Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
MỤC LỤC
MỤC LỤC 4
5
1- Giới thiệu chung 5
2- Các chức năng chính cần quản lý 6
2.1 – Quản lý nhân sự 6
2.2 – Quản lý chấm 6
2.3 – Quản lý tiền lương 6
3- Quy trình xử lý của hệ thống hiện tại 6
3.1 – Quy trình chấm công 6
3.2 - Quy trình tổng hợp báo cáo đi muộn về sớm 7
3.3 – Quy trình tổng hợp báo cáo làm thêm 7
3.4 – Quy trình tổng hợp báo cáo chấm công 8
4. Hạn chế của hệ thống hiện tại 9
5- Xây dựng hệ thống chấm công tự động 10
5.1 – Yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới 10
5.2 - Giới thiệu công nghệ cần sử dụng 10
5.2.1 – Thẻ từ 10
5.2.2 – Đầu đọc thẻ 11
5.3 – Quy trình xử lý của hệ thống chấm công mới 12
5.3.1 – Thiết lập cổng đọc thẻ 12
5.3.2 - Quản lý nhân sự 13
5.3.3 – Nhập dữ liệu chấm công hàng ngày 13
5.3.4 - Quy trình tính lương 17
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 19
1. Biểu đồ phân cấp chức năng 19
2. Đặc tả các nghiệp vụ trong hệ thống 20
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 1
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
2.1 – Nghiệp vụ quản lý nhân sự 20

4.2 – Sơ đồ thực thể liên kết 35
CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 36
1. Thiết kế menu trong chương trình 36
2. Thiết kế các Form 38
3. Thiết kế CSDL 40
3.1 – Thiết kế vật lý dữ liệu 40
3.2 – Mô tả ràng buộc toàn vẹn 41
3.2.1 – Ràng buộc bối cảnh 1 quan hệ 41
3.2.2 – Ràng buộc bối cảnh nhiều quan hệ 41
4. Một số giao diện chính của chương trình 42
4.14.1- Giao diện Đăng 42
4.2 Chính 43
4.3 43
4.4 44
4.5Error: Reference source not found 44
4.6Error: Reference source not found lý nhân sự 45
4.7 mới Hồ sơ nhân viên 46
4.8Error: Reference source not found Hồ sơ nhân viên 46
4.9Error: Reference source not found kiếm Hồ sơ nhân viên 47
4.10Error: Reference source not found 47
4.11Error: Reference source not found 48
4.12Error: Reference source not found 48
4.13Error: Reference source not found 48
KẾT LUẬN …………………………………………………………… 50
TÀI LIỆU THAM KHẢO 52
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 3
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
LỜI NÓI ĐẦU
Hiện nay trên thế giới nói chung và nước ta nói riêng đang diễn ra quá trình
tin học hoá toàn diện trên mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế xã hội, loài người

Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 5
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Phòng Nhân Sự
PHÓ GIÁM ĐỐC
Phòng kinh doanh
Phòng kiểm thử
Phòng tài chính
Phòng lập trình
Điều hành dự án
Chăm sóc khách hàng
Phân tích hệ thống
Phòng kỹ thuật
Phòng kế toán
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
2 – Các chức năng chính cần quản lý
2.1 - Quản lý nhân sự
Chức năng này dùng để cập nhập thông tin về nhân viên như tên tuổi, ngày
tháng năm sinh, giới tính, quê quán, trình độ học vấn, ngày vào công ty,
chức vụ…
2.2- Quản lý chấm công
Giúp quản lý được việc đi làm của nhân viên như thời gian đi làm, thời
gian nghỉ, thời gian làm thêm…từ đó đưa ra báo cáo chấm công của nhân
viên vào cuối tháng.
2.3- Quản lý tiền lương
Từ báo cáo chấm công của nhân viên sẽ tính lương cho nhân viên vào cuối
tháng. Lập báo cáo gửi các phòng ban liên quan và trả lương cho nhân viên.
3 – Quy trình xử lý của hệ thống hiện tại
3.1- Quy trình chấm công
Hiện tại công tác quản lý chấm công của công ty cổ phần thương mại

luật của người lao động làm không đủ thời gian quy định.
- Đi muộn về sớm sẽ được tính độc lập không có sự bù trừ thời gian với
làm thêm, có nghĩa là làm thêm vẫn được tính làm thêm nhưng đi
muộn về sớm vẫn bị phạt.
3.3- Quy trình tổng hợp báo cáo làm thêm
Việc làm thêm của nhân viên được tính toán như sau:

- Nhân viên chỉ được tính làm thêm giờ nếu như nhân viên đó có đăng
ký làm thêm (đăng ký thời gian cụ thể). Từ đó thời gian làm thêm của
nhân viên đó mới được chấp nhận. Ngược lại nếu nhân viên này không
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 7
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
đăng ký làm thêm mà giờ về của nhân viên này lớn hơn giờ kết thúc
làm việc do công ty quy định thì nhân viên đó không được tính làm
thêm.
- Làm thêm căn cứ vào khoảng thời gian làm việc và múi giờ mà nhân
viên đó đăng ký. Làm thêm này sẽ được cộng dồn từng ngày vào cuối
tháng và quy ra giờ để trả lương cho nhân viên.
- Có 3 dạng làm thêm đó là: Làm thêm ngày thường, làm thêm ngày
nghỉ, làm thêm ngày Lễ. Mỗi dạng được tách riêng trong một tháng để
tính toán với hệ số khác nhau.
3.4- Quy trình tổng hợp báo cáo chấm công
- Đối với việc tính toán thời gian làm việc của nhân viên được căn cứ
vào thời gian có mặt của nhân viên, nếu đi muộn hoặc về sớm mà
không có giấy xin phép nghỉ được phòng nhân sự đồng ý thì vẫn bị
tính là đi muộn về sớm.
- Thời gian làm thêm của nhân viên được tính bằng 1.5 lần ngày thường,
Thời gian làm thêm ngày lễ tết được tính gấp 2.5 – 3 ngày thường.
- Chế độ nghỉ của nhân viên được căn cứ theo quy định của công ty và
được định nghĩa thành 2 dạng nghỉ đó là: Nghỉ có trả lương và Nghỉ

cấp, tạm ứng, làm thêm…cho tất cả nhân viên của công ty, điều đó
không thể tránh khỏi sự nhầm lẫn và mất thời gian.
- Khi cần báo cáo với người quản lý về tình trạng đi làm của nhân viên
thì mất rất nhiều thời gian để tổng hợp, nó ảnh hưởng đến việc đề ra
các quyết định trong quản lý.
- Khi tra cứu về thời gian làm việc của nhân viên trong một thời điểm
nào đó trong năm thì cũng rất mất thời gian do toàn bộ dữ liệu để trên
giấy tờ.
- Khi số lượng nhân viên tăng thêm nhiều thì việc chấm công sẽ tiêu tốn
rất nhiều thời gian, tính chính xác sẽ giảm xuống.
- Không kiểm soát được chi tiết, chính xác từng phút mà nhân viên đó đi
muộn hoặc về sớm.
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 9
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
- Tất cả những hạn chế trên làm tăng chi phí sản xuất ảnh hưởng không
nhỏ đến lợi nhuận của công ty.
5- Xây dựng hệ thống chấm công tự động
5.1- Yêu cầu đặt ra cho hệ thống mới
- Hệ thống phải đáp ứng được việc làm giảm tối đa thời gian chấm công
cho các nhân viên chấm công.
- Bất kỳ thời điểm nào người quản lý cũng có thể biết được tình trạng đi
làm của của nhân viên của công ty, kịp thời có những biện pháp nhắc
nhở đối với những nhân viên kém tích cực trong khi làm việc.
- Đảm bảo được tính chính xác khi tổng hợp ngày công, số giờ làm
thêm, số phút đi muộn về sớm trong tháng của nhân viên.
- Bổ sung được nhiều thông tin phục vụ cho công tác quản lý tra cứu về
số liệu chấm công của nhân viên.
- Đảm bảo được tính bảo mật cho các chức năng, cấp quyền truy nhập
cho từng đối tượng có chức năng cụ thể.
5.2 - Giới thiệu công nghệ cần sử dụng

0.15 giây thì bộ DTR được đưa vào hoạt dộng, đầu đọc truyền số của
chương trình cơ sở vào theo mẫu sau: 21088819A01. Tám ký tự đầu chỉ
số chương trình cơ sở, chữ cái tiếp theo là so sánh với dãy chữ số từ 01
đến 99. Tín hiệu cài đặt trên thẻ gồm 3 nhóm chữ số.
Khi điện áp đầu vào thấp, điện dung của tụ điện tại đầu đọc sẽ bị thay
đổi theo, để duy trì quá trình nạp cho đầu đọc để phù hợp trong suốt quá
trình hoạt động. Nhằm giảm sự tiêu hao nguồn điện bên trong lúc truyền
dữ kiện, dữ liệu đầu ra được truyền trong 0.05 đến 0.06 giây, khoảng
cách giữa hai lần quẹt thẻ là 0.1 giây để có thời gian nạp lại điện. Phần
mềm máy tính có thể chấp nhận khoảng trống giữa các ký tự là 0.1 giây.
Các mã số, rãnh đọc và các tiêu chuẩn liên quan tới đầu đọc cụ thể
như sau:
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 11
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Mã số Số rãnh đọc Tiêu chuẩn
21040071 1 và 2 ISO/ANSI
21040073 2 và 3 ISO/ANSI
21040075 2 ISO/ANSI
21040079 1 và 2 ISO/ANSI
21040080 2 ISO/ANSI
21040081 1 và 2 ISO/ANSI
Hiện nay có nhiều loại đầu đọc thẻ từ qua tìm hiểu các thông tin trên
mạng Internet thì cho thấy chủng loại đầu từ Magtek của Mỹ đạt được
các tính năng yêu cầu và giá thành nó phù hợp với khả năng tài chính
của công ty.
5.3- Quy trình xử lý của hệ thống chấm công mới
Phần mềm chấm công ngoài việc phải khắc phục được những hạn chế
của hệ thống chấm công cũ, còn phải bổ sung thêm các chức năng mới
nhằm đảm bảo hiệu quả cao nhất cho công tác tính lương.
5.3.1- Thiết lập cổng đọc thẻ

Hệ thống mới cho phép nhập dữ liệu chấm công hằng ngày bằng hai
cách: nhân viên quẹt thẻ khi ra vào hoặc là người quản trị nhập dữ liệu
bằng tay khi xảy ra sự cố quẹt thẻ.
Mỗi nhân viên của công ty sẽ được phát một thẻ từ nhân viên. Khi
nhân viên đến công ty bắt đầu làm việc và kết thúc công việc ra về phải
tiến hành quẹt thẻ để hệ thống cập nhật thông tin ngày giờ làm việc của
nhân viên. Thông thường mỗi nhân viên sẽ tiến hành quẹt thẻ 4 lần trong
1 ngày: bắt đầu vào làm, nghỉ trưa, sau nghỉ trưa và trước khi ra về.
Trong trường hợp đầu đọc quẹt thẻ bị hư, mất dữ liệu, quẹt thiếu… hệ
thống chấm công mới cũng cho phép người quản trị thao tác cập nhật từ
bên ngoài hoặc import từ file Excel vào cơ sở dữ liệu trong trường hợp
số liệu nhiều.
Khi đã có dữ liệu, chương trình sẽ tính toán được thời gian đi muộn
về sớm của từng nhân viên trong ngày, đối chiếu với múi giờ đăng ký
làm việc để tính toán thời gian đi muộn về sớm của nhân viên đó và lưu
vào cơ sở dữ liệu của hệ thống.
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 13
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Một số biểu mẫu báo cáo của quá trình xử lý chấm công này:
– Báo cáo số lượng nhân viên đi làm trong ngày:
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 14
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
– Báo cáo nhân viên vắng mặt:
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 15
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
– Báo cáo giờ vào ra của nhân viên:
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 16
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
– Báo cáo Chấm công chi tiết:
5.3.4- Quy trình tính lương

Input:
 Họ tên nhân viên
 Ngày sinh
 Giới tính
 Địa chỉ
 Mã nhân viên
 Mã phòng ban
 Mã chức vụ
 Hệ số lương
 Số điện thoại
 Số Chứng minh nhân dân
 Trình độ văn hóa
 Trình độ ngoại ngữ
……
Output:
 Bảng hồ sơ nhân viên
Xử lý: Nếu thông tin nhập vào đúng quy cách thì sẽ tạo ra bảng hồ sơ nhân
viên và lưu vào kho cơ sở dữ liệu Hồ sơ nhân viên. Còn nếu không thì yêu cầu
nhập lại.
Tên nghiệp vụ: Tìm kiếm thông tin nhân viên
Input:
Các yêu cầu về thông tin tìm kiếm như:
 Họ tên nhân viên
 Mã nhân viên
 Mã phòng ban
 Số điện thoại
…
Output:
 Thông tin nhân viên cần tìm kiếm
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 20

 Thông tin nhân viên như họ tên, phòng ban…
 Lý do nghỉ
 Thời gian nghỉ như thế nào
Bùi Công Nhượng – Đoàn Ngọc Dũng – Lê Quang Thắng 21
Quản lý chấm công sử dụng thẻ quẹt
Output:
 Phiếu đăng kí nghỉ làm
Xử lý: Nhân viên có nhu cầu nghỉ làm sẽ sử dụng chức nằng đăng kí nghỉ làm
để hệ thống gửi mẫu phiếu đăng kí nghỉ làm. Nhân viên điền các thông tin
theo mẫu đó. Hệ thống sẽ lưu phiếu đăng kí làm thêm của nhân viên đó vào
cơ sở dữ liệu để phục vụ quá trình phê chuẩn của người quản lý. Người quản
lý sẽ nhận được thông báo khi có một nhân viên gửi phiếu đăng kí nghỉ làm.
Dựa vào phiếu đăng kí đó, người quản lý sẽ xem xét và xét duyệt cho nhân
viên nghỉ làm theo các chế độ. Phiếu nghỉ làm được lưu trong cơ sở dữ liệu để
phục vụ quá trình chấm công và tính lương sau này.
Tên nghiệp vụ: Đăng kí làm thêm
Input:
 Thông tin nhân viên như họ tên, phòng ban…
 Thời gian làm thêm từ ngày nào đến ngày nào, từ giờ nào đến giờ
nào.
Output:
 Phiếu đăng kí làm thêm
Xử lý: Nhân viên có nhu cầu làm thêm sẽ sử dụng chức nằng đăng kí làm
thêm để hệ thống gửi mẫu phiếu đăng kí làm thêm. Nhân viên điền các thông
tin theo mẫu đó. Hệ thống sẽ lưu phiếu đăng kí làm thêm của nhân viên đó
vào cơ sở dữ liệu để phục vụ quá trình chấm công và tính lương sau này của
nhân viên.
2.3 – Nghiệp vụ quản lý lương
Tên nghiệp vụ: Cập nhập dữ liệu lương
Input: