CHƯƠNG 6
NHÓM CHẤT LƯỢNG

I. SỰ CẦN THIẾT CỦA HỢP TÁC TRONG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
II. ĐỊNH NGHĨA NHÓM CHẤT LƯỢNG.
III. CƠ SỞ CỦA NHÓM CHẤT LƯỢNG
IV. HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM CHẤT LƯỢNG
1. Đưa ra các vấn đề
2. Đưa ra các vấn đề
3. Triển khai cách giải quyết:
4. Báo cáo với cấp lãnh đạo
5. Xem xét và theo dõi của Ban giám đốc

Trong thời đại ngày nay, khi sự phân công lao động trong sản xuất kinh
doanh đã đến mức chi tiết, bao trùm mọi quá trình hoạt động, người ta khó thể hoàn tất
công việc một cách hoàn hảo với chỉ nỗ lực của một cá nhân. Xu thế hợp tác, cùng nhau
làm việc, cùng nhau giải quyết một khó khăn, vướng mắc thể hiện mọi nơi và trong mọi
lĩnh vực, nhất là trong việc quản trị chất lượng sản phẩm.
I SỰ CẦN THIẾT CỦA HỢP TÁC
TRONG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
TOP
Việc dùng hình thức hợp tác để giải quyết vấn đề có nhiều lợi thế hơn là
để cho các cá nhân giải quyết khó khăn một cách riêng biệt :
+ Có thể giải quyết được nhiều loại trục trặc hơn, điều này vượt
quá khả năng của bất kỳ cá nhân nào, thậm chí bất kỳ một phòng ban nào;
+ Trục trặc được trình bày cho nhiều người đa dạng hơn về kiến
thức, khả năng và kinh nghiệm;
+ Cách tiếp cận làm cho tổ viên hài lòng hơn và nâng cao tinh thần
của họ;

quyết các vấn đề kỹ thuật. Lúc bấy giờ khi một trong những máy điện toán đầu tiên còn
đang thành hình, nhu cầu về nó đã lớn đến nỗi người ta phải bắt tay vào sản xuất trước cả
lúc công tác kỹ thuật được hoàn chỉnh. Những chi tiết máy cuối cùng được thực hiện
ngay tại xưởng sản xuất với sự công tác của kỹ sư và công nhân, kết quà là đã tạo ra một
mẫu thiết kế hoàn thiện hơn, kỹ thuật sản xuất tốt, rẻ và nhanh hơn một cách đầy ý nghĩa.
Cũng như tham gia vào công tác kỹ thuật mà mỗi công nhân đã tiến bộ nhiều hơn.
Sau thế chiến II, các công ty phát triển với tốc độ nhanh hơn và sản lượng
lớn hơn đã gây ra rất nhiều vấn đề liên quan đến công nhân và hệ thống quản trị. Điều
đáng tiếc là những mối dây giao tiếp và gắn bó giữa lãnh đạo và công nhân đã bị mất đi.
Nhóm Chất lượng ở Nhật được bắt nguồn từ những lớp huấn luyện hữu
ích của Deming và Juran. Hầu hết các đốc công đã kinh qua các khóa học về chất lượng
đều tự hỏi không biết phải làm gì với kiến thức mà họ đã học được. Có người đặt câu hỏi
: “Tại sao trong phân xưởng không hình thành những nhóm nhỏ và chỉ dạy những kỹ
thuật này cho công nhân ? Tại sao lại không quảng bá kiến thức này và kêu gọi công
nhân giúp đỡ giải quyết các vấn đề thường nhật, sau rốt, ai là người rành rẽ công việc hơn
cả ?”. Chính các câu hỏi trên đã đưa đến sự hình thành các nhóm chất lượng vào năm
1962.
Năm 1977, Hiệp hội các nhóm chất lượng quốc tế IAQC (International
Association of Quality Circles) xuất bản tạp chí Quality Circle ra hàng quí. Tạp chí này
đăng nhiều bài về nhóm chất lượng và điểm tin các hoạt động mới nhất trong lĩnh vực
này. IAQC còn tổ chức các khóa huấn luyện và biên soạn tài liệu giảng dạy. Hiệp hội này
đang lớn mạnh và nhiều quốc gia đang xúc tiến thực thi chương trình nhóm chất lượng
với sự trợ giúp từ IAQC.
Hiệp hội kiểm tra chất lượng Hoa Kỳ ASQC (American Society for
Quality Control) đã tổ chức riêng một bộ phận về nhóm chất lượng nhằm thu thập thông
tin chi tiết hơn. Bởi vậy thành công và sự phát triển lớn mạnh đã có ấn tượng sâu sắc, và
tương lai phát triển sẽ tùy thuộc vào sự hợp tác giữa ban quản trị và công nhân.
Sự quan tâm đến chương trình nhóm chất lượng ngày càng gia tăng ở các
nước khác trên thế giới. Các nước lân cận Nhật bản là Đài Loan và Cộng Hòa Triều Tiên
đã thật sự sử dụng triết lý này và cũng khởi sự chương trình nhóm chất lượng. Có thể

- Đối với mỗi vấn đề, bên cạnh việc phát hiện còn phải điều tra và giải
quyết.
III CƠ SỞ CỦA NHÓM CHẤT LƯỢNG
TOP
Một nhóm chất lượng thành công luôn đảm bảo các nguyên tắc :
- Triết lý xây dựng con người.
- Người thủ lĩnh do nhóm bầu ra và được mọi người đồng tình ủng
hộ.
- Giúp nhau cùng tiến bộ.
- Kết quả công trình là nỗ lực của tập thể chứ không phải của cá
nhân nào.
- Việc đào tạo được quy định chặt chẽ cho mọi người.
- Khuyến khích tính sáng tạo.
- Các kế hoạch phải liên quan đến việc chuyên môn của nhóm
viên.
- Có sự quan tâm hỗ trợ của Ban Giám đốc.
- Ý thức về chất lượng được đẩy mạnh và nâng cao.
Nhóm chất lượng phát huy có hiệu quả chất xám trong việc giải quyết các
vấn đề thực tế nảy sinh. Nhà quản lý muốn cải tiến hoạt động sản xuất không phải ở khâu
chi phí nhân công mà là chi phí do lãng phí thời gian ( vì máy ngưng hoạt động, vì những
công việc không cần thiết và vì các sản phẩm kém chất lượng). Trong việc giảm thiểu
lãng phí, cộng sự đắc lực nhất chính là những người trực tiếp sản xuất bởi họ hiểu về
công việc của mình hơn bất kỳ ai khác.
Tất cả mọi người đều có tiềm năng to lớn về thời gian và năng lực trí tuệ,
nếu biết hợp tác có thể cải tiến chất lượng, giảm bớt lãng phí.
Những nguyên tắc cơ bản của nhóm chất lượng được phát biểu thật đơn
giản, nhưng cái then chốt làm nên sự thành công của chương trình nhóm chất lượng thì
lại phức tạp và chúng phải được thực hành liên tục suốt chương trình.
1. Triết lý xây dựng con người :
Chương trình nhóm chất lượng chỉ tiến hành được nếu Ban Giám Đốc

9 Ban Giám đốc cần hỗ trợ cho hoạt động của Nhóm Chất Lượng :
Nếu không ai trong ban lãnh đạo xí nghiệp sẵn lòng dành thời gian cũng
như đóng góp ý kiến xây dựng cho Nhóm trong buổi ban đầu thì sẽ không thể có được
động lực thúc đẩy Nhóm chất lượng hình thành và phát triển.
10 Phát triển ý thức về chất lượng và cải tiến :
Tất cả những nguyên tắc nêu trên sẽ vô nghĩa trừ khi chúng ta tạo được
trong nhận thức của nhóm viên nếp nghĩ liên tục cải tiến chất lượng giảm bớt sai sót.
11. Giảm dần tâm lý “chúng ta” và “họ” :
Mỗi người trong chúng ta cần tìm thấy ý nghiîa và sự sáng tạo trong công
việc của mình. Công cụ Nhóm chất lượng khi được sử dụng một cách đúng đắn sẽ giúp
giảm bớt đi sự phân biệt khái niệm “chúng ta” và “họ” trong tâm lý công nhân, tinh thần
đồng đội sẽ lớn dần lên trong mỗi cá nhân và lan ra cả tập thể. Tinh thần ấy thúc đẩy họ
làm ra những sản phẩm có chất lượng cao.
Mục đích cuối cùng của Nhóm chất lượng là cố gắng liên kết hoạt động
của các cá nhân vốn thích làm việc đơn độc hoặc có đầu óc cố hữu với nhau. Việc làm
này đòi hỏi nhiều thời gian và công sức.
Nhà quản lý cần xây dựng một môi trường làm việc trong đó những ý
tưởng mới mẻ không bị làm ngơ, không bị vùi dập hay bị đem ra chế nhạo.
IV HOẠT ĐỘNG CỦA NHÓM CHẤT LƯỢNG
TOP
Việc đề ra mục tiêu là vô cùng quan trọng để chương trình Nhóm chất
lượng được thành công. Các mục tiêu được xác định đúng đắn sẽ giúp quản trị trực tiếp
những hoạt động và nổ lực khác nhau cũng như giúp đỡ dự kiến nhân sự và trù liệu sự
tăng trưởng trong tương lai. Mục tiêu có thể bao gồm nhiều mục đích, chủ yếu và thứ
yếu, ngắn hạn và dài hạn. Các mục tiêu này cần được xét lại liên tục và cập nhật cho
thích ứng với những điều kiện hiện hành tại công ty cũng như để mọi người biết đầy đủ
về chương trình đang thực thi.
Chương trình cũng kết hợp thích hợp việc sử dụng thống kê, năng động
nhóm và sự vui thú công việc.Nó sẽ còn tồn tại chừng nào nó còn được kích thích và hỗ
trợ.

xếp các vấn đề khó khăn cần được giải quyết, nên chuẩn bị kế hoạch để thực hiện. Giai
đoạn này rất quan trọng. Nó có thể kéo dài từ 2 đến 3 tuần hoặc từ 2 đến 3 tháng. Không
nên khẳng định rằng nhóm có thể hoàn thành dự án trong một khoảng thời gian nhất định
nào đó vì việc này sẽ tạo nên áp lực không cần thiết. Nhóm nên họp thường xuyên mỗi
tuần để duy trì mối quan hệ, tạo ra những cách giải quyết mới và giữ được sự hài hòa
trong nhóm. Ngoài ra cần nghĩ đến một hệ thống phòng ngừa để đúc kết những vấn đề
còn lại được giải quyết trong tương lai. Không có một kế hoạch phòng ngừa tốt, cách giải
quyết chỉ có hiệu quả trong một thời gian ngắn. Các thành viên Nhóm chất lượng cũng
nên xem xét tất cả các khía cạnh của vấn đề và xem xét có thể áp dụng cách giải quyết
nào ở phạm vi, khu vực nào cho có kết quả. Làm như vậy sẽ tránh hao tốn năng lực và
loại trừ các hao phí khác.
4. Báo cáo với cấp lãnh đạo : TOP
Báo cáo với cấp lãnh đạo là hình thức quan trọng để công nhận nhóm. Sự nỗ lực
hết mình của các thành viên Nhóm chất lượng cần được ban lành đạo công nhận, để giữ
vững nhuệ khí của các thành viên Nhóm chất lượng. Điều quan trọng nhất là tổ chức sắp
xếp trình dự án với ban lãnh đạo như thế nào để đạt được thành công. Việc này giúp cả
hai bên : các thành viên của nhóm cảm thấy công việc của họ không vô ích và ban lãnh
đạo có thể nghe được mọi khía cạnh của vấn đề mà trước đây họ đã xao lãng.
5. Xem xét và theo dõi của Ban giám đốc :
TOP
Ban giám đốc nên xem xét kỹ các đề nghị và các cách giải quyết. Đồng thời phải
lưu ý các yêu cầu hỗ trợ của Nhóm chất lượng , qua đó Ban giám đốc cần nhận thấy trách
nhiệm của mình đối với chương trình hoạt động của nhóm.
Sau khi báo cáo, một cuộc thảo luận về những lời kiến nghị sẽ được tổ chức : đồng
ý hay không đồng ý với các đề xuất; và chuẩn bị kế hoạch theo dõi cho tương lai, sau đó
nhóm nên thông báo những quyết định để các thành viên biết được các thông tin một
cách đầy đủ và biết được những cố gắng của họ có đạt kết quả không, có được quan tâm
không. Bên cạnh đó, Ban giám đốc nắm được chuơng trình hoạt động cho tương lai.