Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
LỜI NÓI ĐẦU
Theo số liệu thống kê, hiện nay cả nước có trên 300 doanh nghiệp sản xuất,
kinh doanh và xuất nhập khẩu phân bón, vật tư nông nghiệp với trên 3.000 loại
sản phẩm khác nhau. Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt cộng với diễn biến phức
tạp của thị trường là những thách thức không hề đơn giản đòi hỏi các doanh
nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này phải hết sức nhạy bén và linh hoạt. Trong
điều kiện đó việc tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và kế toán lưu chuyển
hàng hóa, xác định kết quả kinh doanh nói riêng luôn được xem là công cụ hữu
hiệu để quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Có điều đó chính là vì vai trò xương sống huyết mạch của lưu chuyển hàng
hóa trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại - là chuỗi vận
động xuyên suốt kể từ khâu thu mua hàng hóa cho đến khi bán hàng, xác định
kết quả kinh doanh cuối cùng. Do vậy việc tổ chức một cách khoa học công tác
kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh cũng đồng nghĩa
với việc quản lý tốt tình hình tiêu thụ và quay vòng vốn, làm cơ sở vững chắc để
ban lãnh đạo đưa ra các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến sự tồn tại và
phương hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.
Xuất phát từ những vấn đề lý luận nói trên và qua thời gian thực tập tại
Tổng công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Nghệ An em nhận thấy công tác kế
toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng Công ty đã
có những chuyển biến tích cực và đạt được những thành tựu nhất định. Tuy
nhiên bên cạnh đó là những hạn chế cần được hoàn thiện trong thời gian tới.
Chính vì vậy em đã quyết định lựa chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển
hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng công ty CP Vật tư Nông
nghiệp Nghệ An” cho báo cáo chuyên đề.
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
1
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
Chuyên đề của em ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu nội dung gồm có:
Chương I: Tổng quan về Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An

Nông nghiệp Việt Nam.
Năm 1992 Tổng công ty đầu tư xây dựng 1 phân xưởng sản xuất NPK ở
Thành phố Vinh, năm 1996 thêm 1 cơ sở ở Đô Lương và năm 1997, một
phân xưởng sản xuất ở Yên Thành.
Năm 1999, Tổng công ty quyết định xây dựng dây chuyền thiết bị theo
công nghệ mới với công suất là 5 vạn tấn/năm.
Năm 2005, Tổng công ty là một trong các doanh nghiệp đầu tiên của
tỉnh thực hiện cổ phần hóa doanh nghiệp theo QĐ số 816/QĐ/UB – ĐMDN
ngày 18/03/2005 của UBND tỉnh Nghệ An với số vốn điều lệ ban đầu là 46
tỉ đồng.
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
3
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
Sau khi chuyển đổi Tổng công ty đã bổ sung thêm nhiều ngành nghề kinh
doanh mới. Ngoài việc sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng
truyền thống của Tổng công ty như phân bón, nông sản, giống cây trồng và
thức ăn chăn nuôi, thuốc BVTV, thuốc thú y; Tổng công ty còn mở đại lý
xăng dầu, kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn nhà hàng, dịch vụ tổng hợp,
kinh doanh vật liệu xây dựng và khai thác khoáng sản.
Tháng 1 năm 2009, công ty chính thức đổi tên thành Tổng công ty cổ
phần Vật tư Nông nghiệp Nghệ An.
Tên giao dịch quốc tế: Agrimexna, Jstock Comppany
Trụ sở văn phòng: 98 – Nguyễn Trường Tộ - TP Vinh – Nghệ An
Điện thoại: 0383.853836
Số Fax: 0383.853836
MST: 2900326255
Những năm qua, Tổng Công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An luôn
hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao và là lá cờ đầu trong mọi phong
trào ở tỉnh Nghệ An Công ty đã được Chính phủ, các cấp, bộ, ngành TW và
UBND tỉnh ghi nhận tặng thưởng nhiều danh hiệu thi đua cao quí cho tập

Nguồn: Báo cáo tài chính công ty 3 năm 2006-2007-2008
Qua bảng trên, ta có thể thấy Tổng công ty nhiều năm liền kinh doanh
hiệu quả, có điều kiện mở rộng quy mô tài sản cũng như nguồn vốn. Doanh
thu liên tục tăng mạnh, đặc biệt là trong năm 2008 (tăng 218% so với năm
2007). Nguồn VCSH các năm tuy chiếm tỉ trọng chưa cao nhưng liên tục
được bổ sung và lợi nhuận tăng trưởng tốt.
1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và kinh doanh.
Tổng công ty CP VTNN Nghệ An thực hiện việc tổ chức quản lý kinh
doanh ở cả Tổng công ty và các trạm vật tư nông nghiệp trực thuộc. Việc tổ
chức bộ máy quản lý hiện nay về căn bản vẫn dựa trên mô hình của Tổng công
ty VTNN Nghệ An trước đây là theo mô hình trực tuyến chức năng, giữ nguyên
các phòng ban chức năng chỉ thay đổi ban giám đốc công ty theo đúng mô hình
công ty cổ phần với Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát.
Có thể khái quát tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty qua sơ đồ 1 sau
đây:
Sơ đồ 1 - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Tổng CTY CPVTNN NA
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
5
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
Chú thích Quan hệ trực tuyến
Quan hệ chức năng
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong tổ chức quản lý của công ty
như sau:
Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có quyết định cao nhất tại Tổng công ty.
Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định những công việc quan trọng liên
quan đến định hướng phát triển của công ty. Đó là những quyết định liên quan
đến cổ phần; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, quyết
định mức thù lao, thưởng cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và một số quyền
hạn khác đã được pháp luật cho phép.
Hội đồng quản trị là cơ quản lý cao nhất có quyền nhân danh Tổng công

lý, giải quyết các vấn đề mang tính chiến lược, chiến thuật trong tất cả các
hoạt động của Tổng công ty. Trong đó:
Tổng giám đốc là người phụ trách chung, đứng đầu bộ máy quản lý của
Tổng công ty. Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất trong công
tác quản lý của Tổng công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước cấp trên,
Nhà nước và pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như về mọi
mặt của Tổng công ty. Quyết định phương hướng sản xuất kinh doanh, quản
lý toàn diện để công ty hoạt động kịp thời, hiệu quả. Hiện tại Tổng giám đốc
cũng là Chủ tịch Hội đồng quản trị của Tổng công ty.
Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh là người giúp việc cho Tổng
giám đốc điều hành công tác kinh doanh của Tổng công ty. Phó Tổng Giám
đốc kinh doanh kiêm Trưởng phòng kinh doanh nên phải trực tiếp điều hành
công tác nghiệp vụ cụ thể của phòng Kinh doanh.
Phó Tổng giám đốc phụ trách Tổ chức hành chính có trách nhiệm
tham mưu cho Tổng Giám đốc về các lĩnh vực công tác tổ chức trong toàn
công ty. Phó Tổng Giám đốc kiêm trưởng phòng tổ chức hành chính nên
phải trực tiếp thực hiện chức năng của phòng tổ chức hành chính. Các sai
sót của phòng do Phó Tổng giám đốc chịu trách nhiệm.
Để tăng cường hơn nữa chất lượng phục vụ sản xuất Ban giám đốc sẽ
cùng với các phòng chức năng đi cơ sở (chủ yếu là kho, quầy) của các kho,
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
7
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
các trạm để kiểm tra toàn diện các mặt hoạt động nhằm đưa chất lượng phục
vụ ngày càng tốt lên.
Phòng Kinh doanh hoạt động cụ thể trên các lĩnh vực tiếp nhận và
cung ứng phân bón. Phòng còn có các đại diện ở ngoại tỉnh phải chịu trách
nhiệm toàn bộ từ khâu nhận hàng, bán hàng, nộp thuế VAT nhập khẩu hoặc
chuyển chứng từ nộp thuế VAT nhập khẩu về phòng tài vụ đúng hạn, thanh
lý hợp đồng, thanh toán tiền hàng.

phân bổ, BHXH, thuế doanh thu phần hàng trạm tự kinh doanh; lập và gửi
đầy đủ các báo cáo quyết toán về văn phòng tổng công ty đúng thời gian quy
định.
Nhà máy phân bón Sao vàng phụ trách sản xuất, đảm bảo đáp ứng
đầy đủ, kịp thời loại sản phẩm chính do công ty giao kế hoạch quý, năm.
Nhà máy được Tổng Giám đốc uỷ quyền ký hợp đồng lao động với số lao
động ngoài cơ quan phục vụ sản xuất thời vụ và bốc dỡ hàng hoá tại nhà
máy.
Trạm tiếp nhận hàng hoá Cửa lò có nhiệm vụ tiếp nhận toàn bộ số
hàng hoá nhập vào các cảng trong tỉnh theo kế hoạch công ty, chịu trách
nhiệm từ khi tàu vào cảng cho đến khi dỡ hết hàng trên tàu. Nếu là hàng rời
thì tổ chức đóng gói và xuất theo kế hoạch của công ty, xuất hàng theo lệnh
điều chuyển hoặc hoá đơn xuất kho của công ty.
1.3. Đặc điểm tổ chức kế toán
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán luôn là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý
trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ý thức được điều
này, Tổng công ty đã chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa
học và hợp lý.
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
9
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
Tổng Công ty hoạt động trên địa bàn rộng, mỗi trạm trực thuộc đều có một
bộ phận kế toán nên công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập
trung, vừa phân tán. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Tổng công ty như sau:
Sơ đồ 2 - Cơ cấu tổ chức phòng kế toán
Kế toán trưởng là người phụ trách chung, điều hành chỉ đạo tực tiếp kế
toán tại Tổng công ty. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm với ban giám đốc về các
nghiệp vụ tài chính và phải thường xuyên kiểm tra hoạt động kinh doanh, kịp
thời phát hiện các sai sót và tham mưu cho Tổng giám đốc.

Kế toán vật tư theo dõi nhập xuất vật tư, thường xuyên so sánh đối
chiếu số liệu với thủ kho của các kho để nắm được số liệu vật tư tồn kho,
theo dõi và tổng hợp báo cáo vật tư của các trạm huyện. Kế toán vật tư cũng
kiêm trách nhiệm tính giá thành sản phẩm phân hỗn hợp NPK do nhà máy tại
trụ sở ở ngoại thành TP Vinh sản xuất.
Kế toán thuế phụ trách theo dõi và lập các bảng quyết toán thuế hàng
tháng phát sinh tại Tổng công ty, cập nhập thuế phát sinh tại các kho và trạm
huyện.
Thủ quỹ phụ trách quỹ tiền mặt tại Tổng công ty, thực hiện thu chi khi
có chứng từ hợp lý, hợp lệ. Thủ quỹ thường xuyên đối chiếu với kế toán
thanh toán và xác nhận số dư cuối ngày. Định kỳ (hàng quý) lập biên bản
kiểm kê tiền mặt gửi kế toán trưởng.
Kế toán tại các trạm huyện có trách nhiệm lập báo cáo tài chính, lập tờ
khai, báo cáo vật tư, chuyển chứng từ về công ty theo thời gian quy định. Kế
toán tại các trạm huyện cung phải thường xuyên liên hệ với kế toán công ty
để nắm bắt những thông tin cần thiết trong lĩnh vực tài chính.
1.3.2. Hình thức sổ kế toán
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
11
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ
và phương pháp ghi sổ bằng kế toán máy. Sau đây là sơ đồ ghi sổ tại Tổng
công ty :
Sơ đồ 3 - Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Tổng Công ty đi vào áp dụng kế toán máy kể từ năm 2004, phần mềm

Chính sách kế toán áp dụng
Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc vào
ngày 31/12 cùng năm.
Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An Hà Nội thực hiện kế
toán và lập BCTC theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của
Bộ trưởng Bộ tài chính.
Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) là phương pháp khấu
trừ, thuế GTGT tăng đầu vào được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng
hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường
xuyên và tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền.
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
13
Sổ kế toán tổng hợp.
Sổ kế toán chi tiết

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
BẢNG TỔNG HỢP
CHỨNG TỪ KẾ
TOÁN CÙNG LOẠI
BÁO CÁO
TÀI CHÍNH
PHẦN MỀM KẾ
TOÁN
MÁY VI TÍNH
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập trên cơ sở chênh lệch kớn
hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần của
hàng tồn kho là giá bán ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính
cần thiết cho việc tiêu thụ chúng.

Thương Vinh và Ngân hàng Techcombank Vinh.
Tương tự, một số TK khác như TK 632 được chi tiết thành: TK 6321-
Giá vốn hàng hóa, TK 6322- Giá vốn cung cấp dịch vụ. TK 641 chi tiết
thành: TK 6411- chi phí nhân viên, TK 6412 chi phí vật liệu bao bì, TK
6414 – chi phí khấu hao TSCĐ. TK 136 được chi tiết theo từng trạm vật tư
huyện....
Báo cáo tài chính
Tổng công ty tuân thủ hệ thống báo cáo tài chính (BCTC) mà nhà nước
quy định tại quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng
Bộ tài chính. Tuy nhiên do đặc điểm của công ty là có các đơn vị trực thuộc
(các trạm vật tư nông nghiệp huyện) hạch toán phụ thuộc nên trong hệ thống
báo cáo của công ty ngoài các BCTC của toàn công ty còn có các báo cáo
lập theo văn phòng công ty, theo trạm huyện. Các báo cáo được lập theo
từng quý và theo năm như: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh
doanh, bảng cân đối số phát sinh, bảng kê TSCĐ...
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
15
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG
HÓA VÀ XĐKQKD TẠI TỔNG CTY CP VTNN NGHỆ AN
2.1. Đặc điểm hàng hóa và các phương thức tiêu thụ:
Đặc điểm hàng hóa
Vật tư nông nghiệp là một loại hàng hóa đặc biệt, giữ vai trò quan trọng
trong việc nâng cao năng suất và chất lượng cây trồng, ảnh hưởng gián tiếp đến
đời sống con người. Vì vậy, mỗi sản phẩm từ khi sản xuất đến khi tiêu thụ đều
phải đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn hết sức chặt chẽ.
Các sản phẩm kinh doanh của Tổng công ty CP VTNN Nghệ An rất đa
dạng và phục vụ cho nhiều nhu cầu khác nhau nhưng nhìn chung có những đặc
điểm sau:
Phân bón là sản phẩm kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng lượng

công ty để nhận hàng hoặc Tổng Công ty sẽ vận chuyển hàng đến địa điểm đã
nhất trí trong hợp đồng, phí vận chuyển do hai bên thỏa thuận.
Với hình thức gửi hàng đại lý, Tổng công ty cho đại lý hưởng chiết khấu
thương mại với giá thấp hơn thị trường từ 200 – 300 đồng/Kg để đại lý giảm giá
cho bà con nông dân và bán đúng giá quy định để hưởng hoa hồng đại lý. Tỷ lệ
hoa hồng này chỉ được thực hiện khi các đại lý thanh toán tiền mua hàng cho
Công ty đúng hạn và được tính vào chi phí bán hàng của Tổng Công ty.
Hình thức thanh toán Tổng công ty áp dụng là trả ngay bằng tiền mặt, trả
bằng tiền gửi ngân hàng, thanh toán chậm và thanh toán qua L/C đối với trường
hợp xuất khẩu. Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh và tăng độ mật
thiết, Tổng công ty luôn có các chính sách như chiết khấu thanh toán, chiết khấu
thương mại cho khách hàng. Thời điểm cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh
toán là khi đã thanh quyết toán toàn bộ hợp đồng. Thông thường Tổng công ty
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
17
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
áp dụng chiết khấu thanh toán 1,5 % trên hóa đơn bán hàng cho những khách
hàng mua hàng trả tiền ngay trong vòng 30 ngày.
Như vậy với khối lượng khách hàng rất lớn của Tổng công ty đòi hỏi kế
toán tiêu thụ phải quản lý được chính xác tình hình thanh toán của khách hàng
để đôn đốc việc thanh toán nợ, tránh bị chiếm dụng vốn. Ngoài ra, số lượng
nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên, liên tục và trải ra trên nhiều địa điểm
trong cả nước đòi hỏi hệ thống chứng từ, sổ sách của Tổng công ty cũng được
thiết kế cho phù hợp với khối lượng giao dịch lớn.
Trình tự hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng:
 Hệ thống TK sử dụng: TK 156, TK 157, TK 632, TK 5111, TK 641, TK
642. Các TK này được chi tiết theo từng mặt hàng và nội dung.Ví dụ TK 156
được chi tiết thành:
TK 1561 – Giá mua hàng bán
TK 1562 – Chi phí thu mua.

Hóa đơn GTGT
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
…
Sổ chi tiết, TK131, 33311,
5111, 157, 1561,157
Sổ cái TK 131,136. 33311,
5111, 157, 136, 112....
Sổ tổng hợp chi tiết
TK131, 157,136
Kế toán viên cập nhập
các chứng từ gốc
Bảng cân đối SPS các TK 131, 3331,
5111, 157, 136, 112, 1561
Báo cáo tài chính
T
S
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
Hiện nay, ngoài sản phẩm phân bón NPK với thương hiệu Sao Vàng do
Tổng công ty tự sản xuất và cung ứng, Tổng công ty phải thu mua các mặt hàng
phân bón còn lại như phân Urê, phân DAP các loại, phân lân, Kali... Tổng Công
ty CP VTNN NA có hai nguồn mua hàng là mua hàng nội địa và hàng nhập
khẩu.
Các đối tác cung cấp hàng nội địa cho Tổng công ty chủ yếu là là các công
ty sản xuất phân bón trong ngành như Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu
khí, Công ty Phốt phát Lâm Thao, Công ty Phân bón Bình Điền,....
Trong điều kiện sản xuất phân bón trong nước mới chỉ đáp ứng được
khoảng hơn 55% nhu cầu, còn lại vẫn phải nhập khoảng 40 %. Tổng công ty
cũng là một trong số các doanh nghiệp nhập khẩu phân bón lớn trên thị trường
VTNN cả nước.
Tuy nhiên, trong khuôn khổ của báo cáo này, em xin không đề cập đến

Thủ tục và quy trình luân chuyển chứng từ thu mua
Chứng từ sử dụng trong thu mua gồm có: Hợp đồng kinh tế, phiếu nhập
kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm nghiệm hàng hóa
nhập kho, biên bản giao nhận hàng hóa...
Thủ tục thu mua và nhập kho
Mỗi lần nhập hàng, Tổng công ty đều cử cán bộ đi kiểm tra hàng nhập, đi
kèm với hàng thường có phiếu kiểm tra chất lượng của nơi sản xuất tuy nhiên
nếu có nghi ngờ cán bộ thu mua của Tổng công ty sẽ lấy mẫu để kiểm nghiệm
(đối với các lô hàng nhập khẩu và nhà cung cấp mới thì đây là điều kiện bắt
buộc). Nếu hàng giao nhận đã được đảm bảo thì cán bộ thu mua sẽ ký xác nhận
vào “Biên bản giao nhận hàng hóa” do bên cung cấp lập để làm thủ tục nhập
kho.
Tại kho, sau khi kiểm tra chất lượng, khối lượng lô hàng cán bộ kho chính
thức làm thủ tục nhập kho. Trên phiếu nhập kho, thủ kho chỉ có trách nhiệm ghi
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
21
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
các chỉ tiêu số lượng, quy cách bao bì, màu sắc của hàng nhập thực tế. Chỉ tiêu
đơn giá và thành tiền do kế toán ghi khi nhận được chứng từ.
Phiếu nhập kho được lập làm 2 liên (đặt giấy than viết một lần), trong đó:
Liên 1: Giao cho thủ kho viết thẻ kho, lưu kèm tập thẻ kho
Liên 2: Cuối tháng chuyển lên phòng kế toán để nhập số liệu vào phiếu
nhập kho.
Thông thường, hàng và hóa đơn về cùng một lúc. Phòng kinh doanh sẽ là
nơi nhận hóa đơn GTGT và chuyển về cho phòng kế toán. Phòng kế toán tiến
hành nhập hóa đơn GTGT vào máy tính. Khi thực hiện xong hợp đồng cán bộ
hai bên sẽ lập biên bản thanh lý hợp đồng.
Trường hợp hàng về mà hóa đơn chưa về, quá trình quản lý và ghi sổ được
chia làm hai bước: Kế toán hàng hóa căn cứ vào phiếu nhập kho để nhập vào
máy nội dung của phiếu nhập kho theo đơn giá đã được thỏa thuận trong hợp

4530/kg. Hàng được giao tại Kho Cửa Lò.
Tuân thủ thủ tục mua hàng và quá trình luân chuyển chứng từ nghiệp
vụ mua hàng trên ta có mẫu hóa đơn GTGT số 55668 mà nhà cung cấp giao
cho Tổng công ty (Biểu số 2) và nội dung nhập HĐ GTGT số 55668 (biểu
số 3) trên máy tính.
Từ nội dung phiếu nhập hóa đơn này, phần mềm kế toán sẽ tự động kết
chuyển vào sổ chi tiết TK 1561 , TK 331 – MTV Miền Bắc (biểu số 4) và
lập chứng từ ghi sổ số 312 (biểu số 5) để vào sổ cái các TK trên.
Ngày 3/11/2008 kế toán thanh toán lập Ủy nhiệm chi (biểu số 6) gửi
ngân hàng Techcombank để ngân hàng chuyển tiền trả cho công ty MTV
HC và DK Miền Bắc. Đồng thời cũng nhận được giấy báo Nợ của Ngân
hàng, kế toán nhập vào máy, số liệu được chuyển vào Sổ chi tiết TK 331 -
Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C
23
Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái
MTV Miền Bắc. Cuối quý kế toán lập Sổ tổng hợp chi tiết thanh toán với
nhà cung cấp (biểu số 7) để đối chiếu và so sánh số phát sinh.
Các mẫu bảng biểu lần lượt như sau:

Biểu số 2: HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu: 01GTKT-3LL
(Liên 2: giao cho khách hàng) AA/2008B
Ngày 01 tháng 11 năm 2008 CR 55668
Đơn vị bán hàng: CT TNHH MTV Phân Đạm và Hóa chất Dầu khí Miền Bắc
Địa chỉ:..............................................................................................................
Số tài khoản:.....................................................................................................
Họ tên người mua:............................................................................................
Đơn vị mua hàng: Công ty CP –Tổng công ty Vật tư Nông nghiệp NA
Điạ chỉ: 98 – Nguyễn Trường Tộ - TP Vinh – Nghệ An
Số tài khoản:....................................................................................................
Hình thức thanh toán: Chuyển khoản. MST : 290032655

331
Ngày lập CT
01/11/2008
Ngày hạch toán
01/11/2008
Tên
Hàng hóa
ĐVT SL
Giá
mua
Kho Thành tiền
TK
Nợ
TK
Có
Urê Phú mỹ Tấn
3.000 4.530.000 KT1 13.590.000.000 1561 331
Thuế suất 5% TK thuế 1331
Tiền thuế 679.500.000
Tổng thanh toán
14.269.500.000
Biểu số 4: CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số 501
Trích yếu
Số hiệu TK
NỢ CÓ
Số tiền
1. Mua 2000 tấn Phân
Urê Phú Mỹ
1561 – Ur