Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học KTQD
LỜI NÓI ĐẦU
Như chúng ta biết, bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động sản
xuất kinh doanh. Thông qua việc bán hàng giá trị và giá trị sử dụng của sản
phẩm được thực hiện, đơn vị mới thu hồi được vốn bỏ ra. Chính trong giai
đoạn bán hàng, bộ phận giá trị trong khâu sản xuất được thực hiện và biểu
hiện dưới hình thức lợi nhuận. Do vậy ta có thể thấy được tầm quan trọng của
các doanh nghiệp thương mại. Nó là mối quan tâm hàng đầu của tất cả các
doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp thương mại nói riêng. Trong xu
hướng hội nhập và phát triển ngày nay, các doanh nghiệp thương mại phải trải
qua rất nhiều thách thức để có thể đứng vững và tồn tại. Muốn vậy doanh
nghiệp luôn phải chú trọng tổ chức công tác bán hàng và kết quả bán hàng.
Do đẩy nhanh tốc độ bán hàng sẽ góp phần tăng nhanh tốc độ luân chuyển
vốn nói riêng và hiệu quả sử dụng vốn nói chung, đồng thời góp phần thoả
mãn nhu cầu tiêu dùng của xã hội. Và để quản lý được tốt nghiệp vụ bán hàng
thì kế toán với tư cách là một công cụ kinh tế cũng phải luôn được quan tâm
thay đổi và hoàn thiện hơn cho phù hợp với tình hình mới.
Bản thân em tự nhận thức được tầm quan trọng của kế toán bán hàng và
kết quả bán hàng. Đồng thời qua quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Đầu
tư và Công nghệ Việt Nam, với kiến thức lý luận được trang bị ở nhà trường
cùng sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong phòng kế toán Công ty và sự
hướng dẫn tận tình của TS.Lê Kim Ngọc, em đã đi sâu tìm hiểu và lựa chọn
đề tài “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công
nghệ Việt Nam” làm chuyên đề tốt nghiệp của mình.
SV: Lê Thị Thanh Chúc Lớp: Kế toán – K39
1
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học KTQD
Chuyên đề tốt nghiệp của em ngoài phần mở đầu và kết luận được chia
thành 3 chương:
Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty
Công ty kinh doanh các ngành nghề chủ yếu sau :
- Tư vấn, cung cấp, lắp đặt, bảo trì thiết bị: Thang máy, nâng hạ, tự
động hoá cơ điện lạnh, điện tử viễn thông, an ninh, giám sát, tin học, phần
mềm tin học.
- Xuất nhập khẩu tất cả các mặt hàng công ty kinh doanh
- Kinh doanh, sản xuất, gia công hàng cơ kim khí..
- Sản xuất, mua bán, các dịch vụ trang trí nội thất, ngoại thất, vườn hoa,
cây cảnh.
SV: Lê Thị Thanh Chúc Lớp: Kế toán – K39
3
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học KTQD
- Mua bán máy móc, thiết bị hàng hoá, vật tư chuyên ngành (điện, điện
tử, cơ điện lạnh, điện tử viễn thông, y tế, thí nghiệm, cấp thoát nước)
- Môi giới thương mại
- Vận tải hàng hoá, vận chuyển hành khách
1.1.1. Danh mục hàng bán của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt
Nam
Do đặc thù của ngành nghề kinh doanh là cung cấp và lắp đặt thiết bị
thang máy, vận tải hàng hoá nên phần lớn tài sản trong Công ty là các loại
thang máy, mô tơ…. phương tiện là công cụ dụng cụ để kinh doanh.
_ Là một Công ty mang tính chất đơn vị hạch toán kinh doanh độc lập có
quan hệ hợp đồng kinh tế với các đơn vị khác nên hàng năm Công ty đã xây
dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh hợp lý để tạo ra lợi nhuận tối ưu nhất
_ Công ty có nhiệm vụ sử dụng, bảo toàn và phát triển vốn đúng chế độ
hiện hành.
_ Tuân thủ hợp đồng kinh tế đã ký, đảm bảo chữ tín đối với bạn hàng.
_ Nắm bắt khả năng sản xuất kinh doanh, nhu cầu của thị trường để tổ
chức sản xuất kinh doanh hợp lý.
_ Chấp hành và thực hiện nghiêm chỉnh chế độ nộp ngân sách nhà nước,
đồng thời đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho người lao động.
Ký hiệu Tải trọng (kg)
Số người tối đa có thể
trở được
P6-CO 450 6
P9-CO 530 9
P12-CO 800 12
P15-CO 1000 15
P20-CO 1350 20
P24-CO 1600 24
B1250-2L 1350 20
B1600-2L 1600 24
- Những thang máy nhỏ như P6-CO, P9-CO thì có thể dùng trong các
toà nhà nhỏ với lượng đi lại ít, còn những loại thang máy P12-CO đến P15-
CO có thể dùng trong các toà nhà cỡ trung bình với lượng người lưu thông
vừa phải. Vì tốc độ của các loại thang máy này là chưa cao. Còn các loại
P20+CO, P24-CO, B1250-2L, B1600-2L dùng trong các siêu thị, các trung
tâm thương mại, sân bay… nói chung là dùng cho các toà nhà lớn với lượng
người lưu thông cao.
Nguồn nhập hàng chủ yếu là hàng của hãng Mitsubishi đó là nhà máy
của Nhật đặt tại Thái Lan, Hàn Quốc. Sau khi ký kết hợp đồng với người đại
diện bên mua thì Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam sẽ gửi bản
thiết kế và kích thước thang máy sang nhà máy Mitsubishi sản xuất ở Hàn
Quốc hoặc Thái Lan.
1.1.2. Thị trường của Công ty
SV: Lê Thị Thanh Chúc Lớp: Kế toán – K39
5
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học KTQD
- Thị trường đầu vào: Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam
liên kết với Công ty Mitsubishi – Thái Lan và Công ty Sigma – Hàn Quốc để
sản xuất thang máy.
phần kỹ thuật đến khi thang máy khởi động tốt và an toàn.
- Đảm bảo các yêu cầu về nguyên tắc, nội dung và trình tự ban giao
công trình đã lắp đặt xong đưa vào sử dụng theo quy định của Pháp luật về
xây dựng, đảm bảo an toàn trong vận hành, khai thác khi đưa công trình vào
sử dụng.
- Việc nghiệm thu, bàn giao công trình phải thành lập Hội đồng nghiệm
thu ban giao công trình. Thành phần của Hội đồng nghiệm thu theo quy định
của Pháp luật về nghiệm thu, bàn giao công trình xây dựng.
- Công ty có trách nhiệm bảo hành công trình sau khi bàn giao đưa vào
sử dụng. Nội dung bảo hành công trình bao gồm khắc phục, sửa chữa, thay
thế thiết bị hư hỏng, khiếm khuyết hoặc khi công trình vận hành, sử dụng
không bình thường do lỗi của công ty gây ra;
+ Hình thức thanh toán.
Công ty áp dụng hình thức thanh toán tiền hàng theo các hình thức: Trả
bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.
+ Kỳ 1: 30% tổng giá trị hợp đồng kinh tế (không hoàn lại) sau khi hợp
đồng kinh tế được ký kết và bên B nộp cho bên A giấy bảo lãnh thực hiện hợp
đồng của ngân hàng có giá trị bằng 5% tổng giá trị hợp đồng.
+ Kỳ 2: 60% tổng giá trị hợp đồng kinh tế khi thiết bị thang máy được
chuyển đến công trình
SV: Lê Thị Thanh Chúc Lớp: Kế toán – K39
7
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học KTQD
+ Kỳ 3: 10% tổng giá trị hợp đồng kinh tế sau khi việc lắp đặt hoàn tất
hoặc bàn giao thang máy cho bên A.
1.2. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của Công ty
_Hội đồng quản trị: Là nhóm người chịu trách nhiệm trước pháp luật
nhà nước về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. HĐQT là nhóm người có
quyền điều hành cao nhất trong công ty,điều hành trực tiếp ban giám đốc.
_ Giám đốc công ty kiêm chủ tịch hội đồng quản trị : Là người chịu
lập kế hoạch và công tác thống kê.
_ Phòng kỹ thuật: thực hiện các nhiệm vụ do công ty giao, chịu trách
nhiệm về kỹ thuật chất lượng và tiến độ công trình. Tiếp nhận và quản lý vật
tư, kiểm tra đôn đốc hàng ngày quá trình thi công đúng thiết kế, đảm bảo chất
lượng công trình.
_ Phòng xuất nhập khẩu: Tham mưu cho Ban giám đốc ký kết các hợp
đồng với đối tác là người nước ngoài, trực tiếp điều tiết kế hoạch sản xuất, kế
hoạch tiến độ và giao hàng, thực hiện các nghiệp vụ xuất -nhập khẩu
_Đội lắp đặt: Tổ chức lắp đặt đúng kỹ thuật và chịu tráchn hiệm về chất
lượng kỹ thuật và an toàn trong lắp đặt. Báo cáo Phó giám đốc phụ trách công
trường về các vấn đề có liên quan đến lắp đặt.
Các khách hàng đều là các Công ty lớn hoặc các đơn vị hành chính sự
nghiệp lớn. Khi đó khách hàng một là đã biết đến Công ty và tự liên lạc hai là
SV: Lê Thị Thanh Chúc Lớp: Kế toán – K39
9
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học KTQD
Bộ phận kinh doanh của công ty đến tận nơi tiếp thị và quảng bá các loại
thang máy và giúp khách hàng lựa chọn.
Khi đã có khách đặt hàng thì bộ phận hành chính sẽ trình Ban Giám
đốc. Ban Giám đốc chỉ đạo bộ phận kỹ thuật kinh doanh đến tận công trình và
tính toán giá của thang máy. Nếu bên mua đồng ý thì lập hợp đồng mua bán.
Giai đoạn I:
Thoả thuận kí kết hợp đồng giữa hai bên theo yêu cầu của chủ đầu tư
dựa trên nội dung của hồ sơ mời thầu.
Khảo sát hiện trường, lấy thông số kích thước bản vẽ kiến trúc, bản vẽ
kiến trúc, bản vẽ kết cấu đối chiếu số liệu thực tế tại công trường tiến haàn
xây dựng bản vẽ hố thang, soạn hồ sơ để đặt hàng sản xuất.
VD:
Hợp đồng mua bán (biểu 1)
Giai đoạn II:
+ Đại diện bên chủ đầu tư và sử dụng
+ Đại diện cơ quan kiểm định chất lượng hàng hoá (Vinacontrol)
Và các bên khác liên quan nếu có
Trước khi mở hòm và các kiện thang máy phải kiểm tra niêm phong,
kẹp chì và tình trạng bên ngoài của nó. Nếu có trường hợp bất thường phải
ghi ngay vào văn bản.
Khi kiểm kê cần lưu ý:
+ Số lượng thiết bị, vật tư thực tế so với bảng kê gửi theo hàng
(Parking list)
SV: Lê Thị Thanh Chúc Lớp: Kế toán – K39
11
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học KTQD
+ Mã hiệu, các thông số cơ bản của các bộ phận quan trọng: Bộ phận
tời kéo, tủ điều khiển, cơ cấu đóng mở cửa…
+ Tình trạng bên ngoài (móc méo, tróc xước, gẫy…
Sau khi kiểm kê phải đưa ngay vào kho để cấp giữ và bảo quản
* Sắp xếp thiết bị trong kho
Các thiết bị được sắp xếp theo một trình tự nhất định, phù hợp với quy
trình lắp đặt, dựa trên nguyên tắc: Dễ thấy, dễ lấy, những thiết bị, vật tư sắp
xếp theo từng loại, từng bộ tránh chồng chéo lên nhau.
Khi hàng đến chân công trình bên mua hàng phải thanh toán 60% tiếp
theo của công trình.
Khi lắp đặt xong và khởi động an toàn thì bên mua hàng phải thanh
toán nốt 10% còn lại.
Trách nhiệm của Công ty là: Phải đảm bảo phần kỹ thuật đến khi thang
máy khởi động tốt và an toàn. Bảo hành 12 tháng kể từ ngày bàn giao công
trình. Trong thời gian bảo hành thì mọi phí tổn sửa chữa do Công ty chịu
trách nhiệm.
- Trước khi bàn giao công trình Công ty phải hướng dẫn vận hành –
đào tạo
2.1.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
* Chứng từ sử dụng:
Trong công tác bán hàng ở Công ty hiện nay thì chứng từ sử dụng bao
gồm:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa được ký kết giữa hai bên
- Phiếu xuất kho
- Hóa đơn GTGT
- Bảng kê hóa đơn bán ra
- Phiếu thu tiền mặt
- Giấy báo có của ngân hàng
- Các tài liệu chứng từ thanh toán khác
* Thủ tục kế toán
Trích một số ví dụ các nghiệp vụ phát sinh kế toán bán hàng tại Công
ty cụ thể như sau:
- Ngày 15/6/2009 Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Việt Nam ký
hợp đồng bán và lắp đặt thang máy Công ty Cổ phần Xây dựng và Thiết bị
Vật tư Hà Nội I. Kế toán lập hoá đơn thuế GTGT đồng thời lập phiếu xuất
kho như sau:
Để xác định doanh thu bán hàng, kế toán tại phòng kinh doanh sẽ lập
hoá đơn GTGT, kèm theo các chứng từ liên quan như: Phiếu xuất kho (Lệnh
xuất kho), Thẻ kho.
SV: Lê Thị Thanh Chúc Lớp: Kế toán – K39
14
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học KTQD
Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên:
- Liên 1 (màu tím): lưu tại cuống
- Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng
- Liên 3 (màu xanh): dùng để luân chuyển ở nội bộ Công ty
Kế toán lập Phiếu xuất kho ghi số lượng, đơn giá của hàng bán. Phiếu
xuất kho được lập thành 2 liên:
Hội đồng Bộ trưởng quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Hợp
đồng kinh tế
- Căn cứ nghị định số 18/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng về ký
kết và thực hiện hợp đồng kinh tế.
- Căn cứ vào nhu cầu, khả năng của hai bên
Hôm nay, ngày 15 tháng 6 năm 2009, chúng tôi gồm:
BÊN A: CÔNG TY CP XÂY DỰNG & THIẾT BỊ VẬT TƯ HÀ NỘI 1
Địa chỉ: 33 Khương Hạ, Thanh Xuân, Hà Nội
Điện thoại: 04.8551136
Fax:
Mã số thuế: 0101233970
Đại diện là: Ông: Đinh Thanh Hải Chức vụ: Giám đốc
Tài khoản số: 431101003057
Tại Ngân hàng: Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Quận Thanh
Xuân
BÊN B: CÔNG TY CP ĐT&CÔNG NGHỆ VIỆT NAM
Địa chỉ: Số 25, ngõ 1043 đường Giải Phóng, Hoàng Mai, Hà nội
SV: Lê Thị Thanh Chúc Lớp: Kế toán – K39
16
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học KTQD
Điện thoại: 04.8618141
Fax: (84-4) 6422269
Mã số thuế: 0101532459
Đại diện là: Ông: Trần Đăng Thiêm Chức vụ: Tổng Giám đốc
Tài khoản số: 431101.000569
Tại Ngân hàng: Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam – Chi
nhánh Nam Hà Nội
Hai bên thoả thuận ký kết Hợp đồng này với các điều khoản sau:
Điều 1:
- Bên B nhận cung cấp và lắp đặt hàon chỉnh cho bên A 02 (hai) thang
- Tổng giá trị hợp đồng trọn gói là: 6.618.675.000 đồng
(bằng chữ: Sáu tỷ sáu trăm mười tám triệu sáu trăm bảy mươi năm ngàn
đồng chẵn)
Tổng giá trị hợp đồng trên đã bao gồm đầy đủ các loại thuế theo quy
định của Nhà nước tại thời điểm giao hàng.
Điều 6: Chất lượng và bảo hành thang máy
- Bên B đảm bảo chất lượng kỹ thuật, mỹ thuật đúng theo bản
đặc tính kỹ thuật đính kèm hợp đồng và thang máy hoạt động
an toàn đối với người sử dụng
- Bên B chịu trách nhiệm hướng dẫn cách sử dụng vận hành
thang máy, cung cấp hồ sơ thang máy cho bên A bao gồm:
Chứng nhận xuất xứ (CO) của Phòng Thương mại Thái Lan,
doanh mục thiết bị (Packing List), vận đơn (Bill of Lading) và
Hồ sơ kiểm định an toàn cùng giấy chứng nhận sử dụng thang
máy.
SV: Lê Thị Thanh Chúc Lớp: Kế toán – K39
18
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học KTQD
- Bên B bảo hành hoạt động của thanh máy trong thời gian 12
tháng kể từ ngày hai bên ký biên bản nghiệm thu hoặc biên bản
bàn giao sử dụng.
- Trong thời hạn bảo hành bên B chịu mọi phí tổn sửa chữa nếu
xảy ra sự cố kỹ thuật do lỗi của nhà sản xuất hoặc do lỗi khác
của bên B.
Điều 7: Phương thực thanh toán
Bên A sẽ thanh toán cho bên B theo các kỳ như sau:
• Kỳ 1: 30% tổng giá trị hợp đồng kinh tế (không hoàn lại) sau
khi hợp đồng kinh tế được ký kết và bên B nộp cho bên A giấy
bảo lãnh thực hiện hợp đồng của ngân hàng có giá trị bằng 5%
tổng giá trị hợp đồng.
Đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ): Một tỷ tám trăm chín mốt triệu không
trăm năm mười ngàn đồng./.
Ngày 15 tháng 06 năm 2009
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán trưởng
(Ký, họ tên)
Người lập phiếu
(ký, họ tên)
Người nộp
(Ký, họ tên)
Thủ quỹ
(Ký, họ tên)
SV: Lê Thị Thanh Chúc Lớp: Kế toán – K39
20
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học KTQD
Căn cứ vào bản liên lạc xuất hàng Công ty tiến hành viết hoá đơn
GTGT (Biểu số 02) cho các công ty ký kết hợp đồng để ghi nhận doanh thu.
Biểu số 02: HOÁ ĐƠN GTGT
HOÁ ĐƠN GTGT
Liên 3: Nội bộ
Ngày 15 tháng 6 năm 2009
Mẫu số: 01 GTGT
EU/2009 B
Đơn vị bán hàng: Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam
Địa chỉ: 25/1043, Giải Phóng - Hoàng Mai - Hà Nội
Điện thoại: (84-4) 8618141
Họ tên người mua hàng: Anh Duy
Tên đơn vị: Công ty Cổ phần Xây dựng và Thiết bị Vật tư Hà Nội I
Địa chỉ: 33 Khương Hạ - Thanh Xuân - Hà Nội
ngày 20 tháng 3 năm 2006
của Bộ trưởng Bộ Tài chính
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 05 tháng 12 năm 2009
Nợ : 632 Số: 002
Có : 156
Họ tên người nhận hàng: Phạm Long Duy
Địa chỉ(bộ phận): Công ty Cổ phần Xây dựng và Thiết bị Vật tư Hà Nội I- Hà Nội
Lý do xuất kho: Bán hàng
Xuất tại kho Công ty: Giải Phóng- Hoàng Mai
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Sáu tỷ ba trăm linh ba triệu năm trăm nghìn đồng chẵn
Ngày 05 tháng 12 năm 2009
Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tê)
SV: Lê Thị Thanh Chúc Lớp: Kế toán – K39
STT
Tên nhãn hiệu,
quy cách,
phẩm chất vật
tư, dụng cụ,
sản phẩm,
hàng hoá
Mã số
Đơn
vị
tính
Số lượng
Yêu
cầu
Thực
- Đơn vị tính: Bộ
T
T
Chứng từ
SH NT
Diễn giải
Số lượng
Nhập Xuất Tồn
Ký
xác
nhận
Tồn đầu tháng 0
1 1/12 Nhập cty Mitsubishi
- Thang máy 1000kg 4
- Thang máy 1600kg 1
5/12 Xuất bán cho Công ty
CP XD&TB VT HN1
- Thang máy 1000kg 4
- Thang máy 1600kg 1
Cộng tháng 1 5 5 0
Ngày 5 tháng 12năm 2009
Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
SV: Lê Thị Thanh Chúc Lớp: Kế toán – K39
23
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học KTQD
Ngày 20/7/2009 Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam ký hợp
đồng bán thang máy cho Văn phòng Tổng Công ty Xi măng Việt Nam.
Tổng cộng tiền thanh toán: 3.293.456.250
Số tiền viết bằng chữ: Ba tỷ hai trăm chín mươi ba triệu bốn trăm năm mươi sáu
ngàn hai trăm năm mươi đồng
Người mua hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Người bán hàng
(Ký, ghi rõ họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)
Khi hàng về đến Việt Nam và vào kho Công ty sau đó mới chuyển đến
chân công trình thì kế toán tiến hành lập phiếu xuất kho
SV: Lê Thị Thanh Chúc Lớp: Kế toán – K39
24
Chuyên đề thực tập chuyên ngành Trường Đại học KTQD
Biểu số 06: Phiếu xuất kho
Đơn vị: Công ty CP Đầu tư và Công nghệ Việt Nam Mẫu số: 02- VT
Địa chỉ: 25/1043, Giải Phóng - Hoàng Mai - Hà Nội Theo QĐ:15/2006/QĐ-BTC
ngày 20 tháng 3 năm 2006
của Bộ trưởng Bộ Tài chính
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 18 tháng 12 năm 2009
Nợ : 632 Số: 002
Có : 156
Họ tên người nhận hàng: Hoàng Văn Cường
Địa chỉ (bộ phận): Văn phòng Tổng Công ty Xi măng Việt Nam
Lý do xuất kho: Bán hàng
Xuất tại kho Công ty: Giải phóng – Hoàng Mai
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Ba tỷ một trăm ba mươi sáu triệu sáu trăm hai
mươi năm ngàn đồng.
Ngày 05 tháng 12 năm 2009
T16 bộ 1 2.081.000.00
0
2.081.000.000
Cộng: 3.136.625.000
25
Copyright: Tài liệu đại học ©