----------

Đề Tài: Hoạt động công chứng của nhân dân
địa phương, thực trạng và giải pháp
LỜI NÓI ĐẦU
Chí Linh là huyện miền núi nằm ở phía Bắc của tỉnh Hải Dương, có dân
số 15 vạn người, là mảnh đất địa linh nhân kiệt có nhiều di tích lịch sử được xếp
hạng Quốc gia. Với diện tích rộng 300 km
2

phòng, 1 Phó phòng đồng thời là Công Chứng Viên, 1 Công Chứng Viên, 1 Kế
toán và 5 cán bộ chuyên viên giúp việc.
Ngay từ khi đi vào hoạt động, Phòng Công Chứng số 2 đã khẳng định
được vị trí, vai trò của mình, không chỉ đáp ứng nhu cầu công chứng của nhân
dân địa phương mà còn phục vụ cả các huyện, các tỉnh lân cận. Với đà phát
triển ngày càng cao về các mặt kinh tế, chính trị, xã hội Phòng Công Chứng số 2
Tỉnh Hải Dương đã, đang và sẽ hoạt động ngày càng có hiệu quả. Tuy nhiên bên
cạnh đó thì Phòng Công Chứng số 2 còn gặp rất nhiều bất cập cần phải khắc
phục để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu công chứng của nhân dân.
Xuất phát từ vị trí, vai trò của Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương nên vấn
đề “Hoạt động công chứng của nhân dân địa phương, thực trạng và giải
pháp” là một vấn đáng quan tâm, vì vậy với cương vị là một sinh viên về thực
tập tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương em xin nghiên cứu, viết đề tài
này. NỘI DUNG

A. THỰC TRẠNG CÔNG CHỨNG CỦA NHÂN DÂN TRONG SINH
HOẠT CỘNG ĐỒNG TẠI PHÒNG CÔNG CHỨNG SỐ 2 TỈNH HẢI
DƯƠNG:

I. CÔNG CHỨNG BẢN SAO GIẤY TỜ:
Quy trình công chứng bản sao tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương:
khoảng gần 90% lượng công việc cũng như là nguồn thu lệ phí công chứng của
Phòng Công Chứng số 2, thể hiện cụ thể như sau:
- Năm 2001: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 3.233 trường
hợp trong tổng số 3.268 lượng việc công chứng của phòng.
- Năm 2002: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 9.041 trường
hợp trong tổng số 9.290 lượng việc công chứng của phòng.
- Năm 2003: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 28.000 trường
hợp trong tổng số 28.574 lượng việc công chứng của phòng.
- Năm 2004: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 33.000 trường
hợp trong tổng số 3.268 lượng việc công chứng của phòng.
- Quý I năm 2005: Phòng Công Chứng số 2 đã công chứng được 3.233
trường hợp trong tổng số 3.268 lượng việc công chứng của phòng.
Do việc công chứng bản sao giấy tờ chiếm phần lớn công việc của Phòng
Công Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương, nên xác định được điều đó Phòng Công
Chứng số 2 Tỉnh Hải Dương luôn luôn tập trung, chú trọng cải tiến lề lối làm
việc, rút kinh nghiệm từ chính các buổi làm việc hàng ngày, nâng cao công tác
tiếp dân, trao đổi thông tin hai chiều giữa cán bộ công chứng và người yêu cầu
công chứng, từ đó rút ra kinh nghiệm phục vụ tốt nhất cho nhu cầu công chứng
của nhân dân, đảm bảo tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác, gián tiếp
khuyến khích nhu cầu công chứng của nhân dân.
Thực tế công chứng bản sao giấy tờ, Công chứng viên đã phát hiện được rất
nhiều sai sót từ bản gốc các giấy tờ được đem đến để yêu cầu công chứng. Các
sai sót đó có thể là còn thiếu, chưa đầy đủ, sai về hình thức, nội dung, sai do cơ
quan có thẩm quyền cấp sai, xử lý sai hay cũng có nhiều trường hợp người yêu
cầu công chứng cố tình làm sai nhằm phục vụ cho lợi ích cá nhân của mình. Trước những sai sót, vi phạm đó Công chứng viên xem xét: Nếu điểm sai nào

là giả mạo, tẩy xoá, sai... gửi cơ quan chức năng giải quyết, xử lý.

II. CÔNG CHỨNG BẢN DỊCH:
Sơ đồ quy trình công chứng bản dịch tại Phòng Công Chứng số 2 Tỉnh Hải
Dương: Quy trình công chứng bản sao được thực hiện: Người yêu cầu công
chứng nộp văn bản yêu cầu dịch thuật, công chứng tại bàn Công chứng viên,
Công chứng viên xem xét, nếu thấy đủ điều kiện công chứng thì chuyển cho cán
bộ phụ trách dịch thuật, sau đó rồi cán bộ phụ trách dịch thuật gửi cho cộng tác
viên dịch thuật, sau khi dịch xong Cộng tác viên dịch thuật phải ký xác nhận
bản dịch trước mặt Công chứng viên, Công chứng viên ký xác nhận chữ ký của
cộng tác viên, sau đó chuyển văn bản sang cho cán bộ phụ trách dịch thuật làm
các thủ tục cần thiết khác như đóng dấu, ghi biên lai,... hoàn thiện bản dịch trả
cho người yêu cầu dịch thuật công chứng.
Nhu cầu công chứng bản dịch của nhân dân huyện Chí Lihh đã ngày càng
gia tăng. Năm đầu khi mới thành lập thì đông đảo quần chúng nhân dân hiểu
Người yêu cầu
công chứng
Công chứng

Tỉnh Hải Dương cùng toàn thể các Cộng tác viên dịch thuật nên số lượng cũng
như chất lượng của các bản dịch đã ngày càng được nâng cao, các bản dịch hầu