ĐỀ ÁN

“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức
bộ máy quản lý ở công ty
TNHH Minh Trí”
Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh

********************************************************************************
**************************************
Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2
********************************************************************************
****************************************1
LỜI NÓI ĐẦU
Drucker, một nhà kinh tế học đã nói: “quản lý kinh doanh không phải là nhiệm
vụ thích ứng mà là một nhiệm vụ sáng tạo. Có nghĩa là tạo ra các điều kiện kinh tế và
thay đổi chúng khi cần thiết hơn là thích ứng với chúng một cách ngoan ngoãn và thụ
động”. Như vậy, quản lý có ý nghĩa rất lớn đối với việc phát triển nền kinh tế. Ngày
nay, quản lý vừa là khoa học vừa là nghệ thuật, nó đang là vấn
đề thu hút sự quan tâm
của nhiều người. Một xã hội được cấu tạo nên từ những gia đình. Một nền kinh tế
được tạo nên từ những doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp để
Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh

********************************************************************************
**************************************
Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2
********************************************************************************
****************************************2
Phần I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN
LÝ TRONG DOANH NGHIỆP
I.MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN.
Nền kinh tế càng phát triển thì việc tối ưu hoá cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở
tất cả các cấp, các ngành và đối với từng doanh nghiệp của nền kinh tế quốc dân
càng đặt ra cấp thiết. Cơ cấu tổ chức bộ máy quả
n lý có vai trò quan trọng trong việc
nâng cao hiệu quả kinh tế- xã hội. Xuất phát từ vai trò quan trọng của bộ máy quản
lý, do đó bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn phát triển thì phảI xây dựng và hoàn
thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp. Việc xây dựng và hoàn thiện cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên cơ sở khoa học của nó. Vì vậy, nghiên cứu
một số
khái niệm cơ bản về quản lý và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong nghiệp là

**************************************
Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2
********************************************************************************
****************************************3
những người lao động riêng biệt. Nừu chức năng này không được thực hiện thì quá
trình hợp lý của lao động hợp tác không thể tiến hành được.
C.Mac viết: “Mọi hình thái sản xuất đều sinh ra những quan hệ quản lý riêng
của nó…”. Hoạt động quản lý trong xã hội sẽ mang dấu ấn của xã hội đó. Nó có mỗi
quan hệ chặt chẽ với chế độ sở hữu và các quan hệ kinh tế phát sinh từ ch
ế độ xã hội
đó.
Ngày nay, khoa học quản lý càng trở nên quan trọng và có nhiều quan đIúm
quản lý khác nhau tùy thuộc vào đối tượng quản lý và phạm vi quản lý.
-Theo lĩnh vực sản xuất: quản lý được hiểu là quá trình tính toán, lựa chọn các
biện pháp để chỉ huy, phối hợp, đIũu hành quá trình sản xuất kinh doanh bằng những
công cụ quản lý như: kế hoạch định mức, thống kê kế toán, phân tích kinh doanh,
thông tin kinh tế … để
sản xuất đáp ứng được ba yêu cầu:
+ Yêu cầu của thị trường về số lượng, chất lượng, giá cả và thời đIúm.
+Đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi.
+ Tôn trọng pháp luật Nhà nước.
- Theo lĩnh vực kinh doanh: quản lý là sự tác động có tổ chức, có tính hướng
đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trồi của hệ thống, sử
dụ
ng một cách tốt nhất các tiềm năng cơ hội của hệ thống đó để đưa hệ thống đó đến
một mục tiêu đã định trong đIũu kiện môi trường luôn biến động


********************************************************************************
**************************************
Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2
********************************************************************************
****************************************4
Quản lý còn được hiểu là quá trình tác động một cách có hệ thống, có tổ chức
đến tập thể những người lao động trong doanh nghiệp với nhiệm vụ liên kết những
mục tiêu xác đáng kế hoạch phát triển của doanh nghiệp, đến ý đồ về công việc hay
hoạt động có liên quan và đưa ra quyền hạn có thể làm được để hoàn thành công
việc.
Theo quan điểm chung nhất, quản lý là sự tác động có tổ ch
ức, có mục đích
đến toàn bộ nền kinh tế quốc dân(trên cơ sở vĩ mô) và doanh nghiệp (trên cơ sở vi
mô) bằng một hệ thống các biện pháp kinh tế, xã hội và các biện pháp khác để tạo ra
các biện pháp thuận lợi nhất thực hiện mục tiêu đề ra trước đó. Thực chất của quản lý
là sự tác động lên hành vi của mỗi cá nhân nhờ đó tạo thành hành vi chung có sức
mạnh tạo lên sứ
c mạnh cho cả hệ thống.
* Phân biệt quản lý và quản trị :
Quản trị là một thuật ngữ vừa có nghĩa là quản lý vừa có nghĩa là quản trị
nhưng chủ yếu với nghĩa là quản trị. Cho nên về thực chất có thể tạm coi quản lý là
thuật ngữ được dùng để chỉ việc quản lý hành chính của Nhà nước đối với các doanh
nghiệp, còn quản trị là thuậ
t ngữ được hiểu là các điều khiểu hoạt động sản xuất kinh
doanh của chủ doanh nghiệp và các chuyên gia quản lý đối với doanh nghiệp của
mình.
Do đó quản trị là sự tác động có tổ chức, có hướng định của chủ thể quản trị

********************************************************************************
****************************************5
điểm chung đều là các hoạt động quản trị của con người để đạt mục tiêu đặt ra nhưng
khác nhau ở nội dung và quy mô của sự tác động.
Qua đó ta thấy mục đích của quản lý doanh nghiệp là nhằm phát triển sản
xuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí thấp nhất và đạt hiểu quả cao nhất,
đồng thời không ngừng cải thiện lao động và nâng cao
đời sống cho mỗi thành viên
trong doanh nghiệp . Suy cho cùng, quản lý là quản lý con người nên quy mô doanh
nghiệp càng lớn thì quản lý yêu cầu càng cao và thực sự trở thành nhân tố quan trọng
để tăng năng suất lao động và tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Do đó, quản lý cần phải có tổ chức và có sự phân công giữa các bộ phận cấu
thành tổ chức đó.
1.2. Bộ máy quản lý doanh nghiệp
Bộ máy quản lý doanh nghiệp là mộ
t hệ thống các bộ phận hợp thành gồm
các phòng ban có chức năng, có nhiệm vụ cơ bản giúp cho Giám đốc doanh nghiệp
quản lý và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo quá trình sản xuất kinh
doanh đạt mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất.
Hệ thống các phòng ban chức năng tạo lên bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Nhưng nếu để các bộ phận này riêng lẻ không có mối liên hệ nào thì sẽ vô nghĩ
a,
không đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của quản lý. Do vậy phải đặt các bộ phận này
trên một tổ chức nhất định, các bộ phận này phải hoạt động nhịp nhàng ăn khớp với
nhau.
1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một chỉnh thể hợp thành của


6
tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên những nguyên tắc nhất định và phải đáp ứng
những yêu cầu cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp .
1.4. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Mỗi doanh nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ và mục tiêu khác nhau do đó
cơ cấu tổ ch
ức bộ máy quản lý doanh nghiệp ở từng doanh nghiệp khác nhau không
nhất thiết phải giống nhau. Nó tuỳ thuộc vào đặc điểm của từng doanh nghiệp để xây
dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp. Để xây dựng cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý, doanh nghiệp cần căn cứ vào các nguyên tắc sau:
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phả
i phù hợp cơ chế quản
lý doanh nghiệp mới,
- Cơ cấu đó phải có mục tiêu chiến lược thống nhất
- Có chế độ trách nhiệm rõ ràng, quyền hạn và trách nhiệm phải tương
xứng với nhau.
- Cần phải có sự mền dẻo về tổ chức.
- Cần có sự chỉ huy tập trung thống nhất vào một đầu mối.
- Có phạm vi kiểm soát hữu hiệu
- Đảm bảo tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh . 1.5. Yêu cầu cơ bản đối với cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp được coi là tốt nếu đáp ứng
những yêu cầu sau:
-Tính tối ưu: giữa các khâu, các cấp quản lý phải thiết lập mối quan hệ hợp
lý :
+Số
cấp quản lý phải hợp lý, không thừa không thiếu bộ phận nào.

phần tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp đó là việc tổ chức một bộ máy sao
cho hợp lý nhất. Nghĩa là bộ máy đó không quá cồng kềnh so với nhiệm vụ, tổ chức
bộ
máy sao cho chi phí quản lý thấp nhất nhưng mang lại hiệu quả quản lý cao nhất.
1.6.Những nhân tố ảnh hưởng đến việc hình thành tổ chức bộ máy quản lý
doanh nghiệp .
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hình thức pháp lý của
doanh nghiệp. Nó liên kết các mặt công tác của doanh nghiệp, phối hợp các yếu tố tổ
chức quản lý doanh nghiệp về mặt không gian thời gian theo một hình th
ức kết cấu
nhất định xoay quanh mục tiêu chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp .Nó
chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố như: môi trường kinh doanh và thị trường; quy mô
của doanh nghiệp địa bàn doanh nghiệp; đặc điểm quy trình công nghệ; đặc điểm chế
tạo sản phẩm , tính chất và đặc điểm sản xuất …nhưng ta có thể quy chúng thành ba
nhóm nhân tố sau:
- Nhóm nhân tố thuộ
c đối tượng quản lý của doanh nghiệp, thuộc nhóm này
bao gồm:
+ Tình trạng và trình độ phát triển công nghệ sản xuất của doanh nghiệp
+ Tính chất và đặc điểm sản phẩm
Những nhân tố trên biến đổi do đó ảnh hưởng đến thành phần, nội dung
những chức năng quản lý và thông qua đó mà ảnh hưởng trực tiếp đến cơ cấu tổ chức
bộ máy qu
ản lý doanh nghiệp
- Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý :
+ Quan hệ sở hữu tồn tại trong doanh nghiệp
+ Mức độ tập trung hoá và chuyên môn hoá các hoạt động quản lý
+Trình độ cơ giới hoá, tự động hoá trong hoạt động quản lý
+ Trình độ tay nghề của cán bộ quản lý, hiệu suất lao động của họ.
+Quan hệ phụ thuộc giữa số lượng người bị lãnh đạo, kh

khác nhau lại có cách thức quản lý khác nhau do vậy mà hình thành nên các mô hình
xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp khác nhau. Lý thuyết và thực
tế quản lý doanh nghiệp đã hình thành nhiều kiểu tổ chức trong doanh nghiệp. Mỗi
hệ thống tổ chức doanh nghiệp là một cách phân chia các cấp quản lý mà ở đó các bộ
phận trong doanh nghiệp liên kết vớ
i nhau theo quan điểm phân quyền ra mệnh lệnh.
2.1 Cơ cấu trực tuyến (cơ cấu đường thẳng)
*Nguyên lý xây dựng cơ cấu :
- Mỗi cấp dưới chỉ có một thủ trưởng cấp trên trực tiếp,
- Mối quan hệ trong cơ cấu tổ chức là được thiết lập chủ yếu theo chiều
dọc
- Công việc được tiến hành theo tuyến
* Sơ đồ:
Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh

********************************************************************************
**************************************
Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2

* Nguyên lý xây dựng cơ cấu: Cơ cấu này được Frederiew. Teylor lần đầu tiên
đề xướng và áp dụng trong chế độ đốc công chức năng . Việc quản lý được thực hiện
theo chức năng, mỗi cấp có nhiều cấp trên trực tiếp của mình

Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh

********************************************************************************
**************************************
Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2
********************************************************************************
****************************************10

*Sơ đồ :
Sơđồ:2 Cơ cấu chức năng

*Đặc điểm: Trong phạm vi toàn doanh nghiệp, người lãnh đạo tuyến trên lẫn
người lãnh đạo tuyến chức năng đều có quyền ra quyết định về các vấn đề có liên
quan đến chuyên môn của họ cho các phân xưởng tổ đội sản xuất: Nhiệm vụ quản


* Sơ đồ: Sơ đồ 3: Cơ cấu trực tuyến chức năng
* Đặc điểm :
+ Lãnh đạo các phòng chức năng làm nhiệm vụ tham mưu, gúp việc,
theo dõi, đề xuất, kiểm tra, tư vấn cho thủ trưởng nhưng không có quyền ra qyết
định cho các bộ phận , đơn vị sản xuất.
+ ý kiến của lãnh đạo các phòng chức năng đối với các đơn vị sản xuấ
t
chỉ có tính chất tư vấn về mặt nghiệp vụ, các đơn vị nhận mệnh lệnh trực tiếp từ
thủ trưởng đơn vị, quyền quyết định thuộc về thủ trưởng đơn vị sau khi đã tham
khảo ý kiến các phòng chức năng.
- Ưu điểm:
+ Thực hiện được chế độ một thủ trưởng.
+ Tận dụ
ng được các chuyên gia
+ Khắc phục được nhược điểm của cơ cấu trực tiếp và cơ cấu chức năng
nếu để riêng
- Nhược điểm:
+ Số lượng người tham mưu cho giám đốc sẽ nhiều, gây lãng phí nếu
các phòng không được tổ chức hợp lý.
Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh

********************************************************************************
**************************************
Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2
********************************************************************************
****************************************

Sơ đồ 4 : Cơ cấu trực tuyến – tham mưu

* Đặc điểm :
Đây là cơ cấu có thêm bộ phận tham mưu giúp việc. Cơ quan tham mưu
có thể là một hoặc một nhóm chuyên gia hoặc cán bộ trợ lý. Cơ quan tham mưu có
nhiệm vụ đưa ra ý kiến góp ý dự thảo quyết định cho lãnh đạo doanh nghiệp.
- Ưu điểm :
+ Cơ cấu này thuận l
ợi và rất dễ thực hiện yêu cầu của một chế độ thủ
trưởng.
+ Bước đầu đã biết khai thác tiềm năng của cơ quan tham mưu.
Giám đốc doanh nghiệp
Đề án môn học Khoa : Quản Rtị Kinh Doanh

********************************************************************************
**************************************
Đổ T hị Ngàn - Lớp:Q9T2
********************************************************************************
****************************************13
- Nhược điểm:
Để đưa ra một quyết định người lãnh đạo mất nhiều thời gian làm việc với
tham mưu, dễ tình trạng dẫn tới tốc độ ra quyết định chậm, nhiều lúc có thể mất đi cơ
hội trong kinh doanh.



Sơ đồ 5 : Cơ cấu tổ chức kiểu ma trận
F : Các phòng chức năng
O : các sản phẩm, dự án, các công trình.
* Đặc điểm : Khi thực hiện một dự án sẽ cử ra một chủ nhiệm dự án, cac
phòng chức năng cử ra một cán bộ tương ứng. Khi dự án kết thúc người nào trở về
công việc của người đó.
- Ưu điể
m:
+ Cơ cấu này có tính năng động cao dễ di chuyển các cán bộ có năng lực để
thực hiện các dự án khác nhau
+ Sử dụng cán bộ có hiệu quả, tận dụng được cán bộ có chuên môn cao,
giảm cồng kềnh cho bộ máy quản lý doanh nghiệp.
- Nhược điểm :
+ Hay xảy ra mô thuẫn giữa người lãnh đạo dự án và người lãnh đạo chức
năng, do đó phải có tinh thần hợp tác cao.
+ C
ơ cấu này thường chỉ áp dụng đối với các mục tiêu ngắn hạn và trung
hạn
2.5 Cơ cấu khung:
- Chỉ duy trì một số cán bộ cho những bộ phận nòng cốt, khi nào cần thi
tuyển thêm người theo hợp đồng, khi hết việc thì người tạm tuyển bị
phân tán.
- Chỉ áp dụng ở những doanh nghiệp mà công việc mang tính thời vụ hoặc
tuỳ thuộc vào khả
năng thắng thầu.
2.6 Nếu theo quy mô thì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có
hai loại:
2.6.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có quy mô
vừa và lớn ;