Hai Bà Trưng về công tác thanh toán điện tử.
2. Thời gian nghiên cứu được tập trung chủ yếu ở năm 2003 và năm 2004.
Do điều kiện về khả năng nghiên cứu, hiểu biết của cá nhân còn hạn chế, thời
gian thực tế chưa nhiều nên bài viết của em không tránh khỏi những thiếu xót. Em
Trang 1

của ngân hàng đối với nền kinh tế và điều hoà vốn trong nội bộ ngân hàng.
Thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán giữa các ngân hàng chính là thực hiện
được yêu cầu của công tác thanh toán không dùng tiền mặt đó là: nhanh chóng, kịp
thời, chính xác, an toàn tài sản, tăng nhanh vòng quay vốn góp phần tiết giảm chi
phí lưu thông do không phải in ấn vận chuyển tiền mặt từ nơi này sang nơi khác.
Để thực hiện tốt nghiệp vụ thanh toán qua lại giữa các ngân hàng thì đòi hỏi
ngân hàng phải cải tiến thể lệ, chế độ thanh toán không dùng tiền mặt cho phù hợp
với yêu cầu của việc trao đổi thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ của toàn xã hội, tăng
Trang 6
cường trang thiết bị kỹ thuật phục vụ thanh toán nhanh chóng chính xác, cải tiến
việc điều hành và quản lý vốn trong ngân hàng.
2. Ý nghĩa
Thanh toán vốn giữa các ngân hàng là hoạt động nghiệp vụ nhằm thực hiện
đầy đủ chức năng trung gian thanh toán của ngân hàng và góp phần thực hiện các
chức năng cơ bản khác nhau của ngân hàng.
Là nghiệp vụ tạo nên mối liên hệ nối liền các cơ sở Ngân hàng thành một hệ
thống chặt chẽ, tạo điều kiện thu hút vốn nhàn rỗi vào Ngân hàng.
Có tác động qua lại và ảnh hưởng đến bản chất của các công cụ hiện có trên
thị trường tiền tệ, tác động đến mức dự trữ của các ngân hàng, từ đó có tác động đến
cơ chế truyền động của chính sách tiền tệ.
3. Các nguyên tắc
Tổ chức tốt công tác thanh toán giữa các ngân hàng trong nền kinh tế được
nhanh chóng, chính xác từ đó góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn.
Tăng cường quá trình kiểm soát các nghiệp vụ thanh toán, hạn chế di chuyển
tiền mặt giữa các địa phương từ đó hạ chế các hiện tượng tham ô, lợi dụng và tiết
kiệm đáng kể chi phí lưu thông.
Phát huy vai trò của ngân hàng trong việc tập trung công tác thanh toán của
nền kinh tế, tăng cường nguồn vốn cho hoạt động ngân hàng.
Coi quá trình thanh toán giữa các ngân hàng là một khâu của quá trình thanh
toán không dùng tiền mặt.

vi tính hiện hành là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong hệ
thống Ngân hàng Công thương Việt Nam.
- Mọi khách hàng giao dịch với Ngân hàng Công thương Việt Nam đều được
tham gia hệ thống thanh toán điện tử theo cơ chế thanh toán qua ngân hàng ban hành
theo quyết định số 22/QĐ-NH1 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước và các văn bản
hướng dẫn của Tổng giám đốc Ngân hàng Công thương Việt Nam.
Trang 8
Trang 9
Trang 10
Trang 11
Trang 12
Trang 13
Trang 14
Trang 15
3. Quy trình hạch toán
3.1. Tại ngân hàng phát lệnh (NHPL)
3.1.1. Tạo lập lệnh thanh toán
3.1.1.1. Lệnh thanh toán tạo lập từ chứng từ giấy
- Khách hàng có nhu cầu thanh toán, chuyển tiền lập và nộp vào NHPL các
chứng từ hợp lệ, hợp pháp theo cơ chế thanh toán của ngân hàng nhà nước và hướng
dẫn của ngân hàng công thương đối với từng thể thức thanh toán.
- Kế toán viên giao dịch (KTV) nhận được chứng từ của khách hàng nộp vào,
kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản của
khách hàng (lệnh thanh toán trích từ TK tiền gửi của khách hàng). Nếu đủ điều kiện,
KTV nhập chứng từ vào chương trình kế toán giao dịch. Sau đó ghi số lệnh thanh
toán và ký tên lên chứng từ gốc, chuyển cho trưởng phòng kế toán hoặc người được
uỷ quyền (KSV) để tính ký hiệu mật (KHM).
- KSV căn cứ vào chứng từ gốc do KTV chuyển đến, kiểm soát lại tính hợp
lệ, hợp pháp của chứng từ gốc theo quy định. Nếu đủ điều kiện thanh toán, KSV vào
phần kiểm soát để kiểm tra lệnh thanh toán trên máy tính. KSV nhập lại các yếu tố

Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Khi nhận được điện chấp nhận lệnh thanh toán nợ (mẫu 17 - CTĐT), KSV
kiểm tra KHM, nếu hợp lệ chương trình tự động hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Có: TK khách hàng
Trường hợp NHNL từ chối thanh toán đối với lệnh thanh toán nợ, NHNL lập
lệnh thanh toán nợ nội bộ trả lại NHPL, trong nội dung phải ghi rõ lý do từ chối.
NHPL hạch toán:
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Có: TK ĐCV trong kế hoạch
Các trường hợp thanh toán séc bảo chi, séc chuyển tiền thực hiện theo điểm
2.1.2. dưới đây.
3.2.1.2. Lệnh thanh toán nội bộ
- Đối với lệnh thanh toán có
Nợ: TK thích hợp
Trang 17
Có: TK trong kế hoạch
- Đối với lệnh thanh toán nợ (sử dụng để thanh toán séc bảo chi, séc chuyển
tiền và các chuyển tiền nội bộ khác theo hướng dẫn cụ thể của NHCTVN):
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK thích hợp
- Trường hợp chi nhánh chuyển vốn điều hoà về NHCT TW:
Hàng ngày khi cân đối vốn kinh doanh, quỹ đảm bảo thanh toán tại chi nhánh
vượt tỷ lệ quy định, chi nhánh chuyển vốn về NHCTVN. Trên cơ sở số vốn phải
nộp, kế toán viên lập chứng từ trích TK tiền gửi của chi nhánh tại NHNN trên địa
bàn theo quy chế thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán để chuyển
sang NHNN. Đồng thời KTV lập lệnh thanh toán chuyển về NHCTVN (số hiệu
999) và hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch

điều kiện thanh toán, NHNL hạch toán vào TK ĐCV chừo thanh toán sau đó lập
lệnh thanh toán chuyển trả NHPL, trong nội dung lệnh thanh toán ghi rõ lý do từ
chối.
* Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp cho các điểm giao dịch trực tiếp thuộc
CN.
- Các lệnh thanh toán này được chương trình tự động hạch toán và tự động
chuyển tiếp đến điểm giao dịch.
- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chuyển tiền đến (mẫu 03-CTĐT) theo
nhóm riêng để theo dõi đối chiếu với điểm giao dịch.
* Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp ra ngoài hệ thống.
- KSV lựa chọn nhóm lệnh thanh toán theo từng hệ thống (bù trừ, TTLNH…)
để kiểm tra KHM theo lô. Chương trình tự động định khoản và hạch toán vào tài
khoản thích hợp đối với từng hệ thống thanh toán.
- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theo
từng nhóm thanh toán để thực hiện chuyển tiếp.
- Đối với lệnh thanh toán đến để đi thanh toán bù trừ giấy, kế toán CTĐT in
phục hồi lệnh thanh toán ra giấy để lập bảng kê đi thanh toán bù trừ theo quy định
của NHNNVN.
Trang 19
- Các chứng từ nhận đến từ điểm giao dịch để đi thanh toán song biên được
chương trình tự động hạch toán và chuyển tiếp về trung tâm thanh toán.
* Đối với lệnh thanh toán chuyển tiếp đi chi nhánh NHCT khác (chứng từ
nhận đến từ các điểm giao dịch trực thuộc CN để chuyển tiếp đi CN NHCT khác)
- Các lệnh thanh toán này được hệ thống tự động hoạch toán và tự động
chuyển tiếp đến ngân hàng nhận lệnh.
- Kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu chứng từ nhận đến từ điểm giao dịch
(mẫu 03-CTĐT) để kiểm tra và lưu trữ.
* Đối với lệnh thanh toán giữa các điểm giao dịch trong cùng CN.
- Lệnh thanh toán được hạch toán tự động và tự động chuyển tiếp đến điểm
giao dịch nhận lệnh.

* Trường hợp nhận được các chuyển tiền ra ngoài hệ thống trước giờ khoá sổ
của các hệ thống thanh toán song biên, liên NH…
- KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán vào
tài khoản thích hợp được đăng ký trong chương trình và tự động tạo chứng từ đi cho
thanh toán song biên, liên NH…
- KTV tại TTTT in báo cáo đối chiếu chứng từ đến (mẫu 03-CTĐT) theo
từng nhóm thanh toán riêng để làm cơ sở kiểm soát chuyển tiếp ra ngoài hệ thống.
* Trường hợp nhận được lệnh thanh toán ra ngoài hệ thống sau giờ khoa sổ
của các hệ thống thanh toán song biên, liên NH…
- KSV tại TTTT kiểm tra KHM theo lô, chương trình tự động hạch toán vào
tài khoản ĐCV chờ thanh toán.
- KTV in thống kê chứng từ tồn đọng theo từng nhóm riêng để theo dõi đối
chiếu
- Vào ngày giao dịch kế tiếp, TTTT lựa chọn các lệnh thanh toán còn tồn
đọng kích hoạt để chương trình tự động vớt đi cho thanh toán song biên, liên NH…
và kết sinh bút toán tất toán tài khoản ĐCV chờ thanh toán cho các chứng từ tồn
đọng được lựa chọn.
3.2.3.3. Xử lý các khoản chuyển tiền nội bộ giữa TTTT với chi nhánh.
- Các chuyển tiền tạo lập từ chứng từ giấy để chuyển đi các chi nhánh NHCT
được thực hiện như đối với chứng từ đi từ chi nhánh (mục I điểm 1.1)
Trang 21
- Các chuyển tiền nội bộ nhận đến từ các chi nhánh được xử lý như đối với
các lệnh thanh toán nội bộ tại các chi nhánh (mục II điểm 1.1.1)
3.2.3.4. Hạch toán
* Đối với chuyển tiền giữa các chi nhánh trong hệ thống:
- Đối với lệnh thanh toán Có:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL.
Có: TK ĐCV trong kế hoạch NHPL.
- Đối với lệnh thanh toán Nợ:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch NHNL.

Khi chi nhánh cần tiếp vốn, TTTT căn cứ giấy đề nghị tiếp vốn của chi nhánh
đã được NHCTVN phê duyệt, lập chứng từ thanh toán qua NHNN để trích tài khoản
tiền gửi của NHCTVN tại NH Nhà nước Trung ương chuyển tiếp vốn cho NH xin
tiếp vốn. Đồng thời lập lệnh thanh toán và hạch toán:
Nợ: TK ĐC vốn trong KH (CN nhận vốn).
Có: TK tiền gửi TT tại sở giao dịch NHNNVN
Cuối ngày, kế toán CTĐT in báo cáo đối chiếu ch uyển tiền đi, đến trong
ngày để kiểm tra tính đúng đắn của số liệu trước khi khoá sổ cuối ngày. Các báo cáo
này thực hiện lưu trữ cùng các chuyển tiền đi, đến trong ngày. Ngoài ra, các đơn vị
thanh toán thực hiện in các loại báo cáo sau:
+ Đối với chi nhánh và TTTT in báo cáo 02,03,04,14,15,16 CTĐT.
3.2.4. Sai sót và điều chỉnh
3.2.4.1. Sai sót và điều chỉnh tại ngân hàng phát lệnh (NHPL).
* Sai sót phát hiện khi chưa tính KHM.
Mọi sai sót phát hiện khi chưa tính KHM, KTV được phép sửa lại cho đúng.
* Sai sót phát hiện sau khi KSV đã tính KHM
Các sai sót phát hiện sau khi lệnh thanh toán đã được tính KHM đều phải
được điều chỉnh bằng bút toán. Cụ thể, từng trường hợp được xử lý như sau:
- Chuyển tiền thiếu:
Khi phát hiện chuyển tiền thiếu, KTV căn cứ vào chứng từ gốc và lệnh toán
chuyển đến thiếu để lập bổ sung. Nội dung lệnh thanh toán lập bổ sung phải ghi rõ
chuyển bổ sung cho lệnh thanh toán số… ngày… và hạch toán như các lệnh thanh
toán đi bình thường.
- Chuyển tiền thừa:
Trang 23
Khi phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi, ngân hàng
phát lệnh phải lập ngay điện thông báo (mẫu 13-CTĐT) và lập biên bản chuyển tiền
thừa gửi ngân hàng nhận lệnh để có biện pháp xử lý kịp thời. Tuỳ từng trường hợp
cụ thể, NHPL xử lý như sau:
+ Trường hợp phát hiện chuyển tiền thừa sau khi đã gửi lệnh thanh toán đi

nguyên nhân, quy trách nhiệm của những người liên quan và xử lý hạch toán:
Đối với lệnh thanh toán có:
Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa và chứng từ gốc để lập phiếu điều chỉnh
hạch toán:
Nợ: TK các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây sai sót)
Nợ đỏ: TK thích hợp (TK đã trích thừa)
Đồng thời lập điện tra soát gửi NHNL để yêu cầu hoàn trả số tiền thừa và ghi
nhập sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý. Nếu NHNL đã chi trả số tiền thừa cho
người hưởng, NHPL gửi biên bản chuyển tiền thừa đến NHNL để NHNL tìm biện
pháp thu hồi.
Khi nhận được lệnh thanh toán có chuyển trả số tiền thừa hoặc một phần số
tiền thừa nói trên, NHPL hạch toán:
Nợ: TK ĐCV trong kế hoạch
Có: TK các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây sai sót)
Đồng thời ghi xuất sổ theo dõi chuyển tiền thừa chờ xử lý
Trường hợp NHNL trả lời không thu hồi được thì NHPL căn cứ vào biên bản
cùng hồ sơ liên quan của NHNL gửi đến. NHPL nhận được, kiểm tra, đối chiếu với
biên bản chuyển tiền thừa trước đây để xác định số đã thu hồi được, số còn phải thu
hồi, xác định người chịu trách nhiệm. Đồng thời lập hội đồng để xử lý theo chế độ
hiện hành.
Đối với lệnh thanh toán nợ:
Lập phiếu điều chỉnh hạch toán:
Có đỏ: TK thích hợp
Có: TK ĐCV chờ thanh toán
Đồng thời lập lệnh thanh toán có chuyển đến NH nhận lệnh để huỷ số tiền
chuyển thừa trên lệnh thanh toán nợ
Nợ: TK ĐCV chờ thanh toán
Có: TK ĐCV trong kế hoạch
* Chuyển tiền ngược vế
Trang 25