Bảy nhân tố cơ bản trong giao tiếp
kinh doanh
Có bảy nhân tố cơ bản quyết định thành công của các giao tiếp kinh doanh đó là
Cấu trúc (Structure), Sự rõ ràng (Clarity), Nhất quán (Consistency), Phương tiện
truyền đạt (Medium), Thích hợp (Relevancy), Trước tiên/Mới đây
(Primacy/Recency) và Nguyên tắc tâm lý 7±2 (Psychological Rule of 7±2).

Nếu bạn muốn là một nhà giao tiếp kinh doanh hiệu quả, việc nắm vững và ứng
dụng tốt 7 yếu tố trên là rất quan trọng. Chúng ta hãy bắt đầu đi sâu vào từng yếu
tố một…

1. Cấu trúc

Cách thức bạn cấu trúc các giao tiếp của mình là hết sức quan trọng. Nó sẽ giúp
các giao tiếp của bạn trở nên dễ hiểu hơn và nhanh chóng cuốn hút sự chú ý của
mọi người.

Mọi giao tiếp tốt nên đảm bảo một cấu trúc gồm ba thành phần sau:

- Mở đầu;

- Nội dung;

- Kết thúc.

Quy tắc cấu trúc này luôn đúng cho dù phương thức giao tiếp của bạn là gì chăng
nữa - bản ghi nhớ, điện thoại, voice mail, giới thiệu cá nhân, thuyết trình, trang
web,…

Bạn cần nhớ rằng đối tượng giao tiếp của bạn có thể chỉ là một cá nhân, một nhóm
nhỏ, một số lượng lớn, toàn quốc gia hay thậm chí toàn cầu.

Phần kết thúc là nơi bạn tổng kết giao tiếp của mình, nhắc lại cho người nghe về
những luận điểm chủ chốt và đảm bảo rằng họ đã hiểu rõ những gì bạn mong
muốn họ sẽ thực hiện tiếp theo.

Bạn càng kết thúc giao tiếp mạnh mẽ bao nhiêu, các thông điệp giao tiếp của bạn
càng được mọi người ghi nhớ lâu bấy nhiêu.

2. Rõ ràng

Hãy hết sức rõ ràng về thông điệp bạn mong muốn truyền tải bởi vì những thông
điệp phức tạp và khó hiểu chỉ khiến người nghe mệt mỏi và chắc chắn những nỗ
lực giao tiếp của bạn sẽ bị bỏ ngoài tai.

Nếu thông điệp bạn muốn giao tiếp là về việc thanh toán ngoài giờ, đừng bổ sung
vào đấy những chi tiết ngân sách quá cụ thể hay các cuộc picnic cho nhân viên sắp
tới - trừ khi chúng hoàn toàn thích hợp với thông điệp ban đầu của bạn.

Sẽ tốt hơn và rõ ràng hơn với người nghe nếu bạn chia tách thông điệp giao tiếp
của mình thành các phần theo các nội dung riêng biệt.

3. Nhất quán

Không có gì khiến đối tượng giao tiếp của bạn trở nên bực tực bằng việc truyền tải
một thông điệp thiếu nhất quán. Những thông điệp như vậy sẽ huỷ hoại độ tin cậy
trong thông điệp giao tiếp của bạn.

Và một khi mọi người đã không tin tưởng ở bạn, chắc chắn họ sẽ không hành động
theo những gì bạn mong muốn. Họ cũng sẽ không quan tâm tới các thông điệp
giao tiếp khác trong tương lai của bạn.


một khoản chi phí cho những phương tiện truyền đạt thiếu một trong các nhân tố
trên.

Vậy những phương tiện truyền đạt nào có sẵn? Bạn có cơ hội lựa chọn một hoặc
phối kết hợp các phương tiện sau:

- Bản ghi nhớ bằng giấy;

- Thư;

- Thuyết trình mặt đối mặt;

- Seminar;

- Trao đổi qua điện thoại;

- Họp bàn;

- Giới thiệu cá nhân trước nhiều người;

- Email;

- Voice email;

- Trang web;

- Webcast/webvideo;

- Truyền thanh;


Các nhà tâm lý học gọi những ảnh hưởng của việc ghi nhớ một vài thông tin đầu
tiên là “Tác động Trước tiên” (Primacy Effect). Tương tự, ảnh hưởng của việc ghi
nhớ một vài thông tin sau cùng đó là “Tác động Mới đây” (Recency Effect).

Xuất phát từ việc mọi người rất khó xác định Tác động nào là chiếm ưu thế nhất
với họ, sẽ tốt nhất khi các giao tiếp kinh doanh của bạn có phần mở đầu và kết
thúc mạnh mẽ và đáng nhớ.

Phần mở đầu mạnh mẽ có thể là bất cứ thứ gì thu hút được sự quan tâm của đối
tượng giao tiếp:

- một trích dẫn;

- một câu nói đùa;

- một lời đồn;

- một tuyên bố đặc biệt.

Bạn cần đảm bảo phần mở đầu luôn nhất quán và có liên quan mật thiết tới chủ đề
giao tiếp. Ví dụ, trong khi dòng mở đầu là “Sex miễn phí trong phòng giải lao”,…
thực sự lôi cuốn sự chú ý của mọi người, nhưng sau đó chủ đề giao tiếp của bạn là
về máy móc, chế tạo máy, chắc chắn người nghe sẽ rất bực bội. Họ có cảm giác
mình bị lừa bịp.

Tương tự, một kết thúc mạnh mẽ nhưng không tương quan với nội dung thông
điệp giao tiếp cũng chỉ gây ra sự nhầm lẫn và thất vọng của mọi người.

Và bạn đừng cho rằng sự hài hước sẽ có tác dụng lớn. Giao tiếp kinh doanh mang
tính nghiêm túc và rất ít người có thể đưa ra được thông điệp hài hước tới người


Giờ đây chắc bạn đã thấy rõ tầm quan trọng của việc gạn lọc các thông điệp cùng
phần mở đầu và kết thúc đáng nhớ, dễ phân biệt.

Nếu bạn muốn các luận điểm then chốt được mọi người nhớ kỹ sau 5 phút, bạn sẽ
phải giới hạn các giao tiếp kinh doanh của mình trong phạm vi 5 đến 9 luận điểm
cụ thể.

Ngoài ra, nếu bạn muốn một vài hành động nào đó được người nghe nhớ kỹ sau đó
5 tuần, hãy đảm bảo rằng các giao tiếp của bạn bao gồm từ 5 đến 9 thông điệp
ngắn gọn và dễ nhớ.

Bộ não con người phân tách các thông tin lưu giữ. Vì vậy, nếu bạn giao tiếp hay
có một tài liệu dài cần truyền đạt, đặc biệt là trên giấy tờ, bạn nên cấu trúc tài liệu
thành:

- 7±2 chương hay mục

- 7±2 mục nhỏ trong mỗi mục lớn

Nếu cuối cùng bạn vẫn có 10 hay 11 tiêu đề nhỏ trong mỗi mục lớn, hãy thử xem
xem bạn có thể hợp nhất một vài tiêu đề với nhau không, hay có thể tạo ra một
mục lớn mới cho chúng hay không.